5. Proceso de cobro administrativo y judicial. Una vez concluido el proceso de conciliación de saldos, para aquellas operaciones que se logró conciliar y que se encuentran pagando regularmente o con base en un arreglo de pago o readecuación, de mostrarse posteriormente estados de morosidad se aplicarán inmediatamente las "Políticas de Cobro" que se detallan a continuación:
a) Las políticas de cobro son gestiones mínimas de orden obligatorio que deben acatar todas las Entidades Fiduciarias.
b) El cobro administrativo se refiere a las gestiones que deben realizar los Fiduciarios con la finalidad de que las operaciones que estén a su cargo normalicen su situación de morosidad.
c) Las acciones de cobro administrativo deben iniciarse cuando una operación presenta un atraso de 31 días naturales.
d) La gestión de cobro administrativo debe ejecutarse a través de los siguientes mecanismos:
i) Mediante llamadas telefónicas o citatorios personales se notificará a los deudores con el primer mes de atraso con el fin de que procedan a atender su obligación o a la readecuación de su deuda.
ii) Para todas las operaciones que se encuentren con un atraso mayor a 60 días naturales, se remitirán avisos de cobro por escrito. A los 90 días naturales de atraso se deberá advertir, nuevamente por escrito, que la operación será enviada a cobro judicial en cualquier momento.
e) Los procedimientos utilizados en la gestión de cobro, tales como cartas, llamadas, telegramas y arreglos de pago, deben quedar debidamente respaldados con el fin de comprobar la realización del cobro administrativo, siendo posible que este control se lleve a través de medios magnéticos o automatizados. Todos los costos en que se incurra en esta gestión serán con cargo al Fideicomiso, sin perjuicio del traslado de los mismos al deudor.
f) Una vez que se ha agotado la posibilidad de recuperación del crédito por la vía del cobro administrativo, deberá ejecutarse una agresiva gestión de cobro judicial.
g) Procede el traslado de la operación a cobro judicial en las siguientes situaciones:
i) Todos los casos que se encuentren con mora mayor a 90 días naturales deberán pasarse a cobro judicial, previa comunicación al deudor.
ii) En las operaciones con subsidio en las que se detectan situaciones de incumplimiento a las limitaciones establecidas en el artículo 169 de la Ley del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda; en estos casos deberá aplicarse el procedimiento establecido en el Reglamento de Operaciones de dicha Ley.
iii) Todas aquellas operaciones que no pudieron ser conciliadas, de conformidad con la presente normativa.
h) El rol de abogados que atenderá los cobros judiciales del Fideicomiso puede incluir a los abogados externos contratados por la Entidad como tal; de otra forma, el mismo deberá ser aprobado por la Junta Directiva del Fiduciario.
i) Es factible realizar arreglos de pago a operaciones que están en cobro judicial, incluso con señalamiento de remate, únicamente cuando existiere una propuesta formal de pago por parte del deudor, previa cancelación de las costas de ejecución.
j) Una vez que se ha efectuado el remate, sin que un tercero se haya adjudicado el bien y no se ha declarado en firme por el Juzgado, se podrá suspender el proceso si el prestatario cancela al menos el 30% del monto total correspondiente a las cuotas pendientes y se debe proceder a efectuar un arreglo de pago o readecuación de deuda por la diferencia.
Además deberá cancelarse la totalidad de honorarios y gastos generados por el proceso.
k) Cuando se realice el arreglo de pago, se suspenderá el proceso judicial por un plazo mínimo de seis meses; si durante ese lapso el deudor se mantiene al día en el pago de sus obligaciones se dará por terminado el proceso judicial, en caso contrario deberá ser reactivado.
l) El Fiduciario dará un estricto seguimiento a la gestión de los abogados responsables de la gestión de cobro judicial y mantendrá en el expediente de cada caso informes periódicos sobre dicha gestión.
m) La exclusión de una operación de la cartera crediticia y su traslado a la cartera de bienes adjudicados, se hará una vez protocolizadas las piezas y presentada la escritura al Registro Público.
n) Para los trámites de cobro judicial y remate de viviendas subsidiadas, el Fiduciario debe tener en consideración lo que se establece en el artículo 73 del Reglamento de Operaciones del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda que textualmente dice lo siguiente:
"Para el caso de incumplimiento de la deuda contraída con la Entidad Autorizada y en los casos de remate contemplados en el presente reglamento, la base para el remate de las viviendas que hayan sido financiadas mediante subsidio se fijará sumando el monto del crédito y el del subsidio, lo cual se hará constar en la respectiva escritura. El remate implicará la resolución de la donación y, por tanto, una vez deducido el capital adeudado, intereses corrientes y moratorios y gastos de ejecución, cualquier excedente que resultare deberá trasladarse al BANHVI para ser reintegrado al FOSUVI. Si el adjudicatario fuere la Entidad Autorizada, el traslado al Banco se hará efectivo al momento de la recolocación de la vivienda, para lo cual la Entidad deberá remitir al Banco un informe trimestral detallando los inmuebles que se hayan adjudicado en remate y los inmuebles que se hayan recolocado. Tratándose de otros procedimientos como la dación en pago, la Entidad deberá cancelarle al Banco el monto correspondiente al subsidio.
La Entidad podrá hacer arreglos de pago con posterioridad al remate, en coordinación con el BANHVI, siempre y cuando sea la Entidad la que se adjudique el inmueble. Para los efectos del artículo 1º de la Ley Nº 4631, la resolución del Bono Familiar se tomará como una obligación del exdeudor a favor del BANHVI.
El Banco podrá otorgar poderes a las Entidades Autorizadas para que en su nombre y en representación actúen en sede judicial para hacer la aplicación de lo dispuesto en el párrafo anterior".
o) Se autoriza a la Administración Superior del BANHVI para resolver los casos no previstos en las presentes normas, para lo cual deberá remitirse toda la información relacionada y un análisis del caso por parte del Fiduciario.