Artículo 17.—Competencia. Corresponde a la Dirección Administrativa el control, vigilancia y seguimiento de las cauciones que se rindan en favor de la Defensoría de los Habitantes, según las siguientes funciones:

a) Compete al Director Administrativo y al Departamento de Recursos Humanos revisar anualmente el listado de funcionarias y funcionarios obligados a caucionar.

b) El Departamento de Recursos Humanos velará porque la caución se rinda dentro de los plazos señalados en este Reglamento, para lo cual deberá notificar a las y los caucionantes con al menos diez días hábiles de antelación al vencimiento. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades que le correspondan al jerarca y a los titulares subordinados.

c) El Departamento de Recursos Humanos coordinará con la Dirección Jurídica, la elaboración de los oficios mediante los cuales se comunicará a las y los funcionarios la obligación de caucionar.

d) Compete al Departamento de Recursos Humanos recibir, archivar y verificar la veracidad del medio de garantía suscrito por las y los funcionarios que caucionan y su renovación, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.

e) El Departamento de Recursos Humanos deberá informar al nivel de jefatura que corresponda, incluido al Defensor o Defensora de los Habitantes según sea el caso, el incumplimiento comprobado del funcionario o funcionaria obligado a rendir caución para que se adopten las medidas correspondientes.

f) El Departamento de Recursos Humanos comunicará a la entidad aseguradora dentro del plazo estipulado contractualmente, la ocurrencia del evento para el inicio de procedimiento previo a la ejecución de la garantía, a efectos del resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el o la caucionante al patrimonio de la Defensoría. En los casos en los que el funcionario o funcionaria ha rendido un medio de garantía distinto, pondrá en conocimiento al o la jerarca a efectos de que se adopten las medidas correspondientes.

g) Corresponde al Departamento de Recursos Humanos mantener un registro actualizado de las y los caucionantes que contenga al menos: nombre, puesto, nivel al que pertenece, Área o Departamento en el que labora, fecha de emisión y vencimiento de la garantía, además del tipo de garantía rendida, número de póliza, monto asegurado y monto desglosado de la prima, de ser el caso.

h) Compete al Departamento Financiero-Contable, calcular anualmente y mantener actualizados los montos que por concepto de las garantías deban rendir los caucionantes, según el nivel de responsabilidad en que se ubican. Los resultados de dicha actualización los comunicará por escrito a las y los funcionarios correspondientes. La omisión por parte del Departamento Financiero-Contable en la emisión de la mencionada comunicación, no exime de responsabilidad al servidor o servidora de mantener vigente y renovar oportunamente la póliza o el medio de garantía escogido.