Artículo 39.—Coordinación interna en la Auditoría para la atención y valoración de las denuncias. Se establecerá un procedimiento o instructivo, basado en las disposiciones legales y normativa aplicable, que oriente los pasos a seguir respecto de admisibilidad de denuncias. Las denuncias atendidas por la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se instruirán bajo la ordenación de los principios de informalidad, oficiosidad, celeridad y eficacia.

En dicho instructivo han de considerarse, al menos, los siguientes aspectos:

1. Definición del tipo de denuncias que son competencia de la Auditoría Interna y que son susceptibles de ser admitidas para estudio.

2. Definición de un plazo razonable para determinar la admisibilidad de una denuncia y de las características del acto mediante el cual se dicta una resolución sobre esa admisibilidad o rechazo, el cual deberá ser comunicado al denunciante que hubiera señalado lugar para oír notificaciones.

3. Definición de la forma en que será comunicada esa resolución al denunciante.

4. Definición de los requisitos mínimos de admisibilidad de las denuncias.

5. Definición de los factores a considerar para valorar la conducta del presunto responsable, entre los cuales, como mínimo se tendrán los siguientes:

a. La efectiva lesión a los intereses económicos de la Administración Pública y la cuantía de los daños y perjuicios irrogados.

b. El éxito obtenido en el logro de los resultados no deseados por el ordenamiento jurídico o en el enriquecimiento o favorecimiento del autor de la infracción o de terceros, así como el empeño puesto en procurarlos.

c. El impacto negativo en el servicio público.

d. La reincidencia en alguna de las faltas tipificadas en el artículo 38 de la Ley de la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y, dentro de los cuatro años anteriores.

e. El rango y las funciones del servidor; se entiende que, a mayor jerarquía y complejidad de estas, mayor será la obligación de apreciar la legalidad, oportunidad y conveniencia de los actos que se dictan, autorizan o ejecutan.

6. Indicación de que no se dará trámite a las denuncias que sean presentadas en forma anónima.

7. En casos excepcionales, tal como lo dispone la Ley de Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y su Reglamento, podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello. En caso contrario, el Auditor Interno dispondrá su archivo sin más trámite.

8. Definición de la potestad del Auditor Interno de rechazar denuncias en cualquier momento, incluso desde su presentación y mediante resolución motivada, cuando se presenten las siguientes situaciones:

a. Las denuncias que no sean de su competencia, en cuyo caso deberán canalizarlas a las instancias competentes de conformidad con la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos (Ley Nº 8220 del 4 del marzo del 2002).

b. Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o infundadas.

c. Las denuncias reiterativas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.

d. Las denuncias que se refieran únicamente a intereses particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de la Administración que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente.

e. Las gestiones que, bajo el formato de denuncia, sean presentadas con la única finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.