TITULO VII. NORMAS PARA EL USO DE REUNIONES VIRTUALES INSTITUCIONALES

Artículo 12. Son normas para el uso de reuniones virtuales las siguientes:

i. Todo funcionario del Conavi con acceso a la red institucional contará con acceso al módulo de reuniones virtuales institucionales.

ii. Deberá utilizar los medios electrónicos de videoconferencias que pone a su disposición la institución para obtener un mejor provecho del tiempo, evitando el traslado de un lugar a otro de los participantes, la búsqueda de un lugar para reuniones entre otros.

iii. Deberá identificar los participantes relevantes que debe invitar a la videoconferencia y convóqueles formalmente por los canales electrónicos disponibles, con el tiempo prudencial que permite obtener espacio en la agenda de cada participante y solicite confirmación de asistencia.

iv. Deberá ser puntual a la hora de ingresar a la sala de videoconferencia. Se recomienda un ingreso con al menos 15 minutos de antelación a la hora prevista para la reunión con el fin de probar detalles de funcionalidad del equipo y registrar el ingreso.

v. Deberá portar el vestuario adecuado para la reunión (camisa o camiseta con mangas, en el caso de varones; en el caso de las mujeres, evitar el uso de blusas sin tirantes).No se permite utilizar gorras, lentes oscuros u otro objeto que obstruya el reconocimiento de la persona.

vi. Se recomienda ubicarse en una zona física en la que no existan interferencias en la comunicación.

vii. Los usuarios de las reuniones virtuales deberán registrarse con su nombre y dos apellidos, cargo y nombre de la dependencia a la que pertenece.

viii. Durante la reunión, al igual que en las reuniones presenciales, se hará uso de la palabra cuando el moderador se lo indique, con el fin de mantener el orden.

ix. Deberá evitar conversar con personas o efectuar actividades ajenas a la reunión durante la sesión, pues esto puede provocar distracción.