DIRECCIÓN
GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
(Esta
norma fue derogada por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 38961 del 14 de
enero del 2015,
"Guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional")
En cumplimiento a lo establecido por la Ley
N° 8220, Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de
Requisitos y Trámites Administrativos, se procede por parte de la Dirección
General del Archivo Nacional a informar a nuestros usuarios y
a toda la ciudadanía en general los servicios que brinda, sus requisitos,
respaldo jurídico, trámite para acceder el servicio, manuales o instructivos y
formularios respectivos:
Departamento Archivo Notarial
1 Servicio público: Facilitación de documentos notariales.
Requisitos:
- Presentar identificación personal con
fotografía.
NOTA: Cuando un
Tribunal fuera de la ciudad de San José solicite protocolo, deberá aportar el
importe de correo.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo
23 y 24, Reglamento de la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 36 t Código Notarial: artículo 25.
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones del Archivo
Nacional, tomar ficha y llenar formulario “Consultas Notariales” (Formulario N°
1).
- Completar datos en el Libro “Control de
Consultas Notariales” (Formulario N° 2) o en el Libro de “Control de Consultas
de documentos microfilmados” (Formulario N° 3), en este último caso cuando se
solicite microfilmes.
- Mostrar documento de identificación.
- Realizar las consultas requeridas en el lugar
indicado.
- Si el usuario desea obtener una reproducción
notarial, sigue trámite en “Reproducción de documentos notariales”.
Instructivo
N° 1 Uso de documentos
notariales (ver apartado respectivo)
2. Servicio Público: Reproducción de
instrumentos públicos (fotocopias simples o certificadas, certificaciones o
testimonios)
Requisitos:
- Ser parte en la escritura o demostrar un
interés legítimo.
- Si el solicitante actúa en representación de
una persona jurídica presentar certificación de personería jurídica vigente
expedida en los últimos 30 días.
- Si el solicitante no comparece personalmente
deberá ser autenticada su firma por un abogado o notario.
- Timbres de Ley.
- Cancelación del costo de la fotocopia si el
instrumento está en letra imprenta.
Certificación:
- Timbres de Ley.
Fotocopia certificada:
- Timbres de Ley.
- Cancelación del costo de la fotocopia.
Fotocopia simple:
- Cancelar el valor de la fotocopia.
Sustento legal:
- Código Notaria: artículo 112, 113, 117 y 121,
Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículos 36, 99 y 106, código Fiscal: artículos 121, 138 y
siguientes y Ley de Creación del Timbre del Archivo Nacional.
Trámite:
Testimonios,
fotocopias certificadas y certificaciones:
- Llenar el formulario según tipo de reproducción
requerida: “Fotocopia certificada” (formulario N° 4), “Certificación”
(Formulario N° 5), y “Testimonio”, (Formulario N° 6).
- Adherir timbres 1, en el formulario
respectivo y entregarlo al funcionario.
1 El Archivo Nacional tiene a la venta de
usuarios especies fiscales, Caja ubicada contiguo al Departamento Archivo
Notarial.
- Cancelar en el área de fotocopiado 2
el valor de las fotocopias ara expedir testimonio o fotocopias certificadas.
2 La Institución
otorgó concesión de fotocopiado a la Sociedad Anónima
Laboral de Trabajadores Discapacitados (SALTRADIS). Se encuentran ubicados en
las instalaciones del Departamento de Archivo Notarial.
- Recibir el comprobante de solicitud de
reproducción de documentos notariales (formularios N° 7-1 y 8).
- Retirar reproducción de documentos notariales
el día indicado en el recibo, previa presentación de éste y del documento de
identificación.
- En el caso de un Testimonio de escritura solo
se le entregará al solicitante o la persona autorizada en la solicitud.
Fotocopias simples:
- Solicitud verbal.
3. Servicio público: Depósito definitivo de
tomos de Protocolos Notariales y consulares.
Requisitos:
- Presentar tomo con folios completos o en su
defecto traer nota de la
Dirección Nacional de Notariado indicando
que se encuentran en reposición o copia del acta de secuestro del OIJ cuando
han sido secuestrados.
- Estar al día en la presentación de índices de
escrituras.
- Razón de cierre.
- Cancelación de los montos correspondientes de
empaste y microfilmación.
- Timbre de Archivo Nacional ¢200.
NOTA: En caso de
depósito por fallecimiento del notario se debe obviar los dos últimos
requisitos según acuerdo de la Junta
Directiva N° 7 sesión 5-2000 del 8 de marzo, en su lugar se
deberá depositar el tomo de protocolo con una nota de quien está realizando el
depósito de acuerdo a lo establecido en el artículo 58 del Código Notarial.
Sustento Legal:
- Código Notarial: artículo 25, 52, 54, 55, 58,
59, 60 y 143 i, Acuerdo de la Junta
Directiva N° 2.1 de la sesión N° 13-2002celebrada el día 3 de
mayo de 2002 (Microfilmación), acuerdo de la Junta Administrativa
N° 6.1 de la sesión 15-2001 celebrada el día 30 de mayo de 2001 y Ley de
creación del Timbre de Archivo Nacional N° 43 publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 21 de
diciembre de 1934.
Trámite:
- Apersonarse al Área de Caja de la Institución y
cancelar los montos indicados3.
3 Los montos tanto de la encuadernación como de la
microfilmación están sujetos a revisión y actualización por parte de la Junta Administrativa.
- Entregar el tomo de Protocolo en la ventanilla
de trámites rápidos, adjuntar copia de la cancelación de la encuadernación y
microfilmación y el Timbre de Archivo adherido al primer folio.
- Recibir el “Comprobante provisional de entrega
de tomo de protocolo notarial” (Formulario N° 9), en donde se indica el momento
de entrega de los recibos definitivos.
- Subsanar errores detectados en la revisión del
tomo.
- Entregar el recibo provisional y obtener el
recibo definitivo del tomo (Formulario N° 10)
4 Servicio público: Depósito temporal de tomos
de Protocolos Notariales y Consulares
Requisitos:
- Presentación de carta en donde se consigne el
motivo del depósito y el período.
- Estar al día en la presentación de índice de
escrituras (presentar por adelantado el correspondiente a la quincena en que se
deposita).
- Que el Notario se encuentre inhabilitado o
salga del país por un período de 3 hasta 6 meses.
Sustento legal:
- Código Notarial: artículos 53 y 58.
Trámite:
- Entregar el tomo en la ventanilla de trámites
rápidos informados que se trata de un depósito temporal.
- Presenciar el conteo físico de folios que
contienen el tomo de Protocolo al momento de su depósito y retiro.
- Recibir el comprobante de depósito temporal
(Formularios N° 11).
- Retirar el tomo del protocolo una vez
transcurrido el término del depósito temporal (Notario o persona autorizada por
escrito) previa entrega del comprobante.
NOTA: El tomo no
retirado en el término del depósito temporal se convertirá en depósito
definitivo.
5. Servicio público: Recepción de índices de
instrumentos públicos.
Requisitos:
- Ser Notario o funcionario consular habilitado
para el ejercicio del Notariado, tenga o no el tomo de protocolo.
- Los demás requisitos establecidos en el
Reglamento para la presentación de los índices.
Sustento legal:
- Código Notarial: artículo 25 al 28, Reglamento
para la presentación de índices de escrituras, Decreto Ejecutivo N° 30250-C
publicado en el Diario Oficial La
Gaceta al día 10 de abril de 2002 y Ley de creación de Timbre
del Archivo Nacional.
Trámite:
Entrega personal
- Entregar original y copia en el Área de
Recepción de Índices, dentro del plazo establecido en el artículo 27 del Código
Notarial (Formulario 12).
- Subsanar errores u omisiones corregibles
señaladas por los funcionarios.
- Recibir copia del índice con el sello de
recibo.
- En caso de presentar un testamento, adjuntar
copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena (Formulario N° 13)
- Adjuntar la información establecida en el
artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.
Entrega por correo:
- Enviar por correo certificado y manifestado el
índice de escrituras en el plazo establecido en el Código Notarial.
- Subsanar errores u omisiones corregibles
señalas por los funcionarios.
- Retirar en el Archivo Notarial la copia del
índice con el respectivo recibo, en un plazo no mayor de tres meses.
- En caso de reportar un testamento, enviar copia
del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena.
- Adjuntar la información establecida en el
artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.
6. Servicio público: Emisión de
certificaciones, fotocopias certificadas de índices de instrumentos y
constancias de documentos notariales.
Requisitos:
- Presentar identificación personal con
fotografía.
- Timbres de Ley.
- Cancelar costos de las fotocopias.
Sustento legal:
- Código fiscal: artículo 238 y siguientes, Ley
de creación del Timbre del Archivo Nacional y Código Notarial, artículo 121).
- Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones del Archivo
Notarial y llenar el formulario respectivo: “Constancia” (Formularios N° 14) o
el de la
Certificación, para aquellos asuntos no contemplados en
trámites anteriores, o el de “Fotocopia certificada de Índices de Notariales”
(Formulario N° 7)
- Adherir los timbres al formulario
correspondiente y entregarla al funcionario (caso de la certificación y
fotocopia certficada).
- Cancelar el costo de la fotocopia.
- Retirar el comprobante de solicitud de
certificación o constancia según sea el caso (Formulario N° 7-1 y 15).
- Retirar con el comprobante el documento
solicitado en la ventanilla de trámites rápidos a partir del día indicado.
7. Servicio público: Facilitación de segunda
boleta de seguridad a los ulteriores testimonios.
Requisitos:
- Que el Testimonio haya sido expedido por el
Archivo Notarial.
- Que se le haya cancelado la presentación en el
Registro Nacional.
- Sustento legal:
- Código Civil, artículo 468 y Reglamento del
Registro Público, artículos del 100 al 105.
Trámite:
- Apersonarse a la ventanilla de trámites rápidos
y solicitar boleta de seguridad por escrito o consignar esa solicitud en el
formulario de ulterior testimonio bajo el cual tramitó el documento.
- Adjuntar copia de documento de cancelación
expedido por el Registro Público en el que conste la cancelación de la
presentación debidamente firmado y sellado por el registrados respectivo o en
su defecto presentar certificación de cancelación de asiento expedida por el
Registro Público.
- Recibir Boleta de seguridad debidamente
adherida al testimonio y sellada.
Departamento Servicios Archivísticos Externos
8. Servicio público: Asesorías en organización
de archivos centrales o de gestión.
Requisitos:
- La institución interesada deberá contar con el
espacio físico necesario, el mobiliarios correspondiente y contar con los
funcionarios responsables de la unidad.
- Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos: 1, 11,
23, 56 Reglamento de la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 153, 155 y 159-160.
Trámite:
- Remitir solicitud escrita a la Dirección
General del Archivo Nacional.
- Recibir a funcionarios del Departamento
Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado
organizacional y administrativo de los documentos para crear u organizar los
archivos administrativos.
- Determinar la factibilidad, recibir e
implementar el informe de Asesoría.
- Para archivos privados y particulares
integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la Solicitud: fechas
extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos.
9. Servicio
público: Valoración Documental.
Requisitos:
_Oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos (CNSED), suscrito por el presidente o secretario del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED)
respectivo, el cual debe contener la conformación actualizada del CISED que
aprobó el trámite, miembros que lo conforman, cargo y representación que
ostentan. Además, debe indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano
colegiado aprobó dichas tablas.
_Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos o las
solicitudes de valoración parcial en el formulario oficial aprobado por La
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (Formulario 1), con
los requisitos de forma y fondo que se establecen en los instructivos
correspondientes, los cuales se publicaran en la página web institucional:
www.archivonacional. go.cr. Asimismo, las tablas de plazos y valoraciones
parciales se deben remitir dos originales en soporte papel debidamente foliados
y firmados en cada uno de sus páginas por el superior de la Unidad
Administrativa respectiva y el presidente o secretario del CISED y una copia en
soporte electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED ). En el
caso de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales
de unidades homólogas, estos instrumentos deben ser firmados por el superior
jerárquico de las unidades homólogas productoras de los documentos o en su
defecto el superior jerárquico de la entidad.
Sustento legal:
_Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202: Artículos 31-38
_Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023:
Artículo 38, 117-140.
_Resolución CNSED-01-2009 de 18 de marzo de 2009. Publicada en La
Gaceta N º 101 de 27 de mayo de 2009.
_Resolución CNSED-02-2009 de 05 de agosto de 2009. Publicada en La
Gaceta N ° 248 de 22 de diciembre 2009
_Resolución CNSED-03-2009 de 30 de setiembre de 2009. Publicada en La
Gaceta N ° 248 de 22 de diciembre 2009
_Resolución CNSED-01-2011 de 09 de agosto de 2011. Publicada en La
Gaceta N ° 184 de 26 de setiembre de 2011.
_Resolución CNSED-01-2012 de 12 de setiembre de 2012. Publicada en La
Gaceta N ° 244, Alcance N° 206 de 18 de diciembre de 2012.
Trámite:
_Presentar el oficio de solicitud y los documentos especificados en los
requisitos para el trámite de valoración documental
_Complementar, aclarar, corregir la solicitud de acuerdo con los
requerimientos solicitados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos en el plazo indicado (en caso de que las solicitudes no sean
corregidas a conformidad serán archivadas sin tramitar)
_El Jefe o Encargado del Archivo Central de la entidad solicitante
deberá asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, en que se analicen solicitudes planteadas por esa
entidad
_Recibir el acuerdo en firme de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos
_Los documentos que no sean declarados con valor científico cultural
pueden eliminarse una vez que haya finalizado su vigencia administrativa y
legal, de conformidad con lo estipulado por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos. Se levantará un acta de eliminación en
la cual quede constancia de los documentos que serán eliminados. Los documentos
que se declaren con valor científico cultural deberán conservarse
permanentemente.
(Así reformado el
punto 9) anteior mediante publicación en La Gaceta N°
179 del 18 de setiembre del 2013)
10. Servicio público: Inspección de archivos.
Trámite:
- Remitir solicitud escrita a la Dirección
General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo.
La Institución
procederá también de oficio.
- El archivo Nacional realizará la investigación
respectiva y generará un informe técnico con recomendaciones que serán
remitidas a la institución correspondiente.
Sustento Legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículos 23 y 51 y Reglamento a la ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 156-158.
11. Servicio público: Préstamo de documentos on valor administrativo-legal.
Requisitos:
- Ser la institución productora de los documentos
que solicita
Sustento legal:
- Ley del sistema Nacional de Archivos: artículo
10, 23 , 44 y 54 y Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 92, 99, 107 y
108-149.
Trámite:
- Remitir la solicitud por escrito a la Dirección
General del Archivo Nacional indicando las razones del caso.
- Apersonarse a las instalaciones del Archivo
Nacional, firmar el registro de consultas.
- Solicitar y consultar los instrumentos
descriptivos o posteriormente los documentos de interés.
- Cancelar el costo de las fotocopias si es del
caso.
- Retirar el documento.
- Devolver el documento en el plazo establecido.
Duración del préstamo hasta por tres meses prorrogables. En caso de préstamo de
documentos al exterior, la autorización se realizará a través de Decreto
]Ejecutivo.
12. Servicio público: Transferencias de
documentos.
Requisitos:
- Los documentos deben tener un plazo igual o
mayor de 20 años de haberse originado.
- Los documentos deben tener la declaratoria de
valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos.
Sustento legal:
- Ley del sistema Nacional de Archivos: artículos
4, 7-8, 23, 42, 46-47, 49-50, 52-53, 58 y 63 y Reglamento a la Ley del sistema Nacional de Archivos:
artículo 3, 61-63, 65, 148, 151-152.
Trámite:
- Remitir solicitud escrita a la Dirección
General para transferir documentos con valor para la ciencia
y la cultura con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío.
Si una institución pública fuera privatizada, absorbida por otra entidad o pase
a ser un ente de derecho privado, deben comunicarlo con mínimo de tres meses de
antelación.
- Numerar los documentos a remitir.
- Confrontar conjuntamente con personal del
Archivo Nacional, los documentos con sus listas de remisión.
- Limpiar todos y cada uno de los documentos que
se transferirán, un mes antes de su remisión.
- Clasificar, ordenar y describir los documentos
(preparar lista de remisión por triplicado) (Formulario N° 18).
- Adjuntar las micropelículas o microfichas, si
los documentos están microfilmados.
NOTA: Por Ley N° 7202
los documentos de la
Presidencia de la República y los ministros de Estado al término de
su período administrativo deben ser enviados al Archivo Nacional.
Instructivo:
N° 4 Tranferencia de
documentos
13. Servicio público: Donación de documentos.
Requisitos:
- Los documentos deben tener la declaración
de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos N°
7202: artículo 59 y Reglamento a la Ley N° 7202,
artículos 163-166.
Trámite:
- Las instituciones privadas y los
particulares que deseen donar documentos al Archivo Nacional deben remitir
solicitud escrita a la
Dirección General.
- Atender a los funcionarios que harán el estudio para determinar el valor
científico cultural de los documentos y colaborar con ellos.
- El donante debe indicar cualquier
condición de restricción de acceso o similares por escrito de previo a efectuarse
la transferencia.
- Recibir a los funcionarios que trasladarán
los documentos. La Dirección
General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite podrá
reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la documentación
donada que carezca de valor científico cultural.
14. Servicio público: Certificaciones 4
de tiempo de servicio, de cancelación de un crédito hipotecario o cualquier
otro documento.
4. El Departamento Servicios
Archivísticos Externos administra el Archivo Intermedio, en donde se custodian
documentos de los diferentes Ministerios del Estado con menos de 20 años,
instituciones que fueron cerradas con CODESA, Banco Anglo Costarricense,
DIGEPARE, Gobernaciones de Provincia; así como otras y transferencias que han
ingresado al Archivo Nacional, como donaciones y que están en proceso de
organización.
Requisitos:
- Cédula de identidad.
- Timbres de Ley.
- Además si se trata de una certificación de
tiempo de servicio presentar la autorización autenticada por un abogado, si no
es el interesado.
- Y si es una certificación de cancelación
de un crédito hipotecario:
- Ser persona interesada directamente el
documento.
- So el interesado hubiese fallecido,
aportar el certificado de defunción así como los documentos en los que conste
el parentesco familiar.
- Si el interesado se encuentra fuera del
país o no localizable, se deberá aportar el original y fotocopia del poder
generalísimo otorgado al solicitante.
- Si el solicitante actúa en representación
de una persona jurídica debe presentar certificación de personería jurídica
vigente, expedida en los últimos 20 días.
- Documento que indique el lugar y la fecha
de cancelación y número de operación.
- Si no se presenta el documento anterior,
debe presentar copia de la escritura de constitución del crédito.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículo 23, Reglamento a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 105-106, Ley de creación del Timbre
del Archivo Nacional: artículo 3 y 6, código Fiscal: 238 y siguientes.
Jurisprudencia vinculante de la
Procuraduría General de la República,
dictámenes C 148-94, C-246-95 y Voto de la Sala
IV 678-91.
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones del
Archivo Nacional y llenar el formulario “Solicitud de Certificación”
(Formulario N° 19).
- Aportar los timbres de ley.
- Cancelar el costo de las fotocopias (si es
el caso).
15. Servicio Público: Consulta sobre documentos
del Archivo Intermedio o sobre la legislación archivística costarricense. 5
5 Se exceptúan los documentos declarados
secretos de Estado. Los de acceso restringido o por indicación expresa del
donante.
Requisitos:
- Identificación personal con fotografía.
- Realizar la solicitud de forma personal,
por carta u otro medio.
Sustento Legal:
- Constitución Política: artículo 24 y 30,
Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículo 10 y 23, 94-98 del Reglamento y
Ley General de la
Administración Pública: artículos 272 al
274.
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones del
Archivo Nacional.
- Identificarse y anotarse en el registro de
consultas.
- Plantear la inquietud con claridad.
- Revisar los instrumentos descriptivos.
- Llenar la boleta de préstamo de documentos
de la Sala de
Consulta e Investigación (Formulario N° 21)
- Cancelar los costos de reproducción, si
los hay.
- Cumplir con las normas de la Sala de Consulta.
Departamento Conservación
16. Servicio Público: Restauración de documentos
históricos.
Requisitos:
- El documento a encuadernar o restaurar
debe ser de valor histórico.
- Cancelación del costo del servicio.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículo 20, Reglamento a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 19, Acuerdos: No 7 de la Junta Administrativa
de la sesión No 17-2001 de fecha 26 de junio de 2001 y No 6.1 de la sesión No
15-2001 del 30 de mayo de 2001.
Trámite:
- Presentar en la secretaría del
Departamento Conservación el documento a restaurar o encuadernar y llenar el
formulario "Solicitud de encuadernación y restauración de
documentos". (Formulario No 20).
- Cancelar en la Caja de la Institución el
costo del servicio.
- Retirar el trabajo acabado en la fecha
indicada en el formulario.
17.
Servicio público:
Asesorías en microfilmación y
conservación de documentos.
Trámite:
- Remitir solicitud escrita a la Dirección General
del Archivo Nacional o al Departamento de Conservación.
- Colaborar con los funcionarios del citado
Departamento en la realización del diagnóstico.
- Implementar las recomendaciones técnicas
en materia de microfilmación y/o conservación.
Sustento legal:
- Ley sobre microfilmación de documentos No
4278 del 6 de diciembre de 1968, Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202,
artículo 45 y su Reglamento: artículos 67-68 y 154.
18.
Servicio público: Pasantías en
conservación y restauración de documentos históricos.
Requisitos
- Solicitud de inscripción.
- Cancelación del costo.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos No
7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos
47-52.
Trámite:
- Solicitar al Departamento Administrativo
Financiero la programación de pasantías de cada año.
- Aportar documentos que certifiquen el
cumplimiento de requisitos.
- Llenar boleta de inscripción (Formulario
No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
- Cancelar en la Caja de la institución o
mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa
el costo de inscripción.
- Asistir y cumplir con los programas
establecidos.
19.
Servicio público: Curso conservación
preventiva de documentos.
Requisitos
- Certificación que indique que el servidor
trabaja en tareas de restauración.
- Cancelación del costo.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
- Solicitud de inscripción.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos N°
7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos
47-52.
Trámite:
- Solicitar al Departamento Administrativo
Financiero la programación de actividades de capacitación de cada año.
- Aportar documentos que certifiquen el
cumplimiento de requisitos.
- Llenar boleta de inscripción (Formulario
No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
- Cancelar en la Caja de la institución o
mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa
el costo de inscripción.
- Asistir y cumplir con los programas
establecidos.
Departamento Archivo Histórico
20.
Servicio público: Facilitación
de documentos históricos.
Requisitos:
- Identificación personal con fotografía.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículos 10 y 23 y Reglamento a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos 94 al 98.
Trámite
- Apersonarse la Sala de Consulta e
Investigación.
- Registrarse en el Libro de Control Diario
de Usuarios.
- Si el usuario trae consigo algún maletín,
deberá cancelar en la Cala
la suma de ¢ 50 por derecho de alquiler de casillero. Los estudiantes con carné
pagan ¢ 25.
- Solicitar los Instrumentos de Localización
de documentos (Fichas, Inventarios, Índices, Catálogos, Bases de Datos o
Guías).
- Realizar la búsqueda de información
documental.
- Llenar boleta "Solicitud de
Documentos" (Formulario N° 21).
Instructivos o
manuales:
N° 5 Manual sobre
normas y procedimientos para usuarios. Sala de Consulta e Investigación
"José Luis Coto Conde".
21.
Servicio público: Reproducción
6 de documentos históricos.
6 los documentos coloniales no se
fotocopian y en caso de otros instrumentos históricos su reproducción depende
de su estado de conservación.
Requisitos:
- Si la reproducción
se utiliza para fines de investigación y publicación, deberá dar los créditos
correspondientes a la Dirección General del Archivo Nacional.
- Cancelación del
costo.
Sustento legal:
- Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículos 99-103.
Trámite:
- Una vez que el usuario ha consultado los
documentos de su interés y en el caso de que necesite una reproducción, deberá:
- Llenar formulario "Solicitud de
reproducción de documentos históricos" (Formulario N° 22) que pueden ser
fotografía, planos, documentos textuales
(si son pequeños), grabaciones en casetes, microfílmes,
copia de registros de diferentes fondos que contiene la Base
de Datos y fotocopiado de documentos textuales.
- Cancelar (una vez autorizada la
reproducción) en la Caja
el costo de la reproducción.
- Retirar la reproducción de documentos el
día indicado.
22. Servicio
público: Fotocopia certificada de documentos históricos.
Requisitos:
- Cancelación del costo de la fotocopia y
timbres de Ley.
Sustento
legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículo 23, Reglamento a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 105, Ley de creación del Timbre del
Archivo Nacional: artículos 3 y 6 y Código Fiscal: 238 y siguientes.
-
Trámite:
- Una vez que el usuario ha identificado el
documento que desea le sea certificado, le solicita al Encargado de la Sala de Consulta e Investigación la autorización respectiva,
para lo cual llena el formulario "Solicitud de fotocopiado de documentos
históricos” (Formulario N° 25).
- Dirigirse al Área de Fotocopiado ubicada
en el departamento Archivo Notarial, acompañado de un funcionario de la Institución y
cancelar el costo de la fotocopia.
- Aportar los Timbres de Ley.
- Retirar la fotocopia certificada en la
fecha indicada por el Certificador.
23.
Servicio público: Venta de
publicaciones.
Requisitos:
- Pagar el valor de la publicación.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
articulo 20 y Reglamento a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos: artículo 19.
Trámite:
- Apersonarse al Área de la Caja.
- Consultar la lista de publicaciones y los
tipos de soporte, así como su precio.
- Cancelar el costo de la publicación.
- Retirar en la Secretaría del
Departamento Archivo Histórico contra recibo, la publicación.
24. Servicio público: Emisión
de certificaciones: Años
laborados para la
Administración desde 1900 hasta 1965.
Requisitos:
- Documento de identidad del solicitante.
- En caso de enviar a un representante,
deberá aportar fotocopia del documento de identidad y autorización para
realizar el trámite.
- Timbre de Ley.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículo 105, Ley de creación
del Timbre del Archivo Nacional: artículos 3° y 6° y Código Fiscal: 238
y siguientes.
Trámite:
- Apersonarse en la Oficina de
Certificaciones.
- Identificarse.
- Llenar formulario "Solicitud de
certificación de años de servicio" (Formulario No 23).
- Aportar Timbres de
ley.
- Recibir el "Comprobante de trámite"
(Formulario No 24) y retirar la certificación a partir del día indicado.
25. Servicio público: Préstamo de material bibliográfico
especializado en Archivística y Ciencias afines
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones del
Archivo Nacional: Sala de Consulta e Investigación.
- Si trae consigo maletines o similares,
deberá cancelar en la Caja
el derecho de alquiler del casillero (¢ 50) en donde depositará sus
pertenencias. Los estudiantes con carné pagarán ¢ 25.
- Solicitar a la Bibliotecóloga
la información requerida.
- Realizar la búsqueda del material en la Base de Datos conjuntamente
con el Encargo de la
Biblioteca.
- Llenar boleta "Biblioteca". (Formulario No 26).
- Consultar el libro o publicación en la Sala de Consulta e
Investigación.
- Devolver el libro en la Biblioteca.
Nota: No se
autoriza el préstamo bibliográfico a domicilio.
Sustento legal:
- Ley del Sistema
Nacional de Archivos: artículo 25 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículos 44-46.
26.
Servicio público: Exposición
documental itinerante.
Trámite:
- Comunicarse con funcionarios del
Departamento Archivo Histórico para investigar qué exposiciones itinerantes
están a disposición.
- Solicitar por escrito al Departamento
Archivo Histórico la exposición itinerante indicando: nombre de institución
interesada, lugar y fecha de la exposición.
- Recibir a conformidad de manos de
funcionarios del Archivo Histórico, la exposición de documentos itinerante
conjuntamente con un inventario de lo que se entrega, así como el estado de
conservación de los documentos.
- El transporte de la exposición desde el
Archivo Nacional hasta la institución interesada y viceversa corre por cuenta
de quien solicita.
- El montaje y desmontaje de la exposición
corre por cuenta de la institución solicitante.
- Velar por la custodia y seguridad del
material relativo a la exposición.
- Entregar una vez concluida la exposición,
los documentos y el inventario del material que se facilitó, a los funcionarios
del Archivo Histórico, para que se proceda a verificar tanto la existencia
física de los documentos como su estado de conservación.
Sustento legal:
- Ley del Sistema
Nacional de Archivos: artículo 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículos 111-114.
27.
Servicio público: Visitas
Guiadas.
Requisitos:
- Tener interés en conocer el funcionamiento y
organización del Archivo Nacional y el Patrimonio que custodia.
Sustento legal:
- Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos: artículo 116.
Trámite:
- Contactar con funcionarios del
Departamento Archivo Histórico para solicitar cita para realizar la visita.
- Formar grupos de estudiantes de no más de
15 estudiantes.
- Cumplir con el horario establecido de
previo por el Archivo Nacional.
28. Servicio
público: Pasantías en sobre
organización de Archivos Históricos.
Requisitos :
- Solicitud de inscripción.
- Cancelación del costo.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos No
7202: artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: artículos
47-52.
Trámite:
- Solicitar al Departamento Administrativo
Financiero la programación de pasantías de cada año.
- Aportar documentos que certifiquen el
cumplimiento de requisitos.
- Llenar boleta de inscripción (Formulario
No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
- Cancelar en la Caja de la institución o
mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa
el costo de inscripción.
- Asistir y cumplir con los programas
establecidos.
Departamento Administrativo Financiero
29. Entrega de cheques
Requisitos:
Personas
jurídicas:
- Autorización escrita de retiro firmada por
el apoderado legal de la empresa.
- Original y fotocopia de la personería jurídica
actualizada.
- Fotocopia de la cédula jurídica de la
empresa.
- Fotocopia de la identificación del
apoderado legal.
- Identificación personal de quien retira.
Personas físicas:
- El beneficiario solo deberá presentar
original de identificación personal.
Sustento
jurídico:
- Ley General de la Administración
Pública, artículos 131-132 y Ley No 7202 artículo 35.
Trámite:
- Solicitar en el Área de la Caja el cheque respectivo.
- Aporta los documentos probatorios al
Cajero para su revisión.
- Da recibo conforme a la colilla de cheque
y firma lista de entrega de cheques.
- Retira el cheque.
30.
Certificaciones de retención del 2% de impuesto sobre la renta.
Trámite:
- Presentar solicitud dirigida al Jefe del
Departamento Administrativo Financiero.
- Retirar en la ventanilla de la Caja la certificación en la
fecha indicada por funcionarios de dicho Departamento presentando
identificación personal.
- Si el solicitante no puede apersonarse a
efectuar el retiro debe enviar una autorización por escrito.
Sustento legal:
- Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 24.
31.
Inclusión en el Registro de Proveedores
Requisitos:
- Fotocopia de la cédula jurídica.
- Original y fotocopia de la personería
jurídica.
- Declaración jurada de que no lo alcanzan
las prohibiciones de la Ley
de Contratación Administrativa.
- Declaración jurada de que está al día en
las obligaciones con la CCSS.
Sustento legal:
- Ley de Contratación Administrativa:
artículo: 22 y 108 y Reglamento para la utilización del Registro de Proveedores
(Decreto Ejecutivo No 25113-H de fecha 30 de abril de 1996).
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones de la Proveeduría
Institucional y llenar formulario "Registro e
inscripción de proveedores" (Formularia No 27.)
- Aportar los documentos requeridos.
32.
Certificación de servicio de exfuncionarios:
Trámite:
- Apersonarse a las instalaciones de
Recursos Humanos y
- Llenar formulario "Servicios de
personal" (Formulario No 28).
- Retirar la certificación o constancia el
día previamente indicado por Recursos Humanos.
Sustento legal:
- Resolución No
DG-092-2000 del 6 de setiembre de 2000 emitida por la Dirección General
de Servicio Civil.
33.
Servicio público: Capacitación
archivística.
Requisitos:
Curso
"Administración de Archivos Centrales”:
- Bachiller en secundaria.
- Certificación de que el funcionario (a)
trabaja en un Archivo Cendal.
- No poseer titulación universitaria en
Archivística.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
- Cancelación del costo.
- Solicitud de inscripción.
Curso
"Administración de Archivos de Gestión":
- Bachiller en secundaria.
- Desempeñarse en un Archivo de Gestión.
- Solicitud de inscripción.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
- Cancelación del costo.
Seminarios y
Congresos Archivísticos:
- Solicitud de inscripción.
- Cancelación del costo.
- Orden de compra a nombre de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
Sustento legal:
- Ley del Sistema Nacional de Archivos:
artículos 11 y 23 y Reglamento a la
Ley del Sistema
Nacional de Archivos: artículos 47-52.
Trámite:
- Solicitar al Departamento Administrativo
Financiero la programación de actividades de capacitación de cada año.
- Aportar los documentos que certifiquen el
cumplimiento de requisitos según sea la actividad a realizar.
- Llenar boleta de inscripción (Formulario
No 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
- Cancelar en la Caja de la institución o
mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa
el costo de inscripción.
- Asistir y cumplir con los programas
establecidos.
34.
Trabajo Comunal Universitario (TCU)
Requisito:
- Ser estudiante de una carrera relacionada
con el quehacer del Archivo Nacional.
Trámite:
- El Centro de Estudios Superior debe
presentar por escrito una solicitud 'al Departamento Administrativo Financiero.
- El estudiante debe cumplir con las tareas
que en materia archivística le son asignadas y con las horas establecidas.
- Retirar la certificación emitida por el
Técnico de Capacitación en donde se establece el número de horas y las labores
ejecutadas.
35.
Contraloría de Servicios Consultas, quejas o sugerencias.
Requisitos:
- Interponer consulta, queja o sugerencia
mediante teléfono, personalmente, fax, carta o correo electrónico.
- Identificación de la persona.
- Residencia y lugar para recibir
notificaciones.
- Detalle de los hechos u omisiones
denunciadas, con indicación de las personas y órganos involucrados en la queja.
- Referencia específica o comprobantes
cuando la queja se refiere a servicios por los cuales se emite comprobante.
- El usuario puede solicitar que su
identidad se conserve en estricta confidencialidad.
- También en las áreas de atención de
usuarios está disponible una boleta de opinión que se puede llenar para evaluar
el servicio.
Sustento legal:
- Decreto Ejecutivo No 26025-PLAN sobre la
creación, organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías de
Servicios.
Trámite:
- Una vez recibida la queja, se comunica a la Contraloría de
Servicios, se resuelve y se notifica al administrado.
36.
Adquisición de bienes y servicios.
Requisitos:
- Estar inscrito en el Registro de
Proveedores de la Proveeduría Institucional del Archivo Nacional.
- Estar al día en las cuotas obrero
patronales.
- Cuando sea necesario se suscribirá un
contrato administrativo y el contratista pagará el 2.5 por cada mil del monto
en timbres fiscales.
- Cumplir con:
o Aceptación de la forma de pago definida por la institución.
o Calidades y cualidades de la oferta, según lo indica el cartel
respectivo.
o Tiempo de vigencia de la oferta: no menor a 30 días.
o Monto de la oferta en colones, en números y letras.
o Garantía de participación. Se le solicita al oferente una garantía de
participación no menor al 1% sobre el monto ofertado. Dicha garantía debe
aportarse antes de la presentación de la oferta.
o Garantía de cumplimiento. El adjudicatario debe aportar una garantía de
cumplimiento entre un 5% y 10% del monto adjudicado.
o Tanto la garantía de cumplimiento como la de participación se rendirán
por cualquiera de los medios establecidos en el Reglamento de Contratación
Administrativa.
Sustento legal:
- Ley de Contratación Administrativa,
artículos 33 y 34. Reglamento del Contratación Administrativa, artículo 37.2.
Ley Constitutiva de la CCSS,
artículo 74 y Código Fiscal, artículos 272 y 273.
Trámite.
- Ver la Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento.
Instructivo No 1
USO DE DOCUMENTOS NOTARIALES
1. Los documentos
se suministrarán en forma individual.
2. Cuando se
consulten documentos originales, usar únicamente lápiz, salvo a quien previamente se le autorice lo
contrario.
3. No hacer
marcas ni señales en los documentos origínales.
4. Cuando se
consultan documentos originales colocar pertenencias personales en la gaveta
que para estos efectos tiene mostrador.
5. No ingerir
alimentos.
6. Se prohíben
las escenas contra la moral y buenas costumbres.
7. Se facilitarán
documentos hasta las 15,30 horas.
(*)Instructivo No 2
INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE
VALORACIÓN PARCIAL DE DOCUMENTOS
1) La solicitud
de valoración debe dirigirse a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, cuya sede se encuentra el Archivo Nacional.
2) La solicitud
debe estar avalada por el Comité Institucional Selección y Eliminación de
Documentos.
3) Se debe
elaborar una lista que debe contener los siguientes datos:
3.1 Tipo documental: En esta columna debe anotarse la lista todos los tipos
documentales que produce o recibe la oficina.
Tipo documental es "la forma en que se encuentra. Expuesta la
información en el soporte", y responde a funciones, actividades e incluso
a la legislación de una institución, de país, es decir, el tipo documental es
el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae
escrito su nombre, o porque la costumbre a llevado a
nombrarlos así.
Ejemplos:
|
Actas
|
Acuerdos
|
Circulares
|
Memorandos
|
|
Informes
|
Requisiciones
|
Leyes
|
Decretos
|
|
Convenios
|
Planillas
|
Contratos
|
Expedientes
|
|
Cheques
|
Licitaciones
|
Proyectos
|
Facturas
|
|
Manuales
|
Decretos
|
Tratados
|
Estudios
|
|
Balances
contables
|
Ordenes de
compra
|
Cuadros
estadísticos
|
Planes de
trabajo
|
Lo común es anotar el tipo documental una sola vez, importar si hay un
ejemplar o miles de ellos.
Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote de primera en
la lista, ya que todas oficinas producen este tipo documental. En caso de que
organización del archivo así lo amerite, puede dividirse en apartes que sean
necesarios:
|
Cartas
enviadas
|
Cartas
recibidas
|
|
Cartas
internas
|
Cartas externas
|
|
Cartas
decisorias
|
Cartas
informativas
|
También se deben incluir los mapas, planos, fotografías, estén estos
plasmados en papel o en otros soportes como el microfílme,
cintas magnéticas, discos compacte í, etc.
3.2 Contenido: Se resume el
contenido de cada tipo de documento destacando los principales asuntos de cada
uno.
En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o tipos
documentales cuya información es muy diversa, lo que hace es anotar el
objetivo, la función o las actividades básicas de la oficina.
3.3 Fechas extremas: Se refiere
a la fecha más antigua y a la más reciente del tipo documental.
3.4 Cantidad: Se refiere a la
cantidad de documentos ya sea por número de carpeta o por los metros lineales
que miden.
3.5 Vigencia Administrativa y Legal:
Se refiere al plazo de conservación que se asigna al documento para que sirva
en la toma de decisiones, trámites corrientes o para la defensa de derechos.
La vigencia administrativa y legal de los documentos debe ser fijada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ya que de
acuerdo con el artículo 33 de la No
7202 del Sistema Nacional de Archivos:
"Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° la presente
ley integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación, formado por
el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la
entidad productora de la documentación. El Comité tendrá las siguientes
funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus
documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos cuando se deba eliminar documentos
que hayan finalizado
su trámite administrativo."
Detalles de forma
que deben tomarse en cuenta:
- En el encabezamiento de lo fórmula
debe indicarse la oficina que corresponde la valoración según su ubicación
en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una sección, indicar a qué
Departamento o Dirección pertenece.
- Indicar el nombre de la persona que
elaboró la lista, y la fecha en que lo hizo.
- Apuntar en la parte superior del
formulario el objetivo y las funciones de la oficina.
- Debe contarse con el visto bueno del
jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad.
- El Comité Institucional de Selección
revisa las listas y asigna definitivamente el valor administrativo-legal. No se recibirán solicitudes de valoración
que no estén avaladas por el citado Comité.
- El Comité Institucional remite
original y copia, con las observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional
de Selección, la cual mediante un informe de selección señala los
documentos de conservación permanente.
De acuerdo con el artículo 35 "Todas las instituciones a que se
refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del
Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten
eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que
serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo
Nacional." Por su parte, el artículo 36 dice "Será penado con seis
meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la
eliminación de documentos con trasgresión de lo que dispone el artículo
anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.
MODELO: Ver
formulario No 16.
(*)(Nota de Sinalevi: Mediante publicación en La Gaceta N° 179 del 18
de setiembre del 2013 se reformó el servicio público N° 9: Valoración
Documental)
(*)Instructivo N° 3
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE
"TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”
INTRODUCCIÓN
La selección documental es una función importante en la administración
actual, pues permite tanto la fijación de plazos de vida para los documentos,
como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y
administrativa y además carecen de valor científico cultural.
Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la
eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras,
acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos
y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio, de dinero.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos No 7202,
de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos
y establece lo siguiente:
Artículo 31.—Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado
de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo
con su valor científico cultural.
Artículo 33.—Cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de
Selección y Eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal
y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El
comité tendrá las siguientes funciones:
a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite
administrativo.
En acatamiento a lo dispuesto por la
Ley, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección
de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, en las cuales se plasme la
producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se
establezcan plazos de conservación racionales, y se indique cuáles son los
documentos más representativos de la institución, para que estos sean
conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país.
La tabla de plazos de la institución es la suma de las tablas que, en cada
oficina, elabore el encargado de archivo, la secretaria, o quien corresponda,
con la ayuda y el visto bueno del jefe de cada unidad.
Para su confección debe existir un coordinador que brinde instrucciones
acerca de cómo confeccionarlas, convoque al Comité Institucional de Selección
-que debe hacer la revisión y autorización de los plazos de vigencia legal y
administrativa-, y remita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
dicho instrumento, para que esta asigne el valor científico-cultural a la
documentación.
Se recomienda hacer las tablas de plazos en la fase de gestión; no esperar
a que la congestión de documentos sea un problema en las oficinas o en los
archivos centrales. Es en las oficinas donde está disponible y ordenada la
información cine se requiere para realizarlas.
Este instrumento es de gran valor para orientar las políticas documentales
de la institución. Si se elabora responsablemente, puede ayudar a un manejo más
eficiente de los recursos humanos y del espacio físico, asegurando la
información necesaria para la administración y para la Historia del país.
En el marco de la reorganización de los archivos, los diferentes procesos
archivísticos (clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en
un todo debidamente coordinado, para que las acciones archivísticas iniciadas
en las oficinas
fluyan ordenada y
consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación -debidamente
planificada, de los documentos1.
1 Este documento ha sido debidamente aprobado por el
Comité de Descripción Documental del Archivo Nacional, y por la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos.
INSTRUCCIONES PARA QUE LOS ENCARGADOS DE ARCHIVOS
O SECRETARIAS LLENEN LA
FÓRMULA
La tabla consta de 12 columnas, información de encabezamiento y firmas
correspondientes.
Para llenarla,
siga las indicaciones siguientes:
1. NÚMERO DE ORDEN: Es el número
consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el orden en que se anoten.
2. TIPO DOCUMENTAL: En esta
columna debe anotarse la lista de todos los tipos documentales que produce o
recibe la oficina.
Tipo documental es "la forma en
que se encuentra expuesta la información en el soporte", y que responde a
funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un
país; es decir, el tipo documental es el nombre con que se conocen los
documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre, o porque la
costumbre ha llevado a nombrarlos así.
Ejemplos:
Actas Expedientes
Acuerdos Informes
Balances
contables Investigaciones
Circulares Leyes
Contratos Licitaciones
Convenios Manuales
Cuadros
estadísticos Memorandos
Cheques Ordenes de compra
Decretos Planes
de trabajo
Estudios Presupuestos,
etc.
A veces estos tipos documentales tienen su "apellido", es decir,
una palabra que los especifica más. Ejemplo: Existen varios tipos de
expedientes; es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata: de
personal, judicial, legislativo.
Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se
anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo
documental. En caso de que la organización del archivo así lo amerite, la
correspondencia puede dividirse en los apañes que sean necesarios.
Ejemplo:
Cartas enviadas Cartas
recibidas
Correspondencia
interna Correspondencia
externa
Correspondencia
decisoria Correspondencia
informativa
Esta misma recomendación puede aplicarse a otros tipos documentales, cuando
se amerite su división, por razones de organización del archivo, de diferente
importancia histórica, diferente plazo de conservación, etc.
Ejemplo:
Planos de
proyectos hidroeléctricos nacionales,
Planos de
reparación de edificios.
Contratos que
afectan las funciones sustantivas de la entidad,
Contratos de
mantenimiento de limpieza.
En el listado de tipos documentales no debe tomarse en cuenta sólo
documentación que está en papel, o escrita con letras. También deben
incorporarse los mapas, planos, fotografías, etc., estén plasmados en papel o
en otros soportes, como el micro Film o material de cómputo.
Cuando se elabora una tabla, lo común es anotar el tipo documental una sola
vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.
3. ¿ES ORIGINAL Y/O COPIA? A la
par de cada uno de lo, tipos documentales, se anota
si este tipo, que posee la oficina en cuestión es original o copia. Si tiene el
documento original se anota O. Si tiene ambos se anota: O y C. Si tiene 2 ó 3 copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso de la
correspondencia se anota O y C.
4. ¿CUÁLES OTRAS OFICINAS TIENEN
ORIGINAL Y/O COPIA DE ESTE DOCUMENTO? En esta columna deben anotarse los
nombres de otras oficinas que tienen original ( copia del tipo documental en
cuestión. Debe señalarse cuál oficina tiene el original.
Ejemplo: Si se
está analizando la documentación de una Dirección Legal.
_________________________________________________________
Tipo documental
¿Original y/o Copia? ¿Cuáles otras oficinas tienen Original y/o copia?
Actas de
Junta Junta Directiva: O
Directiva: C Las
demás Direcciones: C Las demás
Direcciones: C
En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la principal
oficina o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o
informaciones de la unidad estudiada.
La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados y
determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o permanente
de determinado tipo documental.
5. ¿EL DOCUMENTO Y/O LA INFORMACIÓN ESTÁN
MICROFILMADOS? En esta columna
se anota si el tipo documental, o la información están microfilmados. Esto es
importante de anotar, pues, en el caso de que el documento original esté microfílmado, este dato puede modificar los plazos de
vigencia administrativa-legal. Según la Ley
de Microfilm, N° 4278, y el criterio de la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación, los documentos textuales que han sido microfilmados
con todas las normas de calidad, y que carecen de valor científico-cultural,
pueden eliminarse un año después de haber sido microfilmados.
6. ¿EL DOCUMENTO Y/O LA INFORMACIÓN ESTÁN
AUTOMATIZADOS? Se indica en
esta columna si el tipo documental está respaldado en un programa de cómputo.
Este dato tiene importancia para determinar el valor administrativo, pero no
altera en nada los plazos de conservación legal, porque la información
almacenada sólo en computadora no tiene valor legal en Costa Rica.
7. CONTENIDO: Se resume el
contenido de cada tipo documental, destacando los principales asuntos de cada
uno.
En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o tipos documentales
cuya información es muy diversa, lo que se hace es anotar el objetivo, la
función o las actividades básicas de la unidad, pues de estas se van a derivar
los asuntos.
Ejemplo: Si se
está levantando la tabla de una oficina de Auditoría
Tipo documental . Contenido
Corespondencia Fiscalización de las
actividades
financieras y administrativas de la
entidad.
Si se está
levantando una Tabla de una Junta Directiva
Tipo
documental Contenido
Actas Fijación de políticas y toma de
decisiones de alto nivel de la
institución.
8. VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL.
PERMANENCIA EN LA OFICINA. La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene
actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene, testifique, o
informe. El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir
para la toma de decisiones, para los trámites corrientes de la oficina, y para
la defensa de derechos. El plazo de vigencia es diferente según cada tipo
documental. El tiempo se puede dividir especialmente, de tal manera que los
documentos permanezcan un tiempo en la oficina productora, y otro en el Archivo
Central. La columna que corresponde a permanencia en la oficina se fija
atendiendo sobre todo a la frecuencia de consulta. El período en que los
documentos son consultados más frecuentemente, deben permanecer en la oficina.
Generalmente los documentos permanecen en la oficina de 1 a 5 años, dependiendo del
tipo documental.
9. VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL.
PERMANENCIA EN EL ARCHIVO CENTRAL. En esta columna se anota el tiempo que
debe custodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija
tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que
eventualmente pueden servir para probar derechos, o como antecedentes de
proyectos. Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede
terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse precaucionalmente. Si un documento pierde todo su valor en
la etapa de gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará O (cero) en
esta columna.
Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero
la responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité
Institucional.
El Comité debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiados bajos, puede
resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales
posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante
años documentos que no tienen ninguna utilidad, y que pueden causar graves
problemas de espacio a la institución.
Si en una institución no existe Archivo Central, la responsabilidad de
conservar los documentos durante toda su vigencia, corresponde a la oficina.
10. CANTIDAD. Se anota, en
número de documentos o en metros lineales, la cantidad correspondiente a cada
tipo documental. La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que
los documentos ocupan en una gaveta o una estantería.
Si la oficina produce muy poco, se puede indicar en una sola cifra la
totalidad de la documentación.
Para tipos documentales muy voluminosos, ejemplo: comprobantes contables,
planillas, etc, se debe indicar, en el campo de
"observaciones", la cantidad que se produce de cada tipo. Este dato de es importante para planificar la
conservación, tanto a nivel administrativo legal, como científico-cultural.
11. FECHAS EXTREMAS. Se anotan
las fechas extiemas de cada tipo documental,
correspondientes al momento en que se realiza tabla.
12. OBSERVACIONES. Este es un
espacio especial que se destina a que la Comisión Nacional
defina si el tipo documental es de conservación permanente, o si puede
eliminarse una vez que caduque su vigencia. Puede ser aprovechado, tanto por
las oficinas productoras como por el Comité Institucional y la Comisión Nacional,
para justificar el por qué recomiendan la conservación o eliminación de un tipo
documental. Pueden referirse a la duplicación de información, a problemas de
volumen de los documentos, a espacio de la entidad y a razones para considerar
un documento de valor científico-cultural.
También aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen
información complementaria, aunque el tipo documental no sea duplicado.
Ejemplo:
Proyectos eléctricos que se manejan tanto en la Compañía Nacional
de Fuerza y Luz como en el Servicio Nacional de Electricidad, balances mensuales cuya información esté
resumida en un balance anual, proyectos de vivienda que están en la Mutual y también en el
Banco Hipotecario de la
Vivienda.
Esta columna es muy importante, pues todas las instituciones cumplen una
función dentro de la comunidad, y es obligación de los administradores dejar un
testimonio de sus acciones, del cumplimiento o no de los objetivos de un ente,
y de su proyección dentro de la sociedad.
En la tabla se autoriza, pero puede someterse a revisiones periódicas para
incluir nuevos documentos, ratificar o rectificar plazos.
DETALLES DE FORMA QUE DEBEN TOMARSE EN CÜEN
1. En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina
corresponde, según su ubicación en la estructura orgánica. Ejemplo: si es una
sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece.
2. Indicar el nombre de la persona que elaboró la tabla, y la fecha en que
lo hizo.
3. Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones
de la oficina.
4. Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora y el
sello de esta unidad.
5. Numerar las páginas de la tabla.
6. El coordinador de este trabajo debe instruir a los encargados de
archivo, secretarias, o a quien corresponda acerca de cómo Llenar la tabla, y
fijar una fecha límite de presentación.
7. El Comité Institucional revisa las tablas corrobora duplicaciones de tipos
documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal, y hace
recomendaciones acerca de histórico si así lo considera conveniente.
8. El Comité Institucional remite el original y copia, con las
observaciones pertinentes, a la Comisión Nacional de Selección, la cual señala
los documentos de conservación permanente, y devuelve las tablas, debidamente
autorizadas al Comité, para que este haga saber a cada parte interesada lo que
corresponde.
LISTA DE TIPOS DOCUMENTALES Y Pl
AZO DE CONSERVACIÓN SUGERIDOS
Algunos de los plazos fueron recomendados por Bodil
Henrickson de Ulate, asesora
de la UNESCO
en materia archivíslica, y otros son el producto de
la experiencia acumulada en la Sección Servicios Archivísticos Externos del
Archivo Nacional.
Estos plazos son RECOMENDACIONES; sólo el Comité Institucional de Selección
y Eliminación está autorizado para vigencia administrativa y legal de los
documentos, y la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación es quien
establece el valor científico-cultural
I. VALOR
CIENTÍFICO-CULTURAL/CONSERV4 PERMANENTE:
Leyes, decretos, reglamentos, actas, informes anuales relevantes,
convenios, tratados, contratos importantes para el logro objetivos de la
entidad, presupuestos anuales, liquidaciones
presupuestarias del IV trimestre, correspondencia de autoridades
superiores o de niveles técnicos que reflejen objetivos del ente, licitaciones
públicas ganadoras de proyectos básicos de una institución, organigramas,
libros mayores, libres diarios, informes
contables o balances anuales, informes técnicos de relevancia nacional o
regional, tabulados de censos y encuestas, protocolos notariales, muestra de
expedientes judiciales registros civiles, libros sacramentales, declaratorias
de elecciones, fotos, mapas, planos de terrenos u obras civiles de importancia
nacional o regional, videos que reflejen aspectos sustanciales del quehacer una
institución o de una cultura, expedientes de organizaciones sociales,
sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones de campesinos, de
artesanos, etc.
II. 50 AÑOS DE VIGENCIA:
Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de que la
información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales
adquiridos)
III 10 AÑOS DE VIGENCIA:
Materia prima estadística ya tabulada y trabajada.
IV. 5 AÑOS DE VIGENCIA:
Documentación contable de carácter rutinario, facturas, notas de crédito,
órdenes de compra, órdenes de utilización de gasolina, gastos de transporte,
cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega,
licitaciones públicas o privadas no ganadoras - o ganadoras o proyectos no
sustantivos de la institución - acciones de personal repetidas y rutinarias -
que no prueben derechos adquiridos
ni tiempo de
servicio-, correspondencia de unidades de nivel medio o bajo, cuyos
asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores.
V. 3 AÑOS DE VIGENCIA:
Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, solicitudes de
vacaciones, cuadros de personal.
VI. 2 AÑOS DE VIGENCIA:
Correspondencia interna de carácter rutinario, notas de remisión, mensajes,
memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de
asistencia, borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se
han resumido en informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de
transporte, copias que se reciben a título de información - no para decidir un
asunto-
ALGUNOS CRITERIOS PARA DETERMINAR LA
CONSERVACIÓN PERMANENTE DE LOS DOCUMENTOS
- El grado en que se reflejan los
objetivos y las funciones básicas de una institución.
- El nivel de la estructura orgánica en
que se produjeron o recibieron.
- El hecho de si los documentos, o la
información en ellos contenida está duplicada.
- Si tienen relevancia para la
explicación de fenómenos sociales o culturales en general.
- El volumen de producción. En casos de
documentación homogénea y voluminosa, se puede recurrir a una muestra.
(Nota de Sinalevi: Mediante publicación en La Gaceta N° 179 del 18
de setiembre del 2013 se reformó el servicio público N° 9: Valoración
Documental)
Instructivo No 4
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
La transferencia de los documentos producidos y recibidos por los despachos
de la Presidencia
de la República
y de los ministros de Estado al Archivo Nacional, se realiza de acuerdo con las
regulaciones contempladas en el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional
de Archivos del 24 de octubre de 1990, el cual establece que:
"La Presidencia
de la República
y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General
del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su
trámite de gestión. Igualmente,
entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá
realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los
archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente
al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional".
Asimismo, el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, Decreto No 24023-C del 30 de enero de 1995 indica que:
"Los documentos que entreguen la Presidencia de la República y los
ministros de Estado a la Dirección General del Archivo Nacional,
ingresarán a esta con una lista de remisión. Posteriormente podrán sufrir el proceso de selección, de acuerdo con los
criterios que establezca la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos".
PROCESO DE LA TRANSFERENCIA
Es la suma de actividades mediante las cuales los documentos producidos
recibidos y administrados por una oficina se organizan para que ingresen a una
fase superior de archivo, de tal manera que puedan ser localizados y
consultados rápidamente.
INSTRUCCIONES GENERALES
I. La oficina productora será la encargada de
ejecutar el trabajo de preparación de los documentos con la coordinación de la Dirección General
del Archivo Nacional.
Actividades del coordinador:
1. Inspeccionar el Archivo de Gestión de cada despacho.
2. Determinar cuáles documentos emitidos se encuentran en papel o en
soporte electrónico.
3. Determinar los sistemas de clasificación y ordenación aplicados.
4. Elaborar un diagnóstico archivistico de la
oficina productora.
5. Hacer entrega del instructivo y dar instrucciones al encargado de
ejecutar el trabajo.
Actividades de la oficina productora
1. Elaborar el instrumento descriptivo Lista de Remisión.
2. Colocar los documentos en cajas e identificarlas.
3. trasladar los documentos al Archivo Nacional.
4. Conservar los documentos no transferidos.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS PARA LA OFICINA PRODUCTORA
1. Elaborar el instrumento descriptivo
Lista de Remisión
1.1 Tratamiento previo para la
preservación de los documentos.
1.1.1 Revisar y separar los documentos incluidos en l;i
lista del ANEXO 1.
1.1.2 Eliminar los documentos duplicados. Conservar los originales y sus
copias cuando no hay originales
1.1.3 Pasar a carpetas los documentos colocados en los cartapacios
"ampo".
1.1.4 Sacar todos los elementos corrosivos del papel como, clips, ligas,
prensas de carpetas ("fasteners"), etc.
1.1.5 Sellar cada unidad documental o carpeta con el sello respectivo de
la oficina productora.
1.2 Hacer la descripción de cada unidad documental.
1.2.1 Utilizar el diseno del formulario Lista
de Remisión. VER ANEXO 2.
1.2.2 Completar los siguientes campos del formulario Lista de Remisión.
Ver ejemplo en el Anexo 3.
1.2.2.1 Dejar en blanco los
campos "Transferencia No, Signatura y folios".
1.2.2.2 Campo del "Fondo
documental"
Anotar el nombre de la entidad productora.
1.2.2.3 Campo de la
"Sección"
Anotar el nombre de la oficina productora.
1.2.2.4 Campo de la
"Serie"
Anotar el tipo documental que prevalece (correspondencia, actas...).
1.2.2.5 Campo de la
"Procedencia"
Anotar el nombre de la entidad que custodia los documentos al momento de
efectuarse la transferencia.
1.2.2.6 Campo de "Realizado
por".
Anotar el nombre de la persona ejecutora del trabajo
1.2.2.7 Campo de la
"Fecha"
Anotar día, mes y año en que se realizó el trabajo
1.2.2.8 Campo del "Número de
orden"
Anotar un número en orden consecutivo a partir del 1. (1, 2, 3, 4,
5...). Corresponde a cada unidad documental o carpeta que se va incluyendo en
la Lista de Remisión. Advertencia: El número de orden de la unidad documental.
Debe coincidir con el número de orden en la Lista de Remisión
1.2.2.9 Campo del
"Contenido"
Redactar un breve resumen de la información de cada unidad documental.
Iniciar siempre con el nombre del tipo documental (acta, informe, contrato,
cartas, , correspondencia, presupuesto, acuerdo, decreto, ley, etc.)
1.2.2.10 Campo de las "Fechas Extremas"
Anotar la fecha más antigua y la más i reciente de cada documento,
incluye año I mes y día. (Ejemplo:
10 Feb 1998-25 Mar 2000).
1.2.2.11 Campo de la "Signatura".
No hacer anotaciones. Para uso interno del Archivo Nacional.
1.2.2.12 Campo de los "Folios" No hacer anotaciones.
1.3 Hacer por triplicado la
Lista de Remisión. Oririnal y dos
copias.
1.4 Las clases documentales fotografías, videos, grabaciones, afiches, se
enumeran a partir del número 1 cada clase.
2. Colocar los documentos en cajas e
identificarlas
2.1 Las cajas serán
suministradas por el Archivo Nacional.
2.2 Coordinar con el Archivo
Nacional el envío de cajas a la oficina productora.
2.3 Armar las cajas con el lado ranurado hacia adentro.
2.4 Colocar las carpetas sobre
su lomo dentro de leí caja, en el respectivo orden numérico ascendente y de
izquierda a derecha (1, 2, 3, 4, 5 ,6...) La abertura de la caja debe estar a
la izquierda. VER ANEXOS 4 y 5. Advertencia: El número de orden de la unidad
documentas debe coincidir con el número de orden en la Lista de Remisión.
2.5 Identificar cada caja con
los siguientes datos.
2.5.1 Proceda por ubicar la caja con la abertura hacia la izquierda.
Escriba en la parte frontal. Usar lápiz.
2.5.2 nombre del fondo o entidad productora: Ministerio de ….
2.5.3 Nombre de la
Sección u oficina productora: Despacho del Ministro.
2.5.4 Números de orden: 1-13. Se anotan los números extremos de las
unidades incluidas en cada caja.
2.5.5 Número de caja: 1. Se anota el número en orden consecutivo (1, 2,
3, 4, 5...)
3. Trasladar los documentos al Archivo Nacional
3.1 Comprobar que no haya
faltantes de documentos. Se confronta la lista de remisión con los respectivos
documentos.
3.2 Coordinar fecha y hora del
traslado.
3.3 Coordinar el transporte. La
institución que remite los documentos suministrará el transporte y el personal
para el acarreo de las cajas al vehículo y del vehículo al depósito en el
Archivo Nacional.
3.4 Los documentos que no hayan
concluido su trámite de gestión se mantendrán en la oficina productora hasta 8
días antes del traspaso de poderes, luego serán transferidos al Archivo
Nacional.
4. Conservar los documentos no transferidos
4.1 Conservar en la oficina
productora los documentos que aparecen en la lista del ANEXO 2. Estos
documentos no poseen valor científico-cultural pero tampoco pueden eliminarse.
Se conservarán hasta que caduque su vigencia administrativa-legal.
4.2 Remitir esos documentos al
Archivo Central de la entidad productora.
4.3 Cuando no exista Archivo
Central se dejarán en la oficina productora.
4.4 Hacer lista de remisión de
esos documentos.