TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

N° 8254-E8-2015.—Tribunal Supremo de Elecciones.— San José, a las diez horas treinta y cinco minutos del veintidós de diciembre de dos mil quince. (Exp. 297-Z-2015). 

Interpretación del artículo 24 del Código Electoral sobre el valor legal de las certificaciones digitales que emita el Tribunal Supremo de Elecciones desde su página web. 

Resultando: 

1°—Por oficio N° DGET-168-2015 del 27 de agosto de 2015 -recibido en la Secretaría del Tribunal el día siguiente-, el director general de Estrategia Tecnológica del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), Dennis Cascante Hernández, solicitó que este Colegiado, “… por la vía interpretativa,… homologue el nuevo documento de certificación digital que se expedirá en medios digitales, a los documentos físicos de certificaciones que refiere el párrafo tercero del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil, de modo tal que las certificaciones digitales tengan suficiente validez y valor legal.” (Folios 4-5). 

2°—Por acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria N° 75-2015, celebrada el 3 de setiembre de 2015, esta Autoridad Electoral turnó la indicada solicitud, correspondiéndole su instrucción a la magistrada Eugenia María Zamora Chavarría (folios 1-3 y Sistema de expedientes turnados). 

3°—En el procedimiento se han observado las prescripciones de ley.

Redacta la Magistrada Zamora Chavarría; y, 

Considerando: 

I.—Sobre la potestad del Tribunal Supremo de Elecciones para interpretar la normativa electoral. El inciso 3 del artículo 102 de la Constitución Política dispone que, al TSE le corresponde, en forma exclusiva y obligatoria, interpretar las normas constitucionales y legales referentes a la materia electoral, precepto constitucional que, a su vez, se desarrolla en el inciso c) del artículo 12 del Código Electoral, que señala que es potestad de este Tribunal “interpretar, en forma exclusiva y obligatoria, y sin perjuicio de las atribuciones de la Sala Constitucional en materia de conflictos de competencia, las disposiciones constitucionales y las demás del ordenamiento jurídico electoral, de oficio o a instancia del comité ejecutivo superior de cualquiera de los partidos políticos inscritos.” 

Desde la resolución N° 1863 de las 9:40 horas del 23 de setiembre de 1999 este Colegiado ha precisado que, los ejercicios hermenéuticos de carácter oficioso, son procedentes cuando se perciba la exigencia de interpretar o integrar el ordenamiento en punto a aquellas de sus disposiciones que no sean claras o suficientes, cuando su entendimiento literal conduzca a la desaplicación o distorsión de sus principios rectores o a una contradicción con mandatos constitucionales o cuando las previsiones requieran de una posterior complementación práctica para que surtan sus efectos. 

Esta última condición está presente en la materia que se abordará, por cuanto es de relevante interés público establecer –en virtud de las consecuencias que de ello se derivan– si las certificaciones digitales emitidas por la vía del portal de servicios digitales de la Institución, con base en lo estatuido en el artículo 24 del Código Electoral (el Código o el CE), tienen valor legal como instrumentos idóneos y reconocidos en las diversas transacciones y actos jurídicos que, en general ,efectúen las personas que adquieran certificaciones por ese servicio. 

II.—Sobre la solicitud planteada por el Director General de Estrategia Tecnológica del Tribunal Supremo de Elecciones. En oficio N° DGET-168-2015 del 27 de agosto de 2015, el director general (el director) de Estrategia Tecnológica (DGET) del TSE, Dennis Cascante Hernández, solicitó al Tribunal, en relación con la comercialización de certificaciones digitales (CDI) que, “… por la vía interpretativa,… homologue el nuevo documento de certificación digital que se expedirá en medios digitales, a los documentos físicos de certificaciones que refiere el párrafo tercero del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil, de modo tal que las certificaciones digitales tengan suficiente validez y valor legal.” (folios 4 frente-4 vuelto). Al respecto, indicó: 

“… esta Dirección por medio del Departamento de Comercialización de Servicios, con base en lo establecido en el artículo 24 del Código Electoral, se encuentra coordinando los esfuerzos pertinentes para la puesta en marcha de la comercialización del producto denominado: “Certificaciones Digitales” (CDI), que consiste en un modelo digital para emitir certificaciones registrales según lo dispuesto por el Superior en sesión N° 32-2013, el cual funcionará por medio de internet como un sistema de autogestión de certificaciones digitales de nacimientos, estados civiles, matrimonios y defunciones, lo que también se proyecta estar en algunos puntos de servicio que se defina a futuro. 

En ese sentido, a los fines de garantizar el éxito en la comercialización de dicho producto, de modo que éste sea un medio para generar recursos económicos que se destinarán en el mejoramiento de la prestación de los servicios públicos que son competencia exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones, se hace indispensable establecer que la emisión de certificaciones digitales a través del portal de servicios digitales de la Institución, disponen del valor legal necesario y suficiente para que sean instrumentos idóneos y reconocidos en las diversas transacciones y actos jurídicos que en general efectúen las personas que a bien tenga adquirir certificaciones mediante este servicio.” (folio 4 frente). 

Algunos de los aspectos relevantes asociados al producto en cuestión, indica el director, son los siguientes: 

“• La expedición de las CDI será efectuada mediante el sitio web institucional de forma automatizada a través de los sistemas de cómputo institucionales que extraerán los datos de la información contenida en las bases de datos del Tribunal Supremo de Elecciones, por lo que no hay intervención humana durante el proceso de expedición. 

• La prestación del servicio que actualmente se brinda en las ventanillas de la Sede central o en sus 32 Oficinas Regionales, para la expedición de certificaciones de hechos vitales o civiles en formato físico, continuará brindándose en forma gratuita. 

• El nuevo servicio constituye una alternativa para mejorar el acceso al servicio público para aquellas personas interesadas en adquirir el documento digital de CDI a través de medios tecnológicos.” (folio 4 vuelto). 

De ser aprobado el planteamiento, el director refiere que, como parte del diseño del producto, las CDI se emitirían con una leyenda, al pie de página, que indicaría lo siguiente: 

“ESTA CERTIFICACION, CUYOS DERECHOS ARANCELARIOS FUERON DEBIDAMENTE CANCELADOS, CONSTITUYE DOCUMENTO PUBLICO CONFORME LO ESTABLECE LA RESOLUCIÓN N.° XXX DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES, PUBLICADA EN LA GACETA N° XXX, DEL XXX DE XXX DE 2015. EN DICHO MARCO LEGAL SE ESTABLECE LA OBLIGATORIEDAD DE RECIBIR ESTE DOCUMENTO POR PARTE DE LOS ENTES PÚBLICOS Y PRIVADOS, ASÍ COMO PARA LOS PARTICULARES, EN CASO DE QUE SE LE PRESENTEN PROBLEMAS PARA LA RECEPCIÓN DE ESTE DOCUMENTO Y APLICACIÓN DE SUS EFECTOS LEGALES, SIRVASE COMUNICARLO A (por definir), Teléfono. 2287-(por definir). 

ESTIMADO USUARIO, EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES LE INDICA QUE EL VALOR DE LA PRESENTE CERTIFICACION FUE ESTABLECIDO POR EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES EN LA SUMA DE (por definir) LO QUE INCLUYE EL COSTO DE LOS TIMBRES RESPECTIVOS; NINGUNA PERSONA FISICA O JURIDICA PUEDE VARIAR ESE VALOR. 

EMITIDA A TRAVES DEL PORTAL DE SERVICIOS DIGITALES DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES Y CON DATOS CONSULTADOS DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO CIVIL, A LAS XXX HORAS XXX MINUTOS Y XXX SEGUNDOS, DEL XXX DE XXX DE 20XX. PODRÁ SER VERIFICADA EN EL SITIO www.tse.go.cr DENTRO DE LOS SIGUIENTES 30 DIAS NATURALES. SI LA CERTIFICACIÓN CONTIENE ALGUNA INCONSISTENCIA EN LA INFORMACIÓN, FAVOR DE CONTACTAR A (por definir), PARA DETERMINAR EL ORIGEN DE LA INCONSISTENCIA Y COMPETENCIA DE LA RESOLUCIÓN.”.” (folios 4 vuelto-5 frente). 

III.—Sobre el criterio del Tribunal respecto del valor legal de las certificaciones digitales emitidas por medio del portal de servicios digitales de la Institución. El artículo 24 del Código establece, en cuanto al cobro por algunos servicios no esenciales del Tribunal, lo siguiente: 

“El TSE podrá cobrar por el acceso electrónico con fines comerciales a la información que conste en sus bases de datos, mediante los mecanismos seguros que considere pertinentes y salvaguardando el derecho a la intimidad. Para ello, podrá contratar, con sujetos de derecho público o de derecho privado, el suministro electrónico de la información contenida en sus bases de datos, previo establecimiento, por parte del mismo Tribunal, del régimen tarifario aplicable a dichas relaciones contractuales. La información que suministre el Tribunal deberá respetar el principio de autodeterminación informativa, por lo que no podrá suministrar información de carácter confidencial. Asimismo, el Tribunal podrá cobrar por el suministro de otros servicios no esenciales como las publicaciones, los boletines o cualquier obra producida por la Institución o con su patrocinio, así como las capacitaciones a usuarios externos en materias propias de su competencia, salvo a los partidos políticos y los estudios genealógicos. 

Los recursos económicos que se generen al amparo de esta norma se depositarán en una cuenta de caja única autorizada por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, con la denominación de Fondo Específico del Tribunal Supremo de Elecciones. Este Fondo se destinará al mejoramiento de la prestación de los servicios públicos que son competencia exclusiva del Tribunal. Para disponer de estos recursos se deberá realizar la respectiva inclusión vía presupuesto ordinario o extraordinario de la República, diferenciando debidamente los gastos que se realizarán con cargo al Fondo referido.” 

Por su parte, el artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil (LOTSERC) dispone: 

“Las resoluciones del Registro Civil serán firmadas por el Director y por el jefe de la respectiva sección. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Tribunal Supremo de Elecciones podrá autorizar, por acuerdo que se publicará en el diario oficial “La Gaceta”, al Secretario General del Registro Civil o a los oficiales mayores, para que firmen estas resoluciones en sustitución del Director. 

Las resoluciones que dicte la Sección de Estudios y Resoluciones del Registro Civil, serán firmadas únicamente por el funcionario encargado de calificar y resolver las solicitudes presentadas. Si se interpusieran recursos, el Director será quien los resuelva y quien firme la respectiva resolución, junto con el jefe de la sección. 

Las certificaciones del Departamento Civil, serán expedidas y firmadas por los funcionarios que el Tribunal Supremo de Elecciones designe para ese fin, mediante acuerdo que se publicará en el diario oficial La Gaceta.

Las resoluciones del Registro podrán dictarse tanto en tiempo de trabajo ordinario como extraordinario.” 

Con base en esas normas, el Tribunal ya ha adoptado decisiones orientadas a que, desde la página web de la Institución, los usuarios de sus servicios puedan obtener las certificaciones a que se refiere el artículo 24 del Código en relación con el artículo 110 de la LOTSERC. Quedaría por determinar el alcance legal de ese tipo de documentos, cuyos contenidos se abordarán a continuación. 

III. A.- Antecedentes. En sesión ordinaria celebrada por el TSE el 26 de abril de 2011 (acta N° 38-2011), se conoció oficio del entonces secretario de la Comisión Institucional de Gobierno Digital, Rodolfo Delgado Rojas, en el cual, a efectos de concretar la aplicación del artículo 24 del Código Electoral –referido al cobro de servicios no esenciales del TSE- y precisar la correspondiente estructura tarifaria, recomendó al Tribunal implementar las siguientes acciones, con base en lo acordado por esa Comisión en sesión N° 2-2011, efectuada el 4 de abril de 2011: 

“• Encargar a la Dirección Ejecutiva que defina un modelo de gerencia para la venta de servicios no esenciales, con poder de decisión suficiente; así como el estudio para la conformación de alianzas estratégicas o el desarrollo de procesos licitatorios con empresas públicas o privadas para atender lo operativo y la plataforma tecnológica de la gestión de la venta de servicios, pudiendo estas (sic) cobrar un monto por lo contratado, con la advertencia que únicamente será el TSE el vendedor directo del servicio y no la empresa contratada, por lo que su imagen o perfil no será visible. 

• Determinar como los principales proyectos de venta de servicios no esenciales los siguientes, sin perjuicio de que se definan otros con posterioridad: 

1) SINPE, con el Banco Central de Costa Rica, ya en ejecución. 

2) Validación de la huella digital para efectos de identidad de las personas (comparación 1 a 1, coincidencia –match-únicamente), sin que implique el almacenamiento de huellas por parte de terceros. 

3) Entrega domiciliaria de certificaciones, cédula de identidad y tarjeta d (sic) menores por medio de puntos predefinidos (Correos de Costa Rica y Bancos, por ejemplo) e investidura de agentes –funcionarios del TSE- que trasladen los documentos a las direcciones autorizadas, sin que implique la impresión de los documentos en esos puntos, sino únicamente en la sede central. 

4) Estudios de genealogías, a través de terceros y no destinando funcionarios del TSE. 

• Encargar a la Dirección Ejecutiva el estudio o valoración de la mejor opción, entre la promoción de un procedimiento de contratación administrativa o un convenio con la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), para la elaboración de los cuadros tarifarios de la venta de servicios no esenciales del Tribunal.”. (http://www.tse.go.cr/ actas/2011/38-2011-del-26-de-abril-del-2011.html). 

El Tribunal acogió las recomendaciones en los siguientes términos: 

“Tomar nota de lo consignado en el acta que se conoce y acoger la recomendación propuesta en el artículo tercero de la misma. El Tribunal entiende y deja establecido que los servicios detallados en el punto segundo están cubiertos por la autorización prevista en el artículo 24 del Código Electoral. La Dirección Ejecutiva, conjuntamente con la Dirección General de Estrategia Tecnológica, atenderán con prontitud los encargos que se indican en la propuesta de la Comisión de Gobierno Digital. También dispondrán la realización de los estudios pertinentes por parte de la Oficina de Proyectos Tecnológicos en el momento que lo estimen oportuno.” (http:// www.tse.go.cr/actas/2011/38-2011-del-26-de-abril-del-2011. html).

Con posterioridad este Colegiado, en sesión ordinaria celebrada el 6 de octubre de 2011 (acta n.° 92-2011), conoció el informe sobre comercialización de servicios no esenciales del Tribunal, remitido por el director, en el que recomendó, en lo atinente, cuanto sigue:

“Establecer una primera etapa de comercialización de servicios y definir como servicios no esenciales del Tribunal Supremo de Elecciones a comercializar en esta etapa, los siguientes: 

…

•Certificaciones a través de internet 

Como bien se indica en el Plan Estratégico Institucional, el esfuerzo del Tribunal ha sido significativo para solventar los aspectos de la comunicación interna y externa, sin embargo siempre será un aspecto a mejorar. 

Internet es una herramienta que facilita la comunicación, no siendo una excepción el caso de emisión de certificaciones, las cuales pueden ser de mayor accesibilidad si se colocan a disposición de los usuarios utilizando internet, el proceso es sencillo, rápido y seguro, obteniendo como producto la certificación requerida en tiempo real y con posibilidad de impresión. 

Dicha certificación contará con un código verificador a través del cual un tercero puede confirmar, también haciendo uso de internet, la veracidad del documento, recibiendo nuestro usuario un servicio oportuno, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

Una modalidad de este servicio y con el fin de no limitarlo a los ciudadanos que cuentan con computadora con acceso a internet, o simplemente no desean realizar los trámites por ellos mismos; consiste en poder solicitar certificaciones con dígito verificador, en recintos de terceros (por ejemplo: oficinas bancarias o de correos), siempre y cuando cumplan con los requisitos que el Tribunal establezca para ser representantes del TSE. 

…”. 

Sobre este asunto, el TSE dispuso: 

“1.- En relación con el punto A. supra transcrito, aprobar como servicios no esenciales a comercializar en esta primera etapa, la totalidad de los ahí enunciados (incluye las certificaciones digitales). 2.- En relación con el punto B. supra transcrito (autorización del inicio de su comercialización a través de la exploración de opciones de negocio con posibles socios comerciales), autorizar conforme se propone, bajo las siguientes condiciones: a) la exploración que se propone lo será únicamente respecto de instituciones públicas, b) esos contactos no generan ningún compromiso para estos organismos electorales, y c) la eventual suscripción de contratos, convenios, alianzas u otros de similar naturaleza que se realice al efecto con alguna institución queda condicionada al cumplimiento de los requisitos y trámites legales que resulten aplicables.” 

En sesión ordinaria efectuada por la Autoridad Electoral el 5 de marzo de 2013 (acta N° 25-2013) se hizo del conocimiento de la directora de Gobierno Digital del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), señora Alicia Avendaño Rivera que, próximamente, se pondrían a disposición, entre otros, los servicios relacionados con certificaciones digitales (oficio n.° DGET-060- 2013 del 25 de febrero de 2013 suscrito por el Secretario General de este Tribunal, el Director Ejecutivo y la Directora a.i. de la DGET, por su orden Erick Guzmán Vargas, Francisco Rodríguez Siles y Armenia Masís Soto. 

De igual manera el Tribunal, en sesión ordinaria celebrada el 2 de abril de 2013 (acta N° 32-2013) solicitó a la DGET, por intermedio del Departamento de Comercialización de Servicios, que agilizara el estudio e implementación de un sistema de certificaciones digitales, así como de otras opciones que ese departamento valoraba instaurar. A su vez se le instruyó “… para que, en materia de certificaciones registrales, concentre sus esfuerzos en la implementación de ese modelo digital, dejando de lado por el momento otras opciones que puedan estarse valorando.” 

El informe relativo a la implementación de un modelo digital para la emisión de certificaciones registrales presentado por la DGET fue acogido, en sesión ordinaria efectuada por esta Magistratura el 9 de mayo de dos mil trece (acta N° 43-2013), en los siguientes términos:

“Esta Dirección, de conformidad con lo establecido en el inciso g) del artículo 2 de su Reglamento, en tanto le corresponde administrar la comercialización y venta de servicios conforme a lo establecido en el artículo 24 del Código Electoral, es consciente de la prioridad que se le debe dar a este producto, por lo que ha procedido a realizar las coordinaciones pertinentes con el Departamento de Comercialización de Servicios para que incorpore en su Plan de Trabajo 2013 esta iniciativa. 

Para la implementación de un modelo digital para la emisión de certificaciones registrales, el citado Departamento elaboró la siguiente Propuesta de Valor -ver anexo N° 1- con la finalidad de desarrollar el respectivo Modelo de Negocio: 

• Certificaciones digitalizadas en un servidor en la nube 

• Acceso al servicio 24x7x365 

• Facilitadores para tramitar en todo el territorio nacional 

• Página Web (portal) de autogestión 

• Almacenamiento de la imagen de la certificación por un periodo determinado 

• Consulta en línea de la certificación digitalizada 

Asimismo, como parte del citado plan se llevará a cabo el respectivo análisis y desarrollo de actividades que permitan determinar la viabilidad, el alcance, los impactos económicos, organizacionales y sociales; identificando además aspectos relevantes como los clientes, la oferta, la infraestructura, las finanzas y el entorno, todo lo cual permitirá la estructuración del citado Modelo de Negocio. 

De igual manera, con el propósito de sustentar lo anterior, se ha elaborado un cronograma de actividades -ver anexo 2- que en una primera etapa culmina en 11 de octubre de este año con la entrega del modelo de negocio a aprobación de Superior, luego de lo cual, dependiendo de la alianza estratégica que se concrete, se iniciaría con la implementación y puesta en marcha del servicio a comercializar. 

…”. 

Este Colegiado, en sesión ordinaria celebrada el 24 de diciembre de 2013 (acta n.° 118-2013), aprobó la suscripción de un convenio para el servicio de certificaciones digitales presentado por la DGET en los siguientes términos: 

“Mediante oficio N° STSE-1116-2013 se comunicó el acuerdo tomado por el Superior en sesión ordinaria N° 43-2013, celebrada el 9 de mayo de 2013, por medio del cual se tiene por rendido y se acoge el informe relativo a la implementación de un modelo digital para la emisión de certificaciones registrales presentado por esta Dirección mediante oficio n.° DGET-128-2013 del 30 de abril de 2013. 

Considerando que una de las actividades principales informada en aquel momento fue la identificación del socio estratégico para desarrollar el negocio, el Departamento de Comercialización de Servicios identificó tres instituciones interesadas, a las que se les remitió una guía con las características del servicio requerido por la Administración, con el fin de que recolectaran la información necesaria para la formulación de sus propuestas. Posteriormente, el citado Departamento mediante oficio n.° DCS-035-2013 del 17 de los corrientes entregó a esta Dirección el informe denominado Certificaciones Digitales: Propuesta de Selección de Aliado Estratégico, en el que se detallan los análisis efectuados para la selección de la entidad que ofrece mayores beneficios al Tribunal, concluyendo y recomendando lo que textualmente se detalla a continuación: 

“(…) 

Con fundamento en la información contenida en las anteriores tablas y según lo que se había comunicado oportunamente a los potenciales aliados del servicio, con respecto a los criterios de selección en optar por el aliado que generara mayores beneficios al TSE se tiene que: 

• De las propuestas recibidas, en el modelo de precio escalonado, la opción que en términos de distribución de ingresos que [sic] satisface en mayor cuantía el interés del TSE, corresponde a la propuesta de RACSA, ya que de acuerdo con la proyección efectuada, al cabo de 5 años la participación para el TSE le permitiría eventualmente un ingreso de $882.902 (41%), con Correos de Costa Rica se estima en aproximadamente $329.598 (16%), y con el Banco de Costa Rica ello representaría cerca de un [sic] $118.259 (5%). 

• Analizando el modelo de precio único, la propuesta más favorable igualmente es la formulada por RACSA pues supera 2.42 veces a la de Correos de Costa Rica y considerablemente a la del Banco de Costa Rica, pues esta última no ofrece ingresos al TSE. 

• Con relación a [sic] las condiciones tecnológicas, en términos generales las tres propuestas ofrecen el desarrollo de la solución, la infraestructura y la gestión de cobro con características muy parecidas. De forma similar es la cobertura, en que ofrecen disponer el servicio en todo el país a través de las sucursales y agencias disponibles de cada una. 

• En cuanto al plazo de implementación del servicio, RACSA propone un cronograma con una duración de 4 a 6 meses; Correos de Costa Rica sugiere un plazo de 6 semanas para la implementación de su solución y 3 meses de pruebas para un plazo general estimado de 4.5 meses; y el BCR indicó que brindaría los plazos hasta definir los términos del convenio lo cual ha limitado tener una referencia de comparación. Sin embargo, se puede observar que la diferencia en el plazo de implementación entre RACSA y CCR es de 1.5 meses, lo cual se estima que no implica mayor impacto para el interés del TSE como si [sic] lo ha tenido el factor económico antes señalado. 

7. Recomendación 

“Suscribir con Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) un convenio para desarrollar e implementar el Plan de Negocios para el Servicio de Certificaciones Digitales, considerando que esta institución es la que ofrece las mejores condiciones para el TSE en lo que respecta a la distribución de ingresos por certificación en el menor tiempo”. 

Sobre el particular, esta Dirección, luego de revisar el informe rendido por el señor Luis Alberto Monge Fuentes, Jefe del Departamento de Comercialización de Servicios, ha determinado que de conformidad con lo establecido en el artículo 24 del Código Electoral, en relación con los artículos 2 inciso g) y 3 del Reglamento de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, es viable acoger la recomendación formulada por el señor Monge Fuentes. 

Por lo anterior, me permito sugerir al Superior que se instruya al Departamento Legal para que proceda a la brevedad con la suscripción del convenio indicado, para lo cual el señor Luis Alberto Monge Fuentes figuraría como ente de fiscalización por parte de la Administración. Una vez firmado dicho convenio, deberá el Departamento de Comercialización proceder a definir un cronograma conjuntamente con el Aliado Estratégico, que permita visualizar las actividades pertinentes para poner en marcha el servicio de Certificaciones Digitales del TSE (CDT), procurando que el lanzamiento oficial del producto se logre a mediados del [sic] 2014.” 

En la sesión ordinaria del 13 de mayo de 2014 (acta n.° 54- 2014), el TSE conoció y tomó nota del informe sobre los servicios de certificaciones digitales (CDT) y Verificación de Identidad (VID) presentado por la directora general a. i. de la DGET, Armenia Masís Soto (oficio N° DGET-117-2014 del 2 de mayo de 2014) que, sobre la materia de interés, indica: 

“Como es su estimable [sic] conocimiento, el Superior mediante oficios números STSE-2812-2013 del 24 de diciembre de 2013 y STSE-0219-2014 del 30 de enero de este año, comunicó haber acogido la recomendación de esta Dirección para suscribir convenios con Radiográfica de Costa Rica S.A. (RACSA), a fin de desarrollar e implementar los servicios de “Certificaciones Digitales (CDT)” y “Verificación de Identidad (VID)”, respectivamente (sic).

No obstante, entre los meses de febrero y abril de este año, han surgido algunas situaciones que eventualmente podrían postergar los planes previstos de lanzamiento de los productos indicados como lo es el caso de las recientes conversaciones que los señores los señores [sic] Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal y Luis Alberto Monge Fuentes, Jefe del Departamento de Comercialización de Servicio, han tenido con personeros del departamento Legal de RACSA, en punto a que están analizando la figura del convenio en términos de determinar si es esa la opción de mayor conveniencia para concretar el negocio o bien otra como la contratación directa. 

Por otra parte, en virtud de que recientemente la Agencia de Protección de los Datos de los Habitantes (PRODHAB) ya cuenta con personal operativo, se ha obtenido información de que la señora Nathalie Artavia, actual Directora de dicha agencia, está interesada en que se inscriba la base de datos de Registro Civil, para lo cual en los próximos días funcionarios del Departamento de Comercialización se reunirán con la señora Artavia para conversar sobre el particular y a partir de ello analizar nuevamente lo que corresponda. 

Asimismo, el pasado 24 de abril, recibí el oficio n.° GNP.052.2014, suscrito por el licenciado José Odio Picado, Gerente de Planificación de Negocios de RACSA, en el cual informa que han “…tomado con gran agrado la decisión de suscribir con RACSA el Convenio para Desarrollar e implementar el Plan de Negocio para ambos servicios.”, y para tales fines “…El Comité Gerencia decidió conformar un equipo multidisciplinario de trabajo para que desarrolle de acuerdo con la metodología interna, el Plan de Negocio respectivo y en el plazo máximo de dos meses (iniciando con el servicio VID y posterior el CDT), presentar el documento formal que permita ratificar en conjunto con su contraparte la viabilidad final (…) Dicho documento será socializado [sic] con el personal del TSE a fin de que ambos ratifiquen los resultados finales obtenidos y con esto proceder con la formalización del convenio a suscribir entre las partes.” 

Por lo anterior, esta Dirección se mantendrá alerta de los acontecimientos que torno [sic] a lo antes descrito, puedan surgir en los próximos días, en aras de informar lo que corresponda al Superior.” 

Considerando que el ordenamiento jurídico proporciona el suficiente respaldo para ofrecer el servicio de certificaciones digitales desde el portal del Tribunal, y que este ya se ha pronunciado sobre el particular, queda por determinarse el valor legal de tales documentos. 

III.B.- Sobre el valor legal de las certificaciones emitidas desde la página web del Tribunal Supremo de Elecciones. La denominada “sociedad de la información” ha conllevado adelantos tecnológicos que han supuesto la adaptación de la actividad de la Administración Pública a los cambios informáticos, lo que encuentra fundamento en lo establecido en el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública que prevé que: 

“La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios.”. 

Teniendo a su haber un conjunto de instrumentos informáticos que la modernidad le ofrece, se impone, como impostergable, la necesaria modernización de los servicios que presta la Administración, al punto de que se habla de Administración digital –incluso Gobierno digital– para referirse al conjunto de procesos electrónicos establecidos para brindar servicios de una manera más ágil y oportuna, de cara a una población cada vez más informada, rigurosa y escrupulosa en el cumplimiento de sus derechos fundamentales. 

Siendo un deber inaplazable del Estado desarrollar la infraestructura necesaria para garantizar la accesibilidad de los servicios por intermedio de sus respectivos portales, los organismos electorales no son la excepción como parte esencial de la estructura institucional costarricense.

En efecto, los servicios registrales civiles que el Tribunal ofrece deben estar acordes con los nuevos tiempos, que ofrecen continuos y decididos avances en este campo, por lo que tales servicios deben ofrecerse de manera célere a los habitantes, de modo que la información de su interés pueda obtenerse directamente del sitio web, si así lo desean. 

En consecuencia, este Colegiado encargó a la DGET -como órgano directamente adscrito- el: 

“… planeamiento, organización, dirección y control de las actividades relacionadas con la estrategia institucional en materia de tecnologías de información, desarrollo de proyectos de tecnologías de información y comercialización de servicios.” (artículo 1 del Reglamento de la Dirección General de Estrategia Tecnológica –Decreto n.º 03-2013 de 31 de enero de 2013-). 

Una de las atribuciones de la DGET es, precisamente, “administrar la comercialización y venta de servicios conforme a lo establecido en el artículo 24 del Código Electoral”. (inciso g) del artículo 2 del Reglamento de la DGET) teniendo, como norte, la dirección estratégica institucional en materia de tecnologías de información, en concordancia con la planeación estratégica del Tribunal. 

Como se aprecia en el anterior acápite, los organismos electorales han sido proactivos en la ejecución de una norma de rango legal vigente desde 2009, como es el artículo 24 del CE, por el cual el legislador, considerando los avances tecnológicos, previó la posibilidad de que se ofrezcan servicios digitales de manera que los usuarios tengan acceso rápidamente a información de interés, por la vía de la página web del Tribunal, y que este pueda cobrar por ellos. 

En ese sentido, el ordenamiento jurídico costarricense admite que los documentos digitales o electrónicos –incluidos, claro está, los de referencia– son parte de aquellos que tienen relevancia jurídica. Al respecto, el artículo 368 del Código Procesal Civil establece las distintas clases de documentos admitidos: 

“Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.” 

Entendida la certificación digital como documento público, el artículo 369 del mismo Código Procesal dispone: 

“Son documentos públicos todos aquéllos (sic) que hayan sido redactados o extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. 

Las fotocopias de los documentos originales tendrán el carácter que este artículo establece, si el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de los originales, y cancela las especies fiscales de ley. 

Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter.” 

Si bien el actual Código Electoral fue promulgado el 19 de agosto de 2009 y entró en vigor el 2 de setiembre de 2009, ya desde 2005 se había emitido la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos -Ley N° 8454 de 30 de agosto de 2005- vigente desde el 13 de octubre de 2005, como norma aplicable “… a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles.” (artículo 1). En tal sentido: 

“El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.” (artículo 1 de la Ley N° 8454). 

La indicada Ley establece, en su artículo 2 que, en materia de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, su implementación, interpretación y aplicación atenderá a los siguientes principios:

“a) Regulación legal mínima y desregulación de trámites. 

b) Autonomía de la voluntad de los particulares para reglar sus relaciones. 

c) Utilización, con las limitaciones legales, de reglamentos autónomos por la Administración Pública para desarrollar la organización y el servicio, interno o externo. 

d) Igualdad de tratamiento para las tecnologías de generación, proceso o almacenamiento involucradas. 

De especial relevancia es el artículo 3 de la ley de referencia que dispone, en cuanto a la equivalencia funcional de los documentos electrónicos, lo siguiente: 

“Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. 

En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.” 

De igual forma, el artículo 4 de la misma Ley establece que “los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.” 

Al establecer, el artículo 24 del Código Electoral, la posibilidad de que el TSE emita certificaciones digitales relacionadas con hechos vitales y civiles por las que, además, podrá cobrar por el servicio brindado, también cobra vigencia lo dispuesto en la Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos respecto del concepto de certificado digital: 

“Entiéndese por certificado digital el mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente: 

a) La vinculación jurídica entre un documento, una firma digital y una persona. 

b) La integridad, autenticidad y no alteración en general del documento, así como la firma digital asociada. 

c) La autenticación o certificación del documento y la firma digital asociada, únicamente en el supuesto del ejercicio de potestades públicas certificadoras. 

d) Las demás que establezca esta Ley y su Reglamento.” (artículo 11). 

Tales referentes normativos son aplicables a la materia sometida a conocimiento del Tribunal en virtud de su especificidad y especialidad y en atención al principio de plenitud hermética del ordenamiento jurídico. 

En tal sentido, al reconocerse la equivalencia funcional entre documentos físicos y documentos digitales, electrónicos o informáticos, las certificaciones expedidas por intermedio de la página web del Tribunal tendrán validez legal, efectos jurídicos y eficacia probatoria como instrumentos idóneos y reconocidos en las diversas transacciones y actos jurídicos que, en general, efectúen las personas que a bien tengan adquirirlas mediante ese servicio, con idéntico valor que las expedidas por medios físicos. 

El despacho de este tipo de documentos electrónicos deberá estar informado por la seguridad jurídica –principio básico de todo ordenamiento– de manera que, la confianza depositada por los usuarios en la Institución, se satisfaga con un servicio tecnológico de calidad, veraz y confiable pero, ante todo, dotado de seguridad jurídica. 

Al respecto, en la sentencia n.° 215-F-S1-2014 de las 8:50 horas del 19 de febrero de 2014, la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia expresó que, sobre el valor probatorio de los documentos electrónicos, se produjo un cambio radical con la promulgación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y, en sentencia n.° 513-F-S1-2009, de las 10:00 horas del 27 de mayo de 2009, afirmó que, “… para todos los efectos pertinentes, los documentos electrónicos se asimilan a los escritos.”

A su vez, el Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, Sección VI, indicó: 

“… en el caso de los denominados documentos electrónicos, uno de los principales conflictos que se suscitaron con su adopción, fue establecer su naturaleza jurídica, tomando en consideración que la concepción tradicional del término “documento”, no resultaba suficiente para abarcar todas las consecuencias jurídicas que devienen de su uso. Lo anterior, en tanto que resulta necesario asegurar que el documento electrónico mantenga las características de legibilidad, inalterabilidad y autenticidad, entre otros, que presentan los documentos tradicionales, y por ello, debe darse especial atención al tema de una mejor determinación del origen y contenido de los datos que sean consignados. El surgimiento de tal necesidad de conceptualización del documento electrónico es razonable si atendemos a que éste es una representación idónea capaz de reproducir una manifestación de voluntad, que se presenta con un lenguaje binario y tiene un carácter desmaterializado, (dado que es materializado por y a través de un soporte informático necesario para que sea comprendido por el ser humano) y que es además es memorizado en dispositivos, siendo su materialización mediante impresión, con carácter eventual, pero sin que signifique que ésta elimine el carácter electrónico de la información que le dio origen. Es por ello que, dado su uso común en todas las ramas del quehacer humano, resulta necesario establecer las condiciones en las cuales dicha información puede producir diferentes tipos efectos de efectos jurídicos, tanto en término de validez para el perfeccionamiento de la voluntad, la adopción de actos administrativos de relevancia jurídica o en materia probatoria; todo lo anterior, con la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga a los documentos escritos.” (sentencia N° 61 de las 9:00 horas del 9 de marzo de 2011) (el destacado es del original). 

La Procuraduría General de la República ha señalado, por su parte, que “… la paridad otorgada a los documentos digitales, respecto de los materiales, se extiende a los expedidos por la Administración Pública y por ende, esta se encuentra plenamente autorizada para utilizar medios informáticos en la prestación de sus servicios.” (dictamen N° C-080-2012 del 28 de marzo de 2012). 

Sobre el soporte electrónico de los documentos también la Procuraduría estableció, en el dictamen n.° C-230-2015 del 28 de agosto de 2015, lo siguiente: 

“En general, cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, es documento y equivale a un documento con soporte físico, artículo 3 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454 de 30 de agosto de 2005.” (el destacado es del original). 

Como consecuencia de lo expuesto, dada la equivalencia funcional entre documentos físicos y documentos digitales, electrónicos o informáticos, las certificaciones expedidas por el Tribunal Supremo de Elecciones, por medios digitales, referentes a los documentos señalados en el artículo 24 del Código Electoral en relación con el artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y el Registro Civil, tendrán validez legal, efectos jurídicos y eficacia probatoria como instrumentos idóneos y reconocidos en las diversas transacciones y actos jurídicos que, en general, efectúen las personas que a bien tengan adquirirlas mediante ese servicio, con idéntico valor que las expedidas por medios físicos. 

En tal carácter, el Tribunal aprueba los párrafos sugeridos por la DGET, que se insertarían al pie del documento, con la redacción que, a continuación, se indicará: 

“La presente certificación, cuyos derechos arancelarios fueron debidamente cancelados, constituye documento público, con el valor y consecuencias legales establecidos en la resolución del Tribunal Supremo de Elecciones n.° X de las X horas del X de X de X, publicada en La Gaceta n° X del X de X de X.

Se advierte que toda persona física o jurídica, de derecho público como de derecho privado, deberá recibir este documento cuando le sea presentado. En caso de que se obstaculice su uso conforme a lo indicado en dicha resolución, sírvase comunicarlo al número telefónico 2287-(por definir). 

El costo de la presente certificación fue establecido por el Tribunal Supremo de Elecciones en la suma de ¢X (por definir) que incluye el valor de los timbres respectivos. Ninguna persona física o jurídica puede variar este valor. 

La presente certificación se emite por medio del portal de servicios digitales del Tribunal Supremo de Elecciones y con información de la base de datos del Registro Civil, a las X horas X minutos X segundos del X de X de 20XX. Podrá ser verificada en el sitio www.tse.go.cr dentro de los siguientes 30 días naturales. Si la certificación contiene alguna inconsistencia en la información, por favor comunicarse con X (por definir).” Por tanto: 

Se interpreta oficiosamente el artículo 24 del Código Electoral en el sentido de que, dada la equivalencia funcional entre documentos físicos y documentos digitales, electrónicos o informáticos, las certificaciones expedidas por el Tribunal Supremo de Elecciones, por medios digitales, referentes a los documentos indicados en el citado artículo 24 del Código Electoral en relación con el artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y el Registro Civil, tendrán validez legal, efectos jurídicos y eficacia probatoria como instrumentos idóneos y reconocidos en las diversas transacciones y actos jurídicos que, en general, efectúen las personas que a bien tengan adquirirlas mediante ese servicio, con idéntico valor a las expedidas por medios físicos. Al pie de cada certificación digital se insertarán los siguientes párrafos: 

“La presente certificación, cuyos derechos arancelarios fueron debidamente cancelados, constituye documento público, con el valor y consecuencias legales establecidos en la resolución del Tribunal Supremo de Elecciones n.° X de las X horas del X de X de X, publicada en La Gaceta n° X del X de X de X. 

Se advierte que toda persona física o jurídica, de derecho público como de derecho privado, deberá recibir este documento cuando le sea presentado. En caso de que se obstaculice su uso conforme a lo indicado en dicha resolución, sírvase comunicarlo al número telefónico 2287-(por definir). 

El costo de la presente certificación fue establecido por el Tribunal Supremo de Elecciones en la suma de ¢X (por definir) que incluye el valor de los timbres respectivos. Ninguna persona física o jurídica puede variar este valor. 

La presente certificación se emite por medio del portal de servicios digitales del Tribunal Supremo de Elecciones y con información de la base de datos del Registro Civil, a las X horas X minutos X segundos del X de X de 20XX. Podrá ser verificada en el sitio www.tse.go.cr dentro de los siguientes 30 días naturales. Si la certificación contiene alguna inconsistencia en la información, por favor comunicarse con X (por definir).” 

Notifíquese la presente resolución a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, a la Dirección General del Registro Civil y publíquese en el Diario Oficial.