DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

En cumplimiento a lo establecido por la Ley N° 8220, Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, se procede por parte de la Dirección General del Archivo Nacional a informar a nuestros usuarios y a toda la ciudadanía en general los servicios que brinda, sus requisitos, respaldo jurídico, trámite para acceder el servicio, manuales o instructivos y formularios respectivos:

Departamento Archivo Notarial

1 Servicio público: Facilitación de documentos notariales.

Requisitos:

-          Presentar identificación personal con fotografía.

NOTA: Cuando un Tribunal fuera de la ciudad de San José solicite protocolo, deberá aportar el importe de correo.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23 y 24, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 36 t Código Notarial: artículo 25.

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional, tomar ficha y llenar formulario “Consultas Notariales” (Formulario N° 1).

-          Completar datos en el Libro “Control de Consultas Notariales” (Formulario N° 2) o en el Libro de “Control de Consultas de documentos microfilmados” (Formulario N° 3), en este último caso cuando se solicite microfilmes.

-          Mostrar documento de identificación.

-          Realizar las consultas requeridas en el lugar indicado.

-          Si el usuario desea obtener una reproducción notarial, sigue trámite en “Reproducción de documentos notariales”.

Instructivo

N° 1 Uso de documentos notariales (ver apartado respectivo)

2. Servicio Público: Reproducción de instrumentos públicos (fotocopias simples o certificadas, certificaciones o testimonios)

Requisitos:

-          Ser parte en la escritura o demostrar un interés legítimo.

-          Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica presentar certificación de personería jurídica vigente expedida en los últimos 30 días.

-          Si el solicitante no comparece personalmente deberá ser autenticada su firma por un abogado o notario.

-          Timbres de Ley.

-          Cancelación del costo de la fotocopia si el instrumento está en letra imprenta.

Certificación:

-          Timbres de Ley.

Fotocopia certificada:

-          Timbres de Ley.

-          Cancelación del costo de la fotocopia.

Fotocopia simple:

-          Cancelar el valor de la fotocopia.

Sustento legal:

-          Código Notaria: artículo 112, 113, 117 y 121, Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 36, 99 y 106, código Fiscal: artículos 121, 138 y siguientes y Ley de Creación del Timbre del Archivo Nacional.

Trámite:

Testimonios, fotocopias certificadas y certificaciones:

-          Llenar el formulario según tipo de reproducción requerida: “Fotocopia certificada” (formulario N° 4), “Certificación” (Formulario N° 5), y “Testimonio”, (Formulario N° 6).

-          Adherir timbres ¹, en el formulario respectivo y entregarlo al funcionario.

¹ El Archivo Nacional tiene a la venta de usuarios especies fiscales, Caja ubicada contiguo al Departamento Archivo Notarial.

-          Cancelar en el área de fotocopiado ² el valor de las fotocopias ara expedir testimonio o fotocopias certificadas.

2 La Institución otorgó concesión de fotocopiado a la Sociedad Anónima Laboral de Trabajadores Discapacitados (SALTRADIS). Se encuentran ubicados en las instalaciones del Departamento de Archivo Notarial.

-          Recibir el comprobante de solicitud de reproducción de documentos notariales (formularios N° 7-1 y 8).

-          Retirar reproducción de documentos notariales el día indicado en el recibo, previa presentación de éste y del documento de identificación.

-          En el caso de un Testimonio de escritura solo se le entregará al solicitante o la persona autorizada en la solicitud.

Fotocopias simples:

-          Solicitud verbal.

3. Servicio público: Depósito definitivo de tomos de Protocolos Notariales y consulares.

Requisitos:

-          Presentar tomo con folios completos o en su defecto traer nota de la Dirección Nacional de Notariado indicando que se encuentran en reposición o copia del acta de secuestro del OIJ cuando han sido secuestrados.

-          Estar al día en la presentación de índices de escrituras.

-          Razón de cierre.

-          Cancelación de los montos correspondientes de empaste y microfilmación.

-          Timbre de Archivo Nacional ¢200.

NOTA: En caso de depósito por fallecimiento del notario se debe obviar los dos últimos requisitos según acuerdo de la Junta Directiva N° 7 sesión 5-2000 del 8 de marzo, en su lugar se deberá depositar el tomo de protocolo con una nota de quien está realizando el depósito de acuerdo a lo establecido en el artículo 58 del Código Notarial.

Sustento Legal:

-          Código Notarial: artículo 25, 52, 54, 55, 58, 59, 60 y 143 i, Acuerdo de la Junta Directiva N° 2.1 de la sesión N° 13-2002celebrada el día 3 de mayo de 2002 (Microfilmación), acuerdo de la Junta Administrativa N° 6.1 de la sesión 15-2001 celebrada el día 30 de mayo de 2001 y Ley de creación del Timbre de Archivo Nacional N° 43 publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 21 de diciembre de 1934.

Trámite:

-          Apersonarse al Área de Caja de la Institución y cancelar los montos indicados³.

³ Los montos tanto de la encuadernación como de la microfilmación están sujetos a revisión y actualización por parte de la Junta Administrativa.

 

-          Entregar el tomo de Protocolo en la ventanilla de trámites rápidos, adjuntar copia de la cancelación de la encuadernación y microfilmación y el Timbre de Archivo adherido al primer folio.

-          Recibir el “Comprobante provisional de entrega de tomo de protocolo notarial” (Formulario N° 9), en donde se indica el momento de entrega de los recibos definitivos.

-          Subsanar errores detectados en la revisión del tomo.

-          Entregar el recibo provisional y obtener el recibo definitivo del tomo (Formulario N° 10)

4 Servicio público: Depósito temporal de tomos de Protocolos Notariales y Consulares

Requisitos:

-          Presentación de carta en donde se consigne el motivo del depósito y el período.

-          Estar al día en la presentación de índice de escrituras (presentar por adelantado el correspondiente a la quincena en que se deposita).

-          Que el Notario se encuentre inhabilitado o salga del país por un período de 3 hasta 6 meses.

Sustento legal:

-          Código Notarial: artículos 53 y 58.

Trámite:

-          Entregar el tomo en la ventanilla de trámites rápidos informados que se trata de un depósito temporal.

-          Presenciar el conteo físico de folios que contienen el tomo de Protocolo al momento de su depósito y retiro.

-          Recibir el comprobante de depósito temporal (Formularios N° 11).

-          Retirar el tomo del protocolo una vez transcurrido el término del depósito temporal (Notario o persona autorizada por escrito) previa entrega del comprobante.

NOTA: El tomo no retirado en el término del depósito temporal se convertirá en depósito definitivo.

5. Servicio público: Recepción de índices de instrumentos públicos.

Requisitos:

-          Ser Notario o funcionario consular habilitado para el ejercicio del Notariado, tenga o no el tomo de protocolo.

-          Los demás requisitos establecidos en el Reglamento para la presentación de los índices.

Sustento legal:

-          Código Notarial: artículo 25 al 28, Reglamento para la presentación de índices de escrituras, Decreto Ejecutivo N° 30250-C publicado en el Diario Oficial La Gaceta al día 10 de abril de 2002 y Ley de creación de Timbre del Archivo Nacional.

Trámite:

Entrega personal

-          Entregar original y copia en el Área de Recepción de Índices, dentro del plazo establecido en el artículo 27 del Código Notarial (Formulario 12).

-          Subsanar errores u omisiones corregibles señaladas por los funcionarios.

-          Recibir copia del índice con el sello de recibo.

-          En caso de presentar un testamento, adjuntar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena (Formulario N° 13)

-          Adjuntar la información establecida en el artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.

Entrega por correo:

-          Enviar por correo certificado y manifestado el índice de escrituras en el plazo establecido en el Código Notarial.

-          Subsanar errores u omisiones corregibles señalas por los funcionarios.

-          Retirar en el Archivo Notarial la copia del índice con el respectivo recibo, en un plazo no mayor de tres meses.

-          En caso de reportar un testamento, enviar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena.

-          Adjuntar la información establecida en el artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.

6. Servicio público: Emisión de certificaciones, fotocopias certificadas de índices de instrumentos y constancias de documentos notariales.

Requisitos:

-          Presentar identificación personal con fotografía.

-          Timbres de Ley.

-          Cancelar costos de las fotocopias.

Sustento legal:

-          Código fiscal: artículo 238 y siguientes, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional y Código Notarial, artículo 121).

-          Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Notarial y llenar el formulario respectivo: “Constancia” (Formularios N° 14) o el de la Certificación, para aquellos asuntos no contemplados en trámites anteriores, o el de “Fotocopia certificada de Índices de Notariales” (Formulario N° 7)

-          Adherir los timbres al formulario correspondiente y entregarla al funcionario (caso de la certificación y fotocopia certficada).

-          Cancelar el costo de la fotocopia.

-          Retirar el comprobante de solicitud de certificación o constancia según sea el caso (Formulario N° 7-1 y 15).

-          Retirar con el comprobante el documento solicitado en la ventanilla de trámites rápidos a partir del día indicado.

7. Servicio público: Facilitación de segunda boleta de seguridad a los ulteriores testimonios.

Requisitos:

-          Que el Testimonio haya sido expedido por el Archivo Notarial.

-          Que se le haya cancelado la presentación en el Registro Nacional.

-          Sustento legal:

-          Código Civil, artículo 468 y Reglamento del Registro Público, artículos del 100 al 105.

Trámite:

-          Apersonarse a la ventanilla de trámites rápidos y solicitar boleta de seguridad por escrito o consignar esa solicitud en el formulario de ulterior testimonio bajo el cual tramitó el documento.

-          Adjuntar copia de documento de cancelación expedido por el Registro Público en el que conste la cancelación de la presentación debidamente firmado y sellado por el registrados respectivo o en su defecto presentar certificación de cancelación de asiento expedida por el Registro Público.

-          Recibir Boleta de seguridad debidamente adherida al testimonio y sellada.

Departamento Servicios Archivísticos Externos

8. Servicio público: Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión.

Requisitos:

-          La institución interesada deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliarios correspondiente y contar con los funcionarios responsables de la unidad.

-          Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: 1, 11, 23, 56 Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 153, 155 y 159-160.

Trámite:

-          Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional.

-          Recibir a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos para crear u organizar los archivos administrativos.

-          Determinar la factibilidad, recibir e implementar el informe de Asesoría.

-          Para archivos privados y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la Solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos.

9. Servicio público: Valoración Documental. 

Requisitos: 

_Oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), suscrito por el presidente o secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del CISED que aprobó el trámite, miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan. Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas tablas. 

_Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos o las solicitudes de valoración parcial en el formulario oficial aprobado por La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (Formulario 1), con los requisitos de forma y fondo que se establecen en los instructivos correspondientes, los cuales se publicaran en la página web institucional: www.archivonacional. go.cr. Asimismo, las tablas de plazos y valoraciones parciales se deben remitir dos originales en soporte papel debidamente foliados y firmados en cada uno de sus páginas por el superior de la Unidad Administrativa respectiva y el presidente o secretario del CISED y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED ). En el caso de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de la entidad.

Sustento legal:

_Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202: Artículos 31-38

_Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023: Artículo 38, 117-140.

_Resolución CNSED-01-2009 de 18 de marzo de 2009. Publicada en La Gaceta N º 101 de 27 de mayo de 2009.

_Resolución CNSED-02-2009 de 05 de agosto de 2009. Publicada en La Gaceta N ° 248 de 22 de diciembre 2009

_Resolución CNSED-03-2009 de 30 de setiembre de 2009. Publicada en La Gaceta N ° 248 de 22 de diciembre 2009

_Resolución CNSED-01-2011 de 09 de agosto de 2011. Publicada en La Gaceta N ° 184 de 26 de setiembre de 2011.

_Resolución CNSED-01-2012 de 12 de setiembre de 2012. Publicada en La Gaceta N ° 244, Alcance N° 206 de 18 de diciembre de 2012.

Trámite:

_Presentar el oficio de solicitud y los documentos especificados en los requisitos para el trámite de valoración documental

_Complementar, aclarar, corregir la solicitud de acuerdo con los requerimientos solicitados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en el plazo indicado (en caso de que las solicitudes no sean corregidas a conformidad serán archivadas sin tramitar)

_El Jefe o Encargado del Archivo Central de la entidad solicitante deberá asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en que se analicen solicitudes planteadas por esa entidad

_Recibir el acuerdo en firme de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

_Los documentos que no sean declarados con valor científico cultural pueden eliminarse una vez que haya finalizado su vigencia administrativa y legal, de conformidad con lo estipulado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Se levantará un acta de eliminación en la cual quede constancia de los documentos que serán eliminados. Los documentos que se declaren con valor científico cultural deberán conservarse permanentemente.

(Así reformado el punto 9) anteior mediante publicación en La Gaceta N° 179 del 18 de setiembre del 2013)

10. Servicio público: Inspección de archivos.

Trámite:

-          Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo. La Institución procederá también de oficio.

-          El archivo Nacional realizará la investigación respectiva y generará un informe técnico con recomendaciones que serán remitidas a la institución correspondiente.

Sustento Legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos  23 y 51 y Reglamento a la ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 156-158.

11. Servicio público: Préstamo de documentos on valor administrativo-legal.

Requisitos:

-          Ser la institución productora de los documentos que solicita

Sustento legal:

-          Ley del sistema Nacional de Archivos: artículo 10, 23 , 44 y 54 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 92, 99, 107 y 108-149.

Trámite:

-          Remitir la solicitud por escrito a la Dirección General del Archivo Nacional indicando las razones del caso.

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional, firmar el registro de consultas.

-          Solicitar y consultar los instrumentos descriptivos o posteriormente los documentos de interés.

-          Cancelar el costo de las fotocopias si es del caso.

-          Retirar el documento.

-          Devolver el documento en el plazo establecido. Duración del préstamo hasta por tres meses prorrogables. En caso de préstamo de documentos al exterior, la autorización se realizará a través de Decreto ]Ejecutivo.

12. Servicio público: Transferencias de documentos.

Requisitos:

-          Los documentos deben tener un plazo igual o mayor de 20 años de haberse originado.

-          Los documentos deben tener la declaratoria de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Sustento legal:

-          Ley del sistema Nacional de Archivos: artículos 4, 7-8, 23, 42, 46-47, 49-50, 52-53, 58 y 63 y Reglamento a la Ley del sistema Nacional de Archivos: artículo 3, 61-63, 65, 148, 151-152.

Trámite:

-          Remitir solicitud escrita a la Dirección General para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío. Si una institución pública fuera privatizada, absorbida por otra entidad o pase a ser un ente de derecho privado, deben comunicarlo con mínimo de tres meses de antelación.

-          Numerar los documentos a remitir.

-          Confrontar conjuntamente con personal del Archivo Nacional, los documentos con sus listas de remisión.

-          Limpiar todos y cada uno de los documentos que se transferirán, un mes antes de su remisión.

-          Clasificar, ordenar y describir los documentos (preparar lista de remisión por triplicado) (Formulario N° 18).

-          Adjuntar las micropelículas o microfichas, si los documentos están microfilmados.

NOTA: Por Ley N° 7202 los documentos de la Presidencia de la República y los ministros de Estado al término de su período administrativo deben ser enviados al Archivo Nacional.

Instructivo:

N° 4 Tranferencia de documentos

13. Servicio público: Donación de documentos.

Requisitos:

-          Los documentos deben tener la declaración de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202: artículo 59 y Reglamento a la Ley N° 7202, artículos 163-166.

Trámite:

-          Las instituciones privadas y los particulares que deseen donar documentos al Archivo Nacional deben remitir solicitud escrita a la Dirección General.

-          Atender a los funcionarios que harán  el estudio para determinar el valor científico cultural de los documentos y colaborar con ellos.

-          El donante debe indicar cualquier condición de restricción de acceso o similares por escrito de previo a efectuarse la transferencia.

-          Recibir a los funcionarios que trasladarán los documentos. La Dirección General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite podrá reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la documentación donada que carezca de valor científico cultural.

14. Servicio público: Certificaciones ⁴ de tiempo de servicio, de cancelación de un crédito hipotecario o cualquier otro documento.

^4. El Departamento Servicios Archivísticos Externos administra el Archivo Intermedio, en donde se custodian documentos de los diferentes Ministerios del Estado con menos de 20 años, instituciones que fueron cerradas con CODESA, Banco Anglo Costarricense, DIGEPARE, Gobernaciones de Provincia; así como otras y transferencias que han ingresado al Archivo Nacional, como donaciones y que están en proceso de organización.

Requisitos:

-          Cédula de identidad.

-          Timbres de Ley.

-          Además si se trata de una certificación de tiempo de servicio presentar la autorización autenticada por un abogado, si no es el interesado.

-          Y si es una certificación de cancelación de un crédito hipotecario:

-          Ser persona interesada directamente el documento.

-          So el interesado hubiese fallecido, aportar el certificado de defunción así como los documentos en los que conste el parentesco familiar.

-          Si el interesado se encuentra fuera del país o no localizable, se deberá aportar el original y fotocopia del poder generalísimo otorgado al solicitante.

-          Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica debe presentar certificación de personería jurídica vigente, expedida en los últimos 20 días.

-          Documento que indique el lugar y la fecha de cancelación y número de operación.

-          Si no se presenta el documento anterior, debe presentar copia de la escritura de constitución del crédito.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 105-106, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: artículo 3 y 6, código Fiscal: 238 y siguientes. Jurisprudencia vinculante de la Procuraduría General de la República, dictámenes C 148-94, C-246-95 y Voto de la Sala IV 678-91.

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional y llenar el formulario “Solicitud de Certificación” (Formulario N° 19).

-          Aportar los timbres de ley.

-          Cancelar el costo de las fotocopias (si es el caso).

15. Servicio Público: Consulta sobre documentos del Archivo Intermedio o sobre la legislación archivística costarricense. ⁵

⁵ Se exceptúan los documentos declarados secretos de Estado. Los de acceso restringido o por indicación expresa del donante.

Requisitos:

-          Identificación personal con fotografía.

-          Realizar la solicitud de forma personal, por carta u otro medio.

Sustento Legal:

-          Constitución Política: artículo 24 y 30, Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 10 y 23, 94-98 del Reglamento y Ley General de la Administración Pública: artículos 272 al 274.

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional.

-          Identificarse y anotarse en el registro de consultas.

-          Plantear la inquietud con claridad.

-          Revisar los instrumentos descriptivos.

-          Llenar la boleta de préstamo de documentos de la Sala de Consulta e Investigación (Formulario N° 21)

-          Cancelar los costos de reproducción, si los hay.

-          Cumplir con las normas de la Sala de Consulta.

Departamento Conservación

16. Servicio Público: Restauración de documentos históricos.

Requisitos:

-          El documento a encuadernar o restaurar debe ser de valor histórico.

-          Cancelación del costo del servicio.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 20, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 19, Acuerdos: No 7 de la Junta Administrativa de la sesión No 17-2001 de fecha 26 de junio de 2001 y No 6.1 de la sesión No 15-2001 del 30 de mayo de 2001.

Trámite:

-          Presentar en la secretaría del Departamento Conservación el documento a restaurar o encuadernar y llenar el formulario "Solicitud de encuadernación y restauración de documentos". (Formulario No 20).

-          Cancelar en la Caja de la Institución el costo del servicio.

-          Retirar el trabajo acabado en la fecha indicada en el formulario.

17.   Servicio público:    Asesorías   en   microfilmación   y  conservación de documentos.

Trámite:

-          Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional o al Departamento de Conservación.

-          Colaborar con los funcionarios del citado Departamento en la realización del diagnóstico.

-          Implementar las recomendaciones técnicas en materia de microfilmación y/o conservación.

Sustento legal:

-          Ley sobre microfilmación de documentos No 4278 del 6 de diciembre de 1968, Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, artículo 45 y su Reglamento: artículos 67-68 y 154.

18.   Servicio público:    Pasantías en conservación y restauración de documentos históricos.

Requisitos

-          Solicitud de inscripción.

-          Cancelación del costo.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos No 7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 47-52.

Trámite:

-          Solicitar al Departamento Administrativo Financiero la programación de pasantías de cada año.

-          Aportar documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos.

-          Llenar boleta de inscripción (Formulario No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.

-          Cancelar en la Caja de la institución o mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa el costo de inscripción.

-          Asistir y cumplir con los programas establecidos.

19.   Servicio público:    Curso conservación preventiva de documentos.

Requisitos

-          Certificación que indique que el servidor trabaja en tareas de restauración.

-          Cancelación del costo.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

-          Solicitud de inscripción.

Sustento legal:

 

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 47-52.

Trámite:

-          Solicitar al Departamento Administrativo Financiero la programación de actividades de capacitación de cada año.

-          Aportar documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos.

-          Llenar boleta de inscripción (Formulario No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.

-          Cancelar en la Caja de la institución o mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa el costo de inscripción.

-          Asistir y cumplir con los programas establecidos.

Departamento Archivo Histórico

20.   Servicio público:    Facilitación de documentos históricos.

Requisitos:

-          Identificación personal con fotografía.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 10 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 94 al 98.

Trámite

-          Apersonarse la Sala de Consulta e Investigación.

-          Registrarse en el Libro de Control Diario de Usuarios.

-          Si el usuario trae consigo algún maletín, deberá cancelar en la Cala la suma de ¢ 50 por derecho de alquiler de casillero. Los estudiantes con carné pagan ¢ 25.

-          Solicitar los Instrumentos de Localización de documentos (Fichas, Inventarios, Índices, Catálogos, Bases de Datos o Guías).

-          Realizar la búsqueda de información documental.

-          Llenar boleta "Solicitud de Documentos" (Formulario N° 21).

Instructivos o manuales:

N° 5 Manual sobre normas y procedimientos para usuarios. Sala de Consulta e Investigación "José Luis Coto Conde".

21.   Servicio público:    Reproducción ⁶ de documentos históricos.

⁶ los documentos coloniales no se fotocopian y en caso de otros instrumentos históricos su reproducción depende de su estado de conservación.

Requisitos:

- Si la reproducción se utiliza para fines de investigación y publicación, deberá dar los créditos correspondientes a la Dirección General del Archivo Nacional.

- Cancelación del costo.

Sustento legal:

-          Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 99-103.

Trámite:

-          Una vez que el usuario ha consultado los documentos de su interés y en el caso de que necesite una reproducción, deberá:

-          Llenar formulario "Solicitud de reproducción de documentos históricos" (Formulario N° 22) que pueden ser fotografía, planos,  documentos textuales (si son pequeños), grabaciones en casetes, microfílmes, copia de registros de diferentes fondos que contiene la  Base de Datos y fotocopiado de documentos textuales.

-          Cancelar (una vez autorizada la reproducción) en la Caja el costo de la reproducción.

-          Retirar la reproducción de documentos el día indicado.

22.       Servicio público: Fotocopia certificada de documentos históricos.

Requisitos:

-  Cancelación del costo de la fotocopia y timbres de Ley.

Sustento legal:            

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 105, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: artículos 3 y 6 y Código Fiscal: 238 y siguientes.

-           

Trámite:

-          Una vez que el usuario ha identificado el documento que desea le sea certificado, le solicita al Encargado de la Sala de Consulta e  Investigación la autorización respectiva, para lo cual llena el formulario "Solicitud de fotocopiado de documentos históricos” (Formulario N° 25).   

-          Dirigirse al Área de Fotocopiado ubicada en el departamento Archivo Notarial, acompañado de un funcionario de la Institución y cancelar el costo de la fotocopia.

-          Aportar los Timbres de Ley.

-          Retirar la fotocopia certificada en la fecha indicada por el Certificador.

23.   Servicio público:    Venta de publicaciones.

Requisitos:

-          Pagar el valor de la publicación.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: articulo 20 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 19.

Trámite:

-          Apersonarse al Área de la Caja.

-          Consultar la lista de publicaciones y los tipos de soporte, así como su precio.

-          Cancelar el costo de la publicación.

-          Retirar en la Secretaría del Departamento Archivo Histórico contra recibo, la publicación.

24.   Servicio público:    Emisión   de   certificaciones: Años laborados para la Administración desde 1900 hasta 1965.

Requisitos:

-          Documento de identidad del solicitante.

-          En caso de enviar a un representante, deberá aportar fotocopia del documento de identidad y autorización para realizar el trámite.

-          Timbre de Ley.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23, Reglamento a la  Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 105, Ley de creación  del Timbre del Archivo Nacional: artículos 3° y 6° y Código Fiscal: 238 y siguientes.

Trámite:  

-          Apersonarse en la Oficina de Certificaciones.

-          Identificarse.

-          Llenar formulario "Solicitud de certificación de años de servicio" (Formulario No 23).

-          Aportar Timbres de ley.

-          Recibir el "Comprobante de trámite" (Formulario No 24) y retirar la certificación a partir del día indicado.

25.   Servicio público:     Préstamo de material bibliográfico especializado en Archivística y Ciencias afines

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional: Sala de Consulta e Investigación.

-          Si trae consigo maletines o similares, deberá cancelar en la Caja el derecho de alquiler del casillero (¢ 50) en donde depositará sus pertenencias. Los estudiantes con carné pagarán  ¢ 25.

-          Solicitar a la Bibliotecóloga la información requerida.

-          Realizar la búsqueda del material en la Base de Datos conjuntamente con el Encargo de la Biblioteca.

-          Llenar boleta "Biblioteca". (Formulario No 26).

-          Consultar el libro o publicación en la Sala de Consulta e Investigación.

-          Devolver el libro en la Biblioteca.

Nota: No se autoriza el préstamo bibliográfico a domicilio.

Sustento legal:

- Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 25 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 44-46.

26.   Servicio público:    Exposición documental itinerante.

Trámite:

-          Comunicarse con funcionarios del Departamento Archivo Histórico para investigar qué exposiciones itinerantes están a disposición.

-          Solicitar por escrito al Departamento Archivo Histórico la exposición itinerante indicando: nombre de institución interesada, lugar y fecha de la exposición.

-          Recibir a conformidad de manos de funcionarios del Archivo Histórico, la exposición de documentos itinerante conjuntamente con un inventario de lo que se entrega, así como el estado de conservación de los documentos.

-          El transporte de la exposición desde el Archivo Nacional hasta la institución interesada y viceversa corre por cuenta de quien solicita.

-          El montaje y desmontaje de la exposición corre por cuenta de la institución solicitante.

-          Velar por la custodia y seguridad del material relativo a la exposición.

-          Entregar una vez concluida la exposición, los documentos y el inventario del material que se facilitó, a los funcionarios del Archivo Histórico, para que se proceda a verificar tanto la existencia física de los documentos como su estado de conservación.

Sustento legal:

- Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 111-114.

27.   Servicio público:     Visitas Guiadas.

Requisitos:

-  Tener interés en conocer el funcionamiento y organización del Archivo Nacional y el Patrimonio que custodia.

Sustento legal:

-          Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 116.

Trámite:

-          Contactar con funcionarios del Departamento Archivo Histórico para solicitar cita para realizar la visita.

-          Formar grupos de estudiantes de no más de 15 estudiantes.

-          Cumplir con el horario establecido de previo por el Archivo Nacional.

28.   Servicio público:    Pasantías en sobre organización de Archivos Históricos.

Requisitos :

-          Solicitud de inscripción.

-          Cancelación del costo.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Sustento legal:

-          Ley del Sistema Nacional de Archivos No 7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 47-52.

Trámite:

-          Solicitar al Departamento Administrativo Financiero la programación de pasantías de cada año.

-          Aportar documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos.

-          Llenar boleta de inscripción (Formulario No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.

-          Cancelar en la Caja de la institución o mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa el costo de inscripción.

-          Asistir y cumplir con los programas establecidos.

Departamento Administrativo Financiero

29.   Entrega de cheques

Requisitos:

Personas jurídicas:

-          Autorización escrita de retiro firmada por el apoderado legal de la empresa.

-          Original y fotocopia de la personería jurídica actualizada.

-          Fotocopia de la cédula jurídica de la empresa.

-          Fotocopia de la identificación del apoderado legal.

-          Identificación personal de quien retira.

Personas físicas:

-  El beneficiario solo deberá presentar original de identificación personal.

Sustento jurídico:

- Ley General de la Administración Pública, artículos 131-132 y Ley No 7202 artículo 35.

Trámite:

-          Solicitar en el Área de la Caja el cheque respectivo.

-          Aporta los documentos probatorios al Cajero para su revisión.

-          Da recibo conforme a la colilla de cheque y firma lista de entrega de cheques.

-           Retira el cheque.

30.   Certificaciones de retención del 2% de impuesto sobre la renta.

Trámite:

-          Presentar solicitud dirigida al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

-          Retirar en la ventanilla de la Caja la certificación en la fecha indicada por funcionarios de dicho Departamento presentando identificación personal.

-          Si el solicitante no puede apersonarse a efectuar el retiro debe enviar una autorización por escrito.

Sustento legal:

- Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 24.

31.   Inclusión en el Registro de Proveedores

Requisitos:

-          Fotocopia de la cédula jurídica.

-          Original y fotocopia de la personería jurídica.

-          Declaración jurada de que no lo alcanzan las prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa.

-          Declaración jurada de que está al día en las obligaciones con la CCSS.

Sustento legal:

 

-          Ley de Contratación Administrativa: artículo: 22 y 108 y Reglamento para la utilización del Registro de Proveedores (Decreto Ejecutivo No 25113-H de fecha 30 de abril de 1996).

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones de la Proveeduría Institucional y llenar formulario "Registro e inscripción de proveedores" (Formularia No 27.)

-          Aportar los documentos requeridos.

32.   Certificación de servicio de exfuncionarios:

Trámite:

-          Apersonarse a las instalaciones de Recursos Humanos y

-          Llenar formulario "Servicios de personal" (Formulario No 28).

-          Retirar la certificación o constancia el día previamente indicado por Recursos Humanos.

Sustento legal:

- Resolución No DG-092-2000 del 6 de setiembre de 2000 emitida por la Dirección General de Servicio Civil.

33.   Servicio público:     Capacitación archivística.

Requisitos:

Curso "Administración de Archivos Centrales”:

-          Bachiller en secundaria.

-          Certificación de que el funcionario (a) trabaja en un Archivo Cendal.

-          No poseer titulación universitaria en Archivística.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

-          Cancelación del costo.

-          Solicitud de inscripción.

Curso "Administración de Archivos de Gestión":

-          Bachiller en secundaria.

-          Desempeñarse en un Archivo de Gestión.

-          Solicitud de inscripción.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

-          Cancelación del costo.

Seminarios y Congresos Archivísticos:

-          Solicitud de inscripción.

-          Cancelación del costo.

-          Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Sustento legal:

-  Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema

 Nacional de Archivos: artículos 47-52.

Trámite:

-          Solicitar al Departamento Administrativo Financiero la programación de actividades de capacitación de cada año.

-          Aportar los documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos según sea la actividad a realizar.

-          Llenar boleta de inscripción (Formulario No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.

-          Cancelar en la Caja de la institución o mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa el costo de inscripción.

-          Asistir y cumplir con los programas establecidos.

34.   Trabajo Comunal Universitario (TCU)

Requisito:

-          Ser estudiante de una carrera relacionada con el quehacer del Archivo Nacional.

Trámite:

-          El Centro de Estudios Superior debe presentar por escrito una solicitud 'al Departamento Administrativo Financiero.

-          El estudiante debe cumplir con las tareas que en materia archivística le son asignadas y con las horas establecidas.

-          Retirar la certificación emitida por el Técnico de Capacitación en donde se establece el número de horas y las labores ejecutadas.

35.   Contraloría de Servicios Consultas, quejas o sugerencias.

Requisitos:

-          Interponer consulta, queja o sugerencia mediante teléfono, personalmente, fax, carta o correo electrónico.

-          Identificación de la persona.

-          Residencia y lugar para recibir notificaciones.

-          Detalle de los hechos u omisiones denunciadas, con indicación de las personas y órganos involucrados en la queja.

-          Referencia específica o comprobantes cuando la queja se refiere a servicios por los cuales se emite comprobante.

-          El usuario puede solicitar que su identidad se conserve en estricta confidencialidad.

-          También en las áreas de atención de usuarios está disponible una boleta de opinión que se puede llenar para evaluar el servicio.

Sustento legal:

-          Decreto Ejecutivo No 26025-PLAN sobre la creación, organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios.

Trámite:

-          Una vez recibida la queja, se comunica a la Contraloría de Servicios, se resuelve y se notifica al administrado.

36.   Adquisición de bienes y servicios.

Requisitos:

-          Estar inscrito en el Registro de Proveedores de la Proveeduría Institucional del Archivo Nacional.

-          Estar al día en las cuotas obrero patronales.

-          Cuando sea necesario se suscribirá un contrato administrativo y el contratista pagará el 2.5 por cada mil del monto en timbres fiscales.

-          Cumplir con:

o Aceptación de la forma de pago definida por la institución.

o Calidades y cualidades de la oferta, según lo indica el cartel respectivo.

o Tiempo de vigencia de la oferta: no menor a 30 días.

o Monto de la oferta en colones, en números y letras.

o Garantía de participación. Se le solicita al oferente una garantía de participación no menor al 1% sobre el monto ofertado. Dicha garantía debe aportarse antes de la presentación de la oferta.

o Garantía de cumplimiento. El adjudicatario debe aportar una garantía de cumplimiento entre un 5% y 10% del monto adjudicado.

o Tanto la garantía de cumplimiento como la de participación se rendirán por cualquiera de los medios establecidos en el Reglamento de Contratación Administrativa.

Sustento legal:

-          Ley de Contratación Administrativa, artículos 33 y 34. Reglamento del Contratación Administrativa, artículo 37.2. Ley Constitutiva de la CCSS, artículo 74 y Código Fiscal, artículos 272 y 273.

Trámite.

-          Ver la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Instructivo No 1

USO DE DOCUMENTOS NOTARIALES

1. Los documentos se suministrarán en forma individual.

2. Cuando se consulten documentos originales, usar únicamente lápiz,  salvo a quien previamente se le autorice lo contrario.

3. No hacer marcas ni señales en los documentos origínales.

4. Cuando se consultan documentos originales colocar pertenencias personales en la gaveta que para estos efectos tiene mostrador.

5. No ingerir alimentos.

6. Se prohíben las escenas contra la moral y buenas costumbres.

7. Se facilitarán documentos hasta las 15,30 horas.

(*)Instructivo No 2

INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE VALORACIÓN PARCIAL DE DOCUMENTOS

1) La solicitud de valoración debe dirigirse a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuya sede se encuentra el Archivo Nacional.

2) La solicitud debe estar avalada por el Comité Institucional Selección y Eliminación de Documentos.

3) Se debe elaborar una lista que debe contener los siguientes datos:

3.1 Tipo documental: En esta columna debe anotarse la lista todos los tipos documentales que produce o recibe la oficina.

Tipo documental es "la forma en que se encuentra. Expuesta la información en el soporte", y responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución, de país, es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre a llevado a nombrarlos así.

Ejemplos:

Actas	Acuerdos	Circulares	Memorandos
Informes	Requisiciones	Leyes	Decretos
Convenios	Planillas	Contratos	Expedientes
Cheques	Licitaciones	Proyectos	Facturas
Manuales	Decretos	Tratados	Estudios
Balances contables	Ordenes de compra	Cuadros estadísticos	Planes de trabajo

Lo común es anotar el tipo documental una sola vez, importar si hay un ejemplar o miles de ellos.

Se recomienda que la correspondencia (cartas  enviadas y recibidas), se anote de primera en la lista, ya que todas oficinas producen este tipo documental. En caso de que organización del archivo así lo amerite, puede dividirse en apartes que sean necesarios:

Cartas enviadas	Cartas recibidas
Cartas internas	Cartas externas
Cartas decisorias	Cartas informativas

 

También se deben incluir los mapas, planos, fotografías, estén estos plasmados en papel o en otros soportes como el microfílme, cintas magnéticas, discos compacte í, etc.

3.2 Contenido: Se resume el contenido de cada tipo de documento destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o tipos documentales cuya información es muy diversa, lo que hace es anotar el objetivo, la función o las actividades básicas de la oficina.

3.3 Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente del tipo documental.

3.4 Cantidad: Se refiere a la cantidad de documentos ya sea por número de carpeta o por los metros lineales que miden.

3.5 Vigencia Administrativa y Legal: Se refiere al plazo de conservación que se asigna al documento para que sirva en la toma de decisiones, trámites corrientes o para la defensa de  derechos.

La vigencia administrativa y legal de los documentos debe ser fijada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ya que de acuerdo con el artículo 33 de la No 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

"Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° la presente ley integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El Comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.                                

b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se deba eliminar documentos   que   hayan   finalizado  su  trámite administrativo."

Detalles de forma que deben tomarse en cuenta:

1. En el encabezamiento de lo fórmula debe indicarse la oficina que corresponde la valoración según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece.
2. Indicar el nombre de la persona que elaboró la lista, y la fecha en que lo hizo.
3. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina.
4. Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad.
5. El Comité Institucional de Selección revisa las listas y asigna definitivamente el valor administrativo-legal. No se recibirán solicitudes de valoración que no estén avaladas por el citado Comité.
6. El Comité Institucional remite original y copia, con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección, la cual mediante un informe de selección señala los documentos de conservación permanente.

De acuerdo con el artículo 35 "Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional." Por su parte, el artículo 36 dice "Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con trasgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.

MODELO: Ver formulario No 16.

(*)(Nota de Sinalevi: Mediante publicación en La Gaceta N° 179 del 18 de setiembre del 2013 se reformó el servicio público N° 9: Valoración Documental)

(*)Instructivo N° 3

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE "TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”

INTRODUCCIÓN 

La selección documental es una función importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de plazos de vida para los documentos, como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y además carecen de valor científico cultural.

Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio, de dinero.

La Ley del Sistema Nacional de Archivos No 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y establece lo siguiente:

Artículo 31.—Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.

Artículo 33.—Cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.

b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

En acatamiento a lo dispuesto por la Ley, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales, y se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.

La tabla de plazos de la institución es la suma de las tablas que, en cada oficina, elabore el encargado de archivo, la secretaria, o quien corresponda, con la ayuda y el visto bueno del jefe de cada unidad.

Para su confección debe existir un coordinador que brinde instrucciones acerca de cómo confeccionarlas, convoque al Comité Institucional de Selección -que debe hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural a la documentación.

Se recomienda hacer las tablas de plazos en la fase de gestión; no esperar a que la congestión de documentos sea un problema en las oficinas o en los archivos centrales. Es en las oficinas donde está disponible y ordenada la información cine se requiere para realizarlas.

Este instrumento es de gran valor para orientar las políticas documentales de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo más eficiente de los recursos humanos y del espacio físico, asegurando la información necesaria para la administración y para la Historia del país.

En el marco de la reorganización de los archivos, los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en un todo debidamente coordinado, para que las acciones archivísticas  iniciadas  en   las  oficinas  fluyan  ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente planificada, de los documentos¹.

¹ Este documento ha sido debidamente aprobado por el Comité de Descripción Documental del Archivo Nacional, y por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

INSTRUCCIONES PARA QUE LOS ENCARGADOS DE ARCHIVOS O SECRETARIAS LLENEN LA FÓRMULA

La tabla consta de 12 columnas, información de encabezamiento y firmas correspondientes.

Para llenarla, siga las indicaciones siguientes:

1. NÚMERO DE ORDEN: Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden en que se anoten.

2. TIPO DOCUMENTAL: En esta columna debe anotarse la lista de todos los tipos documentales que produce o recibe la oficina.

 Tipo documental es "la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte", y que responde a funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un país; es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así.

 Ejemplos:

Actas                                                                          Expedientes

Acuerdos                                                                     Informes

Balances contables                                                      Investigaciones

Circulares                                                                    Leyes

Contratos                                                                    Licitaciones

Convenios                                                                    Manuales

Cuadros estadísticos                                                    Memorandos

Cheques                                                                      Ordenes de compra

Decretos                                                                     Planes de trabajo

Estudios                                                                      Presupuestos, etc.

A veces estos tipos documentales tienen su "apellido", es decir, una palabra que los especifica más. Ejemplo: Existen varios tipos de expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: de personal, judicial, legislativo.

Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo documental. En caso de que la organización del archivo así lo amerite, la correspondencia puede dividirse en los apañes que sean necesarios.

Ejemplo:  

Cartas enviadas                                                           Cartas recibidas

Correspondencia interna                                               Correspondencia externa

Correspondencia decisoria                                            Correspondencia informativa

Esta misma recomendación puede aplicarse a otros tipos documentales, cuando se amerite su división, por razones de organización del archivo, de diferente importancia histórica, diferente plazo de conservación, etc.

Ejemplo:

Planos de proyectos hidroeléctricos nacionales, 

Planos de reparación de edificios.

Contratos que afectan las funciones sustantivas de la entidad,

Contratos de mantenimiento de limpieza.

En el listado de tipos documentales no debe tomarse en cuenta sólo documentación que está en papel, o escrita con letras. También deben incorporarse los mapas, planos, fotografías, etc., estén plasmados en papel o en otros soportes, como el micro Film o material de cómputo.

Cuando se elabora una tabla, lo común es anotar el tipo documental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.

3. ¿ES ORIGINAL Y/O COPIA? A la par de cada uno de lo, tipos documentales, se anota si este tipo, que posee la oficina en cuestión es original o copia. Si tiene el documento original se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 ó 3 copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso de la correspondencia se anota O y C.

4. ¿CUÁLES OTRAS OFICINAS TIENEN ORIGINAL Y/O COPIA DE ESTE DOCUMENTO? En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen original ( copia del tipo documental en cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original.

Ejemplo: Si se está analizando la documentación de una Dirección Legal.

 

_________________________________________________________

Tipo documental ¿Original y/o Copia? ¿Cuáles otras oficinas tienen Original y/o copia?

 

Actas de Junta                                                 Junta Directiva: O

Directiva: C Las demás Direcciones: C               Las demás Direcciones: C

 

En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la principal oficina o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o informaciones de la unidad estudiada.

 

La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente de determinado tipo documental.

5. ¿EL DOCUMENTO Y/O LA INFORMACIÓN ESTÁN MICROFILMADOS? En esta columna se anota si el tipo documental, o la información están microfilmados. Esto es importante de anotar, pues, en el caso de que el documento original esté microfílmado, este dato puede modificar los plazos de vigencia administrativa-legal. Según la Ley de Microfilm, N° 4278, y el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación, los documentos textuales que han sido microfilmados con todas las normas de calidad, y que carecen de valor científico-cultural, pueden eliminarse un año después de haber sido microfilmados.

6. ¿EL DOCUMENTO Y/O LA INFORMACIÓN ESTÁN AUTOMATIZADOS? Se indica en esta columna si el tipo documental está respaldado en un programa de cómputo. Este dato tiene importancia para determinar el valor administrativo, pero no altera en nada los plazos de conservación legal, porque la información almacenada sólo en computadora no tiene valor legal en Costa Rica.

7. CONTENIDO: Se resume el contenido de cada tipo documental, destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o tipos documentales cuya información es muy diversa, lo que se hace es anotar el objetivo, la función o las actividades básicas de la unidad, pues de estas se van a derivar los asuntos.

Ejemplo: Si se está levantando la tabla de una oficina de Auditoría

 

Tipo documental .          Contenido

 

Corespondencia                        Fiscalización de las actividades

financieras y administrativas de la

entidad.

 

Si se está levantando una Tabla de una Junta Directiva

 

Tipo documental              Contenido

 

Actas                                        Fijación de políticas y toma de

decisiones de alto nivel de la

institución.

8. VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN LA OFICINA. La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trámites corrientes de la oficina, y para la defensa de derechos. El plazo de vigencia es diferente según cada tipo documental. El tiempo se puede dividir especialmente, de tal manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El período en que los documentos son consultados más frecuentemente, deben permanecer en la oficina. Generalmente los documentos permanecen en la oficina de 1 a 5 años, dependiendo del tipo documental.

9. VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN EL ARCHIVO CENTRAL. En esta columna se anota el tiempo que debe custodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos. Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse precaucionalmente. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará O (cero) en esta columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero la responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité Institucional.

El Comité debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiados bajos, puede resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante años documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden causar graves problemas de espacio a la institución.

Si en una institución no existe Archivo Central, la responsabilidad de conservar los documentos durante toda su vigencia, corresponde a la oficina.

10. CANTIDAD. Se anota, en número de documentos o en metros lineales, la cantidad correspondiente a cada tipo documental. La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantería.

Si la oficina produce muy poco, se puede indicar en una sola cifra la totalidad de la documentación.

Para tipos documentales muy voluminosos, ejemplo: comprobantes contables, planillas, etc, se debe indicar, en el campo de "observaciones", la cantidad que se produce de cada tipo. Este  dato de es importante para planificar la conservación, tanto a nivel administrativo legal, como científico-cultural.

11. FECHAS EXTREMAS. Se anotan las fechas extiemas de cada tipo documental, correspondientes al momento en que se realiza tabla.

12. OBSERVACIONES. Este es un espacio especial que se destina a que la Comisión Nacional defina si el tipo documental es de conservación permanente, o si puede eliminarse una vez que caduque su vigencia. Puede ser aprovechado, tanto por las oficinas productoras como por el Comité Institucional y la Comisión Nacional, para justificar el por qué recomiendan la conservación o eliminación de un tipo documental. Pueden referirse a la duplicación de información, a problemas de volumen de los documentos, a espacio de la entidad y a razones para considerar un documento de valor científico-cultural.

También aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen información complementaria, aunque el tipo documental no sea duplicado.

Ejemplo:

Proyectos eléctricos que se manejan tanto en la Compañía Nacional de Fuerza y Luz como en el Servicio Nacional de Electricidad,  balances mensuales cuya información esté resumida en un balance anual, proyectos de vivienda que están en la Mutual y también en el Banco Hipotecario de la Vivienda.

Esta columna es muy importante, pues todas las instituciones cumplen una función dentro de la comunidad, y es obligación de los administradores dejar un testimonio de sus acciones, del cumplimiento o no de los objetivos de un ente, y de su proyección dentro de la sociedad.

En la tabla se autoriza, pero puede someterse a revisiones periódicas para incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar plazos.

DETALLES DE FORMA QUE DEBEN TOMARSE EN CÜEN

1. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece.

2. Indicar el nombre de la persona que elaboró la tabla, y la fecha en que lo hizo.

3. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de la oficina.

4. Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora y el sello de esta unidad.

5. Numerar las páginas de la tabla.

6. El coordinador de este trabajo debe instruir a los encargados de archivo, secretarias, o a quien corresponda acerca de cómo Llenar la tabla, y fijar una fecha límite de presentación.

7. El Comité Institucional revisa las tablas  corrobora duplicaciones de tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace recomendaciones acerca de histórico si así lo considera conveniente.

8. El Comité Institucional remite el original y copia, con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección, la cual señala los documentos de conservación permanente, y devuelve las tablas, debidamente autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que corresponde.

LISTA DE TIPOS DOCUMENTALES Y Pl AZO DE CONSERVACIÓN SUGERIDOS

Algunos de los plazos fueron recomendados por Bodil Henrickson de Ulate, asesora de la UNESCO en materia archivíslica, y otros son el producto de la experiencia acumulada en la Sección Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

Estos plazos son RECOMENDACIONES; sólo el Comité Institucional de Selección y Eliminación está autorizado para vigencia administrativa y legal de los documentos, y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación es quien establece el valor científico-cultural

I. VALOR    CIENTÍFICO-CULTURAL/CONSERV4 PERMANENTE:

Leyes, decretos, reglamentos, actas, informes anuales relevantes, convenios, tratados, contratos importantes para el logro objetivos de la entidad, presupuestos anuales, liquidaciones  presupuestarias del IV trimestre, correspondencia de autoridades superiores o de niveles técnicos que reflejen objetivos del ente, licitaciones públicas ganadoras de proyectos básicos de una institución, organigramas, libros mayores, libres diarios,  informes contables o balances anuales, informes técnicos de relevancia nacional o regional, tabulados de censos y encuestas, protocolos notariales, muestra de expedientes judiciales registros civiles, libros sacramentales, declaratorias de elecciones, fotos, mapas, planos de terrenos u obras civiles de importancia nacional o regional, videos que reflejen aspectos sustanciales del quehacer una institución o de una cultura, expedientes de organizaciones sociales, sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones de campesinos, de artesanos, etc.

II. 50 AÑOS DE VIGENCIA:

Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de que la información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales adquiridos)

III 10 AÑOS DE VIGENCIA:

Materia prima estadística ya tabulada y trabajada.

IV. 5 AÑOS DE VIGENCIA:

Documentación contable de carácter rutinario, facturas, notas de crédito, órdenes de compra, órdenes de utilización de gasolina, gastos de transporte, cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega, licitaciones públicas o privadas no ganadoras - o ganadoras o proyectos no sustantivos de la institución - acciones de personal repetidas y rutinarias - que no prueben  derechos  adquiridos  ni  tiempo  de  servicio-, correspondencia de unidades de nivel medio o bajo, cuyos asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores.

V. 3 AÑOS DE VIGENCIA:

Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, solicitudes de vacaciones, cuadros de personal.

VI. 2 AÑOS DE VIGENCIA:

Correspondencia interna de carácter rutinario, notas de remisión, mensajes, memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de asistencia, borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se han resumido en informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de transporte, copias que se reciben a título de información - no para decidir un asunto-

ALGUNOS CRITERIOS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN PERMANENTE DE LOS DOCUMENTOS

1. El grado en que se reflejan los objetivos y las funciones básicas de una institución.
2. El nivel de la estructura orgánica en que se produjeron o recibieron.
3. El hecho de si los documentos, o la información en ellos contenida está duplicada.
4. Si tienen relevancia para la explicación de fenómenos sociales o culturales en general.
5. El volumen de producción. En casos de documentación homogénea y voluminosa, se puede recurrir a una muestra.

(Nota de Sinalevi: Mediante publicación en La Gaceta N° 179 del 18 de setiembre del 2013 se reformó el servicio público N° 9: Valoración Documental)

Instructivo No 4

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

La transferencia de los documentos producidos y recibidos por los despachos de la Presidencia de la República y de los ministros de Estado al Archivo Nacional, se realiza de acuerdo con las regulaciones contempladas en el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990, el cual establece que:

"La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional".

Asimismo, el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto No 24023-C del 30 de enero de 1995 indica que:

"Los documentos que entreguen la Presidencia de la República y los ministros de Estado a la Dirección General del Archivo Nacional, ingresarán a esta con una lista de remisión. Posteriormente podrán sufrir el proceso de selección, de acuerdo con los criterios que establezca la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos".

PROCESO DE LA TRANSFERENCIA

Es la suma de actividades mediante las cuales los documentos producidos recibidos y administrados por una oficina se organizan para que ingresen a una fase superior de archivo, de tal manera que puedan ser localizados y consultados rápidamente.

INSTRUCCIONES GENERALES

I. La oficina productora será la encargada de ejecutar el trabajo de preparación de los documentos con la coordinación de la Dirección General del Archivo Nacional.

Actividades del coordinador:

1. Inspeccionar el Archivo de Gestión de cada despacho.

2. Determinar cuáles documentos emitidos se encuentran en papel o en soporte electrónico.

3. Determinar los sistemas de clasificación y ordenación aplicados.

4. Elaborar un diagnóstico archivistico de la oficina productora.

5. Hacer entrega del instructivo y dar instrucciones al encargado de ejecutar el trabajo.

Actividades de la oficina productora

1. Elaborar el instrumento descriptivo Lista de Remisión.

2. Colocar los documentos en cajas e identificarlas.

3. trasladar los documentos al Archivo Nacional.

4. Conservar los documentos no transferidos.

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS PARA LA OFICINA PRODUCTORA

1. Elaborar el instrumento descriptivo Lista de Remisión

1.1   Tratamiento previo para la preservación de los documentos.

1.1.1 Revisar y separar los documentos incluidos en l;i lista del ANEXO 1.

1.1.2 Eliminar los documentos duplicados. Conservar los originales y sus copias cuando no hay originales

1.1.3 Pasar a carpetas los documentos colocados en los cartapacios "ampo".

1.1.4 Sacar todos los elementos corrosivos del papel como, clips, ligas, prensas de carpetas ("fasteners"), etc.

1.1.5 Sellar cada unidad documental o carpeta con el sello respectivo de la oficina productora.

1.2 Hacer la descripción de cada unidad documental.

1.2.1 Utilizar el diseno del formulario Lista de Remisión. VER ANEXO 2.

1.2.2 Completar los siguientes campos del formulario Lista de Remisión. Ver ejemplo en el Anexo 3.

1.2.2.1   Dejar en blanco los campos "Transferencia No, Signatura y folios".

1.2.2.2  Campo del "Fondo documental"

Anotar el nombre de la entidad productora.

1.2.2.3  Campo de la "Sección"

Anotar el nombre de la oficina productora.

1.2.2.4  Campo de la "Serie"

Anotar el tipo documental que prevalece (correspondencia, actas...).

1.2.2.5  Campo de la "Procedencia"

Anotar el nombre de la entidad que custodia los documentos al momento de efectuarse la transferencia.

1.2.2.6  Campo de "Realizado por".

Anotar el nombre de la persona ejecutora del trabajo

1.2.2.7  Campo de la "Fecha"

Anotar día, mes y año en que se realizó el trabajo

1.2.2.8  Campo del "Número de orden"

Anotar un número en orden consecutivo a partir del 1. (1, 2, 3, 4, 5...). Corresponde a cada unidad documental o carpeta que se va incluyendo en la Lista de Remisión. Advertencia: El número de orden de la unidad documental. Debe coincidir con el número de orden en la Lista de Remisión

1.2.2.9  Campo del "Contenido"

Redactar un breve resumen de la información de cada unidad documental. Iniciar siempre con el nombre del tipo documental (acta, informe, contrato, cartas, , correspondencia, presupuesto, acuerdo, decreto, ley, etc.)

1.2.2.10 Campo de las "Fechas Extremas"

Anotar la fecha más antigua y la más i reciente de cada documento, incluye año I mes y día. (Ejemplo: 10 Feb 1998-25 Mar  2000).

1.2.2.11 Campo de la "Signatura".                

No hacer anotaciones. Para uso interno del Archivo Nacional.

1.2.2.12 Campo de los "Folios" No hacer anotaciones.

1.3 Hacer por triplicado la Lista de Remisión. Oririnal y dos copias.

1.4 Las clases documentales fotografías, videos, grabaciones, afiches, se enumeran a partir del número 1 cada clase.

2. Colocar los documentos en cajas e identificarlas

2.1   Las cajas serán suministradas por el Archivo Nacional.

2.2   Coordinar con el Archivo Nacional el envío de cajas a la oficina productora.

2.3   Armar las cajas con el lado ranurado hacia adentro.

2.4   Colocar las carpetas sobre su lomo dentro de leí caja, en el respectivo orden numérico ascendente y de izquierda a derecha (1, 2, 3, 4, 5 ,6...) La abertura de la caja debe estar a la izquierda. VER ANEXOS 4 y 5. Advertencia: El número de orden de la unidad documentas debe coincidir con el número de orden en la Lista de Remisión.

2.5   Identificar cada caja con los siguientes datos.

2.5.1 Proceda por ubicar la caja con la abertura hacia la izquierda. Escriba en la parte frontal. Usar lápiz.

2.5.2 nombre del fondo o entidad productora: Ministerio de ….

2.5.3 Nombre de la Sección u oficina productora: Despacho del Ministro.

2.5.4 Números de orden: 1-13. Se anotan los números extremos de las unidades incluidas en cada caja.

2.5.5 Número de caja: 1. Se anota el número en orden consecutivo (1, 2, 3, 4, 5...)

3. Trasladar los documentos al Archivo Nacional

3.1   Comprobar que no haya faltantes de documentos. Se confronta la lista de remisión con los respectivos documentos.

3.2   Coordinar fecha y hora del traslado.

3.3   Coordinar el transporte. La institución que remite los documentos suministrará el transporte y el personal para el acarreo de las cajas al vehículo y del vehículo al depósito en el Archivo Nacional.

3.4   Los documentos que no hayan concluido su trámite de gestión se mantendrán en la oficina productora hasta 8 días antes del traspaso de poderes, luego serán transferidos al Archivo Nacional.

4. Conservar los documentos no transferidos

4.1   Conservar en la oficina productora los documentos que aparecen en la lista del ANEXO 2. Estos documentos no poseen valor científico-cultural pero tampoco pueden eliminarse. Se conservarán hasta que caduque su vigencia administrativa-legal.

4.2   Remitir esos documentos al Archivo Central de la entidad productora.

4.3   Cuando no exista Archivo Central se dejarán en la oficina productora.

4.4   Hacer lista de remisión de esos documentos.