6. Procedimiento para declarar incobrable una operación crediticia.

La declaratoria de una deuda como incobrable que se origine con ocasión de créditos no cancelados por deudores de la cartera fideicometida, se considerará para todos los efectos como un acto que debe ser autorizado por la Gerencia General del Banco Hipotecario de la Vivienda y en ningún caso se procederá a aceptar como válido ningún acto que no cumpla con el presente procedimiento.

a) De previo a solicitar la declaratoria de una deuda como incobrable a este Banco, el Fiduciario deberá haber acreditado en el expediente del deudor que se ha cumplido con las siguientes condiciones:

Todos aquellos casos en los cuales se detectan dificultades con respecto a la ejecución de las garantías, sean éstas hipotecarias o fiduciarias, las cuales hacen suponer que el cobro judicial no podrá efectuarse, deberán ser remitidos al BANHVI para su análisis y recomendación.

Para los casos en los que a pesar de la existencia del registro de la deuda, el deudor argumenta que la Entidad disuelta no realizó el respectivo desembolso de los recursos, deberá corroborarse de manera indubitable que no existe evidencia sobre tal desembolso en el expediente de crédito, en los registros informáticos o en la documentación de respaldo entregada por la Entidad disuelta, incluida la que se encuentra consignada en las empresas de custodia de documentos contratadas por el BANHVI. Para estos efectos el Fiduciario coordinará con la Dirección FONAVI la fecha y hora en que se realizará la visita respectiva.

Por su parte, para los casos en los que a pesar de la existencia del registro de la deuda, el deudor argumenta la cancelación de la misma y la propiedad hipotecada en su oportunidad en respaldo de dicha deuda haya sido liberada posteriormente o hipotecada a favor de otro Ente, el Fiduciario deberá realizar un estudio exhaustivo 1 La insolvencia del deudor se demuestra mediante un estudio de capacidad de pago, que incluye estudio sobre la posibilidad de embargo de salarios y la insuficiencia patrimonial mediante certificaciones de propiedad de los registros respectivos. Además, debe presentarse un estudio técnico-legal que demuestra que los costos de llevar la operación al cobro judicial superan los beneficios esperados de dicho proceso.

sobre los antecedentes a efecto de determinar si en la escritura de liberación o constitución de la nueva hipoteca existe evidencia sobre la cancelación de la operación. Dicho estudio podrá ser contratado con cargo al Fideicomiso, según los montos y procedimientos autorizados en el apartado 14.1 de esta normativa.

Asimismo, para el estudio de las operaciones de crédito indocumentadas se deben observar los siguientes principios y procedimientos:

a.1) Si en las respectivas bases de datos aparece registrada una operación de crédito y no se localiza la escritura de constitución de la hipoteca, se deben observar los siguientes pasos:

• Por cualquier medio debe tratar de localizarse la escritura correspondiente. Una primera opción es el estudio de las propiedades del deudor con el fin de verificar si en alguna está anotada o inscrita la hipoteca del caso.
• De no existir propiedades, debe verificarse hasta donde sea factible la posibilidad de que se haya firmado la escritura y ésta no se haya presentado al Registro Público. Mediante el estudio de antecedentes documentales - que pueda aportar el deudor - se puede tratar de determinar qué notario pudo haber hecho la escritura con lo cual se verificará en Archivo Nacional los respectivos protocolos.
• Debe tenerse presente que una escritura en la cual se constituye el crédito podría eventualmente no contener la garantía hipotecaria, por una omisión o error notarial. Aún así dicha escritura es suficiente para ejercer judicialmente una acción de cobro mediante un proceso monitorio o bien ordinario. Así que la escritura bajo esas condiciones es un documento fehaciente para que el acreedor ejerza sus derechos. Es necesario tomar en consideración la relación costo - beneficio, remitiéndole al BANHVI la información para que determine en cada caso, si se procede a entablar este tipo de procesos.

a.2) Si en forma clara y definitiva se determina que existe un crédito indocumentado en forma total, pero el deudor ha estado pagando, es lo cierto que existen pruebas indiciarias documentadas para concluir que el acto de pago implica que el deudor ha reconocido la existencia de la deuda. Por lo tanto, se debe continuar con el proceso de cobro. En primera instancia deberá tratarse de regularizar la inscripción de la deuda, logrando la firma de alguna escritura con ese fin. En caso de mora, la acción de cobro debe encaminarse mediante un proceso judicial de carácter ordinario civil. Este tipo de casos, deben también analizarse desde el punto de vista de costo - beneficio, para determinar por parte del BANHVI, si se plantean acciones judiciales ordinarias.

a.3) Toda operación indocumentada respecto a la cual no se haya generado ningún pago de parte de los deudores debe manejarse de la siguiente forma:

• Verificar con los documentos que sean necesarios si se realizaron o no desembolsos. Si éstos se hicieron, de inmediato debe iniciarse una acción judicial de cobro en vía civil ordinaria contra el deudor moroso.
• Si se logra verificar que no existen garantías, documentos de constitución del crédito y además que no existe ningún indicio documental de desembolsos de recursos, la operación podrá ser eliminada previa consulta con la Dirección FONAVI del BANHVI.

a.4) Para aquellos casos en que se cuente con evidencia de que se realizó el desembolso de recursos de un crédito que originalmente fue de cualquiera de las entidades liquidadas y que el giro se hizo a una empresa constructora con la autorización del deudor, no existen bases para declarar el crédito como incobrable. Será responsabilidad del deudor reclamar a la empresa constructora; en el caso de que el deudor alegue que hubo algún vicio de la voluntad - violencia moral por ejemplo - al momento de firmar la autorización a favor de la empresa, sobre tal base deberá formular su reclamo o excepcionarse en un eventual proceso ejecutivo hipotecario, solicitando que se tramite el asunto en vía ordinaria, para la defensa de sus derechos.

• Para casos como los anteriores en que no exista la autorización indicada, se puede proceder a declarar la incobrabilidad, siempre y cuando se compruebe que no existe ninguna evidencia sobre desembolso de recursos y además, evidencia de que el deudor no ha efectuado pagos en abono a la deuda. Este último acto sería un reconocimiento de la deuda, suficiente para accionar en contra del deudor si fuera necesario.
• Para casos en que únicamente se cuenta con evidencia de que los dineros de crédito fueron desembolsados a una cooperativa y que ésta actualmente se encuentra desaparecida, se debe verificar que la cooperativa ha sido disuelta y que in situ no existen evidencias de construcción de obras del deudor. De verificarse tal situación se puede declarar como incobrable la operación. Para el caso de que la cooperativa se encuentre en proceso de liquidación, será necesario apersonarse ante la Comisión Liquidadora, con la finalidad de determinar si existen activos en la liquidación que permitan legalizar un crédito. Sobre si el proceso de liquidación concluyó o no, tal información se puede accesar mediante consulta al INFOCOOP.
• Para casos donde se cuente con evidencia de que los recursos le fueron desembolsados a una cooperativa y ésta alegue no contar con documentación, se puede proceder de la siguiente forma: con vista de la documentación que otrora fue de la entidad liquidada y en la cual se evidencie el giro de los recursos, se puede iniciar de inmediato un proceso judicial ordinario contra la citada cooperativa en busca del cobro de acreencias. En el ínterin, la operación contra el deudor de largo plazo se puede mantener en espera, cuidando únicamente que no prospere una prescripción. Eventualmente, de existir éste último riesgo, de ejecutarse la operación contra el deudor de largo plazo y de confirmarse o ejecutarse luego el cobro a la cooperativa, se puede reintegrar al deudor de largo plazo, las sumas cobradas o hasta eventualmente la misma propiedad rematada. Este tipo de procesos judiciales el Fiduciario puede coordinarlos con la Asesoría Legal de este Banco.

De presentarse alguna situación diferente a la expuesta anteriormente, el Fiduciario deberá consultar a la Dirección FONAVI sobre el tratamiento a seguir previo estudio realizado por la Entidad, al cual se deberá adjuntar la recomendación respectiva de su Departamento Legal.

Es importante indicar que el análisis que deberá realizar el Fiduciario a los casos para los que se pretenda solicitar su declaratoria de incobrable, deberá incluir la investigación de cualquier documentación relacionada con la operación, incluida la que se encuentra consignada en las empresas de custodia de documentos contratadas por el BANHVI. Para estos efectos el Fiduciario coordinará con la Dirección FONAVI la fecha y hora en que se realizará la visita respectiva.

b) Habiéndose cumplido con todo lo establecido en el punto a) inmediato anterior, el Fiduciario deberá presentar a la Dirección FONAVI el informe de la gestión efectuada y solicitar formalmente la declaratoria de incobrable de la deuda, para lo cual deberá remitir todos los documentos que así lo confirmen, con carta firmada por la Gerencia General y la Auditoría Interna de la Entidad Fiduciaria. También podrán presentarse para este trámite aquellos casos en los que el Fiduciario pueda demostrar mediante un estudio técnico-legal, que los costos que implicará el proceso de cobro de la deuda superan los beneficios esperados de dicho proceso.

c) El informe remitido a la Dirección FONAVI debe contener al menos la siguiente información:

3. En caso de que la solicitud presentada por el Fiduciario cumpla con lo aquí estipulado, la Dirección FONAVI elevará a la Gerencia General la solicitud respectiva acompañada de un informe en el que se recomendará la declaratoria de incobrable.

Recibida la documentación correspondiente por parte de la Gerencia General se emitirá el respectivo acto administrativo aceptando o rechazando la declaratoria de incobrable. En caso de que proceda la declaratoria se solicitará al Fiduciario realizar el ajuste correspondiente al Patrimonio Fideicometido.

Con respecto a este tipo de casos, donde el Fiduciario solicita la declaratoria de incobrabilidad, el BANHVI comunicará formalmente los resultados de la solicitud.