INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

(Esta norma fue derogada en sesión N° 6039 del 15 de mayo de 2013)

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA

Acuerdo del Consejo Directivo en el artículo 5º inciso A), de la sesión en firme 5931 del 2 de diciembre del 2010, que textualmente indica:

POR TANTO, POR UNANIMIDAD ACUERDA:

1. Modificar el Reglamento Interno de Contratación Administrativa, aprobado en el artículo 2º de la sesión 5881 del 25 de agosto del 2009, para que en adelante se lea de la siguiente manera:

TÍTULO I

Generalidades

CAPÍTULO I

Definiciones

Artículo 1º—Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:

Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los siguientes Órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Gerencias respectivas.

Administrador de contrato (AC): Es el funcionario encargado de especificar el requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Dependiendo de la complejidad de la contratación el Administrador del Contrato podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo.

Apercibimiento: Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, a efecto de que corrija su conducta cuando fuere posible, la cual está regulada en el artículo 99 de la Ley de Contratación Administrativa. Lo anterior sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así procediere. El apercibimiento constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal del artículo 100 inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa.

Contratación irregular o defectuosa: Es aquella contratación que violenta los procedimientos establecidos, de tal modo que se afecten formalidades sustanciales.

Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato.

Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario responsable de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su área, asesorando a los administradores de contrato y demás funcionarios involucrados en los procesos de compra en materia de contratación administrativa, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el enlace oficial entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias técnicas.

Debido Proceso: Procedimiento que garantiza la participación de las partes en defensa de sus intereses, mediante la audiencia a ambas partes (derecho de defensa) sobre un aspecto particular, a fin de asegurar un resultado justo y equitativo dentro del proceso, mediante la determinación de la verdad real de los hechos en estricta conformidad con las leyes.

Dirección de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la División Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.

Director de Proyecto: Es la persona que aplica conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Es nombrado por la Administración Superior, Jefe de División o Director de UEN, Técnico y Administrativo en los casos en que la magnitud del proyecto así lo amerite.

Equipo multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto, formado por disposición de la Administración Superior.

Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará custodiado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá foliado, y debidamente actualizado. También podrá estar dicho expediente en forma electrónica o digital.

Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregados los bienes y/o prestados los servicios, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos que corresponda y que el ICE haya efectuado los pagos.

Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Es cuando contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo. No se considerarán fragmentación los casos establecidos en el artículo 20 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660.

Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación administrativa se entenderá como jerarca al Gerente General del ICE.

Junta de Adquisiciones Corporativa: Es el órgano competente para resolver los diferentes procedimientos y trámites de contratación administrativa de toda índole, incluyendo las adjudicaciones, impugnaciones contra el acto de adjudicación, pólizas de reaseguro contra daño físico directo y otros propios de su competencia, así como aquellos otros asuntos que el Consejo Directivo le delegue, cuyo monto sea superior al límite fijado por el Consejo Directivo. El superior jerárquico de la Junta de Adquisiciones es el Consejo Directivo.

Inhabilitación: Sanción aplicable al contratista por el incumplimiento o inobservancia de los preceptos señalados en el artículo 100 y 100 Bis de la Ley de Contratación Administrativa.

Oferente: Toda persona física o jurídica que somete su propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel o pliego de condiciones.

Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos sancionatorios en materia de contratación administrativa.

Programa de Adquisiciones: Es el plan mediante el cual el ICE da a conocer las adquisiciones requeridas para el año correspondiente.

Proyectos de inversión: Aquellos proyectos que no son de índole operativo (como por ejemplo seguridad, soporte, mantenimiento y limpieza) y que generan ingresos a la Institución después de cierto tiempo de hecha la inversión.

Reglamento a la Ley Nº 8660: Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.

Reajuste, reclamo y actualización de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.

Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.

Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación administrativa.

Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto una contratación por causas de interés público, mutuo acuerdo, caso fortuito o fuerza mayor.

Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por causa de incumplimiento imputable al contratista.

CAPÍTULO II

Órganos competentes

SECCIÓN I

Órganos que adjudican

Artículo 2º—La Junta de Adquisiciones Corporativa, la Gerencia General, las Gerencias respectivas, las Divisiones, las Unidades Estratégicas de Negocios, las Direcciones Técnicas y Administrativas, incluyendo la Proveeduría y Subproveeduría, o aquellos otros que determine la Gerencia General, adjudicarán la adquisición de bienes y servicios en las áreas de su competencia, de acuerdo con los límites económicos que corresponda a cada uno de ellos, según el monto definido por la Gerencia General y los plazos establecidos por la Proveeduría.

En los procedimientos de contratación administrativa que se contemplen adjudicaciones por fórmulas, adjudicará todas las fórmulas el órgano que tenga la máxima competencia por monto, siempre y cuando el objeto a adquirir lo permita y ello no afecte su funcionalidad.

Si un procedimiento de compra se inicia con un monto estimado menor al límite establecido para la adjudicación por parte de la Junta de Adquisiciones, pero la oferta recomendada ofertó un monto superior a dicho límite, el acto de adjudicación debe ser emitido por la Junta de Adquisiciones. De darse un descuento que haga que la oferta recomendada sea por un monto menor al límite indicado anteriormente, no debe ir a aprobación de dicha Junta y regirán los límites establecidos para los órganos que adjudican. En caso que se pretenda realizar una adjudicación parcial y ésta resulte inferior al límite indicado, aplicará la misma regla anterior.

Las cesiones de contrato establecidas en el art. 187 del Reglamento a la Ley Nº 8660, serán autorizadas por el órgano que adjudicó, salvo que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones, en cuyo caso serán autorizadas por la Gerencia respectiva o la Gerencia General, en el caso de sus áreas adscritas. Para tal fin se requerirá contar con el criterio legal de la Dirección de Contratación Administrativa.

SECCIÓN II

Proveeduría

Artículo 3º—La Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción de los procedimientos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.

Para el cumplimiento de sus competencias, la Administración le suministrará todos los recursos humanos y materiales que necesite.

Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la Proveeduría, todas las demás unidades administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus cometidos.

Artículo 4º—Además de las competencias indicadas en los artículos 197 al 200 del Reglamento a la Ley Nº 8660, así como cualquier otra función que le sea asignada en el presente reglamento; son funciones de la Proveeduría, las siguientes:

1) Integrar y mantener actualizado el Programa de Adquisiciones que deberá divulgarse en la página Web de la Proveeduría. Adicionalmente, al final de cada período presupuestario realizará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios.

2) Consolidar las adquisiciones de las diferentes dependencias, en casos de compras que pueden representar economías de escala o se puedan agrupar en objetos iguales o similares, de uso común y continuo, para lo cual, cada dependencia involucrada en el Programa de Adquisiciones mantendrá el administrador del contrato para la parte que le corresponda y atenderá las recomendaciones procedimentales que le indique la Proveeduría

3) Emitir mediante circulares los requisitos y procedimientos a cumplir en relación con el Programa de Adquisiciones.

4) Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos necesarios, para que éste funcione óptimamente.

5) Verificar que el procedimiento de contratación administrativa a seguir, es conforme con la normativa vigente, para lo cual se podrá asesorar con la Dirección de Contratación Administrativa.

6) Coordinar junto con la dependencia técnica involucrada todo el procedimiento relativo a las audiencias previas al cartel y en el caso de audiencias presenciales, asignar a un funcionario para que asista a la audiencia y levantar el acta correspondiente.

7) Revisar, publicar o comunicar los carteles o pliegos de condiciones y verificar que dichas contrataciones estén incluidas en el Programa de Adquisiciones.

8) Publicar en la página Web que la Proveeduría utilice, las audiencias virtuales, así como las invitaciones en los procedimientos de contratación que correspondan, aclaraciones, modificaciones, y cualquier otra comunicación que se requiera.

9) Recibir las ofertas y proceder a su apertura, haciendo constar en el acta respectiva las principales incidencias.

10)  Verificar el día de la apertura de las ofertas en la página electrónica de la CCSS, que los oferentes se encuentran al día con sus obligaciones obrero patronales y adjuntarlo al expediente. En el supuesto de que no aparezcan en el sistema o bien que se encuentren morosos, deberá recomendar a la parte técnica correspondiente actuar conforme lo dispuesto en los Lineamientos para la aplicación de los incisos 1) y 3) del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

11)  Remitir a las instancias respectivas para su evaluación, las ofertas recibidas en cada proceso.

12)  Adjudicar las contrataciones directas de escasa cuantía, así como aquellas otras que hayan sido delegadas por el Consejo Directivo o la Gerencia General. Asimismo, preparar y remitir la recomendación de adjudicación al órgano que corresponda.

13)  Custodiar, mantener foliado y actualizado el expediente administrativo de las contrataciones y demás procedimientos que realice el ICE, en estricto orden cronológico de recepción de documentos.

14)  Comunicar y coordinar con el CCA respectivo y la Dirección de Contratación Administrativa la atención de los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación en los casos que corresponda, así como los demás recursos administrativos. Asimismo, debe preparar y remitir al órgano competente la recomendación para la respuesta a las objeciones de cartel y recursos de revocatoria.

15)  Garantizar que los sistemas para el reajuste y actualización de precios sean incluidos en los diferentes carteles de las contrataciones, en total apego a lo establecido por la División de Planificación Financiera.

16)  Servir de enlace oficial en las gestiones que deban realizarse con la Contraloría General de la República, en coordinación con las dependencias que correspondan.

17)  Llevar un registro de inhabilitaciones de proveedores en la página Web que utilice la Proveeduría, para efectos de futuras contrataciones, divulgando apropiadamente dicha información a los CCA, a la Dirección de Contratación Administrativa y a las demás entidades de la Administración Pública que correspondan. Este registro deberá detallar el nombre de los Proveedores con los cuales la Administración no podrá contratar bienes y servicios.

18)  Coordinar con la División de Capital Humano para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación administrativa, reciban una adecuada capacitación en la materia.

19)  La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control, pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico internacional, de todas las mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.

20)  Coordinar con el AC y el CCA para mantener a derecho en todos sus términos, las Garantías de Participación y Cumplimiento.

21)  Instruir, a solicitud de las dependencias del ICE, los procesos de cobro de multas, recursos, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios (apercibimientos e inhabilitaciones), reclamos y cobros administrativos, contrataciones irregulares, así como nulidades absolutas, evidentes y manifiestas en materia de contratación administrativa. Asimismo, deberá elevar a la División Jurídica Institucional los saldos al descubierto, a fin de que se tomen las acciones a seguir.

22)  Verificar, controlar e informar a las instancias correspondientes el estado de cumplimiento de los plazos definidos por la Proveeduría.

23)  Dirigir los procedimientos de donaciones y emitir las recomendaciones que correspondan, para lo cual levantará el expediente respectivo. En caso de que no cumplan los requisitos legales o técnicos, la Proveeduría procederá con la devolución de la solicitud, ya sea para que se corrija alguna situación o para comunicar al interesado y a la dependencia que lo está solicitando, para que proceda con el archivo del caso, detallando los motivos que imposibilitan seguir con la solicitud.

24)  Dirigir los procedimientos y coordinar con la dependencia promotora los remates y subastas que promueva la Institución, según los términos establecidos en el Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660 y el Título II, Capítulo I, Sección III de este Reglamento.

25)  Promover la utilización de medios electrónicos y digitales en los procedimientos de compra, aplicando para esos efectos el sistema Mer-link y por ende su Reglamento.

26)  Velar por la efectiva y correcta notificación a los contratistas de los actos administrativos dictados tanto por ella misma, como por otras instancias de la Institución, en todos los procedimientos de contratación administrativa, incluyendo los correspondientes a sanciones a proveedores, rescisiones y resoluciones contractuales, entre otros: notificación que efectuará en los lugares o medios señalados por el contratista en el expediente. En todos los casos levantará un acta de notificación que deberá constar en el expediente respectivo. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Notificaciones Judiciales vigente.

27)  Establecer los mecanismos de desempate para seleccionar a la oferta ganadora en caso de empate entre dos o más ofertas calificadas, cuando el cartel no haya fijado términos de desempate.

28)  Emitir certificaciones sobre los expedientes que custodia la Proveeduría así como sobre los trabajos realizados para la Institución por parte de los contratistas, para acreditar su experiencia y calidad en otros procesos de contratación administrativa.

29)  Aprobar, en coordinación con la Dirección de Contratación Administrativa, la actualización de los carteles tipo.

30)  Registrar los trámites de contratación para cumplir con los requisitos de la Contraloría General de la República, en cuanto al Registro y control de los procedimientos de contratación.

31)  Confeccionar las órdenes de compra y de servicios.

32)  Solicitar a las dependencias la subsanación de omisión de requisitos internos, vistos buenos o autorizaciones en cualquier momento del procedimiento en que se detecten dichas omisiones.

33)  Aplicar las sanciones de apercibimiento y/o inhabilitación, dictar las resoluciones de rescisión y resolución contractual, ejecución de garantías, reclamos y cobros administrativos, entre otros. Serán el Director y/o Subdirector de la Proveeduría los competentes para emitir dichos actos.

34)  Subsanar de oficio errores materiales que se presenten en la documentación que se genere en los procedimientos de contratación administrativa.

SECCIÓN III

Dirección de Contratación Administrativa

Artículo 5º—Dependencia perteneciente a la División Jurídica Institucional que tendrá las siguientes funciones:

1) Revisar y actualizar los carteles de licitación y contrataciones directas especiales que le soliciten las diferentes dependencias.

2) Dictaminar la procedencia legal de las actividades no sujetas a concurso público, salvo lo dispuesto en los incisos f) en lo referente a capacitación abierta, m), ñ), o), s), u) del artículo 112 del Reglamento a la Ley Nº 8660, a solicitud de la Administración Superior, la Proveeduría y los CCA.

3) Participar en las audiencias previas del cartel, para brindar la asesoría en materia legal que corresponda.

4) Emitir el dictamen jurídico sobre recursos de objeción al cartel, revocatoria y apelaciones.

5) Hacer el estudio jurídico de todas las ofertas de las contrataciones que requieran ser adjudicadas por la Gerencia General y la Junta de Adquisiciones y las de aquellas contrataciones que por razones especiales así lo soliciten las Gerencias respectivas.

6) Asesorar y rendir dictámenes en caso de dudas en relación con la imposición de multas, sanciones, ejecuciones de garantías, cesiones de contrato, prórrogas en el plazo del contrato, suspensiones, modificaciones a los contratos y contrato adicional, y durante la fase recursiva de los distintos procedimientos.

7) Establecer el procedimiento de aprobación interna de las contrataciones en cuanto a sus etapas, requisitos, plazos y responsables. Asimismo, será responsable de otorgar la aprobación interna de las contrataciones, según los topes establecidos por el Reglamento para la Aprobación Interna de las Contrataciones y Convenios no sujetos a Refrendo Contralor.

8) Servir de enlace oficial, desde el punto de vista jurídico, con la Contraloría General de la República en materia de contratación administrativa, en coordinación con las dependencias que correspondan.

9) Revisar y aprobar los borradores de acuerdo de los temas relativos a materia de contratación administrativa que se sometan a aprobación de la Junta de Adquisiciones Corporativa.

10)  Revisar, normalizar y otorgar visto bueno a los contratos que realiza la Institución en materia financiera y de contratación administrativa.

11)  Asesorar, revisar y otorgar el visto bueno respectivo a los convenios, cartas de entendimiento o compromiso, contratos de confidencialidad en materia de contratación administrativa en que sea parte la Institución.

12)  Colaborar con las distintas áreas de la Institución, en la confección de reglamentos internos necesarios para normar la actividad de contratación administrativa.

13)  Atender cuando se le requiera, los recursos de amparo, arbitrajes y procesos contenciosos administrativos que se generen en relación con procedimientos de contratación administrativa.

14)  Cualquier otra que le señale la ley, y el Superior Jerárquico, así como cualquier otra función que le sea asignada en el presente reglamento.

La Dirección de Contratación Administrativa podrá emitir todos sus dictámenes y asesorías jurídicas a través de medios electrónicos.

SECCIÓN IV

Divisiones financieras

Artículo 6º—Dependencias pertenecientes a la Gerencia de Finanzas, que tendrán las siguientes funciones:

1) La División de Planificación Financiera realizará dictámenes financieros de aquellos proyectos o adquisiciones de inversión que se encuentran en etapa de factibilidad, cuya estimación sea igual o mayor al tope establecido por la Gerencia General de aquellos proyectos que deben ser conocidos por el grupo gerencial constituido por la Gerencia General o la Presidencia Ejecutiva, conocido como Comité Ejecutivo o Gerencial, para conocer asuntos estratégicos o de otra índole. Dichos proyectos deberán ser aprobados por el Gerente respectivo y el Comité ejecutivo revisará la vinculación y alineamiento del proyecto con la estrategia institucional y hará las observaciones que considere convenientes que deberán ser incorporadas al proyecto por la parte técnica promovente. Los dictámenes señalados serán parte de la fundamentación de la contratación que se materialice y constituirán un requisito previo para que la Junta de Adquisiciones emita el acto de adjudicación.

2) La División de Planificación Financiera realizará dictámenes financieros de aquellos proyectos que se encuentran en etapa de factibilidad, cuyo tope sea igual o mayor al establecido por el Consejo Directivo. Dichos dictámenes deberán incluirse como parte de la sustanciación del proyecto elevado a conocimiento del Consejo Directivo para su aprobación y aval del proyecto.

3) La División de Planificación Financiera evaluará y dictaminará aquellas contrataciones que utilicen la figura del Crédito de Proveedor, el Leasing, el fideicomiso y cualquier forma de colaboración o asociación empresarial, entre ellas las alianzas estratégicas. Asimismo, podrá evaluar y dictaminar en aquellos casos especiales que así lo determine el Consejo Directivo o bien la propia Junta de Adquisiciones. Para esta labor la División de Planificación Financiera deberá incorporar en su análisis, cualquier variable financiera que considere necesaria, para lo cual coordinará a lo interno con las dependencias correspondientes de la Gerencia de Finanzas.

4) La División de Planificación Financiera será la dependencia que conozca y dictamine, las solicitudes de reajustes, revisión y actualización de precios, de daños y perjuicios, reclamos y liquidaciones por rescisión de contratos.

5) La División de Gestión Financiera será la dependencia que evalúe y dictamine las garantías colaterales por la utilización de la figura de pago por adelantado o por cualquier otro esquema de financiamiento de corto plazo que sea incluido en una contratación. Asimismo, será la dependencia que evalúe o dictamine cambios en la forma y modalidad de pago con respecto a las condiciones originales establecidas en el cartel de aquellas contrataciones que se elevan a conocimiento y adjudicación de las Gerencias, Junta de Adquisiciones y/o Consejo Directivo. También le corresponderá efectuar el análisis de riesgo en el supuesto previsto en el Reglamento de Colaboración y Asociaciones empresariales, cuando se tiene la intención de utilizar esta figura y se está en la fase de estudio del caso de negocio. De igual forma será la dependencia responsable de elaborar los análisis de riesgo financiero que le sean solicitados en los casos que corresponda.

6) Cuando los dictámenes mencionados vayan a ser conocidos por el Consejo Directivo, como parte de la documentación de respaldo del punto en particular, deberán contar con el visto bueno de la Gerencia de Finanzas.

SECCIÓN V

Coordinadores de la Contratación Administrativa (CCA)

Artículo 7º—Funcionarios nombrados por la Administración Superior, o sus áreas adscritas, Auditor Interno, jefaturas de Divisiones, Directores de UEN´s, y Directores Técnicos y Administrativos. Cuando el nombramiento haya sido realizado por un Jefe de División, Director Técnico, Administrativo o UEN, deberá ser avalado por la Gerencia correspondiente o Gerencia General, según el Área o Sector al que pertenezca.

Dependerá directamente del Gerente respectivo, Jefe de División y Director correspondiente. Una vez definido el perfil del CCA por parte de la División de Capital Humano, el CCA deberá acreditar ante dicha División que cumple con el perfil establecido para dicho nombramiento.

Cuando se requiera cubrir una ausencia temporal del CCA, la dependencia correspondiente lo deberá comunicar a la Proveeduría, en un plazo no mayor de 3 días hábiles del conocimiento del hecho que motiva la ausencia, el nombre del CCA sustituto, indicando el plazo a sustituir, que no deberá ser mayor de cuatro meses. Para nombramientos de un nuevo CCA permanente se deberá seguir lo establecido en el párrafo anterior.

Artículo 8º—Los CCA’s son los responsables de la coordinación administrativa de los procesos de adquisición de los bienes y servicios de las respectivas Divisiones, UEN’s o Direcciones Técnicas y Administrativas. Los CCA’s tendrán como funciones principales las siguientes:

1) Servir de enlace oficial para efectos de trámites con la Proveeduría y la Dirección de Contratación Administrativa, basándose en todo momento en los criterios técnicos de los AC y coordinadores del nivel 1, incorporando en las gestiones que se realicen ante estas dependencias, su visto bueno en lo que le corresponde.

2) Preparar en conjunto con el área que se requiera, el Programa de Adquisiciones.

3) Asesorar a los funcionarios de su dependencia para que puedan resolver, todos los trámites de Contratación Administrativa.

4) Garantizar que todo proceso de compra, que se genere en su dependencia, cumpla con la normativa vigente en materia de contratación administrativa.

5) Coordinar la obtención de autorizaciones tanto externas como internas para iniciar los procedimientos de contratación que se requieran.

6) Atender en tiempo y forma las consultas que a través de la Proveeduría planteen los oferentes y contratistas. Asimismo, deberán canalizar las consultas que generen los AC o el equipo técnico y legal del ICE hacia los oferentes, en caso de subsanaciones o aclaraciones surgidas en el transcurso del estudio técnico de ofertas.

7) Proponer a la Proveeduría sus recomendaciones a la normalización de los documentos para la adquisición de bienes y servicios de su dependencia.

8) Deberá remitir a la Proveeduría en el plazo establecido en el Reglamento a la Ley Nº 8660, todos los documentos oficiales que se generen a lo interno de su dependencia, en torno a una contratación específica para la incorporación en el expediente administrativo y aquellos que les remita directamente el oferente o contratista.

9) Proponer soluciones a las necesidades de capacitación en materia de contratación administrativa para los participantes en el proceso de contratación dentro de su dependencia.

10)  Colaborar con el AC en la elaboración de los borradores de contratos, borradores de acuerdo, convenios y cualquier otro para ser presentados a la Dirección de Contratación Administrativa, cuando así le sea solicitado.

11)  Tramitar ante la Proveeduría, la respuesta de todos aquellos recursos que les competa, la ejecución de las multas, cláusulas penales, retenciones de pago, reclamos, garantías, prórrogas, sanciones, finiquitos, rescisión y resolución contractual. Asimismo, será el responsable de tramitar el cobro de los daños y perjuicios cuya estimación realice el AC en coordinación con la Dependencia Técnica que promueve la contratación y la División de Planificación Financiera, así como el monto por el cual se estaría ejecutando la garantía correspondiente.

12)  Preparar y remitir a la Proveeduría, la recomendación de adjudicación de las licitaciones a su cargo y de las contrataciones directas en los casos que corresponda. Asimismo, gestionar la prórroga al plazo de adjudicación y suscribir la resolución motivada confeccionada al efecto. La Proveeduría podrá autorizar, en casos especiales según la cantidad de las contrataciones directas de la dependencia solicitante y previa justificación, a uno o varios funcionarios para que realice esta gestión.

13)  Coordinar con el encargado de presupuesto de la Administración Superior, División, UEN o Dirección Administrativa, que exista la reserva del contenido presupuestario, para hacer frente a las erogaciones requeridas en los trámites de contratación administrativa según corresponda.

14)  Deberá velar por que toda compra de materiales y equipo que se pretenda tramitar, no esté en existencias en los almacenes de la Institución. En caso de que haya en existencias, deberá constatar que exista una disposición técnica o de disponibilidad que imposibilite su utilización.

15)  Verificar que las consultas y solicitudes legales remitidas por sus dependencias a la Dirección de Contratación Administrativa, incluyan la información necesaria de acuerdo al trámite a realizar y se ajuste a los requisitos que se requieren, de acuerdo a la Ley Nº 8660, su reglamento y demás normativa aplicable.

SECCIÓN VI

Administradores de contrato (AC)

Artículo 9º—Funcionarios nombrados por la Administración Superior, o sus áreas adscritas, la Auditoría Interna, Divisiones, Directores de UEN´s, Direcciones Técnicas y Administrativas, que tendrán la responsabilidad de la coordinación, ejecución y fiscalización de las diversas etapas de las contrataciones que se promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y funciones que se le atribuyen en el presente Reglamento.

El nombramiento de cada AC y los medios para ser localizado, así como su remoción deberán constar en el expediente de la respectiva contratación. Será requisito indispensable para la validez del nombramiento que quien nombra al AC, notifique al funcionario designado.

Cuando se requiera cubrir una ausencia temporal del AC, la dependencia correspondiente lo deberá comunicar a la Proveeduría en un plazo no mayor de 3 días hábiles del conocimiento del hecho que motiva la ausencia, el nombre del AC sustituto, indicando el plazo a suplir.

Asimismo, será responsabilidad del jefe de División, Director de UEN, Técnico o Administrativo acreditar en el expediente administrativo el cambio de administrador de contrato, mediante carta con copia al nuevo AC nombrado, así como al saliente.

El AC deberá cumplir con el perfil establecido para dicho nombramiento y preferiblemente para la contratación que le corresponderá administrar.

El AC ejercerá, entre otras, las siguientes funciones:

1) Preparar en conjunto con los técnicos correspondientes, la documentación y las solicitudes pertinentes en los trámites de contratación administrativa y remitírsela al CCA para el trámite que corresponda.

2) Atender cualquier consulta técnica que surgiera durante el proceso de una contratación bajo su cargo y remitírsela al CCA para el trámite que corresponda.

3) Participar en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de adjudicación.

4) Preparar, con la asesoría del CCA, el borrador de contrato, borradores de acuerdo, convenios y cualquier otro documento, para ser remitidos a la Dirección de Contratación Administrativa.

5) Velar por la correcta ejecución de los contratos que se les asigne, asimismo, será responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios, gestionar los trámites de pagos y retenciones que debe realizar la Institución, así como la ejecución o devolución de las garantías, según lo establecido en la normativa vigente.

6) Coordinar y preparar lo necesario para estimar los daños y perjuicios que se deben calcular para la ejecución de la garantía de participación o cumplimiento y remitírsela al CCA para el trámite que corresponda.

7) Elaborar y remitir al CCA la respuesta de todos aquellos recursos que les competa, y solicitar al CCA realizar el trámite ante Proveeduría para la ejecución de las multas, cláusulas penales, garantías, contrataciones irregulares, cobros y reclamos administrativos, prórrogas y sanciones a los contratistas hasta la rescisión y resolución contractual, si se diera el caso.

8) Realizar informes de avance de ejecución de los contratos, según se establezca en el cronograma respectivo, cuya copia deberá constar en el expediente respectivo. El informe deberá estar dirigido a la jefatura inmediata del AC.

9) Preparar, en coordinación con cualquier otra área que se requiera, el informe final o el contrato de finiquito cuando proceda y gestionar la firma y remitirlo al CCA para su trámite ante la Proveeduría.

10)  Entregar al CCA todos los documentos oficiales que se generen a lo interno de su dependencia o los que reciba del contratista en torno a una contratación específica, a fin de que los remita a la Proveeduría para su custodia e incorporación en el expediente administrativo.

11)  Incorporar el requerimiento de desglose de la estructura del precio de la oferta en los carteles, cuando así se requiera, en cumplimiento del Reglamento a la Ley Nº 8660.

12)  Levantar minutas de las reuniones sostenidas con el oferente o con el contratista, según corresponda y las entregará al CCA a fin de que proceda a su envío a la Proveeduría para su custodia e incorporación al expediente administrativo.

13)  Velar por que toda compra de materiales y equipo que se pretenda tramitar, no esté en existencia en los almacenes de la Institución. En caso de que exista dicho material o equipo en los Almacenes, se deberá comprobar que existe una disposición que imposibilite su utilización

14)  Verificar que el contratista se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales de los proveedores, cuando corresponda y remitir dicho documento al expediente administrativo de la contratación respectiva que custodia la Proveeduría.

15)  Participar en aquellas audiencias previas para la confección del cartel que se realicen.

16)  Cumplir con los lineamientos establecidos en la Norma General para la Administración de Contratos (Código Normativo 16.00.055.2009), en los procesos de contratación de obras, bienes y servicios bajo su responsabilidad.

SECCIÓN VII

Equipos multidisciplinarios de gestión de compras

Artículo 10.—Estos equipos se nombrarán, ya sea por el Consejo Directivo, la Junta de Adquisiciones, las Gerencias, según sea el monto de la contratación o por lo estratégico de la adquisición, para aquellas compras que a criterio de los Gerentes respectivos sean urgentes o de especial importancia. Estos equipos serán corresponsables de la conducción del procedimiento y emitir la recomendación respectiva.

Artículo 11.—Estará conformado, como mínimo, por un coordinador general, un representante de la Proveeduría, uno de la Dirección de Contratación Administrativa, uno de la Gerencia de Finanzas, uno del Área Técnica, así como cualquier otra área relacionada con la adquisición.

Artículo 12.—El coordinador general, en conjunto con el CCA, atenderán todo lo relacionado con la gestión de compra. El primero y el AC, puede ser el mismo funcionario.

SECCIÓN VIII

Director de Proyecto

Artículo 13.—Funcionarios nombrados por la Administración Superior, o sus áreas adscritas, Auditor Interno, jefaturas de Divisiones, Directores de UEN´s, y Directores Técnicos y Administrativos. Tendrá como función principal coordinar de la mejor forma con los grupos de trabajo e instancias involucradas, todas las labores de ejecución y aceptación necesarias para llevar a buen término un Proyecto. Será la voz oficial por parte del ICE, hasta el momento en que se dé el Acta de Aceptación Definitiva del Proyecto.

CAPÍTULO III

Planificación del Proceso de Compras

SECCIÓN I

Programa de adquisiciones y compras conjuntas

Artículo 14.—El Programa de Adquisiciones deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo de la Institución y los respectivos planes anuales operativos de cada Gerencia y se iniciará con la promulgación de un plan de proyectos.

Artículo 15.—El CCA en conjunto con el Director de UEN, Director Administrativo, Director Técnico, jefe de División o la jefatura del Área adscrita a la Gerencia General, preparará el Programa de Adquisiciones en noviembre de cada año y lo someterá a aprobación del Gerente respectivo, en el formato establecido por la Proveeduría. Una vez aprobado, éstas comunicarán a la Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las dependencias los ajustes necesarios. Este programa anual deberá estar aprobado en la primera semana de enero de cada año, para su debida publicación y seguimiento por parte de la Proveeduría.

Con la aprobación del Programa de Adquisiciones, quedarán autorizados los inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho programa y listado, sin detrimento de los requisitos que se deban cumplir para la debida publicación de los mismos y que serán verificados por la Proveeduría, previo a la publicación.

Para la estimación del monto del contrato, de las licitaciones o contrataciones a tramitar, no se tomaran en cuenta las posibles prórrogas u opciones de compra, dado que estas son meras expectativas que pueden o no darse.

Todos aquellos proyectos superiores al tope que defina el Consejo Directivo, requerirán de previo a la publicación del cartel, la autorización de dicho Órgano Colegiado. Para el trámite correspondiente deberán aportarse los siguientes requisitos:

a) Responsable que realizó el estudio y aprobación de la Gerencia respectiva.

b) Relación y justificación de la compra, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, Planes Institucionales, Planes Sectoriales, Planes de la Dirección Técnica, UEN o Dirección Administrativa, Plan Anual Operativo y Presupuesto.

c) Comparación de las opciones de previo a tomar la decisión:

a. Descripción detallada de las opciones donde se analicen las ventajas y desventajas de cada uno.

b. Selección de la opción que se considere más conveniente a los intereses institucionales.

d) Evaluación de la opción seleccionada:

a. Estudio técnico-administrativo.

b. Evaluación de la viabilidad jurídica en caso de que se proyecte realizar una contratación directa de excepción (Estudio de mercado).

c. Estudio Ambiental (en los casos en que proceda como desarrollo de proyectos de electricidad).

d. Estudio Social (en los casos en que corresponda).

e. Estudio Económico-financiero. El dictamen debe contar con el visto bueno de la Gerencia de Finanzas y debe determinarse la factibilidad financiera del proyecto y analizar si cada adquisición se soporta con sus propios flujos netos de efectivo o requiere de algún tipo de fuente de fondos. De ser posible, los estudios deben incluir los flujos de efectivo proyectados, impacto del proyecto en las finanzas del ICE y fuente de financiamiento (recursos propios y/o fuentes externas). El análisis de los flujos libres de efectivo aplica para los proyectos de inversión.

e) Análisis de riesgo o factores críticos de riesgo de la alternativa.

f)  Conclusiones y recomendaciones. En esta sección se debe hacer un análisis que incluya las diferentes variables de los estudios realizados.

g) Cronograma de tareas a realizar, así como los responsables de cada una de ellas.

h) Procedimiento de compra escogido y su justificación. Se debe justificar, sobre todo en los casos que se opte por una contratación directa, detallando las razones que justifican el no hacer un procedimiento de participación pública.

i)  Nombre del administrador del contrato.

j)  En caso de que para la evaluación de la contratación no aplique la presentación de algunos de los puntos mencionados, se debe hacer una justificación en la presentación ante el Consejo Directivo, explicando el por qué, para este caso en particular, no aplica el cumplimiento de dichos puntos.

k) Cuando la compra sea parte de un proyecto o programa, para sustentar cada contratación se utilizarán los estudios realizados para el proyecto del que forma parte. Las compras particulares asociadas a un proyecto o programa aprobado por el Consejo Directivo, no deberán someterse de nuevo a aprobación, aunque esa compra supere el tope definido por dicho Órgano.

Todos los documentos donde consten los estudios antes mencionados se deberán incorporar al expediente respectivo.

Artículo 16.—Cuando surja una necesidad no prevista, o bien, ya no se requiera el suministro o servicio, deberá modificarse el Programa de Adquisiciones, para lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes. La inclusión o exclusión de contrataciones en el Programa de Adquisiciones será aprobada por la Gerencia respectiva, según corresponda.

Las contrataciones que no estén amparadas al Programa de Adquisiciones original o modificado, no serán tramitadas por la Proveeduría.

Artículo 17.—Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que el monto estimado y publicado en el Programa de Adquisiciones requiere un ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de la Dirección Administrativa o de la UEN, o bien el jefe de División, siempre y cuando el nuevo monto no sobrepase el 30% de la estimación original y no cambie el procedimiento de contratación ya publicado, sin necesidad de aplicar lo dispuesto en el artículo 15 del presente reglamento. En el caso en que supere ese monto, deberá presentarse la modificación al Programa de Adquisiciones en los términos que establece el artículo anterior.

Artículo 18.—Al finalizar cada período presupuestario, la Proveeduría hará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios por División, UEN, Dirección Administrativa y Administración Superior, relacionándola con el Programa de Adquisiciones e informará sobre el particular a los niveles de Jefe de División, Director de UEN, Directores Administrativos y Técnicos, Gerentes respectivos y Consejo Directivo. Dicha evaluación incluirá las recomendaciones que la Proveeduría considere pertinentes.

Artículo 19.—Compras conjuntas con empresas del Grupo ICE. Para las compras conjuntas con otras empresas del Grupo ICE, según lo establecido en los artículos 97 y 102 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660, se pueden establecer convenios marco y las partes suscribientes podrán hacer sus órdenes de compra o pedido por separado. En el supuesto de que en el cartel original no se hayan contemplado otras empresas del Grupo ICE y con posterioridad al acto de adjudicación, se requiera incluir alguna empresa más del Grupo ICE, se deberá determinar el estimado de la demanda futura y solicitar al ICE enviar al proveedor adjudicatario dicho estimado para que manifieste su conformidad. En ese caso se deberán mantener todas las condiciones de dicha contratación para la nueva empresa ICE. Este monto estimado, sumado al monto original, será el que defina quien será el órgano competente en el ICE para aprobar este incremento.

Para los efectos anteriores se deberá formalizar una adenda al contrato que se suscribirá entre el proveedor adjudicatario del ICE y la nueva empresa del Grupo ICE, el cual se deberá remitir a aprobación interna o refrendo contralor, según corresponda, de acuerdo con la normativa aplicable al ICE. Este procedimiento sólo aplicará para contrataciones que haya realizado el ICE.

Cuando se presenten adquisiciones conjuntas que incluyen a todo el Grupo ICE, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. Las compras conjuntas (entre dos o más empresas del Grupo ICE) deben obedecer a estrategias y proyectos conjuntos. Luego de la estrategia, debe existir un alineamiento entre el presupuesto anual y programa de adquisiciones anual.

2. En caso de que no existan estrategias o proyectos conjuntos, las Proveedurías del Grupo ICE deben revisar las compras más importantes en que se considere pueden hacerse en conjunto, como por ejemplo adquisiciones de TI, plataformas, contenido IP, cables, transformadores, vehículos, etc.

3. Se debe unificar y consolidar, en lo que proceda, los programas de adquisiciones. El Proveedor Corporativo fungirá como coordinador corporativo de las proveedurías de las empresas del ICE.

4. Se harán reuniones periódicas de las Proveedurías del Grupo ICE para tratar el tema de las compras de todas las empresas del Grupo ICE y otros relacionados con adquisiciones.

5. El ICE utilizará una plataforma única de compras denominada Mer-link y la categorización de sus bienes y servicios se hará mediante la aplicación del catálogo estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas. Las Proveedurías del Grupo ICE deberán coordinar en forma previa la plataforma a utilizar cuando se vaya a poner en práctica una compra conjunta.

6. Para la estimación del monto del contrato, se deberá sumar todos los contratos estimados por las empresas, incluyendo todos los desembolsos que se tengan programados hacer por el Grupo ICE durante la ejecución del contrato (en conjunto o individualmente cada órgano). Si dicho monto supera el límite establecido para que sea conocido por el Consejo Directivo, debe ir de previo para conocimiento de dicho Órgano colegiado. Además se deberá cumplir con lo establecido en el párrafo tercero y cuarto del artículo 15 anterior.

SECCIÓN II

Registro de Proveedores

Artículo 20.—El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de consulta para los Administradores de Contratos de las dependencias del ICE, que permitirá mantener actualizados los requisitos y las características de los proveedores en cuanto a bienes y servicios que éstos ofrecen. Tiene por objeto facilitar la consecución de los bienes y servicios necesarios para el ICE, agilizando en lo posible los procedimientos de adquisiciones que se basen en el mismo. Por ello el interesado en registrarse se inscribirá única y exclusivamente en los bienes y servicios que esté en capacidad de suministrar. La Proveeduría llevará un registro de las personas físicas o jurídicas que se encuentren apercibidas o inhabilitadas.

El Registro de Proveedores se mantendrá en medios electrónicos, utilizando para ello la Plataforma denominada Mer-link.

En todo caso prevalecerá el Registro Electrónico de Proveedores de tal plataforma, sujetándose a las condiciones establecidas al efecto en el Reglamento respectivo. Por su parte, los proveedores deberán estar inscritos previamente en el Registro de Mer-link, cumpliendo con los requisitos que dicho sistema disponga, para realizar todas sus actuaciones a través del Sistema.

Artículo 21.—La Proveeduría invitará a formar parte del Registro de Proveedores, a todos los potenciales oferentes que puedan satisfacer los requerimientos del ICE en cuanto a calidad, oportunidad y costo, mediante publicación en la página Web que utilice al efecto. Las personas físicas o jurídicas interesadas, que cumplan con los requisitos solicitados, podrán asimismo solicitar su incorporación al Registro en cualquier momento.

Artículo 22.—La documentación que se presente para incorporar al Registro de Proveedores podrá ser utilizada en cualquiera de los procedimientos de adquisiciones y deberá ser entregada en la Proveeduría o por medio de la página Web respectiva.

Artículo 23.—Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveedores deberán retirar un formulario suministrado por la Proveeduría o utilizar la página Web. Una vez lleno el formulario, se podrá enviar vía Internet, por fax o entregado personalmente. Junto con la solicitud, o en un plazo máximo de tres días posteriores a la presentación de la misma, deberán anexarse los documentos de respaldo y la información complementaria que se solicita, los cuales podrán ser presentados electrónicamente.

Artículo 24.—Una vez recibida la solicitud de los interesados para integrar el Registro de Proveedores, la Proveeduría, en un plazo máximo de tres días hábiles verificará el cumplimiento de los requisitos y en el caso de existir un incumplimiento o defecto, concederá un plazo máximo de cinco días hábiles para que se subsane. Si la prevención no es atendida en tiempo y forma, la solicitud no podrá ser aceptada, sin responsabilidad para el ICE.

Cuando un proveedor esté interesado en participar en un determinado procedimiento de contratación administrativa y no esté inscrito en el Registro de Proveedores, podrá presentar la información junto con su oferta, siempre que cumpla con todos los requisitos que se le solicitan en la contratación y en el Formulario “Registro de Proveedores”. Podrá quedar inscrito en dicho registro por solicitud expresa del oferente y siempre que se cumpla lo establecido en el párrafo anterior.

Artículo 25.—Todo proveedor inscrito está obligado a verificar y actualizar la información aportada al registro en el momento de darse un cambio en su situación jurídica o de los bienes y servicios que ofrecen, al menos el primer mes de cada año, para lo cual debe presentar los documentos que demuestren esa situación o realizar la actualización por medio de la página Web.

Artículo 26.—La exclusión del Registro de Proveedores se regirá por lo dispuesto en la normativa vigente en la materia de contratación administrativa en lo que respecta a las inhabilitaciones.

Adicionalmente se podrá dar la exclusión legal de una persona física o jurídica del registro por los siguientes motivos:

a) Muerte o extinción.

b) Manifestación expresa del interesado.

c) Carencia de interés de la Administración de continuar contratando determinado bien o servicio.

d) Inactivo por no actualización de atestados y referencias.

e) No actualización de la información en los términos que establece el artículo 23 del presente reglamento.

Artículo 27.—Salvo cuando la exclusión se fundamente en la manifestación expresa del interesado, o en las causas señaladas en los incisos a), c), d) y e), del artículo anterior, se deberá dar audiencia al proveedor a fin de que ejercite las Garantías Constitucionales que le asisten entre ellas el debido proceso y el derecho de defensa. En el caso de proveedores extranjeros se les notificará en la dirección indicada en el Formulario de Inscripción en Costa Rica.

SECCIÓN III

Disponibilidad Presupuestaria

Artículo 28.—Las contrataciones que se realicen deberán contar con recursos suficientes al momento de dictarse el acto de adjudicación, lo cual deberá acreditarse en el expediente respectivo, mediante la certificación presupuestaria correspondiente. Será responsabilidad del Jefe de División, Director de UEN, técnico o Administrativo que firma la certificación, garantizar el contenido presupuestario requerido para hacer frente a las erogaciones que se requieran en la contratación. Podrá iniciarse la contratación sin el contenido presupuestario y asignarlo al momento de dictar el acto de adjudicación, para lo cual se requiere la aprobación de la Gerencia de Finanzas.

De igual forma, al momento de dictarse el acto de adjudicación por parte de la Junta de Adquisiciones, por recomendación previa de la Gerencia de Finanzas, se podrá variar el fondeo de una determinada contratación, aplicándose para esos efectos razones de oportunidad y conveniencia.

Los recursos para hacer frente a las obligaciones contraídas, podrán provenir de recursos propios de la Institución o bien a través de distintas formas de financiamiento, tales como créditos de proveedor, de entes crediticios, emisión de bonos o cualesquiera otra figura financiera que pueda ser de utilidad, de conformidad con la normativa, políticas y acuerdos de la Junta de Adquisiciones o del Consejo Directivo vigentes, lo cual deberá coordinarse con la Gerencia de Finanzas.

TÍTULO II

DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO I

Procedimientos Ordinarios de Contratación Administrativa

Artículo 29.—Los funcionarios encargados de la conducción de los procedimientos de Contratación Administrativa serán los responsables de velar por la debida aplicación de los procedimientos de contratación administrativa que correspondan. Cuando se determine el procedimiento a seguir, se deberá evitar la fragmentación ilícita, así como documentar todas sus actuaciones en el expediente administrativo.

Artículo 30.—Antes de la elaboración del cartel definitivo, la Administración podrá celebrar audiencias públicas previas, ya sea presenciales o virtuales con los potenciales oferentes; en cuyo caso el CCA en coordinación con un representante de la Proveeduría, deberán consignar a través de una minuta en el expediente respectivo la realización de dichas audiencias, o bien dejar registro en el expediente en el caso de que se realicen por medios electrónicos. Lo anterior de acuerdo con el procedimiento que se establece en el artículo 45 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660.

SECCIÓN I

Licitaciones

Artículo 31.—Es un procedimiento para que el ICE adquiera los bienes y servicios que requiere para su normal operación. Acorde con la normativa vigente y según el monto del concurso, se clasifican en abreviada y pública e inician mediante la aprobación del Programa de Adquisiciones.

Artículo 32.—La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida mediante la formalización del Programa de Adquisiciones, según se indica en los artículos 14 y subsiguientes de este reglamento. La acreditación de esta circunstancia ante la Proveeduría, será canalizada y armonizada por el CCA, quien velará porque se cumplan todos los requisitos establecidos en los artículos 14 y siguientes del Reglamento a la Ley Nº 8660.

Artículo 33.—El cartel lo confeccionará la dependencia promovente de la contratación siguiendo las disposiciones de los carteles tipo, así como los lineamientos en materia de contratación administrativa que establezca la Proveeduría. Una vez revisado y aprobado por la Proveeduría, deberá ser publicado, cumpliendo con las autorizaciones y requisitos previos.

Artículo 34.—En aquellos casos en que se establezca en la licitación la necesidad de inspección, para evaluar la experiencia y los equipos que se ofrecen, se integrará un solo grupo para que visite todas las empresas que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un funcionario del Área Técnica, otro de la Proveeduría y por uno de la Dirección de Contratación Administrativa. En caso de que la empresa se encuentre fuera del país, la visita se realizará según los lineamientos vigentes para los viajes al exterior.

Artículo 35.—En las licitaciones públicas y las abreviadas, la publicidad del concurso se hará por medio de la página web que utilice la Proveeduría o por el medio informático que esta disponga.

Artículo 36.—Cuando se presente una diferencia mayor a un 30% entre el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, deberá justificarse por escrito la diferencia en la respectiva recomendación de adjudicación, aportando la información suficiente. Igual aplica para los demás procedimientos de compra.

Artículo 37.—En el caso de las licitaciones abreviadas, el plazo para presentar ofertas no podrá ser inferior a cinco ni mayor a veinte días hábiles, con una prórroga por un tanto igual al previsto inicialmente, según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley Nº 8660.

En el caso de las licitaciones que por su monto sean adjudicadas por el Jefe de División, Director Técnico, Director de UEN o Director Administrativo, se enviará el acto de adjudicación a la Proveeduría, adjuntando la recomendación de adjudicación. La Proveeduría revisará que esté de conformidad con la normativa vigente y procederá a divulgarlo en el medio establecido para ello.

Artículo 38.—Las fechas máximas de adjudicación de las Licitaciones Públicas o Abreviadas, que estén por vencerse, podrán ser prorrogadas por la Proveeduría, en caso de que proceda, por un tanto igual al establecido en el cartel, para lo cual deberá mediar resolución motivada suscrita por el funcionario competente (CCA), lo cual deberá quedar debidamente acreditado en el expediente respectivo. La justificación de la prórroga deberá efectuarse con base en circunstancias excepcionales, desconocidas al inicio de la contratación y no por argumentaciones de exceso de cargas en el trabajo de los responsables de la conducción de los procedimientos.

La solicitud de prórroga debe ser presentada cinco días antes de la fecha máxima de adjudicación e indicar el tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra, un cuadro donde se detallen las vigencias de las ofertas y de las garantías de participación si es que se hubieren solicitado.

La prórroga deberá ser comunicada a las áreas involucradas para su debido control y seguimiento.

SECCIÓN II

Modalidades de contrato de suministros

Artículo 39.—La contratación del suministro de bienes podrá realizarse mediante las modalidades y términos que establece el Reglamento a la Ley Nº 8660, según el tipo de procedimiento que por cuantía corresponde, Licitación Pública, Licitación Abreviada, Contrataciones Directas de Escasa Cuantía y Contrataciones Directas de excepción.

Artículo 40.—Para la adquisición de los bienes y servicios, se podrá utilizar la modalidad de entrega según demanda, según lo dispuesto en los artículos 132 y 133 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660. Se podrá utilizar el procedimiento de contratación que corresponda de acuerdo con el monto, por lo que se puede utilizar la contratación directa de escasa cuantía, licitación abreviada o licitación pública.

Se entiende por contratación según demanda aquella modalidad en la que la Institución no pacta una cantidad específica, sino el compromiso de que se le suplan bienes periódicamente, según las necesidades de consumo. Para estimar el consumo aproximado, el ICE puede utilizar datos históricos, proyecciones de consumo o una mezcla de ambos.

De utilizarse esta modalidad deberán respetarse las siguientes condiciones:

a) Plazo: Estos contratos son normalmente por plazos de un año y prorrogables hasta por cinco años, con un máximo de seis años.

b) Para escoger el tipo de procedimiento a desarrollar, se deberá hacer un estimado del consumo a realizar para el primer año (en caso de que la duración del contrato sea anual y prorrogable) por el precio unitario estimado, según estudio que se haga al respecto. El total obtenido establece lo que tentativamente se va a gastar en el primer año y paralelamente define el tipo de procedimiento a aplicar.

En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía y licitaciones abreviadas, las compras durante el año del contrato no pueden superar el tope máximo del procedimiento más un 30 % que establece el artículo 21 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660.

En el caso de que la estimación futura de la demanda sea de difícil cálculo o no se tengan datos o referencias para estimar el consumo, se debe hacer la contratación de cuantía inestimable, con lo cual el procedimiento de adquisición será por licitación pública, según el artículo 75 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660. En el anterior supuesto, si la reserva presupuestaria total supera el límite establecido para que sea conocido por el Consejo Directivo, en caso de tratarse de un proyecto de inversión, éste deberá ser sometido a la aprobación de dicho Órgano Colegiado, cumpliendo con lo establecido en el párrafo cuarto del artículo 15.

Las cotizaciones se harán por precios unitarios.

c) Adjudicación. En este tipo de contratación, para efectos de adjudicación se deberán tomar en cuenta los precios unitarios menores (puede ser el precio promedio de todos los artículos de la partida o individualmente). Los precios unitarios menores que se van a adjudicar se multiplican por las cantidades de consumo estimadas para el primer año, y ese monto consistiría el presupuesto estimado a gastar (o presupuesto reservado), que serviría de base para definir la competencia interna para adjudicar y el monto que llevaría la orden de compra. En el caso de las contrataciones de cuantía inestimable le corresponde a la Junta de Adquisiciones, su adjudicación.

De darse una ampliación sobre la cantidad estimada o por inclusión de bienes similares con un máximo del 100%, la determinación del órgano competente para dictar el acto será el resultado de la sumatoria del presupuesto adjudicado en la orden de compra inicial más las modificaciones.

d) Recursos. En el caso de que el procedimiento sea de licitación abreviada, el recurso de objeción y de revocatoria se presenta ante la Institución. En las de cuantía inestimable, el recurso de objeción se presenta ante la CGR según el artículo 148 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660, al igual que el de apelación según artículo 152 del mismo Reglamento.

e) Refrendo-Aprobación Interna. Para las contrataciones directas que superen el tope máximo autorizado y las licitaciones abreviadas, se emitirá la aprobación interna por parte de la Unidad de Aprobación Interna de la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional. Lo anterior de acuerdo con las reglas que establece el Reglamento para la Aprobación Interna de las Contrataciones y Convenios no sujetos a Refrendo Contralor.

Las licitaciones públicas requerirán refrendo contralor, según el artículo 29 de la Ley Nº 8660 y el 168 de su Reglamento al Título II.

f)  Especies fiscales. Para el pago de timbres se considerará lo siguiente:

f.1)  En caso de contratos estimados en el primer año, se pagarán las especies fiscales proporcionales a dicho monto estimatorio. Si el monto de los pedidos llega a sobrepasar el monto estimatorio indicado, se le requerirá al contratista el pago de las especies fiscales proporcionales a la diferencia cuantitativa.

f.2)  Para la formalización del contrato de cuantía inestimable, se pagará la suma, prevista para contratos de cuantía inestimable en el Código Fiscal, artículo 243. Así, proporcionalmente a cada uno de los pedidos se le requerirá al contratista el pago de las especies fiscales equivalentes a dicho pedido.

g) Presupuesto. Por cada compra periódica realizada, se hace una orden de pago hasta agotar el monto establecido en la orden de compra. En caso de que durante el año (siguiendo con el supuesto de contratos anuales y prorrogables), se agote la partida presupuestaria, la División, Dirección Técnica, Administrativa o UEN encargada del contrato pueden hacer una nueva solicitud de orden de compra, con la debida reserva presupuestaria, para hacer compras superiores a las estimadas originalmente. En dicha solicitud deben quedar debidamente motivadas las razones por las cuales se está ampliando la cantidad estimada y que no se pudieron prever desde la confección del cartel. En este caso, el resultado de sumar este monto de inclusión presupuestario a la cantidad originalmente estimada no puede superar el límite del tipo de procedimiento de contratación efectuado (directa de escasa cuantía o licitación abreviada).

En los contratos según demanda no son posibles las modificaciones contractuales establecidas en los artículos 178 y 179 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660.

h) Prórrogas a contratos. En el caso de prórrogas a contratos según demanda, será requisito indispensable, previo a darse la prórroga, cumplir con lo siguiente:

h.1) Todas aquellas contrataciones bajo la modalidad de contrato de suministros con entregas según demanda realizadas al amparo del artículo 133 del Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660 de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, en el cual, además del contrato inicial, se pactaron eventuales prórrogas anuales, será requisito indispensable, previo a darse la prórroga, el contar con un estudio de razonabilidad de precio de todos los artículos que conforman el requerimiento. Dicho estudio debe presentarse junto con la solicitud de autorización de la misma, ya sea a la Proveeduría, Gerencia respectiva, respetándose lo establecido en el artículo 53 del Reglamento Interno de Contratación Administrativa.

h.2) Igualmente se deben practicar revisiones periódicas de los precios, sea en aumento o disminución, según lo establecido en el respectivo cartel o en cualquier momento en que se detecte una variación sustancial de precios en el mercado, para lo cual no debe ser una simple solicitud de cotizaciones a los competidores del contratista vigente, sino una investigación mediante un estudio exhaustivo, para la determinación de dichos precios de mercado.

h.3) Los documentos relacionados con dichos estudios formarán parte del expediente administrativo que mantiene en custodia la Proveeduría y será obligación del respectivo CCA hacerlos llegar a dicha dependencia.

Artículo 41.—El procedimiento para inclusión y exclusión de artículos o servicios en un contrato de entrega según demanda se regirá por lo siguiente:

A. El Director correspondiente emitirá una carta que contenga al menos la siguiente información:

a.1. Que es una necesidad surgida con posterioridad al inicio del contrato original.

a.2. Que se trate de bienes o servicios de similar naturaleza.

a.3. Que los nuevos artículos o servicios no representen más del 100% de los artículos o servicios originalmente contratados.

a.4. Estudio de mercado y de razonabilidad de precios de dichos artículos o servicios.

a.5. Oferta del contratista con indicación de los precios unitarios y manifestación de que se cumplirá con los términos del contrato original.

a.6. Consumo estimado del último año, en caso de que proceda.

a.7. Cuenta y contenido presupuestario.

B. Una vez cumplidos los requisitos anteriores, toda la documentación deberá remitirse a la Proveeduría, para que ésta verifique el cumplimiento de los requisitos antes señalados, proceda a solicitar las respectivas garantías, según el presupuesto proyectado y demás requisitos previos a la confección de la orden de compra o servicio y posterior archivo en el expediente administrativo.

SECCIÓN III

Remate

Artículo 41 bis.—Definición. El remate es el procedimiento ordinario al que puede recurrir alternativamente la Administración para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles, cuando así resulte más conveniente a sus intereses. Deberá respetarse para esos efectos lo establecido sobre este procedimiento en el Reglamento a la Ley Nº 8660.

Artículo 41 Bis Bis.—Los funcionarios que presidirán los remates, así como el Secretario y el pregonero que lo asiste, serán designados por la Gerencia respectiva, o Gerencia General, según corresponda. El funcionario que presida tendrá la competencia para adjudicar el remate correspondiente y demás actuaciones según la normativa aplicable. La Gerencia General definirá, mediante circular, el límite correspondiente para la adjudicación del remate. En los casos de remate electrónico, los funcionarios que participen en el remate serán los encargados de monitorear el trámite durante el tiempo en que esté abierto el concurso.

CAPÍTULO II

Materias excluidas de los Procedimientos

Ordinarios de Contratación

SECCIÓN I

Contrataciones Directas Escasa Cuantía

Artículo 42.—La contratación directa es un procedimiento contractual que permite al ICE adquirir bienes y/o servicios por montos iguales o menores al límite establecido por la legislación nacional para este tipo de trámite, o bien para contratar aquellas actividades que por su naturaleza y circunstancias no están sujetas a concurso público. Este es un proceso que utilizará la página web que utilice la Proveeduría como el medio idóneo para invitar a los participantes inscritos en el Registro de Proveedores.

Los inicios de trámite de las contrataciones directas de escasa cuantía y las de excepción que no superen el tope del monto de escasa cuantía, se darán mediante la aprobación de un listado mensual de compras por parte del Director de UEN, Director Técnico o Administrativo, o jefe de División con copia a la Gerencia respectiva, según corresponda, que se remitirá directamente a la Proveeduría. La Proveeduría dispondrá de un listado de las compras adjudicadas a cada Sector con el desglose por UEN y Dirección Administrativa, dentro de la página web utilizada por la Proveeduría.

Artículo 43.—Para las adquisiciones de obras, bienes y servicios a través del procedimiento de contratación directa de escasa cuantía se aplicarán los siguientes lineamientos:

a) La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación directa será emitida mediante la aprobación del listado mensual de compras, según se indica en el artículo anterior de este reglamento. La acreditación de esta circunstancia ante la Proveeduría, será canalizada y armonizada por el CCA, quien velará por que se cumplan y adjunten todos los requisitos establecidos para este tipo de trámite. Para efectos presupuestarios solo será requerida la firma del funcionario designado de Finanzas de la Unidad Estratégica de Negocios, Dirección Técnica, Administrativa, División o Gerencia respectiva.

b) Recibidos y aprobados los documentos de inicio de trámite, la Proveeduría invitará a participar al concurso a través de la página Web que utilice la Proveeduría. En casos excepcionales, a solicitud de la dependencia interesada, queda facultada la Proveeduría para cursar invitación directa a los potenciales oferentes.

c) Para participar en el concurso, los oferentes deberán completar un formulario preparado al efecto por la Proveeduría, el cual deberá ser remitido con la información complementaria que se requiere, según el medio que indique la Proveeduría.

d) Después de recibidas las ofertas se procederá a la apertura. Se notificará al CCA, o al área técnica para que accese las ofertas a través del sistema que utilice la Proveeduría o bien en caso excepcional las retire para su correspondiente análisis y recomendación. Solo será analizada la oferta que tenga el mejor precio. En caso de que ésta oferta no cumpla con los requisitos establecidos, se seguirá en su orden con la siguiente oferta y así sucesivamente. En aquellos casos en que se utilice como medio de selección el puntaje, deberán analizarse todas las ofertas presentadas a fin de determinar cuál es la oferta con el mejor puntaje de todas aquellas ofertas que cumplan con los requisitos establecidos La dependencia técnica deberá justificar detalladamente en qué consiste el incumplimiento de las ofertas menores en precio o mayor puntaje analizadas, según lo dispuesto en este inciso.

e) El estudio de ofertas lo realizará el área técnica aplicando el Sistema de Evaluación 100% precio por requerimiento completo o por otro sistema si así se indica, siempre que se haya autorizado en el cartel respectivo y en la solicitud original. El CCA remitirá vía correo electrónico la recomendación de adjudicación a la Proveeduría, acompañada de la certificación de presupuesto y con las justificantes correspondientes cuando se aumenten o disminuyan cantidades según la normativa vigente. Si la solicitud de suministros indica que la Proveeduría será la que realice el estudio y adjudicación, ésta procederá adjudicando a la menor en precio y por requerimiento completo.

f)  La Proveeduría procederá a adjudicar dentro del plazo establecido en forma total, aquellas contrataciones cuyo sistema de valoración se haya establecido como 100% precio, verificando que el oferente ganador se haya comprometido a cumplir con las características técnicas del objeto. La comunicación del acto final se realizará por medio de la página Web que utilice la Proveeduría.

g) Cuando el estudio y adjudicación se realice en la Proveeduría, se informará al CCA para que emita vía correo electrónico la certificación presupuestaria.

h) En caso de que ningún oferente cumpla con la totalidad de las especificaciones técnicas o no cotice la partida completa, la Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente.

i)  En caso de que la oferta mejor posicionada haya sido presentada vía fax o correo electrónico, la Proveeduría, le indicará al oferente que tiene un plazo máximo de cinco días hábiles para que convalide por escrito y debidamente firmada su oferta, antes del acto de adjudicación.

j)  Las fechas máximas de adjudicación de las contrataciones directas, que estén por vencerse, podrán ser prorrogadas por la Proveeduría, en caso de que proceda, aplicando las pautas establecidas en el Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660. Esta prórroga se dará por una única vez.

k) Cuando se presente una diferencia mayor a un 30% entre el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, deberá justificarse por escrito la diferencia en la respectiva recomendación de adjudicación, aportando la información suficiente.

l)  El ICE dará para todos los casos un plazo mínimo de un día y máximo de cinco días hábiles para la presentación de las cotizaciones y en aquellos casos acreditados como urgentes, la Proveeduría podrá autorizar a la dependencia que tiene a cargo el trámite, que solicite las cotizaciones necesarias con, al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por el funcionario competente quien dictará el acto de adjudicación.

m)  Cumplidas las etapas anteriores se procederá a confeccionar la orden de compra o de servicio. La Proveeduría solicitará al adjudicado, dentro de los plazos establecidos, el pago de las especies fiscales y documentación que corresponda, otorgándole un plazo máximo de 5 días hábiles para su presentación. En caso de que dichos requisitos no sean remitidos en el plazo estipulado, en los próximos 10 días hábiles, la Proveeduría procederá a declarar la insubsistencia y adjudicar a la siguiente oferta mejor evaluada.

SECCIÓN II

Contrataciones Directas de Excepción

Artículo 44.—Para la contratación de los bienes y servicios en forma directa, como causales de excepción establecidas en la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Empresas Públicas del Sector Telecomunicaciones y su Reglamento, deberá aportarse a la Proveeduría, salvo los casos que se establecen en los incisos f) en relación con los casos de capacitación abierta, que se regirán por la normativa específica de la División de Capital Humano – Área de Formación y Desarrollo; el o), m), ñ), s) y u) del Artículo 112 del Reglamento a la Ley Nº 8660, los siguientes requisitos:

1. Justificación Técnica de la procedencia de la excepción.

2. Dictamen positivo de la Dirección de Contratación Administrativa, en el caso de las contrataciones directas cuyo monto supere el tope de escasa cuantía.

3. Estimación aproximada del negocio.

4. Pliego de especificaciones o requerimientos técnico-administrativos, con el clausulado mínimo necesario para valorar y asegurar el cumplimiento del objeto a contratar.

5. La solicitud de suministros.

6. Hacer constar de que en el momento de dictar el acto de adjudicación se contará con el contenido económico presupuestario para la erogación correspondiente, en los términos que establece el Reglamento a la Ley Nº 8660.

7. Copia de autorización del inicio de trámite, el cual será aprobado de acuerdo al tope autorizado para los Directores Administrativos y Técnicos, Directores de UEN, Directores de División. Todas las contrataciones especiales superiores a dichos montos serán aprobados por la Gerencia respectiva. En aquellos inicios de trámite por montos superiores a US$1 millón, la Gerencia respectiva deberá incluir una copia a la Junta de Adquisiciones, a fin de que se mantenga informada sobre dicho trámite.

 

La Proveeduría procederá a realizar la invitación en la que consignará la disposición del pliego de condiciones o requerimiento. Posteriormente remitirá la oferta a la dependencia solicitante.

El CCA deberá remitir a la Proveeduría la recomendación de adjudicación debidamente suscrita por el administrador del contrato y el director respectivo. Dicha recomendación deberá incluir la certificación de contenido presupuestario emitida por quien tenga competencia para ello.

En el caso de las contrataciones directas especiales que por su monto sean adjudicadas por el Director de División, Director Técnico, Director de UEN o Director Administrativo, se enviará el acto de adjudicación a la Proveeduría, adjuntando la recomendación de adjudicación. La Proveeduría revisará que esté de conformidad con la normativa vigente y procederá a comunicarla.

En el caso de contrataciones directas especiales de bienes y servicios a contratarse en el extranjero, cada dependencia aplicará el procedimiento que considere aplicable a su necesidad, siempre y cuando lo haga en coordinación previa con la Proveeduría, se ajuste a los principios de contratación administrativa, acredite la idoneidad del oferente y documente lo actuado en el expediente administrativo.

En caso de tratarse de una contratación directa concursada, la Proveeduría procederá a notificar el acto de adjudicación a las partes, previo al envío a aprobación interna, otorgando un plazo de cinco días hábiles para la presentación de un eventual recurso de revocatoria.

La Proveeduría continuará con el trámite de aprobación interna o refrendo contralor, según corresponda.

Artículo 45.—Para cada una de las contrataciones directas indicadas anteriormente, la Dependencia que promueve la contratación, deberá aportar en su solicitud de criterio a la Dirección de Contratación Administrativa la siguiente información, según corresponda:

a) Acuerdos celebrados con Empresas Estatales, Estados y Sujetos de Derecho Internacional Público (art.110 del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar y documentación idónea que compruebe que la empresa que se pretende contratar es de naturaleza pública.

b) Para la actividad contractual desarrollada entre sujetos de derecho público nacionales o internacionales (art.111 del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, análisis de razonabilidad y equilibrio en las contraprestaciones. Para el caso de las contrataciones directas con el Consejo Nacional de Producción se podrá utilizar el dictamen genérico que analice el tema, emitido por la Dirección de Contratación Administrativa.

c) Para las contrataciones de Oferente Único (art.112 a. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, estimación del contrato, declaración jurada de unicidad, donde se indique expresamente que no existen en el mercado alternativas que puedan considerarse idóneas para satisfacer la necesidad institucional, carta de parte del proveedor aclarando la unicidad de su producto o servicio. Si se incorporan partes o piezas a equipos propietarios, que a su vez conlleven su actualización, se deberá justificar que técnica y económicamente esa alternativa es una opción más apropiada que sustituir el equipo, mediante el concurso que corresponda.

d) Para bienes, obras o servicios complejos o especializados (art.112 b. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, acreditando que por su complejidad o el carácter especializado solo se puede obtener de un número limitado de proveedores, de manera que por razones de economía y eficiencia hacen que este proceso sea más adecuado que los procedimientos ordinarios de contratación.

e) Bienes o servicios artísticos o intelectuales (art.112 c. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, de que en razón de su carácter intelectual o artístico, el bien o servicio a adquirir se considera fuera de competencia, indicando si la obra ha sido o no creada.

f)  Para la contratación de medios de comunicación social (art.112 d. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Se podrá utilizar el dictamen genérico que analiza el tema, emitido por la Dirección de Contratación Administrativa y hacer la coordinación respectiva con la Dirección de Mercadeo.

g) Para las suscripciones y compra de material bibliográfico, incluidas bases de datos (art.112 e. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Para estos efectos se podrá utilizar un dictamen genérico elaborado por la Dirección de Contratación Administrativa.

h) Para los servicios de capacitación de aquellos casos en que la contratación que promueve la Institución sea con una empresa e instructor extranjeros (art.112 f. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, indicando que la empresa y el instructor son extranjeros idóneos y que por su especialidad se consideran fuera de competencia.

i)  Para la atención urgente de gestiones legales y judiciales (art.112 g. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificar la necesaria atención pronta e impostergable de la gestión judicial, justificación de la División Jurídica Institucional de que no se cuenta con funcionarios idóneos para la tramitación del asunto.

j)  Para la contratación de reparaciones indeterminadas (art.112 h. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, indicación de que para reparar el objeto es necesario el desarme del mismo, así como de que el taller a contratar se encuentra acreditado y con garantía técnica de eficiencia y responsabilidad.

k) Para los objetos que requieren seguridades calificadas (art.112 i. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, análisis de que para elaborar las ofertas se requiere necesariamente revelar información calificada y confidencial, demostrar el sondeo de mercado realizado, cuyo resultado determinó cuál es el proveedor más apto para la finalidad propuesta.

l)  Para la contratación de interés manifiesto de colaborar con la Administración (art.112 j. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, carta del proveedor en la que manifiesta su ánimo de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de ánimo de lucrar, aportar el estudio de mercado realizado en el que se compruebe que el precio ofertado resulta inferior al valor real mínimo de mercado. Si se trata de bienes inmuebles el análisis se realizará mediante avalúo elaborado por el Área de Avalúos de la Institución.

m)  Para el Arrendamiento o compra de bienes únicos (art.112 k. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar, aportar el estudio de mercado realizado en que se demuestre que por la ubicación, naturaleza, condiciones y situación el inmueble pretendido resulta ser el más apto para la finalidad propuesta. Se deberá aportar un avalúo realizado por el Área de Avalúos donde se acredite la razonabilidad del precio del alquiler pretendido. Si se requiere arrendar un inmueble que está por construirse o en proceso de construcción, se deberá aportar una valoración preliminar de referencia del Área de Avalúos, que incluya área arrendable estimada y proyección de acabados y condiciones constructivas a ese momento, y acreditar además, que dicho inmueble es el que conviene a los intereses institucionales o comerciales.

n) Para los casos de situación imprevisible (art.112 l. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Análisis del objeto a contratar; justificación de la situación imprevisible surgida, razonando que la situación imprevisible acaecida amenaza gravemente la continuidad de los servicios que brinda el ICE.

o) Para la contratación de Servicios de Arbitraje o Conciliación (art.112 n. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Se aplicará el dictamen genérico emitido por la Dirección de Contratación Administrativa.

p) Para las asesorías a Auditorías Internas (art.112 p. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificar el objeto de la contratación, analizar los motivos de confidencialidad o agilidad por los cuales se requiere contratar los servicios profesionales especiales en forma directa.

q) Para los Procedimientos de Seguridad, Urgencia, Emergencia u Oportunidad (art.112 q. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación de la seguridad, urgencia, emergencia u oportunidad de la situación que se presentó; análisis de que la contratación directa garantiza la continuidad de los servicios que brinda el ICE o introduce mejoras o nuevas tecnologías a sus productos o servicios. Esta causal no podrá invocarse para la contratación de servicios de vigilancia previsibles dentro de la planificación ordinaria de la Institución.

r)  Para productos compatibles o normalizados (art.112 r. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación de las razones de normalización o compatibilidad de equipo tecnológico por las cuales se requiere más producto, indicando que en el contrato anterior se satisfizo adecuadamente la necesidad del ICE, afirmación de que el precio es razonable y especialmente si se descartó la existencia de mejores alternativas en el mercado.

s) Bienes y servicios cuyos potenciales oferentes sean identificables (art.112 t. del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación que incluya que luego de estudiar el mercado se pueda identificar a un máximo de cinco oferentes para un determinado bien o servicio.

t)  Para la contratación de bienes y servicios en el extranjero (art.114 del Reglamento a la Ley Nº 8660): Justificación del objeto a contratar señalando la idoneidad de la persona o empresa que brindarán sus bienes o servicios en el exterior. En el caso de contratación de servicios legales y/o financieros en el exterior, podrá aplicarse el dictamen genérico emitido por la Dirección de Contratación Administrativa.

u) Exclusión por instrumentos internacionales (art.115 del Reglamento a la Ley Nº 8660): Analizar cuál es el objeto de la contratación, y si la misma se encuentra amparada en alguna ley especial o un instrumento internacional.

Contrataciones Directas Autorizadas por la Contraloría

General de la República

Artículo 46.—La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos anteriormente, para lo cual se requiere visto bueno de la Gerencia respectiva o la Gerencia General en el caso de las áreas a ella adscritas.

La dependencia interesada deberá incluir con la solicitud, la justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista.

En el caso de contratación de obras, deberá aportarse un cronograma comparativo donde indique plazos en el caso de efectuar la obra mediante el procedimiento ordinario que corresponda y los de la contratación directa solicitada, el estado del diseño de la obra, personal idóneo que disponga para la fiscalización del contratista y el grado de cumplimiento de autorizaciones especiales requeridas en el ordenamiento, así como la forma en que se planea seleccionar al contratista.

En caso de que la solicitud se origine en una evidente falta de planificación que dé lugar al desabastecimiento de bienes o tardanza en disponibilidad del servicio, se deberán detallar las medidas correctivas y disciplinarias que hayan sido adoptadas o se piensan adoptar.

Será necesario además, contar con el dictamen legal positivo emitido por la Dirección de Contratación Administrativa, basado en las justificaciones arriba indicadas y el borrador de carta de solicitud de permiso. Será requisito indispensable para rendir el dictamen legal, la carta de aval de la Gerencia respectiva o bien de la Gerencia General en el caso de las dependencias a ella adscritas, así como las correspondientes a la Presidencia Ejecutiva.

En el caso de los procedimientos sustitutivos, tales como el de contratación de Registro de Elegibles, se aplicará, en todos sus extremos, lo establecido en el reglamento específico aprobado por el Consejo Directivo del ICE.

SECCIÓN III

Procedimiento a aplicar por actos de adjudicación

fuera del plazo en la JA

Artículo 47.—En todo procedimiento de Contratación Administrativa en que el dictado el Acto Final corresponda a la Junta de Adquisiciones y el mismo esté fuera del plazo máximo fijado en el cartel –incluyendo sus prórrogas- el AC deberá preparar a la Junta, con copia al expediente de la contratación, una cronología detallada de todos los acontecimientos que originaron el incumplimiento del plazo y las justificaciones que correspondan y que deberá coordinar con el CCA para su envío a esta dependencia.

La Junta trasladará el asunto a la Gerencia General o Gerencia respectiva para su seguimiento e informe posterior. En caso de incumplimiento de plazos en procedimientos que no se eleven a la Junta, se deberá seguir el procedimiento anterior por el órgano competente para dictar el acto de adjudicación.

La Gerencia que corresponda, evaluará las justificaciones correspondientes y si el caso lo amerita, solicitará al Director de División, Dirección UEN o Administrativo respectivo, iniciar la investigación preliminar con la finalidad de determinar si hubo responsabilidad administrativa de su personal a cargo y de ser necesario se proceda con lo establecido en los artículos 114, 115 y 116 de este reglamento. En caso de que la responsabilidad por el atraso corresponda a algún funcionario que no esté bajo la autoridad del Director de División, Dirección, UEN o Administrativo, el mismo procederá a enviar el caso al Director o superior jerárquico del posible infractor para que tome las medidas correspondientes.

SECCIÓN IV

Materias excluidas de los Procedimientos

de Contratación Administrativa

Artículo 48.—Se consideran excluidas de los procedimientos de contratación administrativa y fuera del alcance de su normativa regulatoria, las siguientes actividades económico-financieras: Derivados financieros, seguros, fideicomisos, créditos documentarios, emisión de garantías, coberturas de riesgo, líneas de crédito, transacciones de valores, selección de puestos de bolsa, agentes estructuradores de títulos (incluyendo las transacciones que tengan que hacer para cumplir con el objetivo perseguido), evaluaciones de riesgo y demás instrumentos financieros. No obstante lo anterior, la parte interesada deberá someter a aprobación de la Junta de Adquisiciones estas figuras, sin que deban tramitarse a través de la Proveeduría, y debiendo mantener bajo su custodia el expediente administrativo correspondiente que se levante, debidamente foliado.

Artículo 49.—Asimismo, en razón de lo previsto en la Ley Nº 8660, se encuentran excluidas de los procedimientos de contratación administrativa las prácticas comerciales usuales y legales en la industria y el comercio en general, así como patrocinios, alianzas estratégicas, formas de asociación y colaboración empresarial.

SECCIÓN V

Convenios

Artículo 50.—En observancia de los principios de equidad, proporcionalidad y razonabilidad, la Institución podrá tramitar sin que medie pago alguno, convenios ya sea interinstitucionales, con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, y los autorizados por ley especial, así como los contratos de confidencialidad, y de planes piloto. Los supuestos anteriores se tramitarán de conformidad con el Procedimiento de Convenios vigente. Será la Dirección de Contratación Administrativa, la dependencia responsable de otorgar el visto bueno correspondiente de previo a su firma, así como otorgar la aprobación interna respectiva en los casos que corresponda, de conformidad con el Reglamento para la Aprobación Interna de Contrataciones y Convenios no sujetos al Refrendo Contralor.

CAPÍTULO III

Bienes Inmuebles

Artículo 51.—Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles con o sin opción de compra, la Administración deberá contar con un plan de crecimiento de infraestructura proyectado mínimo por 3 años y podrá utilizar el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa según corresponda y para regular la relación arrendaticia aplicará la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.

En este tipo de contrataciones deberá respetarse la Política de Bienes Inmuebles vigentes a la fecha. Se exceptúa de lo anterior los alquileres de terrenos que deban hacerse en los proyectos.

En los casos en los que aplique la excepción del 112 inciso k del Reglamento a la Ley Nº 8660, por razones de conveniencia y oportunidad institucional se aplicará un procedimiento expedito amparado en la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, según el siguiente detalle:

a. La Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles (DABI), en apego al inciso m), artículo 45 anterior y al cumplimiento de los requisitos del artículo 44, también de este Reglamento, en conjunto con la dependencia interesada, elaborará el estudio respectivo a fin de determinar si el inmueble, en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación, se configura como el más apto para la finalidad propuesta. Para lo anterior, la DABI se basará en los estudios técnicos aportados por la dependencia solicitante y aprobados por el Gerente respectivo. Será la dependencia solicitante la responsable de la veracidad de dicho estudio, en cuanto a la necesidad y finalidad del inmueble. Por lo anterior, con la aprobación del Gerente respectivo, se autorizará el inicio del trámite, en apego al punto 7 del artículo 44 antes mencionado; a excepción de los trámites cuyo monto estimado, determine que la adjudicación la debe hacer la Gerencia de Logística y Recursos Institucionales, cuyo inicio de trámite lo debe autorizar esta misma Gerencia, como superior a la DABI.

b. Una vez determinada la conveniencia, técnica y financiera, para el arrendamiento o compra del inmueble, la DABI solicitará a la Proveeduría que se invite a la empresa seleccionada. En caso de urgencia, debidamente acreditado, la DABI invitará a la empresa vendedora o arrendadora, para que presente su oferta oficial, para lo cual deberá adjuntarse el requerimiento del ICE, cuyas condiciones deberán ser aceptadas por dicho arrendador o vendedor.

c. En caso necesario la DABI podrá utilizar los mecanismos, propios del negocio y mercado, previa consulta a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional la cual puede ser dirigida vía correo electrónico, con el fin de obtener el inmueble seleccionado, en el menor tiempo posible.

d. Una vez determinadas las condiciones del contrato, la DABI remitirá a la Proveeduría la recomendación correspondiente con el fin de que la Proveeduría lo eleve al Órgano Competente para su adjudicación. En los casos en que por su monto deban ser adjudicadas por la misma DABI, esta enviará el acto de adjudicación a la Proveeduría, adjuntando la recomendación de adjudicación correspondiente, en aplicación del principio de economía procesal. La Proveeduría revisará que esté de conformidad con la normativa vigente y procederá a comunicarla junto con la remisión de la Orden de Servicio.

El propietario del bien inmueble no deberá rendir garantía de cumplimiento y en lo concerniente al aumento de la renta o precio, se aplicará lo dispuesto en la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos en su Artículo 69 para lo cual se tomarán en cuenta parámetros objetivos incluyendo condiciones propias del mercado y el comercio.

Artículo 52.—En el caso de prórrogas de alquiler de bienes inmuebles, ésta deberá ser aprobada por la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles, según lo dispuesto en la Política de Bienes Inmuebles y su reglamento vigentes a la fecha, aplicando para ello la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos.

La solicitud de aprobación deberá incluir la justificación técnica del AC con el visto bueno del Director de la dependencia interesada, que demuestre que existe la necesidad de prorrogar la contratación, justificación que deberá incorporarse al expediente administrativo.

Dicha prórroga deberá ser notificada a la Proveeduría y no requerirá dictamen legal.

En aquellos casos en que opere una prórroga tácita se requerirá además de lo anterior el dictamen legal.

Será responsabilidad del AC tramitar, con al menos un mes de antelación al vencimiento del contrato, la dotación de contenido presupuestario, emisión de la orden de servicio por parte de la Proveeduría, así como contar con las aprobaciones respectivas.

En los casos de prórrogas a contrataciones directas basadas en la excepción de arrendamiento de bienes únicos, se deberá incluir en el expediente respectivo la justificación técnica del AC, que demuestre que las condiciones de excepción que originaron la contratación se mantienen. En estos casos no se requerirá dictamen legal.

TÍTULO III

Ejecución contractual

CAPÍTULO I

Modificación, suspensión, prórroga del plazo

y ampliación de los contratos administrativos

SECCIÓN I

Prórroga en el plazo de ejecución y prórrogas contractuales

Artículo 53.—La prórroga en el plazo de ejecución contractual o al plazo de entrega deberán ser aprobadas por el mismo órgano que adjudicó, de acuerdo con la cuantía del negocio. En aquellas licitaciones o contrataciones directas especiales adjudicadas por la Junta de Adquisiciones, se faculta a las Gerencias respectivas o a la Gerencia General en el caso de las áreas a ella adscritas, así como la Presidencia Ejecutiva, a autorizarlas.

El contratista planteará la solicitud respectiva ante la Proveeduría, el AC en coordinación con el CCA la valorarán y deberá presentar su recomendación al órgano competente Una vez autorizada la prórroga respectiva la documentación deberá ser remitida a la Proveeduría para su incorporación al expediente administrativo correspondiente.

Aquellas prórrogas que por su competencia deben ser aprobadas por la Gerencia General deberán contar con el dictamen legal.

Artículo 54.—En las prórrogas del contrato, cuando contractualmente estén previstas las prórrogas en una contratación, el AC en coordinación con el CCA en lo que le corresponda, conjuntamente con el Director respectivo, solicitará a la Proveeduría con un mes de anticipación al vencimiento del plazo, la emisión de la Orden de Servicio, aportando la justificación respectiva suscrita por el AC en conjunto con el CCA en la que conste que permanece la necesidad. Esta prórroga no requerirá dictamen legal.

No obstante, cuando se trate de contrataciones adjudicadas por la Junta de Adquisiciones, se autoriza a la Gerencia respectiva a aprobar o rechazar la prórroga solicitada, salvo el caso de las dependencias adscritas a la Gerencia General o a la Presidencia Ejecutiva, en que será el Gerente General el competente para aprobar o rechazar la prórroga respectiva.

Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la contratación o bien se hayan agotado las prórrogas previamente establecidas, el AC deberá iniciar un nuevo procedimiento de contratación.

En los casos de prórrogas a contrataciones directas de excepción, se deberá incluir en el expediente respectivo la justificación técnica que demuestre que las condiciones de excepción que originaron la contratación se mantienen.

SECCIÓN II

Suspensión

Artículo 55.—En el caso de la suspensión del contrato, dependiendo de la cuantía a la que han sido autorizados para adjudicar las distintas instancias estarán facultados para suspender el contrato. En el caso de las contrataciones que hayan sido adjudicadas por la Junta de Adquisiciones estarán facultadas para suspender el contrato la Gerencia respectiva o bien la Gerencia General cuando se trate de las dependencias a ella adscritas y/o Presidencia Ejecutiva. La suspensión será procedente por razones de interés público, institucional o bien por causas que imposibilitan la ejecución del contrato. Lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 180 del Reglamento a la Ley Nº 8660.

El AC en coordinación con el CCA deberá presentar su recomendación al órgano que adjudicó. Una vez autorizada la suspensión respectiva, la documentación deberá ser remitida a la Proveeduría para su incorporación al expediente administrativo correspondiente.

La suspensión deberá contar con el dictamen legal favorable.

Artículo 56.—Para aquellos casos en los que se requiera suspender el plazo del contrato, dependiendo de la cuantía a la que han sido autorizados para adjudicar, las distintas instancias estarán facultadas para suspender el plazo. En el caso de las contrataciones que hayan sido adjudicadas por la Junta de Adquisiciones estarán facultadas para suspender el plazo la Gerencia respectiva o bien la Gerencia General cuando se trate de las dependencias a ella adscritas y/o Presidencia Ejecutiva debidamente acreditados en el expediente, señalando cuando proceda, a cargo de quien corren las medidas de mantenimiento de lo hecho hasta el momento. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 177 del Reglamento a la Ley Nº 8660.

La Administración de oficio o a petición del contratista podrá suspender el plazo del contrato por motivos de fuerza mayor o caso fortuito. A tal fin el AC en coordinación con el CCA deberán presentar su solicitud al órgano que adjudicó. Una vez autorizada la suspensión respectiva la documentación deberá ser remitida a la Proveeduría para su incorporación al expediente administrativo correspondiente.

Aquellas suspensiones que por su competencia deben ser aprobadas por la Gerencia General deberán contar con el dictamen legal.

SECCIÓN III

Modificaciones contractuales

Artículo 57.—Las modificaciones contractuales al contrato pueden ser tanto cualitativas como cuantitativas. Cualitativas en relación con el objeto, plazo de entrega o de inicio así como otras condiciones originalmente pactadas. Cuantitativas cuando van referidas tanto a aumentos o ampliaciones como disminuciones.

Asimismo las modificaciones pueden darse durante la ejecución contractual (modificación unilateral) o bien una vez ejecutado el contrato.

Artículo 58.—Todas las modificaciones unilaterales al contrato (contratos en ejecución) cuyo tope alcance el monto máximo establecido para contrataciones directas de escasa cuantía incluyendo el 30% que establece el artículo 21 del Reglamento a la Ley Nº 8660 serán aprobadas por la Proveeduría y no requerirán criterio legal.

Para el caso de las modificaciones contractuales cuyo monto supere el tope citado en párrafo anterior, serán aprobadas por el órgano competente de acuerdo a los montos establecidos. Las modificaciones de las licitaciones o contrataciones directas de excepción que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones serán autorizadas por la Gerencia respectiva, salvo el caso de las dependencias adscritas a la Gerencia General o a la Presidencia Ejecutiva, en que será el Gerente General el competente para aprobar o rechazar la modificación respectiva.

Las disminuciones a los contratos serán autorizadas por el órgano que adjudicó, salvo en el caso de las licitaciones o contrataciones directas de excepción que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones, las cuales serán autorizadas por la Gerencia respectiva. En todos los casos requerirán contar con criterio legal positivo de la Dirección de Contratación Administrativa.

Artículo 59.—Todas las modificaciones contractuales cualitativas sin costo deberán ser autorizadas por el órgano que adjudicó la contratación original. En el caso de las licitaciones o contrataciones directas de excepción que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones, éstas serán autorizadas por la Gerencia respectiva.

En el caso de las modificaciones contractuales cualitativas con costo, deberán ser autorizadas por el órgano que adjudicó la contratación original. En el caso de las licitaciones o contrataciones directas de excepción que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones, éstas serán autorizadas por la Gerencia respectiva.

Artículo 60.—Todos los contratos adicionales (modificaciones a contratos ejecutados) cuyo monto alcance el tope máximo establecido para contrataciones directas de escasa cuantía, incluyendo el 30% que establece el Artículo 21 del Reglamento a la Ley Nº 8660 serán aprobados por la Proveeduría y no requerirán criterio legal.

Para el caso de los contratos adicionales cuyo monto supere el tope indicado en el párrafo anterior, serán aprobados por el órgano competente de acuerdo al monto del contrato adicional. En el caso de las licitaciones o contrataciones directas de excepción que hayan sido aprobadas por la Junta de Adquisiciones, éstas serán autorizadas por la Gerencia respectiva.

Artículo 61.—En el caso de ejercerse la potestad de modificación de un contrato en ejecución, la parte interesada deberá presentar solicitud motivada ante la Proveeduría suscrita por el Jefe de División, Director Técnico, Director Administrativo o Director de UEN o Gerente según corresponda, en la cual se detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, que sea la mejor forma de atender el interés público perseguido y que el monto de la modificación no exceda el 100% de la prestación de la contratación. En el caso de las modificaciones contractuales que deban aprobar las Gerencias, deberán contar con dictamen legal positivo de la Dirección de Contratación Administrativa.

Artículo 62.—Para los contratos adicionales, la parte interesada deberá presentar solicitud motivada ante la Proveeduría suscrita por el Jefe de División, Director Técnico, Director Administrativo o Director de UEN; Gerente respectivo y su CCA, en la cual se detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, dejando constancia que en el nuevo contrato no se están cambiando las bases bajo las cuales se pactó originalmente, (pudiendo el contratista mejorar las condiciones inicialmente pactadas), y que el monto del contrato adicional no exceda el 100% de la prestación de la contratación (contemplando reajustes y modificaciones operadas). Si el objeto del contrato original se compone de líneas independientes, el 100% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato. Asimismo deberá comprobarse que no han transcurrido más de doce meses desde la recepción definitiva del objeto.

Adjuntar una carta del contratista donde se evidencie su interés en contratar este incremento con la Administración, manteniendo las mismas condiciones y precios o bien señalando las mejoras sobre las condiciones iniciales.

Únicamente requerirán del criterio legal de la Dirección de Contratación Administrativa, aquellos contratos adicionales que deban ser aprobados por la Gerencia respectiva.

La Proveeduría realizará el análisis correspondiente y preparará una recomendación y la elevará al órgano que sea competente de acuerdo al monto y al tipo de la modificación propuesta, para su aprobación o rechazo, según proceda.

SECCIÓN IV

Mejoras y actualizaciones

Artículo 63.—Las mejoras y las actualizaciones al objeto contractual deberán ser aprobadas por el mismo órgano que adjudicó, de acuerdo con la cuantía del negocio. En aquellas licitaciones o contrataciones directas especiales adjudicadas por la Junta de Adquisiciones, se faculta a las Gerencias respectivas, a autorizar mejoras al objeto o servicio contratado. Para estos casos el contratista deberá mantener el mismo precio ofertado originalmente, para el equipo o servicios a actualizar, sin variar el objeto de manera sustancial. El ajuste deberá constituir una evidente mejora y/o actualización en relación con el equipo, material o servicio originalmente adjudicado. Deberá respetarse para estos efectos la normativa vigente.

El AC en coordinación con el CCA de la dependencia interesada, con el visto bueno del Jefe de División, Director de UEN, Técnico o Administrativo, deberán plantear la solicitud formal ante la instancia respectiva, dependiendo de la cuantía del negocio, para su debida aprobación, salvo si la contratación fue adjudicada por la Junta de Adquisiciones que corresponderá al Gerente respectivo aprobar la mejora. Dicha solicitud deberá contener el criterio técnico respectivo, en el que se deje acreditado el cumplimiento de cada uno de los requisitos que establece el Reglamento al Título II de la Ley Nº 8660.

Toda la documentación referente a este trámite deberá remitirse al expediente correspondiente en custodia de la Proveeduría, en un plazo máximo de 2 días hábiles después de su emisión.

Artículo 64.—En aquellos casos en que una dependencia traslade a otra la administración de una contratación, todos los trámites relativos a la gestión de la contratación deberán ser tramitadas y aprobadas por la dependencia que asume su administración o el superior jerárquico de éste, según corresponda de acuerdo a los topes y normativa establecida.

CAPÍTULO II

Malas prácticas en materia de Contratación Administrativa

Contratos defectuosos (contratación irregular)

Artículo 65.—Cuando se presenten contratos defectuosos se procederá de la siguiente forma:

a) Cuando alguna dependencia detecte que se está frente a una contratación irregular deberá remitir a la Proveeduría el informe de la dependencia técnica que describa los hechos acaecidos.

b) La Proveeduría traslada los hechos al contratista involucrado en la situación irregular presentada.

c) El Contratista envía sus descargos a la Proveeduría.

d) La Proveeduría solicitará a la Dirección de Contratación Administrativa y a la Dependencia Técnica el criterio legal y técnico correspondiente.

e) La Proveeduría, una vez analizada la situación, emitirá el acto final.

f)  Una vez firme el acto, la dependencia emitirá la orden de pago respectiva y se enviará a Finanzas. El pago incluirá el valor del contrato a la fecha, a título de indemnización sin reconocer el lucro previsto. Cuando el Contratista no logre demostrar ante el órgano director un porcentaje de utilidad distinto, se presumirá que es de un 10%.

La Proveeduría remitirá una copia del acto final a la Gerencia respectiva, con copia a la Auditoría Interna. Lo anterior, con el fin de que tomen las medidas disciplinarias respectivas cuando correspondan.

Artículo 66.—En el caso de que un funcionario fraccione deliberadamente la adquisición de bienes y servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería seguir de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a procedimientos menos gravosos y con menor observancia de los principios procedimentales en contratación administrativa, se le aplicará el procedimiento de sanción regulado en el presente reglamento.

En caso de duda será la Dirección de Contratación Administrativa, la encargada de dictaminar, ante una solicitud de la Proveeduría, del CCA, o cualquier otro funcionario involucrado en el proceso, si en determinado procedimiento de contratación se configuran las causales del fraccionamiento ilícito.

TÍTULO IV

Eficacia contractual

CAPÍTULO I

Aprobación Interna

Artículo 67.—Requerirán aprobación interna, las contrataciones dispuestas en el Reglamento para la Aprobación Interna de las Contrataciones y Convenios no sujetos a refrendo contralor.

Artículo 68.—Toda solicitud de aprobación interna deberá tramitarse a través de la Proveeduría y deberá enviarse a la Dirección de Contratación Administrativa, debiendo cumplirse con los requisitos y procedimiento que establece el Reglamento antes indicado.

En el caso de las contrataciones que se realicen utilizando medios electrónicos, la información y cumplimiento de requisitos de refrendo interno se verificarán en línea, utilizando para ello las herramientas tecnológicas y bases de datos disponibles; incluyendo el contrato electrónico y firma electrónica establecida para tal fin.

CAPÍTULO II

Refrendo Contralor

Artículo 69.—Según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Empresas Públicas del Sector Telecomunicaciones y su Reglamento, únicamente requerirán refrendo contralor las contrataciones derivadas de una Licitación Pública cuyo monto supere el tope establecido en el artículo 22 de la Ley Nº 8660, no siendo necesario contar con el visto bueno de la Dirección de Contratación Administrativa.

En esos casos se requerirá la formalización del contrato, la cual deberá ser coordinada por el AC y CCA en coordinación con la Dirección de Contratación Administrativa, verificando que el contrato se adecúe al marco legal que regula la materia, los términos del cartel, la oferta adjudicada y el acto de adjudicación.

En el caso de las contrataciones que se realicen utilizando medios electrónicos, se hará uso de las herramientas tecnológicas y bases de datos disponibles; incluyendo el contrato electrónico establecido para tal fin.

CAPÍTULO III

Garantías

Artículo 70.—Según lo establecido en Reglamento a la Ley Nº 8660, las garantías de participación y cumplimiento son opcionales. En las contrataciones de arrendamiento de bienes inmuebles no se exigirá rendir la garantía de cumplimiento.

Artículo 71.—Corresponde a la Proveeduría la recepción de las garantías de participación y de cumplimiento llevando un adecuado control de quién es el AC responsable y el centro de gestión al que pertenece. El registro, custodia y devolución de las garantías será responsabilidad de la División de Gestión Financiera, en este último supuesto a solicitud de la Proveeduría. En el caso de contrataciones que se realicen utilizando medios electrónicos, en materia de garantías se aplicará lo dispuesto en materia de custodia y demás aspectos establecidos en el Reglamento de Mer-link.

Artículo 72.—La Proveeduría en coordinación con la dependencia que promueve la contratación velará también por que se encuentre adjunta la valoración de mercado por parte de un puesto de bolsa de los bonos y certificados dados en garantía, según lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 73.—La devolución de las garantías de participación se hará previa autorización de la Proveeduría, a los oferentes no adjudicados y al adjudicatario cuando éste haya rendido la garantía de cumplimiento. Para el caso de las garantías de cumplimiento la devolución se hará previa autorización del AC, en coordinación con la Proveeduría.

Artículo 74.—Será responsabilidad del AC en coordinación con el CCA, mantener a derecho las garantías, por ejemplo, en lo referente a la vigencia, monto, así como ordenar la devolución o ejecución en los casos que procedan.

Artículo 75.—El CCA, deberá remitir a la Proveeduría toda solicitud de prórroga o devolución de la garantía de cumplimiento, a más tardar con quince días hábiles de anticipación al vencimiento de las mismas. Si se tratare de solicitud de ejecución de garantías, deberá hacerlo dentro del mismo plazo antes mencionado, debidamente fundamentado, con la estimación de daños y perjuicios correspondiente, para que la Proveeduría realice los trámites respectivos.

En casos excepcionales, si la Administración se viere en la obligación de ejecutar una garantía, porque no se renovó en tiempo, deberá custodiar el dinero obtenido mediante esa gestión, mientras el contratista se pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución podrá hacerla la Proveeduría, de oficio o a instancia del AC en forma automática.

Artículo 76.—En el caso de prórrogas a las garantías, una vez prevenido el oferente o contratista sobre la misma, y si éste no atendiere oportunamente la prevención, la Proveeduría procederá a la ejecución de las cauciones a más tardar el último día de su vencimiento, a efectos de tenerla en custodia mientras se repone.

Artículo 77.—En caso de que proceda la ejecución de las garantías, se seguirá el procedimiento establecido en el Reglamento a la Ley Nº 8660, así como con lo establecido en el presente reglamento.

CAPÍTULO IV

Reclamos, reajustes, revisión o actualización de precios

Artículo 78.—Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los intereses del solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles, se deberá incorporar, la ecuación matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los elementos esenciales que debe contener la solicitud del contratista, para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes, revisiones o actualizaciones.

Cuando el reclamo, reajuste, revisión o actualización de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará el siguiente procedimiento:

a) La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente información: El desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados oficiales o certificados cuando así corresponda, la estructura de costos, el número de contratación, una breve descripción del objeto del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente al momento de producirse el desequilibrio.

b) El AC en coordinación con el CCA y la dependencia técnica analizarán los documentos y presentarán su recomendación ante la División de Planificación Financiera para su revisión y aprobación, ésta rendirá en un plazo máximo de diez días hábiles, un informe final a la Proveeduría para que emita la orden correspondiente.

En las contrataciones de concesión parcial de instalaciones institucionales para la explotación de los Servicios de Alimentación, el AC en coordinación con el CCA, analizará en el plazo indicado en el párrafo anterior los documentos, y conjuntamente con el Director Administrativo respectivo presentarán su recomendación ante el Jefe de División de Capital Humano para su revisión y aprobación debiendo rendir en un plazo máximo de ocho días hábiles, un informe final a la Proveeduría para que emita la orden correspondiente.

c) Los planteamientos de reclamos, reajustes, revisiones o actualizaciones de precios, serán conocidas y aprobadas por la División de Planificación Financiera, salvo en las contrataciones indicadas en el inciso b) párrafo segundo de este artículo.

d) Será potestad de la División de Planificación Financiera, solicitar al Administrador de Contrato, todos aquellos documentos que consideren indispensables para verter su criterio.

e) Una vez aprobado el reclamo, reajuste, revisión o actualización de precios por parte de la División de Planificación Financiera, la Proveeduría procederá a emitir la orden de servicio correspondiente a fin de que la División de Gestión Financiera proceda a realizar el pago respectivo.

Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma oportuna, al expediente administrativo que custodia la Proveeduría.

CAPÍTULO V

Fase Recursiva

SECCIÓN I

Objeción al cartel

Artículo 79.—El recurso de objeción contra el cartel de las licitaciones públicas se interpondrá ante la Contraloría General de la República. Contra el cartel de las licitaciones abreviadas procederá la interposición del recurso de objeción al cartel ante la Administración.

Artículo 80.—En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y recibida la notificación de audiencia especial por parte de la Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el mismo día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica y de la Dirección de Contratación Administrativa, quienes en un plazo de dos días hábiles, deberán enviar sus descargos o el allanamiento a la Proveeduría.

Artículo 81.—Corresponde a la Proveeduría integrar y enviar la respuesta a la Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia.

Artículo 82.—Si el recurso es interpuesto en una licitación abreviada ante la Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica, y la Dirección de Contratación Administrativa, prepararán la recomendación de resolución, quienes en un plazo de tres días hábiles, la remitirán al Director o Subdirector de Proveeduría para la resolución final. En caso de improcedencia manifiesta o de inadmisibilidad del recurso, la Proveeduría podrá rechazarlo de plano.

Artículo 83.—Si el recurso es declarado con lugar, la Proveeduría, en coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para invitar.

SECCIÓN II

Revocatoria

Artículo 84.—En los concursos cuyos procedimientos no corresponda el recurso de apelación procederá la interposición del recurso de revocatoria. Dicho recurso se presentará ante la Proveeduría dentro del plazo de cinco días siguientes a la fecha en que se comunicó el acto de adjudicación.

En caso que el recurso sea presentado ante el mismo órgano que dictó la adjudicación, éste deberá remitirlo a la Proveeduría en el plazo de un día hábil para el trámite respectivo y tendrá una única instancia. El recurrente aún así podrá solicitar expresamente que su recurso lo resuelva el jerarca del ICE.

Artículo 85.—Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la Dirección de Contratación Administrativa y el Área Técnica, en un plazo máximo de 2 días hábiles, analizará la admisibilidad del recurso y la Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se declare inadmisible. En caso de improcedencia manifiesta o de inadmisibilidad del recurso, la Proveeduría podrá rechazarlo de plano.

Cuando este resulte admisible para su trámite, la Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres días hábiles siguientes a la notificación. La Proveeduría podrá declarar improcedente o inadmisible un recurso, si al revisar los documentos presentados no reúne los requisitos mínimos de admisibilidad.

Artículo 86.—Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica y a la Dirección de Contratación Administrativa del ICE, para que ambos se pronuncien en un plazo de cuatro días hábiles.

Artículo 87.—Recibidos los criterios del Área Técnica y de la Dirección de Contratación Administrativa del ICE, la Proveeduría en un plazo máximo de un día hábil deberá remitirla al órgano que adjudicó para que en un plazo máximo de 3 días hábiles siguientes a la recepción de la documentación emita el acto final del recurso.

Artículo 88.—Una vez vencido el plazo conferido al adjudicatario para su contestación, la Administración deberá resolver el recurso dentro de los quince días hábiles siguientes.

Artículo 89.—Corresponde a la Proveeduría notificar la resolución del recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al dictado del acto final. De acogerse el recurso se procederá a readjudicar según lo que dicta el artículo 165 del Reglamento a la Ley Nº 8660.

SECCIÓN III

Apelación

Artículo 90.—Este recurso deberá plantearse ante la Contraloría General de la República en los casos de las licitaciones públicas e inestimables. Dicho recurso deberá plantearse dentro del plazo de 5 días hábiles siguientes a la publicación del respectivo acto. Igualmente cabrá recurso de apelación contra la declaratoria de desierta o infructuosa de todo un concurso o bien algunas de sus líneas cuando su monto supere el tope establecido para Licitación Abreviada.

Artículo 91.—Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente administrativo, la Proveeduría deberá remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes dentro del mismo plazo para que dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la garantía de participación si la hubiere. Si en el expediente existieren líneas independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia certificada del expediente administrativo.

Artículo 92.—Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil remitir el documento al Área Técnica y a la Dirección de Contratación Administrativa para que se pronuncien dentro del plazo establecido por la Contraloría General de la República. De considerarlo necesario cualquiera de las tres dependencias, convocará a reunión para coordinar la respuesta de la apelación.

Artículo 93.—Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano Contralor antes de que se cumpla el plazo concedido por éste.

Artículo 94.—En las audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo procedimiento de la audiencia inicial.

Artículo 95.—La Proveeduría debe hacer llegar a la Dirección de Contratación Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se cumplan los tres días concedidos para ello.

SECCIÓN IV

Recursos ordinarios aplicables en otros procedimientos

Artículo 96.—En contra de las resoluciones de apercibimiento y/o inhabilitación, resolución contractual, rescisión, ejecución de garantías, reclamos, contratación irregular y cobros administrativos, se deberán interponer los recursos ordinarios que establece la Ley General de la Administración Pública.

Los actos finales o los que dicten recursos podrán ser motivados de manera referencial, según lo establecido en el artículo 136 de la Ley General de la Administración Pública para lo cual, se deberán adjuntar los informes, dictámenes o resoluciones previas que se hayan emitido en el caso particular, no debiendo transcribir su contenido.

Artículo 97.—Los recursos se plantearán ante la Proveeduría, los cuales serán resueltos por la Proveeduría. Una vez obtenidos los criterios del área técnica y de la Dirección de Contratación Administrativa del ICE.

Los recursos de apelación serán resueltos por el Superior Jerárquico de la Proveeduría.

Estos recursos seguirán los principios de la Ley General de la Administración Pública.

Dada la resolución por el órgano competente, se enviará a la Proveeduría para que comunique la respuesta al o los recurrentes.

En los casos cuando el recurso no es presentado ante la Proveeduría, se deberá trasladar en forma inmediata a esta última para que proceda según corresponda.

TÍTULO V

Terminación de los contratos administrativos

CAPÍTULO I

Resolución y rescisión del contrato

SECCIÓN I

Resolución del contrato

Artículo 98.—En caso de incumplimientos graves del contratista, el AC documentará el incumplimiento, indicará la prueba en que se sustenta y la estimación de los daños y perjuicios, solicitando a la Proveeduría la resolución del contrato, así como el monto a ejecutar de la garantía de cumplimiento y cobro de multas o cláusula penal, según corresponda. Asimismo, el AC solicitará en el mismo acto la aplicación de las sanciones correspondientes (apercibimiento o inhabilitación). Todo lo anterior en coordinación con el CCA en lo que corresponda.

Una vez documentado el incumplimiento el AC podrá emitir la orden de suspensión del contrato.

Artículo 99—La Proveeduría por medio del Órgano Director Administrativo dará inicio al procedimiento de resolución de contrato, con fundamento en los motivos de incumplimiento acreditados por el AC, dándole audiencia al contratista por un plazo de diez días hábiles, indicando los alcances del presunto incumplimiento, la prueba en que se sustenta, así como la estimación de los daños y perjuicios, a fin de que éste atienda la audiencia y aporte la prueba respectiva.

Artículo 100.—Vencido ese plazo, la Proveeduría en coordinación con el AC cuenta con cinco días hábiles para determinar si requiere prueba adicional, o bien valorar la prueba aportada por el contratista.

Artículo 101.—Una vez evacuada la prueba, la Proveeduría le otorgará una audiencia al contratista por un plazo de cinco días hábiles, el cual una vez vencido, la Proveeduría cuenta con un mes para notificar al contratista de la resolución final. Dentro de dicho plazo de un mes calendario, la Proveeduría deberá requerir el dictamen legal de la Dirección de Contratación Administrativa, otorgándole un plazo de cinco días hábiles, luego de lo cual remitirá una recomendación al Director o Subdirector de Proveeduría, a fin de que emita el acto de resolución correspondiente.

SECCIÓN II

Rescisión del contrato

Artículo 102.—El AC en coordinación con el CCA, en lo que corresponda, emitirá una justificación de los motivos de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, o mutuo acuerdo, por los cuales se pretende rescindir el contrato; la cual se enviará a la Proveeduría para que inicie el procedimiento de rescisión del contrato total o parcial. Verificada la causal que permite la rescisión, el AC emitirá la orden de suspensión del contrato.

Artículo 103.—La Proveeduría, otorgará una audiencia al contratista por un plazo de diez días hábiles. En caso de que el contratista solicite una liquidación, la Proveeduría solicitará al AC que rinda un informe de la misma la cual deberá ser evaluada por la División de Planificación Financiera quien deberá pronunciarse al respecto emitiendo una recomendación final sobre el monto a liquidar y remitirla a la Proveeduría.

Artículo 104.—Obtenida la respuesta del contratista y sus pruebas, la Proveeduría cuenta con un plazo de un mes calendario para notificarle la resolución final al contratista. Procede dentro de ese plazo a solicitar el dictamen legal a la Dirección de Contratación Administrativa para lo cual adjunta los expedientes de rescisión y el principal, otorgándole un plazo de cinco días hábiles para resolver. Posteriormente, le enviará una recomendación al Director o Subdirector de Proveeduría a fin de que emita el acto de rescisión correspondiente, en esta recomendación se indicará la fecha máxima para dictar la resolución.

Artículo 105.—Una vez firme la rescisión, y de existir una liquidación económica a reconocer al contratista, conforme a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley Nº 8660, la dependencia técnica (AC) en conjunto con el CCA en lo que corresponda, previa consulta a la División de Planificación Financiera, procederán a emitir la orden de pago respectiva, consignando el detalle de la liquidación en el expediente administrativo de la contratación.

CAPÍTULO II

Finiquito de las contrataciones

SECCIÓN I

Formalización de finiquito

Artículo 106.—Una vez finalizada una contratación de bienes, servicios u obras, y concluido el trámite correspondiente de cobro de multas o cláusula penal, en caso de que proceda, el CCA en lo que corresponda, en coordinación con el AC, deberá enviar los informes finales, debidamente firmados, incluyendo las liquidaciones y el finiquito correspondiente en los casos que correspondan, a la Proveeduría para que pase a formar parte del expediente administrativo.

El contrato de finiquito se firmará por parte del ICE, por el Director o jefe de la dependencia que promueve la contratación. El AC y el CCA de la dependencia respectiva serán los responsables de verificar de previo a la firma del finiquito que no quedan multas pendientes de cobro, reajustes, reclamos, etc.

Dicho contrato no requiere aprobación o visto bueno por parte de la Dirección de Contratación Administrativa.

En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía, no se deberá suscribir el finiquito, sino que bastará un informe final suscrito por parte del AC, que deberá incorporarse en el expediente administrativo.

TÍTULO VI

Régimen sancionatorio

CAPÍTULO I

Multas y sanciones

Artículo 107.—Las multas y cláusulas penales se ejecutarán automáticamente(*), en apego estricto a lo señalado en el Artículo 41 del Reglamento a la Ley Nº 8660 o en el cartel o pliego de especificaciones una vez detectado el incumplimiento. Será responsabilidad del AC en coordinación con el CCA en lo que le corresponda, solicitar a la Proveeduría, mediante acto debidamente motivado el cobro de las mismas en aquellos contratos que estén bajo su tutela. Para el cobro de las multas no existen recursos.

(*) (Mediante resolución de la Sala Constitucional N° 06639 del 15 de mayo de 2013, declaró inconstitucional la palabra: "automáticamente”, contenida en el  artículo anterior)

Artículo 108.—El cobro de las multas y cláusulas penales, se hará con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se ejecutará la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo.

El AC en coordinación con el CCA en lo que corresponda, al momento de solicitar ante la Proveeduría el trámite de cobro de la multa o cláusula penal deberá como medida cautelar hacer la retención provisional del monto de la multa en las facturas pendientes de pago. Esta deducción de pago se realizará previa comunicación al Área de Administración de Garantías, Registros y Sanciones de la Proveeduría para que así se haga saber al contratista.

Artículo 109.—La Proveeduría, será la encargada de comunicar y gestionar el cobro ante el contratista. No será necesario demostrar el daño y/o perjuicio pero ello no excluye que el ICE deba dictar un acto debidamente motivado en su decisión de cobro. Dicha resolución será oportunamente comunicada al contratista.

SECCIÓN I

Sanciones a los contratistas

Artículo 110.—Una vez que el AC determine que el contratista pudo haber incurrido en una conducta donde en apariencia sea aplicable una sanción, sea el apercibimiento o inhabilitación, deberá en coordinación con el CCA en lo que le corresponda, iniciar el procedimiento correspondiente ante la Proveeduría, proponiendo las sanciones respectivas según la gravedad del caso. Para esos efectos se deberá aplicar el Procedimiento de Sanciones publicado en la página Web de la Proveeduría.

Artículo 111.—Recibida la solicitud, la Proveeduría conformará el expediente, titulado con el nombre del procedimiento para claridad de las partes y tendrá un plazo de tres días hábiles para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los procedimientos que correspondan según Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Empresas Públicas del Sector Telecomunicaciones y su Reglamento. Para el trámite del procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar a la Dirección de Contratación Administrativa, su asesoría.

Artículo 112.—Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos al AC para que en coordinación con el CCA en lo que le corresponda, se pronuncien con respecto a dichas pruebas, en un plazo de 5 días hábiles.

Artículo 113.—Recibido el dictamen del AC, el área respectiva de la Proveeduría remitirá en el plazo máximo de 5 días hábiles, su recomendación al Director o Subdirector de la Proveeduría, para que emita la resolución final en un plazo de cinco días hábiles. Dicha resolución tendrá los recursos ordinarios (revocatoria y/o apelación) y deberán presentarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación.

SECCIÓN II

Sanciones a los funcionarios

Artículo 114.—Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación necesaria para desempeñar una labor de supervisión de los contratos en forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda individualizarse su culpabilidad por las consecuencias provocadas a la Institución en razón de los incumplimientos de los contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones, ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectiva, o no se atienda dentro de los plazos de ley las gestiones formuladas por los contratistas o por la Proveeduría. Además de la responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal y civilmente, según corresponda y se logre demostrar.

Artículo 115.—Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el presente reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con lo que al respecto establezca la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Empresas Públicas del Sector Telecomunicaciones y su Reglamento y el Estatuto de Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad.

Artículo 116.—Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE.

TÍTULO VII

Disposiciones finales

Artículo 117.—En caso de que se presenten diferencias de criterios en algún tópico, propio de la Contratación Administrativa, entre las diferentes dependencias involucradas en un procedimiento de contratación, prevalecerá el criterio de la dependencia especialista según la temática del diferendo. En caso de permanecer la diferencia, el asunto será resuelto en forma definitiva por la Gerencia General.

Artículo 118.—Este reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa, directriz, lineamiento o circular de rango igual o inferior que se le oponga. Únicamente podrá modificarse lo aquí dispuesto a través de una reforma a este Reglamento que deberá ser aprobada por el Consejo Directivo cuya modificación regirá a partir de su publicación.

Rige a partir de su publicación en La Gaceta.

San José, 15 de diciembre del 2010.