CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
(Nota de Sinalevi: Mediante resolución
No. R-CO-9 del 26 de enero de 2009 se emiten las "Normas de control interno para el Sector
Público". El artículo 4° de dicha resolución, deroga esta
Resolución. No obstante, el artículo 6 indica que la Administración activa
contará con un período máximo improrrogable de un año a partir de la entrada en
vigencia de dicha normativa para realizar los ajustes necesarios a fin de
incorporarla en su gestión, por lo que en el transitorio I de la misma
establece que durante ese período se mantendrá la aplicación de este Manual).
Despacho del Contralor General.-San José, a
las ocho horas del veintisiete de mayo del dos mil dos.
Considerando:
1º-Que los artículos 183 y 184 de la
Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría
General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en
la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de la Ley Nº 7428 la
designa como órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización superiores de
la Hacienda Pública.
2º-Que en virtud de tal condición, los
artículos 12, 24 de la Ley N° 7428, y los artículos 3, 4 y 20 de la Ley General
de Control Interno, N° 8292, publicada en La Gaceta N° 169 del 4 de
setiembre de 2002, confieren a la Contraloría General facultades para emitir
disposiciones, normas, políticas y directrices que coadyuven con la
Administración Pública en el logro del objetivo del Sistema en cuestión,
establecido en el artículo 11 de la Ley Nº 7428 como garantizar la legalidad y
eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos.
(Así
reformado el considerando anterior por la resolución de la Contraloría General
de la república del 2 de diciembre de
2003)
3º-Que de conformidad con los artículos 2º y
10 de la Ley N° 8292, el jerarca, el jerarca y los titulares subordinados de
las instituciones componentes del Sistema son responsables de establecer,
mantener y perfeccionar los sistemas de control interno correspondientes.
4º-Que la evolución en materia de control, en
los recursos tecnológicos y en diversas áreas del conocimiento han generado un
entorno que requiere de las instituciones, sus jerarcas y sus titulares
subordinados, el diseño y el establecimiento de sistemas de control interno
modernos que contribuyan a desarrollo de una gestión efectiva en pro del logro
de objetivos institucionales y el del Sistema de marras, así como una rendición
de cuentas congruente con las responsabilidades que les son inherentes. Por
tanto,
RESUELVE:
1º-Emitir el siguiente:
MANUAL
DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA Y
LAS
ENTIDADES Y ÓRGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN
PRESENTACIÓN:
El control visto según quien lo ejerce
Desde la perspectiva de quien lo ejerce, el
control se ha clasificado en dos, el externo y el interno. A nivel mundial, en
el sector público el control externo incluye desde la acción de los Órganos
Superiores de Control hasta la de la sociedad civil, que exigen transparencia,
eficiencia y eficacia en el uso de los fondos públicos, y el control interno
incluye la acción de la Administración Activa como la principal responsable de
la idoneidad de ese control interno y de su aplicación, y la de las Auditorías
Internas como un mecanismo más de control, que desempeña una función asesora y
de servicio que agrega valor a la gestión institucional y debe proporcionar una
garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto del personal se
ejecuta de conformidad con sanas prácticas y el marco legal vigente.
En materia de control interno, el apoyo de
los Órganos Superiores de Control a la Administración Activa, sujeto pasivo de
su competencia, se materializa mediante la emisión y actualización de
normativa, labores de asesoramiento e informes con instrucciones que propicien
mejoras y fortalecimiento en los sistemas de control interno que diseña, aplica
y mantiene esa Administración.
Nuevos enfoques de control interno
El crecimiento de los mercados, los cambios
tecnológicos, la necesidad de seleccionar la información más útil de entre
grandes cantidades, la promulgación de leyes y otros instrumentos jurídicos con
mayores exigencias de control, la aparición de nuevas formas de abuso de los
bienes públicos y el creciente reclamo a los administradores públicos de rendir
cuentas por su gestión, son condiciones que requieren la toma de acciones
concretas por parte de la Administración Activa para mejorar sus sistemas de
control interno, a fin de que éstos se conviertan en herramientas efectivas
para conducir a las instituciones hacia el logro de su cometido, aprovechar al
máximo los recursos disponibles y prevenir el desperdicio y el uso inadecuado o
ilícito de esos recursos.
Como respuesta a esos cambios, se han
desarrollado métodos que permiten tener una visión global y estratégica de las
organizaciones y de su entorno, como punto de partida para el éxito en la
gestión. Estos esfuerzos han dado como resultado diversos enfoques de control
interno que actualmente configuran una concepción más novedosa e integral del
papel que el control debe cumplir como parte de los sistemas administrativos y
por ende, de un sistema de rendición de cuentas.
El reto de la Administración Pública ante los
cambios
Lo anterior, que es una tendencia mundial de
la cual no se escapa nuestro país, al combinarse con nuestra cultura social,
económica, jurídica, ética y moral, propicia que se esté evolucionando hacia
una mayor exigencia en materia de control interno para con los jerarcas y los
demás servidores de la Administración Pública, quienes deben caracterizarse, en
su gestión, por un alto contenido de integridad personal y profesional y por la
capacidad de comprender la importancia de diseñar, aplicar y mantener controles
internos razonables que les permitan garantizar a la ciudadanía una gestión
transparente y oportuna, respecto de la protección del patrimonio público y el
cumplimiento de los objetivos y cometidos institucionales.
Considerando, entre otras, la obligación
legal que sobre el control interno dictan los artículos 2º y 10 de la Ley
General de Control Interno, N° 8292 y el 18 de la Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 publicada en La
Gaceta N° 198 del 16 de octubre de 2001, es claro que la Administración
Pública no solo es responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y
ejecutar todas las operaciones necesarias para proteger el patrimonio y cumplir
con sus fines, sino que debe ser igualmente presta para con el también
principio administrativo de control, que visto desde la óptica de control
interno se concreta como una herramienta que brinda las bases para un sistema
de rendición de cuentas en el sector público.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución
de la Contraloría General de la República del
2 de diciembre de 2003)
Acción de la Contraloría General
De conformidad con lo comentado, y a la luz
de las potestades constitucionales y legales conferidas a la Contraloría
General, con el afán de contribuir al mejoramiento de los sistemas de control
interno institucionales y, por ende, al manejo legal, económico, eficiente y
eficaz del patrimonio público, se emiten el presente "Manual de normas
generales de control interno para la Contraloría General de la República y las
instituciones y órganos sujetos a su fiscalización", las cuales
constituyen una normativa de carácter general, que proporciona un esquema
básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad,
la ética y la rendición de cuentas.
El objetivo de la normativa
Muchas de las ideas contenidas en este marco
normativo ya se han ido incorporando en la actividad del sector público; la
novedad radica en que, con este cuadro básico de normas, se pretende coadyuvar
en la uniformidad y mejora del nivel técnico y la capacidad de comprensión del
funcionario público costarricense en temas de control interno, así como,
establecer una base común que oriente y sustente las reglas que aplicarán la
Administración, los fiscalizadores y los auditores internos en materia de
control de los recursos públicos. Lo anterior, con el propósito de propiciar el
fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión con
respecto a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y
cometidos institucionales para con la sociedad.
Estructura de las normas
La presente normativa es de carácter general
y se estructura en seis grupos de normas; el primer grupo se refiere al
concepto de control interno, sus objetivos, sus componentes y los responsables
de él; a continuación aparecen cinco grupos de normas asociados con cada
componente funcional del control interno (ambiente de control, valoración del
riesgo, actividades de control,sistemas de información y seguimiento(1). Todas
las normas se interrelacionan y regulan el cumplimiento de la finalidad del
sistema de control interno; por tanto, deben considerarse integralmente. Cada
norma comprende un enunciado y una declaración interpretativa. El enunciado es
la parte que, con las excepciones en contrario que se indiquen donde
corresponda, reviste carácter vinculante para la Administración; por su parte,
la declaración interpretativa procura aclarar conceptos y ofrecer comentarios
sobre la manera como se espera que las instituciones implanten lo dispuesto en
el enunciado respectivo, sin obviar la necesidad de analizar su situación
particular y determinar cuál es, en sus circunstancias distintivas, la mejor
manera de poner en práctica lo dispuesto por la norma correspondiente. Para una
mayor comprensión se adjunta un glosario de términos utilizados en la
elaboración de esta normativa y un resumen ejecutivo que orienta respecto de
los criterios básicos para establecer y mantener un control interno efectivo. 1
Se utiliza la denominación de los elementos del control interno según la Ley
General de Control Interno, N° 8292.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución
de la Contraloría General de la República del
2 de diciembre de 2003)
Disponibilidad, actualización y
perfeccionamiento de la normativa
Esta normativa se mantendrá disponible para
las instituciones sujetas a ella y para cualquier otro interesado, tanto en las
oficinas de la Contraloría General de la República como en los demás medios que
se estimen pertinentes, incluyendo el sitio de Internet de la Entidad
Fiscalizadora Superior (www.cgr.go.cr). Además, con el propósito de mantener su
vigencia a la luz del desarrollo teórico y práctico de los asuntos que trata,
se mantendrá un programa de revisión y actualización periódicas; por tal razón,
se agradecen de antemano las sugerencias y los comentarios que los auditores
internos, los administradores en general y cualesquiera otros interesados en la
materia, tengan a bien manifestar por medio del Centro de Relaciones para el
Fortalecimiento del Control y la Fiscalización Superiores, unidad de la
División de Desarrollo Institucional de este Órgano Contralor. Para tal fin,
las colaboraciones podrán comunicarse directamente o empleando como canal a las
unidades de auditoría interna respectivas.
PREÁMBULO
Evolución del concepto de control interno
La primera definición de "control
interno" apenas presentaba indicios de la composición y la finalidad de
ese concepto, y no daba respuesta a interrogantes como cuál es la relación
entre el control y los objetivos de la organización, quién es el responsable
del control y qué relación existe entre el proceso administrativo y el control.
Posteriormente, la Comisión de Normas de
Control Interno de la Organización Internacional de Instituciones
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) definió el control interno como el plan de
organización y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas
de una institución, orientados a proporcionar una garantía razonable de que se
cumplen los objetivos de promover operaciones metódicas, económicas, eficientes
y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada; preservar el
patrimonio de pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o
irregularidades; respetar las leyes y reglamentaciones y estimular la adhesión
de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos, y obtener
datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de
informes oportunos.
A partir de ese momento se estableció un
mejor señalamiento sobre algunos elementos fundamentales del actual concepto de
control interno, el cual se ha definido como un proceso cuya responsabilidad
corresponde a la máxima autoridad de la organización, y que debe asegurar
razonablemente el logro de los objetivos institucionales. La Comisión
mencionada se refiere al control interno como "una herramienta gerencial
usada para brindar una seguridad razonable de que los objetivos gerenciales
están siendo alcanzados"; asimismo, ha mantenido que el garantizar en sus organizaciones
un ambiente de control eficaz es parte primordial de la responsabilidad que
sobre el uso de los recursos públicos tiene la Administración. En la actualidad
el uso del término "control interno" no se limita al sentido
tradicionalmente financiero y, por tanto, al control de las actividades
administrativas, sino que abarca un concepto más amplio de "control de
gestión".
Conviene comentar que como parte de esa
evolución conceptual en diversos momentos se generó discusión en torno a si el
control interno correspondía a una estructura, un proceso, un sistema o
conjunto de sistemas o acciones, discusión que terminó por referirse al control
interno como un proceso, sin perjuicio de las demás clasificaciones.
Informe COSO: el concepto actual de control
interno
Finalmente, diversas agrupaciones
profesionales de alto renombre a nivel mundial unieron esfuerzos con el fin de
establecer un marco conceptual de control interno integrador de las
definiciones y conceptos preexistentes, que permitiera a las organizaciones públicas
y privadas, a las auditorías interna y externa, a los académicos y a los
legisladores contar con un modelo de referencia común sobre el tema de control.
Como resultado, fue emitida la definición de control interno que aparece en el
Informe COSO (2), como un proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de una institución, diseñado para proporcionar
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos institucionales
agrupados en tres categorías, a saber: la efectividad y eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de
las leyes y regulaciones aplicables a la organización. (2) Corresponde a las
siglas de "Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision"
(Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadwy,
agrupación que reunió la información sobre tendencias y conocimientos relativos
a control interno a nivel mundial y presentó una visión acualizadas de la
materia, incluyendo el concepto que se encuentra vigente en los Estados
Unidos de América y que ha logrado reconocimiento en diversos países y
organizaciones internacionales.
Fue así como se estableció que el control
interno constituye, esencialmente, una herramienta útil para que la
administración activa dirija su gestión y obtenga una seguridad razonable de
que las actividades se están conduciendo al logro de los objetivos
institucionales; por ello, también brinda elementos al jerarca (3), a los
titulares subordinados y, en general, a todo funcionario, para cumplir con su
obligación de rendir cuentas en torno a su gestión respecto de los recursos
públicos. (3) Se refiere a la máxima autoridad institucional.
Informe COSO: los componentes del control
interno
Bajo este nuevo concepto, el control interno
está conformado por cinco componentes que son el ambiente de control; la
valoración de riesgos; las actividades de control; la información y la
comunicación, y el monitoreo, todos los cuales están inmersos en el contexto de
la administración. El control interno es parte del proceso administrativo, sin
embargo, no todas las actuaciones o decisiones de la administración son
elementos del control interno; ejemplos de esas actuaciones excluidas son la
definición de objetivos, misión y valores institucionales, la planeación
estratégica, la determinación de objetivos por actividad, la administración de
los riesgos y las acciones correctivas.
Declaración de control interno para el Sector
Público Costarricense
Teniendo en cuenta esta evolución, la
Contraloría General de la República ha decidido emitir, en su carácter de
órgano rector del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la
Hacienda Pública, y en un afán por contribuir al mejoramiento de los sistemas
de control interno institucionales y, por ende, al manejo legal, eficiente y
eficaz del patrimonio público, estas "Normas generales de control interno
para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a
su fiscalización", en las que se ha definido el control interno como:
"La serie de acciones diseñadas y
ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad
razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización,
fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el
patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información;
c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento
jurídico y técnico."
¿Qué tópicos contempla el control interno?
De acuerdo con la nueva percepción, el
control interno no acaba en el mantenimiento de registros contables correctos y
la detección de fraudes; sino que además sirve como elemento facilitador y
orientador para que la administración conduzca la institución efectivamente
hacia el cumplimiento de su misión y el logro de sus objetivos. Tomando como
base el deber constitucional de todo funcionario público, y particularmente los
jerarcas, respecto a rendir cuentas acerca del desempeño institucional, no se
puede dejar de lado que éste se sustenta con asuntos de naturaleza
estratégica-aunque como ya se comentó no son parte del control interno-, tales
como: la identificación de un estado futuro deseado, la creación de un ambiente
que propicie un trabajo entusiasta con miras a ese estado futuro, y la
definición de criterios y parámetros que permitan conocer, por una parte, los
logros de la institución, y por otra, los modos como diversas variables
internas y externas propician su avance o lo dificultan, de tal suerte que sea
posible introducir cambios sobre la marcha para reencauzar una ejecución
desviada o estimular los factores que propicien un cumplimiento exitoso de lo
previsto.
¿Quién es responsable por el control interno?
El enfoque propuesto es claro en afirmar que
la mayor responsabilidad por el establecimiento, la evaluación y el
perfeccionamiento del sistema de control interno es inherente al jerarca
unipersonal o colegiado de la institución y a sus titulares
subordinados-principio recogido en los artículos 2 y 10 de la Ley General de
Control Interno, en el artículo 18 de la actual Ley de Administración
Financiera y Presupuestos Públicos y en otra normativa aplicable-. En ese
sentido, dado que no existe ningún sistema de control uniforme que se pueda
aplicar en todas las organizaciones sin que resulte necesario adaptarlo a cada
una de ellas, corresponde a la máxima autoridad, con el apoyo de sus titulares
subordinados, analizar las características institucionales distintivas (lo que
implica sopesar, entre otros factores, su disponibilidad de recursos, sus
necesidades de información y los rasgos particulares que le definen sus
entornos interno y externo) para proceder a diseñar un sistema de control
interno específicamente adaptado a la organización, así como evaluarlo
periódicamente para determinar la necesidad de introducirle modificaciones que
contribuyan a aumentar su eficiencia.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
¿Quiénes ejecutan el control interno?
Como complemento, no puede dejarse de lado el
hecho de que el control es efectuado por personas, por lo que la institución
debe esforzarse por obtener un recurso humano que cuente con características
idóneas para el cumplimiento de sus labores, incluyendo la aceptación de la
responsabilidad que le compete por la práctica y la ejecución de los controles
aplicables a su área específica de trabajo y por procurar que aquellos
funcionen de modo eficaz y se vayan perfeccionando.
¿El control interno garantiza el éxito?
En relación con lo anterior, se debe
considerar que, por la naturaleza falible intrínseca al ser humano, el control
interno está sujeto a la probabilidad de ser mal entendido o mal ejecutado, por
el desconocimiento o actitudes como el descuido y la apatía, estados como la
fatiga o acciones como la colusión, así como a la imposibilidad práctica de
establecer sistemas de control interno que cubran todos los posibles riesgos
que enfrente la organización. Estas situaciones provocan que el control interno
sólo pueda rendir una seguridad razonable, y nunca una certeza absoluta, acerca
del cumplimiento de los objetivos organizacionales. Lo comentado debe ser
advertido por el responsable del control interno, a quien corresponde hacer el
mejor esfuerzo para superar dichas limitaciones; de lo contrario se afectarían
negativamente los sistemas respectivos y, consecuentemente, el éxito de los
esfuerzos por cumplir con los objetivos institucionales.
Costo/beneficio de los controles internos
Como parte de la evaluación de las
condiciones institucionales distintivas, se hace referencia al análisis del
costo frente al beneficio como un criterio adicional para decidir si la
operación de un mecanismo de control determinado podría beneficiar a la
institución, tomando en cuenta que no es lógico ni aceptable implantar
controles cuyo costo sea mayor que el beneficio que pueda esperarse de ellos.
En tal caso, lo que procedería, entre otros, es que la administración instale
controles adicionales y complementarios, y aumente la supervisión sobre los
procesos involucrados, procurando siempre que los controles diseñados e
implantados agreguen valor a los procesos institucionales y no se conviertan en
un obstáculo.
Unidad de auditoría interna
Finalmente, es necesario recalcar la
conveniencia de que se establezca una unidad de auditoría interna bien
organizada, a la que se dote de los recursos necesarios para llevar a cabo sus
funciones, según prescribe el artículo 27 de la Ley General de Control
Interno. No obstante, el jerarca y el titular subordinado deben tener presente,
en todo momento, que la creación de tal unidad no los exime de su
responsabilidad por el control interno. La auditoría interna debe percibirse,
como un mecanismo más de control, que desempeña una función asesora y de
servicio que agrega valor a la gestión institucional, apoya a la administración
en el descargo de sus labores de control interno, mediante el suministro de
comentarios y sugerencias derivadas de la evaluación de las medidas de control
que operan en la institución, generando resultados tendentes a mejorarlas y que
proporciona a la ciudadanía, una garantía razonable de que la actuación del
jerarca y del resto del personal se ejecuta de conformidad con sanas prácticas
y el marco legal vigente.
En todo caso, la administración debe estar
atenta a los requisitos y plazos que para el trámite de los "informes de
auditoría"; disponen los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de
Control Interno, teniendo presente las eventuales responsabilidades por
incumplimientos y las consecuentes sanciones previstas por el ordenamiento
jurídico.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
CAPÍTULO
I
Normas
generales relativas al concepto de control interno
1.1 Definición del control interno
El control interno(4) será definido
como la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa
para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los
objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a)
Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Exigir confiabilidad
y oportunidad de la información; c) Garantizar eficiencia y eficacia de las
operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. (4) Según
Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de 1994, "sistemas de control interno"
o "sistema de control interno"
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
El control interno constituye una faceta
fundamental de la gestión administrativa. Se trata de la serie de sistemas,
decisiones, acciones e instrumentos de aplicación consistente, articulados en
los procesos y proyectos de la organización, que se desarrollan en puntos
previos, coincidentes o posteriores a determinados actos administrativos como
un medio para el logro de los objetivos previstos. Así, el control interno está
presente en todos los procesos institucionales desde antes que éstos den inicio
y, mediante procesos de verificación y otros similares, hasta después de que
han concluido. En efecto, los cinco componentes del marco integrado de control
interno que se identifican en este manual-a saber, (1) el ambiente de control,
(2) valoración del riesgo, (3) las actividades de control, (4) los sistemas de
información, y (5) el seguimiento, sobre los cuales se diseñará la normativa
general de control interno aplicable al Sector Público Costarricense-están
interrelacionados y se integran al proceso de gestión institucional.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
El control interno, lejos de ser un fin en sí
mismo que interfiera el accionar de las organizaciones, es un medio más para el
logro de objetivos y la protección del patrimonio público. Por lo tanto, debe
entenderse como un proceso que, bajo la responsabilidad indelegable de la
máxima autoridad, es ejecutado por ella y por todos y cada uno de los
integrantes de la organización. En este sentido, es un control administrativo
que se crea dentro de los organismos como parte de su infraestructura y de la
dinámica de los procesos de trabajo, para ayudar a los administradores en su
labor de dirección, de manera que les permita alcanzar los resultados
programados en sus planes tácticos y estratégicos. Es así como, mediante el
control interno, se promueve la administración basada en resultados.
1.2 Objetivos del control interno
El control interno tiene como fin coadyuvar
con la organización en el cumplimiento de sus objetivos, fundamentalmente en
las siguientes categorías:
- Eficiencia y eficacia de las operaciones.
- Confiabilidad y oportunidad de la
información.
- Cumplimiento de
la normativa vigente.
- Protección y
conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
Declaración interpretativa
El control interno procura proporcionar una
seguridad razonable de que la organización alcance los objetivos en las
siguientes categorías:
-
Eficacia y eficiencia de las operaciones, lo que implica una conducción
adecuada de las actividades organizacionales, haciendo un uso apropiado de los
recursos disponibles y atendiendo las mejores prácticas que dicten la técnica y
el ordenamiento jurídico, lo que idealmente debe conducir al logro de los
objetivos al menor costo.
-
Confiabilidad y oportunidad de la información, incluyendo informes sobre la
ejecución presupuestaria, estados financieros y otros informes contables,
administrativos y de otra naturaleza, para uso interno y externo. Los informes
serán confiables si contienen la información precisa, veraz y exacta
relacionada con el asunto que traten; y serán oportunos si contienen los datos
suficientes y se comunican en tiempo propicio para que las autoridades
pertinentes emprendan acciones adecuadas para promover una gestión eficaz y
eficiente al servicio de la ciudadanía.
-
Cumplimiento de la normativa aplicable, sea ésta de carácter jurídico (leyes,
decretos, reglamentos, jurisprudencia legal y constitucional, etc.), técnico
(documentos normativos emitidos por autoridades con competencia en materias
específicas) o administrativo (disposiciones internas de la institución). Debe
tenerse particularmente presente el principio de legalidad consagrado en el
artículo 11 de la Constitución Política y en el artículo 11 de la Ley General
de la Administración Pública.
-
Obtención de una seguridad razonable en cuanto a la protección de los activos y
a la detección y corrección oportunas de eventuales desviaciones y usos
indebidos. Por ello se dice que el control interno también resulta útil como
"primera línea de defensa" que sirve de salvaguarda de los activos y
coadyuva en la prevención y detección de errores y fraudes.
El sistema de control interno debe promover
el esfuerzo de los miembros de la organización a todos los niveles, con miras
al cumplimiento de estos objetivos, cuya consecución llevará, mediante un
resultado sinérgico, al logro de las ideas rectoras de la institución, a saber,
su misión, su visión y sus valores claves. Asimismo, debe señalar las
actuaciones impropias que eventualmente se presenten, incluyendo al efecto
métodos para detectar si las medidas y los mecanismos de control adolecen de
alguna debilidad o han sido violados. Esto permitirá que la administración
disponga lo pertinente para fortalecer el sistema y para corregir actuaciones
apartadas de los objetivos o contraproducentes para ellos, a raíz de esas
eventuales infracciones.
1.3 Componentes del control interno
Los componentes del control interno son
funcionales y orgánicos. Los componentes funcionales son el ambiente de
control, la valoración del riesgo, los sistemas de información, las actividades
de control y el seguimiento. Los componentes orgánicos son la Administración
Activa y la Auditoría Interna.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
Las tendencias mundiales, con base en el
Informe COSO, reconocen los siguientes cinco componentes funcionales del
sistema de control interno:
- El ambiente de control, relacionado con las
actitudes y acciones de los jerarcas, los titulares subordinados y demás
funcionarios de la institución, sus valores y el ambiente en el que desempeñan
sus actividades dentro de la institución, que sirva como fundamento para la
operación exitosa de los demás componentes y el sistema como un todo.
- La valoración del riesgo, que conlleva la
existencia de un sistema de detección y valoración de los riesgos derivados del
ambiente-entendidos como los factores o situaciones que podrían afectar el
logro de los objetivos institucionales-, que permita a la administración
efectuar una gestión eficaz y eficiente por medio de la toma de acciones
válidas y oportunas para prevenir y enfrentar las posibles consecuencias de la
eventual materialización de esos riesgos, entendida como el hecho de que el
perjuicio al logro de los objetivos institucionales por esos riesgos deje de
ser probable y se convierta en una realidad.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
- Las actividades de control, que comprenden
todos los métodos, políticas, procedimientos y otras medidas establecidas y
ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se están aplicando las
acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos y realizar una gestión
eficiente y eficaz.
- Los sistemas de información, que comprenden
los sistemas de información y comunicación existentes en la institución, los
cuales deben permitir la generación, la captura, el procesamiento y la
transmisión de información relevante sobre las actividades institucionales y
los eventos internos y externos que puedan afectar su desempeño positiva o
negativamente.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
- El seguimiento, que consiste en un proceso
de seguimiento continuo para valorar la calidad de la gestión institucional y
del sistema de control interno.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
La administración activa, como componente
orgánico con la responsabilidad establecida, debe fortalecer los cinco
componentes funcionales del control interno a fin de obtener un sistema sano y
confiable. En efecto, si bien el ambiente de control constituye la base
fundamental del sistema, sobre la cual se apoyan e interactúan los otros
componentes, lo cierto es que el sistema será tan fuerte como el más débil de
sus componentes. Por ende, para aseverar que la organización cuenta con un
sistema de control interno adecuado, es necesario poder afirmar lo mismo
respecto de cada uno de sus cinco elementos. Por su parte, la Auditoría
Interna, con su responsabilidad de asesoría, advertencia y fiscalización, debe
emitir recomendaciones y sugerencias relevantes y oportunas para reforzar
dichos componentes.
1.4 Responsabilidad por el control interno
La responsabilidad principal por el diseño,
la implantación, la operación, la evaluación, el mejoramiento y el
perfeccionamiento del control interno es inherente al jerarca y a los titulares
subordinados de cada organización. Por su parte, las jefaturas en cada área de
la institución deben velar porque las medidas de control específicas relativas
a su ámbito de acción sean suficientes y válidas, y porque los funcionarios
sujetos a su autoridad jerárquica las apliquen cumplidamente.
Declaración interpretativa
Esta norma es congruente con el artículo 10
de la Ley General de Control Interno, con el artículo 18 de la Ley de la
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y con otra
normativa aplicable, se relaciona estrechamente con la obligación que tienen
los administradores de los recursos públicos, de rendir cuentas a la
colectividad acerca del modo como han usado tales recursos en la gestión
organizacional, ya que el control es el instrumento básico de que disponen para
asegurarse de que, en el desempeño diario, se actúe de conformidad con valores
y con disposiciones legales, técnicas y administrativas previamente
establecidos para promover el cumplimiento de la misión y el logro de los
objetivos trazados para la institución.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
En virtud de lo anterior, el jerarca
establece los criterios fundamentales de control y aprueba los mecanismos y
medidas correspondientes para su puesta en práctica. Por su parte, los
titulares subordinados son responsables por el control interno que funciona
dentro del ámbito de acción específico y de ejercer una supervisión directa
sobre los miembros de su equipo de trabajo para guiarlos en la observancia de
los controles aplicables. Finalmente, corresponde a todos los funcionarios
sujetarse, en todo momento, a los controles definidos por la dirección para su
puesto de trabajo; aplicarlos oportuna y correctamente, y hacer notar a sus
superiores las deficiencias que observen en tales controles.
CAPÍTULO
II
Normas
generales relativas al ambiente de control
2.1 Ambiente propicio para el control
La administración activa, principalmente el
jerarca, debe fomentar un ambiente propicio para la operación del control
interno, mediante la generación de una cultura que promueva, entre los miembros
de la institución, el reconocimiento del control como parte integrante de los
sistemas institucionales.
Declaración interpretativa
La labor fundamental de la administración
activa, primordialmente el jerarca, radica en conducir actividades para
satisfacer objetivos determinados, planificando, organizando, dirigiendo,
coordinando y controlando para ello el esfuerzo humano y el uso de los recursos
disponibles en la organización. Entre otras cosas, lo anterior implica generar
un ambiente de trabajo que, por un lado, contribuya con la prestación oportuna
de los servicios y la realización eficiente de las operaciones por parte de
todos los funcionarios, y por otro, incentive el apoyo continuo a las
actividades, prácticas y mecanismos de control vigentes dentro de la
organización.
Como parte de ese ambiente, la administración
debe promover actitudes acordes con la cultura de control, mediante la
aplicación de una filosofía y estilo administrativos propicios para ese
objetivo, y el empleo de las herramientas y los recursos que estime pertinentes
para difundir esa cultura, como son los sistemas de incentivos y la
capacitación.
2.2 Actitud de apoyo superior al control
interno
El jerarca, en su calidad de responsable por
el sistema de control interno, debe mostrar constantemente una actitud de apoyo
a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación
de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores
cotidianas.
Declaración interpretativa
La actitud de apoyo al control que muestre el
jerarca se convertirá en un elemento catalizador especialmente importante para
generar, en todo el personal, un compromiso de aplicación eficaz de los
procesos y mecanismos de control correspondientes a su área específica de
actividad. En vista de lo anterior, el jerarca y, por extensión, los
integrantes de su nivel directivo son responsables de fijar la pauta en cuanto
al comportamiento aceptado en la institución. Para ello, no basta con que
expresen verbalmente su adhesión a las disposiciones y reglas de control
vigentes, sino que, en todo momento, deben conducirse con estricto apego a
ellas.
2.3 Valores de integridad y ética
Los responsables del control interno deberán
determinar y fomentar los valores de integridad y ética de aplicación deseable
para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales,
así como establecer mecanismos que promuevan la adhesión del personal a esos
valores.
Declaración interpretativa
El accionar de la organización refleja los
valores o motivaciones que inducen a sus miembros a comportarse como lo hacen.
Por esa razón, el jerarca y los titulares subordinados deben identificar cuáles
son los rasgos y cualidades éticos y morales necesarios en su personal para
impulsar el sistema organizacional hacia un óptimo funcionamiento. A los
efectos, los procesos de reclutamiento y selección de personal deben conducirse
teniendo presentes esos rasgos y cualidades, de forma que se asegure la
contratación de nuevos funcionarios que ya los reúnan o que, al menos, ostenten
principios congruentes con los impulsados por el jerarca y, en general, por la
administración activa.
Con todo, la labor de la administración al
respecto no acaba en la etapa de selección; por lo contrario, le corresponde
asegurarse de que las características de integridad y ética continúen presentes
en sus funcionarios y se manifiesten en su accionar diario. Así, la
administración puede valerse de medios de difusión de la cultura que presenten
aquellas características o actitudes que, directa o indirectamente, reflejen
los valores de integridad y ética deseables en la organización.
Por otra parte, la administración debe
implantar medidas y mecanismos válidos para fomentar la adhesión permanente a
una escala de valores correcta desde el punto de vista social, profesional y de
la cultura organizativa, así como la sujeción permanente al ordenamiento
jurídico vigente.
2.4 Administración eficaz del potencial
humano
El control interno debe incluir las políticas
y los procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y
administración del potencial humano de la institución, de manera que se asegure
desde el reclutamiento y hasta el mantenimiento al servicio de la institución,
de funcionarios que reúnan competencias (habilidades, actitudes y
conocimientos) idóneas para el desempeño de cada puesto.
Declaración interpretativa
La importancia del elemento humano radica en
que el funcionamiento eficaz de los sistemas de control interno dependen de
cuán adecuadamente desempeñe su función cada uno de los miembros de la
organización y de cuán claramente comprendan su papel para el cumplimiento de
los objetivos. En efecto, la aplicación exitosa de las medidas, los mecanismos
y los dispositivos de control implantados por la administración está sujeta, en
gran parte, a la calidad del potencial o recurso humano con que se cuente, pues
a éste le corresponde la ejecución de esas medidas y el accionar de esos
dispositivos y mecanismos de manera idónea.
En vista de lo anterior, el jerarca debe
diseñar y poner a operar un proceso de administración de recurso humano que le
garantice la adquisición y el mantenimiento de personal idóneo. En el primer
caso, se contemplan actividades de planificación de necesidades, reclutamiento,
selección y contratación técnicamente correctas y transparentes. En el otro, se
agrupan, entre otros asuntos, la creación de condiciones laborales idóneas, la
promoción de actividades de capacitación y formación que permitan al personal
aumentar y perfeccionar sus conocimientos y destrezas, y la existencia de un
sistema de evaluación del desempeño, rendición de cuentas e incentivos que
motiven la adhesión a los valores y controles institucionales.
El proceso de administración mencionado debe
contemplar definir políticas y procedimientos adecuados para que se ejecuten
correctamente todas las tareas referentes a la planificación, adquisición,
conducción y desarrollo del personal, considerando que tales políticas y
procedimientos constituyen, a la postre, una combinación de controles
aplicables a la gestión de recursos humanos por parte de los encargados de
ésta, a saber, la unidad respectiva y los funcionarios que, por detentar cargos
de jefatura, deben ejercer liderazgo sobre los individuos que conforman el equipo
de trabajo puesto a sus órdenes. En todo caso, debe tenerse presente, además,
que una administración apropiada del personal requiere la aplicación de
principios de justicia y equidad, así como la adhesión al régimen de derecho y
al marco jurídico de la relación laboral.
En
general, la definición del número de servidores requeridos y de las
competencias deseables debe estar respaldada por un análisis de la organización
y sus actividades y ser producto de una adecuada planificación de personal. Los
requisitos que se establezcan deben observar no sólo los conocimientos
prácticos o académicos que posee un individuo y que, por ende, lo deberían
capacitar para desarrollar un trabajo de conformidad con la excelencia que la
organización debería esperar y promover en él, sino también los valores,
actitudes y habilidades personales que puedan servir como criterio para
determinar si un futuro empleado podría colaborar eficazmente en el desarrollo
de las tareas y ajustarse a lo largo del proceso a la institución y su cultura.
Por lo demás, en cuanto se refiere a fomentar
la permanencia de personal idóneo en la institución, es necesario contemplar
dos asuntos que, forzosamente, requieren atención, a saber: (1) que el personal
continúe siendo competente y (2) que se mantenga al servicio de la institución,
en virtud del capital intelectual que ello provee y la dificultad que tiene la
institución para volver a contar con él una vez que pierde miembros valiosos de
su personal.
2.5 Estructura
organizativa El jerarca debe crear una
estructura organizativa que apoye efectivamente el logro de los objetivos
organizacionales, y por ende, la realización de los procesos, las labores y la
aplicación de los controles pertinentes.
Declaración interpretativa
La organización es una de las funciones
administrativas básicas. Implica definir una estructura organizativa que apoye
el logro de los objetivos institucionales, lo cual implica definir las
actividades, procesos o transacciones, especificar las labores que deben
completarse dentro de la organización, distribuirlas entre los diferentes
puestos, y asignarles a estos últimos no sólo la responsabilidad por su
cumplimiento, sino también la autoridad necesaria para ejecutarlas a cabalidad.
Adicionalmente, deben establecerse las relaciones jerárquicas entre puestos,
los canales de comunicación, coordinación e información formal que se
utilizarán en la organización.
2.6 Delegación
La delegación de funciones o tareas en un
funcionario debe conllevar no sólo la exigencia de la responsabilidad por el
cumplimiento de los procesos, actividades o transacciones correspondientes,
sino también la asignación de la autoridad necesaria a fin de que ese
funcionario pueda tomar las decisiones y emprender las acciones más oportunas
para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.
Declaración interpretativa
Es indispensable que el individuo a quien se
exige la responsabilidad por un asunto en particular y se demanda la
consecuente rendición de cuentas, también reciba la autoridad necesaria para
dirigir a las personas, obtener los recursos, la capacitación y los controles
que hayan sido establecidos para llevar a cabo todas las gestiones requeridas
para cumplir con las responsabilidades asignadas.
Por consideraciones elementales de control,
la delegación de autoridad hecha por el jerarca y por los demás niveles
jerárquicos de la administración activa debe quedar formalmente establecida por
escrito (en manuales u otros documentos de vigencia prolongada), como una
medida de protección para la administración y el funcionario respectivo, y con
el propósito de que éste conozca los límites de su ámbito de acción y actúe
siempre dentro de ellos. Asimismo, debe tenerse presente que, si bien cada
funcionario es enteramente responsable ante sus superiores formales por el
desarrollo eficaz de sus labores, el jerarca y el titular subordinado que
asignan una tarea o proceso y delegan parte de su autoridad en procura de su
cabal cumplimiento, comparten la responsabilidad final con aquel en quien la
designación recae. Por lo demás, el ejercicio de la delegación debe realizarse,
en todos los casos, de conformidad con los límites y consideraciones
establecidos en los artículos 89 a 92 de la Ley General de la Administración
Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978.
2.7 Coordinación de acciones organizacionales
El control interno debe contemplar los
mecanismos y disposiciones requeridos a efecto de que los diversos funcionarios
y unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y
transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada
y coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.
Declaración interpretativa
Es indispensable que la normativa interna
establezca mecanismos de coordinación específicos, incluyendo los de
autorización y aprobación de transacciones, operaciones y procesos; la
supervisión; el examen de la gestión en asuntos específicos; la evaluación
regular del desempeño del personal; la celebración de reuniones periódicas para
monitorear el avance de determinados trabajos, y la revisión, por parte de
personal especializado en diferentes disciplinas, de las tareas que lo
ameriten. Igualmente, es conveniente contemplar el valor de la cultura
organizacional como elemento catalizador para la coordinación y coherencia
institucional.
Asimismo, debe considerarse que la
coordinación tiene como fundamento a la planificación y que para su apropiado
ejercicio se requiere una estructura orgánica idónea. Por ello, los mecanismos de
coordinación deben preverse convenientemente desde las primeras etapas del
proceso planificador e integrarse en la estrategia y en las consideraciones
relativas a la organización formal y a las relaciones entre los diversos
puestos.
2.8 Participación del personal en el control
interno
El jerarca, con el apoyo de los titulares
subordinados, deberá instaurar las medidas de control propicias a fin de que
los miembros del personal reconozcan y acepten la responsabilidad que les
compete por el adecuado funcionamiento del control interno. De acuerdo con esa
responsabilidad, los funcionarios deberán participar activamente en la
aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el
diseño de controles aún más efectivos para las áreas de la organización donde
desempeñan sus labores.
Declaración interpretativa
Todo servidor debe rendir cuentas por la
manera como ha desempeñado las actividades a él encomendadas, por el uso que ha
hecho de los recursos recibidos para llevarlas a cabo, por el ejercicio de la
autoridad que se le ha otorgado para facilitar el cumplimiento de aquellas y,
finalmente, por los resultados de su gestión. Por tanto, le corresponde ejercer
un control permanente sobre su propio trabajo, para determinar si su avance es
satisfactorio, si se conduce con eficacia al logro del objetivo correspondiente
y cómo mejorar los controles aplicados al respecto. Para ello se requiere,
además, una actitud crítica y constructiva con respecto a los controles que
operan en el entorno de su labor, así como la disposición, según corresponda,
de mejorarlos o brindar sugerencias para fortalecerlos. Con ese fin, es
especialmente necesario que cada servidor tenga un conocimiento cabal del
sistema de control interno y de la importancia de su contribución al logro de
los objetivos organizacionales, a fin de que desarrolle un sentido de
compromiso al respecto.
2.9 Adhesión a las políticas institucionales
En el ejercicio de sus funciones, los
servidores deben observar y contribuir con sugerencias a las políticas
institucionales y a las específicas aplicables a sus respectivas áreas de
trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por los superiores jerárquicos,
quienes además deben instaurar medidas y mecanismos propicios para fomentar la
adhesión a las políticas por ellos emitidas.
Declaración interpretativa
Los funcionarios deben realizar sus funciones
tomando en consideración las políticas establecidas por sus superiores
jerárquicos y cuando corresponda, deben sugerir mejoras al respecto. Por su
parte, los superiores jerárquicos deben asegurarse de que la adhesión requerida
se dé continuamente, mediante el establecimiento de controles y factores
motivadores adecuados.
2.10 Atmósfera de confianza
Los responsables del control interno deberán
estimular entre el personal la generación y el mantenimiento de una atmósfera
de confianza basada en la difusión de información veraz, la comunicación
adecuada, la delegación de funciones y técnicas de trabajo participativo y
cooperativo con miras a la promoción de la lealtad, el desempeño eficaz y el
logro de los objetivos institucionales.
Declaración interpretativa
El funcionamiento eficaz del sistema de
control interno y su integración a todos los procesos organizacionales
requieren la existencia de una atmósfera de confianza derivada de los factores
que señala el enunciado. Esta atmósfera apoya el flujo de información entre la
gente para tomar decisiones y actuar. Por consiguiente, se debe reforzar la
existencia de mecanismos de apoyo, cooperación y retroalimentación permanentes
que contribuya al mejoramiento de la calidad en el trabajo. Esto implica que
todo asunto trascendente, que interfiera con la buena gestión organizacional,
pueda no sólo ser detectado sino también transmitido oportunamente, por los
canales de comunicación adecuados.
La apertura de las comunicaciones y, a su
vez, la disposición de los superiores a delegar, son indicadores del nivel de
confianza que existe, con base en la seguridad acerca de la integridad y la
competencia de otra persona o grupo. Un alto nivel de confianza anima a la
gente a asegurarse de que todos los asuntos pertinentes e importantes sean
conocidos por más de un individuo. Compartir la información y el conocimiento
que ello implica, constituye un medio para lograr buenas comunicaciones y
fortalecer el control al reducir la dependencia continua en la presencia, el
juicio y la habilidad de una sola persona.
2.11. Auditoría interna
Con las salvedades que procedan cada
institución debe contar con una auditoría interna adecuadamente organizada, que
disponga de la independencia, el apoyo superior y los recursos necesarios para
que pueda brindar una asesoría oportuna y profesional en el ámbito de su
competencia y, de este modo, agregar valor a la gestión institucional y una
garantía razonable de que la actuación del jerarca y demás funcionarios se
realiza con apego a la legalidad y sanas prácticas. El jerarca y los titulares
subordinados, por su parte, deberán fortalecer la auditoría interna y procurar
la implementación de las medidas necesarias para solventar las situaciones
señaladas por ella, de conformidad con la normativa jurídica, técnica y de otra
naturaleza que resulte aplicable.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
Con las excepciones previstas por la ley,
toda institución componente de la Hacienda Pública debe tener una auditoría
interna(5) que se organice y funcione conforme lo disponga el
auditor interno y en congruencia con la normativa aplicable, particularmente
con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría
General de la República(6). Por su parte, la administración
activa debe brindar su apoyo a dicha auditoría y dotarla de los recursos
necesarios para que pueda llevar a cabo su gestión de fiscalización(7)
con ese propósito, también es requisito la independencia funcional y de
criterio que establece el ordenamiento jurídico(8).
(5)Ley General de
Control Interno, artículo 20.
(6)Ley General de
Control Interno, artículo 23.
(7)Ley General de
Control Interno, artículo 27.
(8)Ley General de
Control Interno, artículo 25.
La auditoría interna es necesaria porque
actúa como un control de controles respecto del sistema de control interno, y mediante
su acción agrega valor a los procesos organizacionales como un apoyo a la
administración. Además, el resultado de la fiscalización que lleva a cabo debe
constituirse, para la ciudadanía, en una garantía razonable de que la actuación
del jerarca y del resto del personal se realiza con apego a la legalidad y
sanas prácticas. Conviene señalar que el establecimiento de la unidad de
auditoría interna no debe ser para el jerarca una razón para considerarse
exento en modo alguno de su responsabilidad básica por el diseño, la
implantación, la evaluación y el perfeccionamiento del sistema de control
interno. En realidad, esta es una unidad que contribuye con él en un mejor
desempeño de esa responsabilidad, pero no puede ni debe aceptar una obligación
superior a la que le compete en lo referente al sistema. Aún más, es sólo
mediante la acción del jerarca que las propuestas de la auditoría interna
pueden ponerse en práctica, ya que ésta no tiene autoridad funcional para
exigir su aplicación.
En concordancia con lo anterior, la normativa
jurídica y técnica identifica a la administración activa como responsable
de ejecutar en los plazos definidos por esa misma normativa(9) las
recomendaciones contenidas en los informes de auditoría de la auditoría
internal(10) sin perjuicio de la eventual, discusión de tales
recomendaciones ni de que la misma administración proponga soluciones
alternativas para los problemas identificados en el ejercicio de la función de
auditoría. Por lo demás, el desacato y la falta de atención oportuna de los
acuerdos en que el jerarca ordene la ejecución de las recomendaciones de la
auditoría interna a otras medidas tendentes a mejorar el sistema de control
interno, acarrearán al infractor las responsabilidades tipificadas en el
ordenamiento jurídico y, en consecuencia, las sanciones aplicables(11).
(9)Ley General de
Control Interno, artículos 36 a 38.
(10)Ley General de
Control Interno, artículo 12.
(11)Ley General de
Control Interno, Capítulo 5.
Respecto de la auditoría interna existe una
normativa específica emitida por la Contraloría General, contemplada
fundamentalmente en el "Manual para el Ejercicio de la Auditoría
Interna", según dispone el mencionado artículo 62 de su Ley Orgánica, en
complemento con lo que al respecto dispone el artículo 23 de la Ley General de
Control Interno
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
CAPÍTULO
III
Normas
generales relativas a la valoración del riesgo
(Así
reformado el epígrafe anterior por la resolución de la Contraloría General de
la República del 2 de diciembre de 2003)
3.1 Identificación y evaluación de riesgos
La administración deberá identificar y
evaluar los riesgos derivados de los factores ambientales que afectan a la
institución, así como emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz
de afrontar exitosamente tales riesgos.
Declaración interpretativa
El riesgo se entiende como la probabilidad de
que un evento interno o externo afecte negativamente la capacidad
organizacional para alcanzar los objetivos planteados con legalidad, eficacia,
eficiencia y economía. Así las cosas, por ser la Administración la responsable
de conducir la gestión hacia los resultados esperados, a ella le corresponde
identificar y evaluar los riesgos a nivel de organización, direcciones,
departamentos, actividades, etc.
La valoración de los riesgos incluye su
identificación y evaluación, y es un componente fundamental de todo sistema de
control interno bien orientado, que sirve como insumo para la toma de
decisiones, la conducción de las actividades y la revisión de los planes para
su ajuste a las condiciones cambiantes y a los retos que plantea el riesgo
identificado. Puede verse como una consecuencia directa de la observación permanente
del ambiente, pues los riesgos que enfrenta la institución tienen origen en
fuentes internas y externas. Además, de la misma manera como ocurre con el
estudio del ambiente, la valoración de los riesgos es más que un esfuerzo
teórico y de reflexión que se lleva a cabo una sola vez; en realidad,
constituye un proceso activo, continuo, diario y repetitivo que realizan, con
la ayuda de un sistema de información adecuado, las personas que toman
decisiones en todos los niveles de la institución, como base para emprender
medidas congruentes con la estrategia institucional y con las condiciones
imperantes en un momento dado. Así, más que el conocimiento de los riesgos
propiamente dicho, lo importante de la evaluación radica en que permite:
a. Identificar los factores que contribuyen a
elevar el riesgo o a que éste se materialice. Para ello, la administración debe
hacer un análisis de las circunstancias internas y externas en que se
desarrolla la gestión institucional para determinar cuáles conllevan algún grado
de riesgo, determinar en cuáles ese riesgo es más relevante (es decir, el
riesgo tiene una mayor probabilidad de materializarse y ocasionar perjuicio al
logro de los objetivos), y en consecuencia, asignarles prioridades para su
enfrentamiento. En ese sentido, conviene aclarar que, dada la limitación de
recursos de una institución, es preciso definir cuáles riesgos merecen una
atención inmediata y cuáles pueden recibir un menor esfuerzo.
b. Emprender acciones adecuadas para
enfrentar el riesgo y reducir su impacto. En efecto, habiendo identificado los
riesgos más relevantes, la administración diseña estrategias para enfrentar
esos riesgos, y con base en ellas implanta los controles que se ajusten mejor a
sus posibilidades y que le den una mayor seguridad de realizar una gestión de
riesgo exitosa. Debe tenerse presente que no es posible anular por completo los
riesgos ni sus efectos, pero la administración, como responsable de la buena
marcha de la institución, sí debe establecer mecanismos de control de diversa
naturaleza encaminados a prevenir la materialización de los riesgos y de sus
eventuales consecuencias, a reducir el impacto de éstos sobre el funcionamiento
de la organización, y a rendir información oportuna para la toma de decisiones
y reorientar la gestión cuando ello sea necesario.
c. Permanecer alerta ante cambios eventuales
que podrían aumentar o disminuir la incidencia del riesgo sobre las actividades
institucionales. Lo anterior implica una labor de seguimiento o evaluación
constante para determinar la forma como se han modificado los riesgos y como
deben cambiar los controles.
3.2 Planificación
La identificación y evaluación de los
riesgos, como componente del control interno, debe ser sustentado por un
sistema participativo de planificación que considere la misión y la visión
institucionales, así como objetivos, metas y políticas establecidos con base en
un conocimiento adecuado de los medios interno y externo en que la organización
desarrolla sus operaciones.
Declaración interpretativa
El propósito general del control interno
consiste en brindar una seguridad razonable de que la organización alcance sus
objetivos de corto y largo plazos. Por ende, pese a que la planificación no
forma parte del sistema de control interno, la valoración de los riesgos, como
componente del sistema sí tiene como requisito previo un sistema de
planificación que establezca, en planes estratégicos y operativos conocidos y
aceptados por el personal, cuáles son los objetivos que se pretende lograr y
controlar mediante el sistema. Así, la identificación y evaluación de riesgos
se basa en una apropiada planificación porque, precisamente, se trata de
riesgos que obstaculizarían el logro de los objetivos previstos. De este modo,
el proceso de planificación debe considerar, en sus etapas estratégica,
operativa y presupuestaria, los riesgos pertinentes para su análisis.
En su faceta estratégica, el proceso
planificador formula un estado futuro que resulta deseable, y define de manera
general, medios y acciones idóneos para alcanzar plenamente ese estado. Para
ello, efectúa un examen concienzudo de la situación actual, un análisis de las
fuerzas que operan en el entorno y de las características internas más
relevantes, y una evaluación de las disposiciones legales y de los aspectos
vitales para una operación institucional exitosa, así como de otros factores
relevantes; todo este esfuerzo se traduce en la definición clara de la misión
(razón de ser u objetivo fundamental para cuya satisfacción fue creada la
institución) y de la visión (situación en que la institución desea encontrarse
en el futuro), como base para determinar los objetivos generales y las acciones
globales que deben ejecutarse para llevar la institución hacia ese estado
futuro deseado.
Como complemento, el proceso de planificación
operativa convierte el plan estratégico en acciones concretas tendentes a
obtener, como efecto conjunto final, el cumplimiento de los objetivos generales
y, por ende, el alcance de la visión institucional. Para ello, es preciso
generar metas y objetivos específicos y de corto plazo que identifiquen, entre
otros, los recursos disponibles, las personas responsables de llevarlos a la
práctica, la coordinación que debe darse entre las unidades participantes y la
identificación y el análisis de los riesgos pertinentes. Finalmente, el plan
anual lleva aparejado un presupuesto que expresa los recursos financieros
necesarios para ejecutar dicho plan, de conformidad con las disposiciones
aplicables.
3.3 Indicadores de desempeño mensurables
Los planes de la institución deberán
establecer los mecanismos, criterios e indicadores que la administración usará
para dar seguimiento al avance en el cumplimiento de esos planes y la medida en
que han contribuido a satisfacer las metas, los objetivos y la misión institucionales.
Declaración interpretativa
Los planes no se considerarán completos si no
establecen de manera explícita los criterios que se emplearán para evaluar su
ejecución. Por ello, la Administración deberá asegurar que incluyan los
indicadores pertinentes, los cuales deberían haber sido adoptados en consenso
con los funcionarios responsables de la ejecución de dichos planes y por ende
del cumplimiento de dichos indicadores.
Por regla general, debe procurarse que los
indicadores respectivos sean claros, uniformes, fácilmente aplicables, medibles
y de conocimiento general. En ese sentido, se dice que las metas deben ser
evaluables en términos cuantitativos (por ejemplo: número de casos atendidos,
cantidad de reparaciones efectuadas, etc.) más que cualitativos (por ejemplo:
nivel de eficiencia, grado de satisfacción del cliente externo, etc.). Sin
embargo, la naturaleza de algunas metas hace imposible su cuantificación y
obliga a recurrir a características cualitativas.
El uso adecuado de los indicadores en el
momento oportuno es tan importante como su definición acertada: si no se
recurre a ellos para evaluar el desempeño del personal y los responsables de
las unidades, el esfuerzo de definirlos será infructuoso y, aunque estén
óptimamente diseñados, no harán notar a tiempo las desviaciones ocurridas
respecto de los planes y a los resultados esperados.
3.4 Divulgación de los planes
Los planes deberán ser divulgados
oportunamente entre el personal respectivo para procurar un conocimiento y una
aceptación generales, así como el compromiso requerido para su cumplimiento.
Declaración interpretativa
Una vez que los planes oficiales han sido
preparados y están listos para entrar en vigencia, es necesario que, atendiendo
a las responsabilidades de cada quien, sean dados a conocer al personal-el que
debe haber participado en su definición-para que todo miembro de éste sepa a
cabalidad cuál es la contribución que se requiere de él como apoyo a la
voluntad organizacional. Es indispensable que los planes se presenten al
personal como instrumentos de gestión, y que su divulgación se oriente a
conseguir su uso efectivo como herramientas para canalizar las actividades
organizacionales.
3.5 Definición y comunicación de políticas de
apoyo a los objetivos
El jerarca debe definir y comunicar las
políticas necesarias para orientar el quehacer organizacional en aras de apoyar
el cumplimiento adecuado de los objetivos institucionales. El personal debe
cumplir con dichas políticas y cuando corresponda canalizar sugerencias al jerarca
respectivo.
Declaración interpretativa
Las políticas son orientaciones básicas y
parámetros de acción para el desempeño de las tareas. Constituyen conceptos o
directrices de carácter general que el jerarca debe promulgar para guiar el
raciocinio en la gestión; su esencia radica en la definición de un margen de
discreción y de ciertos límites dentro de los cuales el funcionario puede
actuar y tomar decisiones, cuando las circunstancias indiquen que ello es
necesario para implementar mejor los planes, por ello la importancia de su
acatamiento y recomendación de mejoras en aras del cumplimiento de los
objetivos institucionales.
3.6 Revisión de los objetivos
El jerarca respectivo, con el apoyo del resto
del personal deberá revisar periódicamente los objetivos e introducirles las
modificaciones requeridas para que continúen siendo guías claras para la
conducción de la institución y proporcionen un sustento oportuno al control
interno institucional.
Declaración interpretativa
El proceso de planeamiento (estratégico,
operativo y presupuestario) no debe considerarse concluido con la emisión de
los planes. Es un proceso permanente y repetitivo que constituye un mecanismo
de aprendizaje gerencial, mediante el que se obtiene un conocimiento mejorado
de la institución, de sus características positivas y negativas, y de las
fuerzas que la afectan o la benefician. Como continuación y complemento de él,
el monitoreo del ambiente interno, del entorno exterior y de la propia gestión
institucional, es esencialmente un proceso continuo que brinda nuevos datos
acerca de la propiedad y la vigencia de los objetivos definidos en los planes.
En este esfuerzo por analizar los objetivos,
jugarán un papel especialmente importante los parámetros y criterios de
evaluación que hayan sido definidos como parte de los planes. Efectivamente,
ellos no sólo son instrumentos que dan a la organización la capacidad de
identificar y subsanar cualquier desviación en la ejecución de los planes, sino
que también son útiles para indicarle la necesidad de enmendar sus estrategias,
señalando incluso en qué áreas de su accionar deben realizarse las
modificaciones respectivas.
3.7 Cuestionamiento periódico de los
supuestos de planificación
Las premisas básicas que sustentan los
procesos de planificación y, por ende, el desarrollo de las labores
institucionales cotidianas, deberán ser analizadas y cuestionadas
periódicamente para determinar su validez ante los cambios ambientales internos
y externos y asegurarse el cumplimiento de los objetivos y la misión institucionales.
Declaración interpretativa
No puede pretenderse que algún proceso de
planificación sea perfecto y se fundamente en datos que indiquen con una
certeza total cuáles serán las circunstancias internas y externas que deberá
enfrentar la organización para ejecutar eficazmente la estrategia formulada.
Así las cosas, los planificadores deben fundamentar su trabajo en supuestos y
escenarios que tengan una elevada probabilidad de ocurrencia.
Algunos de esos supuestos están dados por la
cultura organizacional. Muchos de ellos son aceptados inconscientemente por los
individuos en cada nivel de la institución, quienes dan por sentado que una
línea de conducta es el camino óptimo para desarrollar las actividades. Otros
supuestos deben ser establecidos mediante el análisis de las tendencias
ambientales y demás factores importantes.
En vista de la naturaleza inherente a las
premisas en cuestión, existen razones válidas para que la institución mantenga
una actitud crítica al respecto, entre las cuales pueden citarse como ejemplo
las siguientes:
a. No existe una seguridad absoluta acerca
del futuro, sino sólo una cierta capacidad de previsión basada en el análisis
de la institución y su entorno.
b. Los factores que condujeron a establecer
esos supuestos y a asumir esos escenarios pueden cambiar, por lo que la
organización se ve obligada a emprender medidas apropiadas para adaptarse a la
nueva situación.
c. Del mismo modo como actuar con base en
principios correctos, bien fundamentados y ajustados a la realidad será de gran
beneficio para el éxito organizacional, la existencia de paradigmas
inconsecuentes con la verdadera situación de la institución puede convertirse
en un obstáculo para el logro de los objetivos.
d. Los asuntos estratégicos son sumamente
importantes por su sensible efecto sobre el futuro de la organización, de modo
que esta última no puede permitirse el fundamentar sus actos en premisas
erróneas.
Mediante la evaluación de los supuestos de
planificación y de la forma como han sido afectados por la dinámica de los
riesgos, la institución podrá identificar la necesidad de revalorar las bases
sobre las cuales se han apoyado los procesos institucionales-incluyendo la
planificación-, para reconciliarlas con la realidad imperante y convertirlas, a
la luz de tales riesgos y de las condiciones actuales, en instrumentos
efectivamente útiles para definir el rumbo que se quiere imprimir al quehacer
organizacional.
CAPÍTULO
IV
Normas
generales relativas a las actividades de control
4.1 Prácticas y medidas de control
La administración debe diseñar y adoptar las
medidas y las prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos
organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para
el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características, en
general, de la institución y sus funcionarios, y que coadyuven de mejor manera
al logro de los objetivos y misión institucionales.
Declaración interpretativa
Las labores y los procesos organizacionales
deben incorporar medidas de control que permitan saber si en la gestión se ha
actuado de conformidad con la normativa legal, técnica y administrativa
aplicable, así como determinar el grado en que el cumplimiento de los objetivos
ha sido impulsado por el desarrollo de esas labores y procesos.
Al definir cuáles mecanismos de control son
los más apropiados, deben considerarse los riesgos identificados y evaluados
para los diferentes procesos y actividades; la posibilidad de que se presenten
errores, omisiones o acciones contrarias a los intereses de la organización
durante el procesamiento; el costo que implicaría la operación de los
mecanismos de control en cuestión, y la capacidad del personal para ponerlos en
práctica. Por ello, las consideraciones de control que se presentan en esta
sección son puntos de aplicación general y no resultan exhaustivos; por ello,
cada institución debe tener presente que, dependiendo de su giro normal, pueden
existir consideraciones adicionales que beneficien su sistema de control y el
logro de sus objetivos.
4.2 Control integrado
Las medidas y las prácticas de control
interno diseñadas por la administración deberán establecerse para ejercer
control previo, concomitante y posterior de modo tal que estén integradas en
los procesos, actividades, operaciones y acciones y promuevan su ajuste a los
objetivos y misión organizacionales.
Declaración interpretativa
Debe procurarse que el control interno se
ejerza en todas las etapas de los procesos que desarrolla la organización;
consecuentemente, esos procesos deben contemplar medidas y procedimientos de
control previo, concomitante y posterior. Cada uno de estos tipos de control
tiene sus beneficios y sus desventajas; por ende, su aprovechamiento máximo
depende de que la administración diseñe un sistema que combine los controles
adecuadamente con las actividades y procesos.
En todo caso, los procedimientos y las
medidas de control previo, concomitante y posterior aplicables en la
organización deben quedar establecidos en los manuales de procedimientos que
emita la administración, como parte inherente de estos procedimientos. No
obstante, debe tenerse presente que, por ser el control interno un proceso
dinámico, tanto el sistema como los controles deben ser revisados
constantemente aún cuando estén formalmente establecidos, a fin de introducir
las mejoras que procedan.
4.3 Análisis de costo/beneficio
La implantación de cualquier medida, práctica
o procedimiento de control debe ser precedida por un análisis de
costo/beneficio para determinar su viabilidad, su conveniencia y su
contribución al logro de los objetivos.
Declaración interpretativa
La Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) -agrupación internacional de organismos
superiores de control señala que mantener un sistema de control- interno que
eliminara todo riesgo de pérdida, resultaría una empresa utópica y
probablemente más costosa que los beneficios obtenidos. En efecto, el control
interno es de tal naturaleza que resulta imposible implantar un sistema que resulte
perfecto y satisfaga a cabalidad todas las necesidades de la organización, por
causa de factores tales como la disponibilidad de recursos de la institución y
la falibilidad de los seres humanos encargados de diseñar los controles y de
ponerlos en práctica.
En vista de lo anterior, es necesario
determinar la importancia relativa de los riesgos que se pretende minimizar con
un control, evaluar los costos de los diversos controles que podrían
implantarse, y confrontarlos con su contribución esperada al éxito de la
institución en el cumplimiento de su misión, al logro de los objetivos y a los
esfuerzos por minimizar riesgos.
Como criterio elemental, debe tenerse en
cuenta que ningún control debería implicar un costo mayor que el beneficio que
pueda rendir. Se habla, entonces, de la viabilidad y la conveniencia como las
dos consideraciones esenciales de si una medida de control será útil para la
organización. La viabilidad tiene que ver con la capacidad de la institución de
implantar y aplicar el control eficazmente, lo que está determinado,
fundamentalmente, por su disponibilidad de recursos, incluyendo personal con
capacidad para ejecutar los procedimientos y medidas del caso y obtener los
objetivos de control pretendidos. Por su parte, la conveniencia se relaciona
con los beneficios esperados en comparación con los recursos invertidos, y con
la necesidad de que, como indica otra norma, los controles se acoplen a los
procesos, transacciones, operaciones y acciones de los funcionarios de manera
natural y se conviertan en parte de ellos, a fin de que contribuyan al logro de
los objetivos.
Por lo demás, debe tenerse en cuenta que si
un procedimiento o una práctica de control no satisfacen los criterios
mencionados, los responsables de diseñar, implantar y perfeccionar el control
interno deberán analizar la posibilidad de establecer medidas y procedimientos
supletorios, de manera que las eventuales debilidades no queden al descubierto
ni expongan al riesgo innecesariamente a la institución.
4.4 Responsabilidad delimitada
La responsabilidad por cada proceso,
actividad, operación, transacción o acción organizacional debe ser claramente
definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario
respectivo, según el puesto que ocupa.
Declaración interpretativa
La definición de la estructura organizativa
conlleva realizar un análisis de las labores que se efectúan dentro de la
institución y asignar la responsabilidad por su ejecución al puesto idóneo y,
por ende, al individuo apropiado, indicando cuál será el alcance de su
injerencia sobre los diversos procesos, actividades, operaciones, transacciones
o acciones organizacionales, y los parámetros con base en los cuales se
evaluará su desempeño.
Normalmente, la comunicación de tales asuntos
se hace mediante las descripciones de puestos en manuales o compendios, o por
medio de instrucciones impartidas por escrito y en términos claros y
específicos. Esos manuales de puestos, funciones, competencias u otros, deben
estar a disposición de todo el personal para que pueda utilizarlos como
referencia. Igualmente, deberían utilizarse como medio de capacitación -o como
referencia para ésta- a fin de que los servidores de nuevo ingreso tengan un
primer acercamiento con sus cargos y con las funciones respectivas.
4.5 Instrucciones por escrito
Las instrucciones de alcance general
deben darse por escrito y mantenerse en un compendio ordenado, actualizado y de
fácil acceso que sea de conocimiento de todos y cada uno de los funcionarios de
la institución. De igual manera, las órdenes e instrucciones más específicas y
relacionadas con asuntos particulares de especial relevancia deben emitirse
mediante nota o memorando a los funcionarios responsables de su cumplimiento.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
Las instrucciones que deban ser observadas
por todos los funcionarios de la institución deben ser emitidas de manera
clara, concisa y por escrito, independientemente de que ello se haga utilizando
comunicaciones impresas o medios electrónicos. Lo anterior conlleva la
necesidad de que se utilice un estilo de redacción que las haga fácilmente
comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la
ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones
erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o
adversos.
Tales instrucciones deben ordenarse en una
especie de manual o compendio de operaciones que debe ser actualizado
periódicamente para ajustarlo a los cambios en las necesidades y procesos
organizacionales. También, es necesario que tanto el manual como sus
actualizaciones se divulguen ampliamente en la organización y estén disponibles
para su ulterior consulta por parte del personal interesado.
Por otra parte, las instrucciones dirigidas a
uno o varios funcionarios, que tengan especial importancia en virtud de su
efecto sobre las operaciones, las actividades o los procesos, o de su impacto
sobre los puestos respectivos también deberán darse por escrito, como medida de
protección tanto para la institución como para los servidores. Ejemplos de
tales instrucciones son la asignación de nuevas funciones, la solicitud de reportes
especiales y la designación para participar en comisiones o en grupos de
trabajo con un fin específico.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
4.6 Separación de funciones incompatibles
Deberán separarse y distribuirse entre los
diferentes puestos, las funciones que, si se concentraran en una misma persona,
podrían comprometer el equilibrio y la eficacia del control interno y de los
objetivos y misión institucionales. Igualmente, las diversas fases que integran
un proceso, transacción u operación deben distribuirse adecuadamente, con base
en su grado de incompatibilidad, entre los diversos funcionarios y unidades de
la institución, de tal manera que el control por la totalidad de su desarrollo
no se concentre en una única instancia.
Declaración interpretativa
Al asignar las labores a cada puesto, es
preciso asegurar que en ninguno de ellos se concentren funciones de carácter
incompatible, entendidas éstas como aquellas tareas cuya combinación en las
competencias de una sola persona, eventualmente podría permitir la realización
o el ocultamiento de fraudes, errores u omisiones. De conformidad con lo dicho,
entre otras, las funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de
transacciones, así como las de custodia de recursos, deben separarse
adecuadamente para reducir el riesgo de que se presenten situaciones
irregulares que menoscaben la seguridad de los bienes de la institución y el
cumplimiento de los objetivos. Por las mismas razones, debe procurarse que
ninguna unidad tenga a su cargo la totalidad de una transacción; operación o
proceso, a efecto de evitar que posea un control completo de los recursos y las
decisiones involucrados en su conclusión o requeridos para ella.
Como parte de las acciones tendentes a
satisfacer esta norma, los manuales o compendios de procedimientos aplicados
por la institución deben prever la secuencia lógica de actividades que
conforman un proceso organizativo, y su asignación a funcionarios diferentes
(de unidades distintas hasta donde sea posible) con base en la incompatibilidad
existente entre ellas, según se indica en el párrafo anterior.
Conviene señalar que la implantación efectiva
de medidas orientadas a asegurar la división del procesamiento de transacciones
procura un control cruzado (entre unidades e individuos) de las actividades
respectivas, con lo que se asegura, como efecto colateral, la corrección del
resultado final.
Por lo demás, es claro que las limitaciones
de recursos pueden ser un obstáculo para que algunas instituciones implanten
plenamente lo dispuesto por esta norma de control interno. En tales casos,
deberán efectuarse las separaciones referidas hasta donde sea posible sin elevar
el costo del control más allá de límites razonables, y suplir las eventuales
deficiencias mediante la aplicación de medidas alternas, como pueden ser una
supervisión más estrecha, el requerimiento de informes más frecuentes, la
ejecución de arqueos en lapsos menores, etcétera.
4.7 Autorización y aprobación de
transacciones y operaciones
La ejecución de los procesos, operaciones y
transacciones organizacionales deberá contar con la autorización respectiva de
parte de los funcionarios con potestad para concederla. Asimismo, los
resultados de la gestión deberán someterse al conocimiento de los individuos
que, en vista de su capacidad técnica y designación formal, cuenten con
autoridad jerárquica para otorgar la aprobación correspondiente.
Declaración interpretativa
Para que puedan rendir cuentas
satisfactoriamente por el descargo de los asuntos que les han sido
encomendados, los administradores de todo nivel deben ejercer un control
permanente sobre los procesos, las operaciones y las transacciones de su competencia,
según la delegación recibida de parte de los niveles superiores. Entre los
mecanismos de que disponen al efecto, les corresponde otorgar la autorización
previa para la ejecución de esos procesos, operaciones y transacciones, así
como evaluar los resultados del desempeño para conceder la aprobación posterior
o emprender medidas destinadas a corregir cualquier producto insatisfactorio.
Con ello se previene que se lleven a cabo acciones o transacciones
inconvenientes o contraproducentes para la organización, para sus recursos y,
por ende, para su capacidad de alcanzar los objetivos; a la vez, se obtiene una
seguridad razonable de que lo realmente ejecutado se ajuste a lo que se planeó
hacer y contribuya, en consecuencia, a la eficaz puesta en práctica de la
estrategia.
4.8 Documentación de procesos y transacciones
Los controles vigentes para los diferentes
procesos y actividades de la institución, así como todas las transacciones y
hechos significativos que se produzcan, deben documentarse como mínimo en
cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, el efecto o impacto recibido
sobre el control interno y los objetivos institucionales, las medidas tomadas
para su corrección y los responsables en cada caso; asimismo, la documentación
correspondiente debe estar disponible para su verificación.
Declaración interpretativa
Los objetivos institucionales, los controles
y los aspectos pertinentes sobre transacciones y hechos significativos que se
produzcan como resultado de la gestión, deben respaldarse adecuadamente con la
documentación de sustento pertinente. El primer requerimiento puede quedar
satisfecho en los planes estratégicos y operativos de la organización y en la
normativa interna vigente (manuales de puestos y procedimientos; circulares; disposiciones;
acuerdos que consten en actas y se comuniquen a quien corresponda, etc.). El
segundo tiene que ver con los documentos fuentes y los comprobantes de las
transacciones y operaciones.
Para que se considere útil y adecuada, la
documentación, en general, debe reunir los siguientes requisitos:
- Tener un propósito claro.
- Ser apropiada para alcanzar los objetivos
de la organización.
- Servir a los directivos para controlar sus
operaciones.
- Servir a los fiscalizadores u otras
personas para analizar las operaciones.
- Estar disponible y ser accesible para que
el personal apropiado y los auditores la verifiquen cuando corresponda.
4.9 Supervisión constante
La dirección superior y los funcionarios que
ocupan puestos de jefatura deben ejercer una supervisión constante sobre el
desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución, con
el propósito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la
normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.
Declaración interpretativa
La supervisión es un recurso y una obligación
de todo funcionario que realice funciones de administración a diversos niveles.
Como recurso permite adquirir, sobre la marcha, una seguridad razonable de que
la gestión real es congruente con lo que se planeó hacer y mantener el control
sobre cada paso de los procesos, transacciones y operaciones, desde el momento
en que se proponen y hasta después de su materialización. Como obligación, la
supervisión es mucho más que una mera observación de la forma como se
desarrolla el quehacer organizacional, pues además involucra comunicar a los
subalternos las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar la
gestión, aplicar justamente la autoridad precisa para que aquellas se implanten
con eficiencia y puntualidad, y generar en el personal la motivación requerida
para que colabore en la ejecución eficaz de los planes.
4.10 Registro oportuno
Lo hechos importantes que afectan la toma de
decisiones y acciones sobre los procesos, operaciones y transacciones deben
clasificarse y registrarse inmediata y debidamente.
Declaración interpretativa
Los datos sobre transacciones realizadas por
la organización y sobre hechos que la afecten, deben clasificarse y registrarse
adecuadamente para garantizar que continuamente se produzca y transmita a la
dirección información fiable, útil y relevante para el control de operaciones y
para la toma de decisiones. Con ese fin, debe establecerse la organización y
efectuarse el procesamiento necesario para registrar oportunamente la
información generada durante la gestión organizacional y para elaborar los
reportes que se requieran.
4.11 Sistema contable y presupuestario
Se establecerán sistemas contables y
presupuestarios de conformidad con las disposiciones legales y técnicas
vigentes.
Declaración interpretativa
Como medida fundamental para un control
interno exitoso, debe establecerse y mantenerse actualizado un sistema de
contabilidad que brinde una garantía razonable de que los registros consideran
tanto los recursos disponibles, como las obligaciones adquiridas por la
institución, y que brinde un conocimiento oportuno de las transacciones y una
expresión de los resultados de su gestión, de conformidad con los criterios
técnicos y legales aplicables. Asimismo, es preciso que exista un sistema
presupuestario congruente con la normativa aplicable y que permita a la
institución conocer su disponibilidad de recursos para la ejecución de los
planes. Para tales efectos debe considerarse la normativa emitida por las
autoridades competentes en el sector público.
4.12 Acceso a activos y registros
El acceso a los activos y registros de la
organización debe estar claramente definido y delimitado, de modo que sólo lo
obtengan los funcionarios autorizados por razón de su cargo y de las labores
correspondientes.
Declaración interpretativa
Las responsabilidades de los funcionarios
conllevan la necesidad de que éstos logren el acceso a los activos y la
información requeridos para que su desempeño sea adecuado; por consiguiente,
los controles deben prever la posibilidad de que cada individuo disponga de los
activos precisos, a la vez que se previene el acceso a éstos de otro personal
no autorizado. Lo anterior es particularmente importante en relación con
activos muy sensibles en virtud de su facilidad de sustracción o eventual abuso
o uso inadecuado; como en los casos del efectivo y de la información que no
pueda considerarse de carácter público a la luz de la legislación vigente.
Por otra parte, es preciso contemplar el efecto
de los sistemas de información computadorizados sobre el acceso a los recursos,
particularmente en cuanto a las aplicaciones que se utilizan para conceder
autorizaciones y aprobaciones, así como para obtener acceso a información
específica que puede resultar sensible. En todo caso, deben implantarse las
claves y los niveles de acceso pertinentes, así como los controles de uso,
tales como bitácoras y pistas de auditoría, que permitan seguir el rastro en el
uso de las facilidades de cómputo e informática para conocer lo actuado por los
funcionarios con acceso a los sistemas y para determinar su procedencia y
legitimidad.
4.13 Revisiones de control
Las operaciones de la organización deben ser
sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento,
que permitan detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con
respecto a lo planeado.
Declaración interpretativa
Como parte de las labores de control
concomitante, corresponde a la administración identificar los puntos de cada
transacción, proceso u operación en los cuales debería aplicarse, sobre la
marcha, una medida o un procedimiento de -control tal como una conciliación de
anotaciones, una verificación de datos o una revisión de resultados
intermedios- para asegurar el avance correcto y legítimo de las actividades
organizacionales.
Por lo demás, la intervención de funcionarios
diferentes en etapas secuenciales de las operaciones y de los procesos, permite
un control cruzado intermedio que procura un resultado de mayor calidad. La
aplicación de estos controles concurrentes no elimina la necesidad de la
autorización para el inicio de las transacciones, la aprobación final de los
resultados ni la eventual verificación posterior por la administración o
auditoría interna, cuando lo consideren pertinente.
4.14 Conciliación periódica de registros
Deberán realizarse verificaciones y
conciliaciones periódicas de los registros contra los documentos fuentes
respectivos, para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya
cometido en el procesamiento de los datos.
Declaración interpretativa
Las conciliaciones proceden tanto entre los
registros y los documentos fuente de las anotaciones respectivas, como entre
los registros de un departamento contra los generales de la institución, para
la información financiera, administrativa y estratégica propia de la gestión
institucional.
El primer caso es, por ejemplo, en el área
financiera, el correspondiente a los estados bancarios, que se comparan contra
los registros de las cuentas corrientes para verificar la exactitud de los
saldos y efectuar las correcciones que sean necesarias, incluyendo la
posibilidad de solicitar ajustes al banco; otro ejemplo es de los valores en
custodia por un agente externo, que requiere una corroboración de los registros
institucionales contra los estados periódicos de la central de valores o el
puesto de bolsa, según corresponda. De igual manera aplica para información
sensible que externamente alimenta o sirve de referencia para controlar los
datos incluidos en los sistemas de información sustantivos de la organización.
Tratándose de comparaciones de registros
departamentales contra los generales, los primeros deben cuadrar con las
cuentas de control. No obstante, debe tenerse presente el efecto que sobre los
registros contables tiene el procesamiento electrónico de la información; así,
cuando las transacciones se registran en línea, es probable que se tenga un
solo registro global y que la verificación, si es precisa y procedente, sea
exclusivamente contra los documentos que originaron las anotaciones.
4.15 Inventarios periódicos
La exactitud de los registros sobre activos y
disponibilidades de la institución deberá ser comprobada periódicamente
mediante la verificación y el recuento físico de esos activos u otros como la
información institucional clave.
Declaración interpretativa
La necesidad de contar con información
financiera, administrativa y de otra naturaleza para la toma de decisiones es
indicativa de la importancia de que los registros sean oportunamente
actualizados y, aun más, de que sean exactos y confiables. Una práctica
orientada a fomentar estos dos atributos es la verificación física de las
cantidades y características de los activos que puedan ser sujetos a recuento,
como son el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega, así
como la información y el conocimiento clave para la institución. La aplicación
de esta medida pretende detectar eventuales discrepancias entre los registros y
los activos o existencias físicas, que pueden obedecer a causas tales como la
sustracción, la omisión de anotaciones o una contabilización o custodia
errónea. En consecuencia, una vez efectuado el inventario físico, es preciso
analizar las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones
procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el
control. Por su parte, el jerarca deberá establecer y mantener actualizadas las
políticas que deberán observarse en cada caso.
4.16 Arqueos independientes
Deberán ser efectuados arqueos independientes
y sorpresivos de los fondos y otros activos de la institución (incluido el
acopio de información clave), por funcionarios diferentes de aquellos que los
custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan.
Declaración interpretativa
Los fondos fijos, las cajas chicas (de
efectivo, de timbres, etc.) u otras disponibilidades de que disponga la
institución deben someterse a arqueos sorpresivos; de igual modo debe
procederse -sin perjuicio de las disposiciones específicas que la Contraloría
General o autoridad competente emita en relación con ellos-cuando se trate de
otro tipo de activos e información clave que se caractericen por su facilidad
de sustracción, aun cuando éstos sean custodiadas por agentes externos.
En general, al aplicar el procedimiento deben
observarse algunos puntos esenciales para garantizar la eficacia y corrección
de lo actuado y de las medidas que puedan llegar a adoptarse para corregir
cualquier discrepancia. Así, es preciso (1) efectuar el arqueo de manera
sorpresiva, a fin de que el custodio no tenga oportunidad de cubrir cualquier
faltante o disimular cualquier hecho que perjudique la integridad del fondo o
activo y del cual él tenga conocimiento; (2) asignar la realización de este
control a un funcionario distinto de quienes custodian, administran, recaudan o
registran el activo, a fin de mantener la separación de funciones
incompatibles; (3) requerir la presencia del custodio durante todo el
procedimiento; (4) dejar constancia del arqueo, con las firmas de los
funcionarios participantes; (5) analizar las causas de cualquier desviación; y
(6) emprender las acciones correspondientes para corregir las discrepancias,
actualizar los registros, introducir las mejoras que procedan en los controles
del caso u otros, todo de conformidad con los reglamentos y las políticas que
haya definido la institución.
4.17 Formularios uniformes
Deberán implantarse formularios uniformes
para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se
realicen en la institución, los que contarán con una numeración preimpresa
consecutiva que los identifique específicamente. Igualmente, se establecerán
los controles pertinentes para la emisión, custodia y manejo de tales
formularios, según corresponda.
Declaración interpretativa
Debe establecerse, en las distintas áreas de
la institución, el uso permanente de formularios uniformes para la
documentación importante que se utiliza en el procesamiento de las
transacciones, por ejemplo, en materia financiera, incluye las solicitudes de
cheque, los cheques propiamente dichos, las órdenes de compra, las
requisiciones de materiales y suministros, las acciones de personal, las
solicitudes de servicios internos, etc.
Tales formularios deberán ser prenumerados cuando
se cuente con ellos físicamente; en caso de ser generados por un computador, el
programa respectivo deberá asignarles un número que los identifique individual
y específicamente. Esto permite obtener un consecutivo de toda esa
documentación, lo que a su vez facilita la verificación de que ningún
formulario haya sido sustraído para fines diferentes a los que persigue la
organización.
A fin de obtener los beneficios mencionados,
también es necesario poner en práctica los mecanismos de control idóneos y
pertinentes para la emisión, custodia y manejo de los formularios en cuestión.
Asimismo, debe considerarse el efecto de la tecnología sobre el uso de
formularios. En ese sentido, los sistemas informáticos deberán considerar
controles para asegurar la continuidad y secuencia a que se ha hecho referencia
respecto de los formularios virtuales que se generen en la institución,
independientemente de si éstos llegan a imprimirse o no. Con tal fin, es
preciso implantar los controles de acceso a los sistemas (niveles, claves,
etc.) que resulten más apropiados. Téngase presente, la demás normativa técnica
que sobre el particular emitan la Contraloría General de la República y otros
órganos competentes.
4.18 Rotación de labores
Deberá contemplarse la conveniencia de rotar
sistemáticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.
Declaración interpretativa
La rotación de labores tiene que
establecerse, cuando las circunstancias lo permitan, en forma sistemática entre
quienes ejercen tareas o funciones afines en distintas áreas de la institución.
En el área financiera, por ejemplo, una institución podría asignar la custodia
de los fondos fijos de caja chica por períodos definidos a funcionarios
diferentes. Igualmente, las conciliaciones de cuentas bancarias pueden rotarse
entre los funcionarios encargados de elaborarlas, de tal modo que ninguno de
ellos concilie una misma cuenta en períodos consecutivos.
La práctica en cuestión procura que los
funcionarios no tengan permanentemente el control de partes específicas de una
transacción ni de los recursos empleados en ellas, lo que brinda cierta
seguridad de que no se presentarán situaciones irregulares en relación con tales
transacciones y recursos. Asimismo, suministra parámetros de eficiencia
mediante la comparación del desempeño de funcionarios distintos en la misma
actividad, lo que permite descubrir más claramente las habilidades particulares
de cada uno y asignarles las tareas para las que están mejor dotados.
Finalmente, la rotación de deberes sirve como un mecanismo de capacitación,
pues al desarrollar actividades diferentes (tanto a modo de procedimiento
normal, como en el caso de suplencia de los compañeros que se encuentran en
vacaciones o incapacitados), los funcionarios entran en contacto con las
diversas etapas de los procesos organizacionales, y así llegan a comprender su
integración en el logro de objetivos mayores.
4.19 Disfrute oportuno de vacaciones
Deberá aplicarse la práctica de que los
funcionarios disfruten oportunamente de las vacaciones que les correspondan de
conformidad con la ley y los reglamentos internos.
Declaración interpretativa
Esta práctica permite efectuar una rotación
de funciones de manera indirecta. En efecto, cuando un funcionario se encuentra
disfrutando de sus vacaciones, otro debe asumir temporalmente esas labores, lo
que no sólo permite un control indirecto de las actividades correspondientes (y
por ende, la detección de omisiones o errores accidentales o voluntarios, así
como la identificación de modos más eficientes de realizar las mismas labores),
sino que evita la creación de "funcionarios indispensables" (aquellos
sin cuya presencia no es posible continuar con procesos específicos, por lo que
resultan virtualmente peligrosos para la salud de la organización, ante una
eventual renuncia, incapacidad u otra situación que los aleje de la institución
o los convierta en elementos negativos para ella).
Debe tenerse presente que el propósito de las
vacaciones consiste en permitir que los funcionarios disfruten de un descanso
periódico que permita mantener adecuadamente la salud, la integridad física y
mental para servir eficaz y eficientemente, en virtud de la importancia
estratégica que ello reviste para la organización. Por ende, las políticas
institucionales deberían disponer que los funcionarios tomen al menos una parte
de sus vacaciones como un período continuo de tal duración que obtengan ese
descanso.
4.20 Garantías a favor de la institución
La administración deberá velar porque los
funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores
propiedad de la institución, rindan de su peculio las garantías que procedan, a
favor de la Hacienda Pública o la institución respectiva, de conformidad con
las disposiciones legales y técnicas vigentes.
Declaración interpretativa
Sin perjuicio de otras medidas
complementarias, la administración debe velar porque los funcionarios
encargados de la recepción, administración, control y custodia de los recursos
públicos, estén respaldados por una garantía razonable y suficiente, que sirva
como medio para asegurar el adecuado cumplimiento de las obligaciones y deberes
que les corresponden, con estricto apego a principios de lógica, eficiencia,
eficacia, economía y legalidad.
4.21 Dispositivos de control y seguridad
Los equipos utilizados deberán contar con
dispositivos de control y seguridad apropiados para garantizar su óptimo uso en
las labores que corresponde cumplir a la institución.
Declaración interpretativa
Como ya se ha comentado, una de las
limitaciones del control interno obedece a que el sistema respectivo es operado
por personas, las que están propensas a cansancio, fatiga, descuidos, y
situaciones similares- incluyendo la posibilidad de colusión- que eventualmente
podrían conducir a errores y fallas. Por lo contrario, los equipos mecánicos,
automáticos y electrónicos normalmente rinden tasas de productividad y
exactitud apropiados, con lo que reducen el margen de error en las diversas
operaciones una vez que son ajustados y programados adecuadamente. Considerando
lo anterior, las instituciones deben utilizar tales equipos y dispositivos
siempre que su disponibilidad de recursos y las características de las operaciones
implicadas lo hagan posible. No obstante, estos equipos también deben ser
sometidos a las medidas de control pertinentes para asegurar, entre otras
cosas, que sólo sean accesados por personal previamente autorizado, que se
instalen y almacenen considerando condiciones adecuadas para su seguridad y
preservación, y que se utilicen de manera apropiada y exclusivamente en labores
estrictamente atinentes a la gestión corporativa. Igualmente, el personal
responsable de ellos debe saber cómo hacer uso de las facilidades
correspondientes, por lo que puede llegar a ser necesario brindarle alguna
capacitación para que adquiera las habilidades y los conocimientos pertinentes.
CAPÍTULO
V
Normas
generales relativas a sistemas de información
(Así
reformado el epígrafe anterior por la resolución de la Contraloría General de
la República del 2 de diciembre de 2003)
5.1 Obtención y comunicación de información
efectivas
La organización debe poner en ejecución los
mecanismos y sistemas más adecuados para obtener, procesar, generar y comunicar
de manera eficaz, eficiente y económica, la información financiera,
administrativa, de gestión y de otro tipo requerida en el desarrollo de sus
procesos, transacciones y actividades, así como en la operación de sus sistemas
de control con miras al logro de los objetivos institucionales.
Declaración interpretativa
La información es un ingrediente vital para
la conducción exitosa de una institución. Igualmente lo es la existencia de
medios eficientes para comunicar esa información en un formato claro y
conveniente, en los plazos más oportunos. Por lo anterior, corresponde a la
administración diseñar y operar métodos y mecanismos para obtener y comunicar
la información financiera, gerencial y de otro tipo necesaria para guiar sus
actividades y para satisfacer los requerimientos de terceras partes externas
que tienen alguna relación con la institución, ya sea por razones comerciales,
de fiscalización o de otra naturaleza. También es importante el mantenimiento
de registros históricos sobre las operaciones organizacionales.
Por lo demás, tales métodos y mecanismos
deben resultar adecuados a la organización, considerando sus características
particulares, los procesos que realiza, su disponibilidad de recursos, las
habilidades de los funcionarios que habrán de operarlos, etcétera.
5.2 Calidad y suficiencia de la información
El control interno debe contemplar los
mecanismos necesarios que permitan asegurar la confiabilidad, calidad,
suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y
comunique.
Declaración interpretativa
La información es fundamental para la toma de
decisiones, la dirección de las operaciones y, en general, para la
administración de cualquier empresa. Por esa razón, el sistema de información
debe contemplar mecanismos y procedimientos coherentes para asegurar que la
información recopilada y generada presente un alto grado de calidad, para lo
cual debe contener el detalle adecuado según las necesidades de los distintos
niveles de gestión, poseer valor para la toma de decisiones, ser oportuna
(facilitada en el tiempo adecuado), estar actualizada, y ser fácilmente
accesible para las personas adecuadas. Además, la cantidad suficiente de
información también es importante; debe procurarse que se disponga de la
información necesaria para la toma de decisiones, sin que ello lleve a manejar
volúmenes grandes de información, más allá de lo requerido, suficiente y
conveniente.
5.3 Sistemas de información
El sistema de información que diseñe e
implante la organización deberá ajustarse a las características y ser apropiado
para satisfacer las necesidades de ésta.
Declaración interpretativa
Los sistemas de información -sean
computadorizados, manuales o una mezcla de ambos- constituyen un instrumento
para la implantación exitosa de las estrategias organizacionales y, por ende,
para la consecución de los objetivos y las metas. Por ello, la institución debe
analizar sus propias necesidades y diseñar e implantar los sistemas que
requiera con el propósito de disponer de información adecuada y suficiente. Lo
anterior significa que, en aras de su efectividad, los sistemas de información
deben ser diseñados e implantados "a la medida" de la institución y,
por consiguiente, fundamentarse en un plan estratégico, vincularse a la
estrategia global de la institución, y orientarse a la consecución de los
objetivos globales de la institución y a los específicos de cada actividad.
No debe obviarse la preeminencia de los
sistemas computadorizados y las facilidades que brindan para la obtención
expedita y oportuna de información que reúna características idóneas para su
utilización por los funcionarios que cuenten con la autoridad precisa para
actuar con base en el conocimiento que tengan de los resultados de tales
transacciones y hechos. En efecto, particularmente en el procesamiento en
línea, se asegura la actualización inmediata de los datos y se prevé la
generación automática de reportes. Con todo, debe tenerse siempre presente la
aplicación de controles adecuados a dichos sistemas, así como el cumplimiento
de cualesquiera otras disposiciones técnicas y jurídicas que guarden relación
con el asunto.
Conviene señalar que, en materia de sistemas
de información, debe contemplarse la normativa técnica que al respecto emita o
adopte la Contraloría General de la República y otros órganos y entes con
competencia al efecto.
5.4 Controles sobre sistemas de información
Los sistemas de información deberán contar
con controles adecuados para garantizar la confiabilidad, la seguridad y una
clara administración de los niveles de acceso a la información y datos
sensibles.
Declaración interpretativa
La calidad de la información se verá
parcialmente determinada por los controles de acceso que se apliquen a los
sistemas de información. En el caso de sistemas computadorizados, debe tenerse
presente la existencia de controles generales, de aplicación, de operación y
otros de conformidad con la normativa vigente al efecto; respecto de éstos,
debe crearse una estructura adecuada para asegurar el funcionamiento correcto y
continuo de los sistemas, su seguridad física y su mantenimiento, así como la
integridad, la confiabilidad y la exactitud de la información procesada y
almacenada.
5.5 Canales de comunicación abiertos
Deberán establecerse canales de comunicación
abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y
oportunamente a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución.
Declaración interpretativa
El funcionamiento eficaz del sistema de
control interno requiere la existencia de canales que posibiliten e incentiven
la comunicación abierta, correcta y oportuna entre el personal. En general, los
canales oficiales deben ser tales que permitan la circulación expedita de la
información, de modo que ésta sea trasladada al funcionario competente para
actuar con base en ella, en un formato adecuado para su análisis, y dentro de
un lapso conveniente para que sea posible tomar las decisiones pertinentes.
Como medida preventiva, debe insistirse en que estos canales sean usados
uniforme y constantemente por el personal, pero ello no implica que deba
desestimarse por completo la posibilidad de que, para efectos internos, en
determinadas circunstancias y bajo condiciones previamente definidas, algunos
canales informales lleguen a ser útiles para hacer llegar, a la persona
indicada dentro de la institución, el conocimiento requerido acerca de las
situaciones dignas de atención.
Por lo contrario, para la comunicación
externa sí deberían aplicarse controles más rigurosos, a fin de procurar que se
entere a las partes externas sobre la información que proceda y evitar que se
divulguen datos cuya difusión sería inconveniente; asimismo, esos canales deben
promover la captación de conocimientos útiles sobre el entorno.
5.6 Archivo institucional
La institución deberá implantar y aplicar
políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los
documentos e información que deba conservar en virtud de su utilidad o por
requerimiento técnico o jurídico, incluyendo los informes y registros
contables, administrativos y de gestión con sus fuentes de sustento.
Declaración interpretativa
La importancia del mantenimiento de archivos
institucionales se pone de manifiesto en la necesidad de contar con material de
referencia sobre la gestión, y particularmente cuando se considera la eventual
responsabilidad de los servidores públicos y, por ende, la obligación de contar
con evidencia cuando ella se requiera.
El artículo 39 de la Ley del Sistema Nacional
de Archivos (Nº 7202 del 24 de octubre de 1990) se refiere a dos tipos de
archivos en las instituciones de la Hacienda Pública, los cuales deben
mantenerse técnicamente organizados; ellos son:
- Archivos de gestión: Son los archivos de
las divisiones, departamentos, secciones y cuales quiera otras unidades
institucionales, en los cuales éstas reúnen, conservan, clasifican, ordenan,
describen, seleccionan, administran y facilitan la documentación que ellas
producen.
- Archivos centrales: Son unidades
específicas que, en relación con el archivo, cumplen las mismas funciones que
las otras unidades, pero centralizando la documentación de toda la institución.
Por lo demás, el ordenamiento jurídico no
contempla un período de permanencia de los documentos en los diferentes
archivos, sino sólo lapsos aproximados para su traslado de los archivos de
gestión a los archivos centrales y de éstos al archivo histórico o final que
mantiene la Dirección General del Archivo Nacional (artículo 62 del Reglamento
a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C del 30
de enero de 1995). Por lo contrario, se indica que las instituciones
productoras de documentos son las responsables de fijar la vigencia
administrativa y legal de cada tipo documental, con base en lo dispuesto por el
artículo 129 de ese Reglamento y tomando como referencia los lapsos que indica
el artículo 62 mencionado, para lo cual se requiere la existencia de un comité
institucional de conservación de documentos que creará tablas de plazos de
conservación (instrumentos en los que constan todos los tipos documentales
producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas
las características de éstos y se fija el valor administrativo y legal), en
tanto que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos
determinará el valor científico-cultural de los documentos que hayan finalizado
su trámite administrativo, para su eventual traslado al archivo final.
Así las cosas, corresponde a la
administración establecer los procedimientos y las políticas que deberán
observarse en la creación y el mantenimiento de sus archivos, con base en las
disposiciones técnicas y jurídicas atinentes, en apoyo a los demás elementos
del sistema de control interno.
CAPÍTULO
VI
Normas
generales relativas al seguimiento
(Así
reformado el epígrafe anterior por la resolución de la Contraloría General de
la República del 2 de diciembre de 2003)
6.1 Seguimiento del control interno en
operación
Deberá observarse y evaluarse el
funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia
y la calidad del control interno en operación y emprender las modificaciones
que sean pertinentes para mantener su efectividad.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
El control interno es un proceso permanente
que debe llegar a convertirse en una actitud de todos los funcionarios, quienes
deben percibirlo como un medio para procurar el cumplimiento los objetivos de
la institución. Se habla, entonces, del "autocontrol", como una
obligación inherente a todo funcionario.
Puesto que el control, en su naturaleza
previa, concomitante y posterior, forma parte de todas las actividades
organizacionales, es preciso analizar cuál es su efecto sobre las diversas
fases de los procesos respectivos, tomando en consideración los criterios de
viabilidad y conveniencia de tales controles, así como la posibilidad de
mejorar y perfeccionar el sistema de control interno. Con ese propósito, es
preciso aplicar una evaluación sobre la marcha, mediante la puesta en práctica
de actividades administrativas y de supervisión durante las actividades, así
como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores
los funcionarios encargados de tareas específicas. Igualmente, el jerarca debe
poner en práctica los mecanismos más apropiados para que, periódicamente y
cuando se estime conveniente, se conduzcan evaluaciones del sistema de control
interno y de las diferentes medidas de control que se encuentran en operación.
Por su parte, la unidad de auditoría interna
debe colaborar en esa labor, aportando sus comentarios, sugerencias y asesoría,
a la luz de los resultados de los estudios que practique, sin perder de vista
que la responsabilidad primordial por el sistema corresponde al jerarca y a sus
titulares subordinados.
6.2. Seguimiento de las actividades
Las actividades que se efectúan en la
organización deben estar sujetas a un proceso de monitoreo constante que
permita conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de
sus objetivos, encauza las labores hacia tales objetivos y toma las acciones
correctivas pertinentes.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
Las actividades institucionales deben ser
objeto de un monitoreo constante mediante la aplicación de las medidas de
control previo, concurrente y posterior que corresponda, a fin de guiar las
operaciones y conocer oportunamente el grado de efectividad de su desempeño. Lo
anterior permitirá identificar eventuales desviaciones y emprender medidas
correctivas en el momento propicio, así como otras acciones que prevengan el
surgimiento de situaciones similares en el futuro.
6.3 Seguimiento constante del ambiente
El jerarca, en primera instancia, y por
extensión, los titulares subordinados de todos los niveles de la organización,
deben efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les
permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones
real o potencialmente incidentes en el desarrollo de las funciones
institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos
previstos.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
(Reformado
parcialmente por la Resolución de las 10:00 horas del 02 de diciembre de 2003,
publicada en La Gaceta N° 248 de 24 de diciembre de 2003.)
Las fuerzas ambientales tienen un impacto
notable sobre el desempeño de la organización. Por ese motivo, su observación
es una actividad esencial para que la administración sepa cuáles son los
condicionantes externos y los rasgos propios a que debe dirigirse la mayor
atención. Así, al evaluar el ambiente, la administración debe contemplar como
parte de él tanto el medio externo como la propia situación institucional y las
características internas.
El conocimiento de la institución y su
entorno dará a la administración activa una herramienta de apreciable valor
para realizar un trabajo que le permita conducir efectivamente a la institución
hacia el cumplimiento de sus objetivos, de su misión y de su visión, enfrentando
para ello las debilidades y amenazas y aprovechando las fortalezas y
oportunidades. Por ese motivo, es necesario que el jerarca y los titulares
subordinados conciban la observación del ambiente como una actividad constante.
6.4 Evaluación del desempeño institucional
El jerarca y todos los funcionarios que
participan en la conducción de las labores de la institución, deben efectuar
una evaluación permanente de la gestión, con base en los planes
organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el
acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad
aplicables.
Declaración interpretativa
La administración activa debe ejercer un
control permanente sobre la ejecución de los procesos, las transacciones,
operaciones y eventos para asegurarse de que se observen los requisitos
normativos vigentes (jurídicos, técnicos y administrativos; de origen interno y
externo) y para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda
poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia,
economía y legalidad aplicables. Durante el proceso respectivo, los indicadores
de desempeño establecidos en los planes también deben aplicarse como puntos de
referencia.
Esta labor de vigilancia debe conducirse
desde antes del inicio de las operaciones, transacciones y procesos, durante su
ejecución y después de que ésta ha concluido, considerando que, en cada una de
estas etapas, la evaluación se lleva a cabo para satisfacer propósitos
diferentes.
El proceso en cuestión permite crear una
conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados
organizacionales, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad.
Asimismo, contribuye al aprendizaje de la institución, pues la observación de
las labores desde antes de su ejecución permite apreciar y evaluar el desempeño
como indicador de la capacidad institucional para ejecutar cabalmente la
estrategia. Asimismo, la retroalimentación obtenida con respecto al
cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario modificarlos para
fortalecer a la organización y enfrentar cualesquiera peligros ambientales que
existan en el momento o que puedan preverse en el futuro.
6.5 Rendición de cuentas
El jerarca y los demás funcionarios en todos
los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de
los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de
los resultados esperados, para lo que se apoyarán en el control interno.
Declaración interpretativa
El jerarca y los funcionarios de todos los
niveles de la organización son los responsables de distribuir y utilizar
convenientemente los recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos
con que cuenta la organización para asegurar la generación de los resultados
esperados. En consecuencia, de acuerdo con las disposiciones constitucionales,
legales y técnicas vigentes, deben estar preparados para rendir cuentas en
cualquier momento (como mínimo anualmente) ante la instancia que corresponda,
acerca del uso de los recursos y de los resultados de la aplicación de éstos a
las actividades organizacionales. Con ese fin, el sistema de control interno
debe ser tal que refuerce y apoye el compromiso por la rendición de cuentas,
mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de la
información precisa para la evaluación del desempeño y la consecuente toma de
decisiones.
6.6 Reporte de deficiencias
Las deficiencias y desviaciones de la gestión
de cualquier naturaleza y del control interno, deben ser identificadas
oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad
suficiente para emprender la acción preventiva o correctiva más acertada en el
caso concreto.
Declaración interpretativa
La obtención de datos útiles y concretos
sobre el funcionamiento del sistema de control interno y la corrección del
desempeño institucional requiere, por una parte, que los controles hayan sido
adecuadamente definidos a la luz de las características institucionales y los
recursos disponibles al efecto, y por otra, que esos controles se apliquen con
oportunidad para conocer cualquier situación anómala o adversa en la gestión
institucional. A su vez, el uso eficiente y eficaz de ese conocimiento requiere
que se comunique convenientemente y en el momento preciso a los funcionarios
responsables de los procesos, transacciones y operaciones afectados, para que
ellos lo tomen en consideración al emprender las decisiones y acciones pertinentes.
En consecuencia, la administración también debe establecer formalmente,
mecanismos y canales de comunicación que permitan a quienes detecten una
deficiencia (los funcionarios, los supervisores, los auditores, etc.) informar
de las situaciones detectadas a la persona capaz de emprender las disposiciones
y de ejercer la autoridad precisa para corregirlas.
6.7 Toma de acciones correctivas
Cuando el funcionario responsable con
autoridad al efecto detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en
el control interno, o sea informado de ella, deberá determinar cuáles son sus
causas y las opciones disponibles para solventarla y adoptar oportunamente la
que resulte más adecuada a la luz de los objetivos y recursos institucionales.
Declaración interpretativa
La efectividad del sistema de control interno
depende en buena parte, de que las deficiencias o desviaciones en la gestión
sean identificadas oportunamente, de que éstas se comuniquen en el momento
preciso a la persona apropiada dentro de la organización, y de que esa persona
determine con claridad las opciones más convenientes para solucionar el caso
particular y actúe de conformidad con ellas, para beneficiar la ejecución de
los planes organizacionales.
Por ende, el funcionario responsable debe
analizar y solucionar oportunamente toda deficiencia o desviación que se
identifique, para prevenir o corregir cualquier consecuencia capaz de
menoscabar la eficacia organizacional. De acuerdo con este enfoque, cuando la
persona que descubra una situación negativa no disponga de autoridad suficiente
para imponer las medidas preventivas o correctivas procedentes, deberá
trasladar el caso al funcionario de nivel superior idóneo en el tiempo más
próximo posible para que éste tome la decisión pertinente a efecto de que
determine e implante la solución respectiva. En última instancia, el recurso
definitivo corresponde al máximo jerarca de la institución, como encargado
principal del sistema de control interno y de los demás sistemas
organizacionales.
6.8 Asesoría externa para seguimiento del
control interno
Cuando la Administración estime oportuno
contratar asesores externos cuyo servicio o producto final conlleve la emisión
de recomendaciones orientadas a fortalecer el control interno, deberá coordinar
con la unidad de auditoría interna a fin de obtener criterios que coadyuven
para el éxito de la contratación y sus resultados, se eviten duplicidades,
ineficiencias u otros posibles inconvenientes en el uso de los recursos
destinados a la fiscalización.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Declaración interpretativa
Cuando se contraten servicios profesionales
externos como complemento a las actividades de monitoreo que sobre el sistema
de control realiza la Administración, el responsable de dicha contratación
deberá de estar bien definido respecto del objetivo, alcance, enfoque y del
producto resultante desde la perspectiva del control interno de los fondos
públicos involucrados. Asimismo, debe evitar posibles duplicidades e
ineficiencia en relación con el plan de trabajo de auditoría interna. Por ende,
el funcionario responsable debe analizar y solucionar oportunamente toda
deficiencia o desviación que se identifique, para prevenir o corregir cualquier
consecuencia capaz de menoscabar el uso de los fondos públicos destinados a la
contratación.
6.9 Acatamiento de la normativa en auditorías
externas
Cuando se empleen los servicios de auditores externos,
el jerarca deberá tomar las previsiones y velar porque, en los contratos
respectivos, se contemple la obligación de que dichos auditores, en lo
correspondiente verifiquen el cumplimiento, por parte de la entidad u órgano,
de las normas jurídicas y técnicas de control interno. De igual modo, la
administración debe garantizar que en esos contratos se incluya como obligación
para los contratados, en lo pertinente, el cumplir con la normativa de
auditoría vigente para el Sector Público.
Declaración interpretativa
Los contratos en los que se estipulen los
servicios que brindarán los auditores externos deberán indicar la obligación
que tendrán éstos por cumplir la normativa en materia de auditoría que les
resulte aplicable; como parte de ella, deberá considerarse la emitida por la
Contraloría General de la República y la que provenga de otros órganos y
entidades con potestad para la promulgación de normativa en áreas específicas,
de conformidad con los asuntos que vayan a ser cubiertos por los servicios de
los auditores externos. Igualmente, deberá preverse la verificación, por parte
de esos auditores, de que la institución haya observado las normas y
disposiciones provenientes de la Contraloría General, de los órganos de control
y de otras instancias facultadas para normar, regular o fiscalizar la gestión
organizacional respectiva. En el caso particular de los Despachos o auditores
externos que vayan a ser contratados por la administración, deberán demostrar
niveles satisfactorios en términos de cantidad y calidad del personal y otros
recursos para brindar los servicios requeridos
(Así
adicionado el punto 6.9 anterior por la resolución de la Contraloría General de
la República del 2 de diciembre de 2003)
GLOSARIO
Actividades de control
Uno de los cinco componentes funcionales del
control interno. Corresponde a las políticas y los procedimientos que los
jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se
realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional
satisfactorio, como base para una administración eficaz del riesgo con miras al
logro de los objetivos de la organización.
Administración activa
Uno de los dos componentes orgánicos del
control interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria,
ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el
punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa
que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca como última instancia. Es el
sujeto pasivo de la fiscalización superior que realiza la Contraloría General
de la República (incluye a la Auditoría Interna).
Administración de riesgos
Gestión que se efectúa para limitar y reducir
el riesgo asociado con todas las actividades de la organización a diferentes
niveles. Incluye actividades que identifican, miden, valoran, limitan y reducen
el riesgo. De esas actividades, el control interno contempla la identificación
y la valoración de los riesgos.
Ambiente de control
Uno de los cinco componentes funcionales del
control interno. Comprende el conjunto de factores del ambiente organizacional
que el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios deben
establecer y mantener, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de
apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa del
patrimonio público.
Auditoría interna
Uno de los dos componentes orgánicos del
sistema de control interno. Es la actividad independiente, objetiva, asesora y
que proporciona seguridad al ente u órgano, que se crea para agregar valor y
mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos
institucionales mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para
evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y
de los procesos de dirección en las instituciones y órganos. Debe proporcionar
a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y demás
servidores de la institución se realiza con apego a sanas prácticas y al marco
jurídico y técnico aplicable.
Control interno
También denominado "sistema de control
interno". Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la
administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la
consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las
siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra
cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b)
Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las
operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Criterios fundamentales de control
Orientaciones básicas emitidas por el jerarca
para el funcionamiento de cada uno de los componentes del sistema de control
interno vistos individualmente y en su interacción.
Eficacia de las operaciones
Capacidad de las operaciones para contribuir
al logro de los objetivos institucionales de conformidad con los parámetros
establecidos.
Eficiencia de las operaciones
Capacidad de las operaciones para aprovechar
racionalmente los recursos disponibles en pro del logro de los objetivos
institucionales, procurando la optimización de aquéllos y evitando dispendios y
errores.
Informe CoCo
Guía de control emitida en 1995 por la Junta
de Criterios de Control (CoCo, por las siglas en inglés de Criteria of Control
Board) del Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA, por las
siglas en inglés de Canadian Institute of Chartered Accountants), que
desarrolla veinte criterios para un control interno efectivo, agrupadas en
cinco categorías, a saber:
- Propósito
- Compromiso
- Capacidad
- Vigilancia
- Aprendizaje
Informe COSO
Informe sobre el "Marco Integrado de
Control Interno" (Internal Control-Integrated Framework) elaborado en 1992
por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO,
por las siglas en inglés de Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commision), con base en una recopilación a nivel mundial de información
sobre tendencias y conocimientos relativos a control interno. El informe
presenta una visión actualizada de la materia, que se encuentra vigente en los
Estados Unidos de América y ha logrado reconocimiento en diversos países y
organizaciones internacionales.
INTOSAI
Siglas en inglés de la "Organización
Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores" (INTOSAI),
organismo autónomo, independiente y apolítico, con sede en Viena (Austria),
creado como una institución permanente para fomentar el intercambio de ideas y
experiencias entre las Entidades Fiscalizadoras Superiores de los países
miembros, en lo que se refiere a la auditoría gubernamental. La Contraloría
General de la República de Costa Rica está adscrita a este organismo.
Jerarca
Superior jerárquico supremo del órgano o ente
y quien ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente; puede ser
unipersonal (ejemplos: ministro o presidente ejecutivo) o colegiado (ejemplos:
concejo municipal o junta directiva).
Misión
Enunciado que describe el propósito
fundamental y la razón de existir de una dependencia, institución o unidad;
define el beneficio que pretende dar, y establece las fronteras de
responsabilidad, así como su campo de especialización.
Objetivos estratégicos
Propósitos definidos en términos generales
que identifican las finalidades hacia las cuales deben dirigirse los recursos y
esfuerzos para dar cumplimiento a la misión y los propósitos institucionales.
Objetivos operativos
Expresión cualitativa de un propósito particular
en un periodo determinado, que debe responder a las preguntas "qué" y
"para qué". Se diferencia del objetivo estratégico por su nivel de
detalle y complementariedad. Su característica principal es que debe permitir
cuantificarse para que sea expresado en metas.
Planificación estratégica
Proceso que permite a la organización y a sus
dependencias establecer su misión, visión, valores y demás ideas rectoras, así
como definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus
objetivos, a efecto de satisfacer las necesidades a las cuales se orientan sus
bienes o servicios.
Planificación operativa
Proceso mediante el cual la organización
selecciona alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas
generales, tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y
potenciales para concretar programas y acciones específicas en el tiempo y el
espacio.
Políticas
Criterios o directrices de acción elegidas
como guías en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar
las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.
Sirven como base para la implementación de los procedimientos y la ejecución de
los controles atinentes.
Rendición de cuentas
Obligación de responder por la responsabilidad
conferida. Incluye la obligación de explicar y justificar acciones específicas
realizadas con el patrimonio público.
Riesgo
Probabilidad de que un factor, acontecimiento
o acción, sea de origen interno o externo, afecte de manera adversa a la
organización, área, proyecto o programa y perjudique el logro de sus objetivos.
Seguimiento
Uno de los cinco componentes funcionales del
sistema de control interno. Incluye las actividades que se realizan para
valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno -y, por
ende, el logro de los objetivos institucionales- a través del tiempo y asegurar
que el sistema pueda reaccionar de manera dinámica según requieran las
condiciones imperantes y, más específicamente, la evolución del riesgo.
Asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de
otras revisiones se atiendan con prontitud.
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Seguridad razonable
El concepto de que el control interno, sin
importar cuán bien esté diseñado y sea operado, no puede garantizar que una
institución alcance sus objetivos, en virtud de las limitaciones inherentes a
todos los sistemas de control interno, tales como los errores de juicio, las
limitaciones de recursos, la necesidad de considerar el costo de los controles
frente a sus beneficios potenciales, la eventualidad de violaciones del
control, y la posibilidad de colusión y de infracciones por parte de la
administración, y el impacto de otras actuaciones que no son elementos del
control interno, entre otros, la determinación de la misión, visión e ideas
rectoras.
Sinergia
Acción de dos o más causas cuyo efecto es
superior a la suma de los efectos individuales.
Sistemas de información
Uno de los cinco componentes funcionales del
sistema de control interno. Se refiere al proceso mediante el cual la
administración activa identifica, registra y comunica en la forma, el tiempo y
las condiciones precisas, la información financiera, administrativa o de otra
naturaleza, relacionada con actividades y eventos internos y externos
relevantes para la organización y para otras instancias interesadas. (Véase
Artículo 16 de la Ley General de Control Interno.)
(Así
reformado el párrafo anterior por la resolución de la Contraloría General de la
República del 2 de diciembre de 2003)
Titular subordinado
Funcionario de la administración activa
responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
Ejemplo: gerentes y jefes de unidad.
Valoración del riesgo
Uno de los cinco componentes funcionales del
control interno. Corresponde a la identificación y evaluación de los riesgos
que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas,
relevantes para la consecución de sus objetivos, que deben realizar el jerarca
y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben
administrar dichos riesgos.
Valores éticos
Valores morales que permiten a quien toma una
decisión, determinar un curso de comportamiento apropiado, basados en lo que
está bien, lo que puede ir más allá de lo que es legal.
Visión
Perspectiva que describe un escenario
altamente deseable como estado futuro de la organización. Permite tener
claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una
organización, pues permite visualizar los deseos, sueños, anhelos, aspiraciones
que se quieren traer a la realidad.
ANEXOS
Resumen
ejecutivo para establecer y mantener un control interno efectivo
Tomado de: Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Control Interno: Brindando las
Bases para la Rendición de Cuentas en el Gobierno: Una introducción al control
interno para gerentes en organizaciones gubernamentales. 2001.
Lista de control
Al establecer el sistema de control interno,
usted ha:
¿Valorado los riesgos a los que se enfrenta
la organización?
¿Identificado los objetivos del control para
manejar los riesgos?
¿Establecido las políticas y procedimientos
de control para alcanzar los objetivos del control?
¿Creado un ambiente de control positivo?
¿Mantenido y demostrado integridad personal y
profesional y valores éticos?
¿Mantenido y demostrado un nivel de habilidad
necesario para ayudar a asegurar un desempeño eficaz y efectivo?
¿Mantenido y demostrado una suficiente
comprensión de los controles internos para delegar responsabilidades
eficazmente?
Para implementar el control interno, usted
ha:
¿Adoptado el control interno eficazmente en
su organización?
¿Basado el control interno de la organización
en normas de control interno?
¿Incluido en el sistema de control interno de
la organización prácticas de control rentables y apropiadas?
¿Prescrito las prácticas de control por medio
de directrices de la gerencia, de planes y de políticas?
¿Establecido los medios para supervisar continuamente
el funcionamiento de las prácticas de control interno de la organización?
Con respecto a la función de auditoría, usted
ha:
¿Comprendido la diferencia entre el control
interno y la auditoría interna?
¿Reconocido que la función de auditoría es integral
con el control interno de su organización?
¿Establecido una función de auditoría y
proporcionado los recursos necesarios para su actuación?
¿Asegurado la independencia de la auditoría
de la organización?
¿Delegado la responsabilidad a la auditoría
de la organización para evaluar la efectividad de las prácticas auditadas de
control interno de la organización?
¿Establecido un sistema para supervisar el
progreso de la organización al implementar las recomendaciones del auditor
interno y externo?
Tomado de: Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Control Interno: Brindando las
Bases para la Rendición de Cuentas en el Gobierno: Una introducción al control
interno para gerentes en organizaciones gubernamentales. 2001.