SECCIÓN XII

Departamento de Archivo Central

 Artículo 116.-El Departamento de Archivo Central tendrá las siguientes funciones:

1) Centralizar la documentación tramitada de varias o de todas las oficinas del Ministerio de acuerdo con los plazos de remisión, establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos,

2) Velar por la aplicación de políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la Institución que labore en Archivos de Gestión,

3) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, custodiar y facilitar la documentación producida y la que se haya recibido como producto de las funciones del Ministerio,

4) Preparar guías, inventario, índices, catálogos y otros instrumentos, así como auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de los documentos que son producto de la gestión del Ministerio,

5) Entregar o facilitar a otras instituciones o personas interesadas, copia o reproducción de los documentos que conserva. Los costos correrán a cargo de los interesados,

6) Promover cursos para la capacitación del personal a cargo de los Archivos de Gestión, ya sea por medio del propio Archivo Central, el Archivo Nacional o cualquier otra institución atinente,

7) Suministrar de una manera ágil, veraz y oportuna la información que requieran los usuarios del Archivo Central,

8) Despachar todo tipo de constancias y certificaciones con base en el fondo documental del Archivo Central. Cuando así lo exijan las leyes y reglamentos, el solicitante aportará las especies fiscales y el papel correspondiente,

9) Promover la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,

10)  Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de la documentación que en él esté depositada,

11)  Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas del Ministerio, 

12) Salvaguardar por los medios de conservación establecidos en la normativa vigente, toda aquella documentación que de una u otra manera vea amenazada su integridad. Asimismo, reproducirá la documentación por los mismos medios, cumpliéndose con los lineamientos técnicos establecidos por la Dirección General de Archivo Nacional.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 43094 del 6 de julio de 2021)

13)  Elaborar las tablas generales de plazos de conservación de documentos del Ministerio, basadas en las tablas de plazo de los Archivos de Gestión y someterlas a conocimiento de los Comité Institucional de Selección y Eliminación y Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 38367 del 21 de febrero del 2014)

(Así corrida su numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 38705 del 13 de agosto del 2014, que lo traspasó del antiguo artículo 114 al 116)