18 de
diciembre, 2001
(Esta norma fue
derogada por el punto IV de las Normas técnicas sobre el presupuesto de los
beneficios patrimoniales otorgados mediante transferencia del sector público a
sujetos privados, aprobadas mediante resolución N° 00122-2019 del 2 de
diciembre de 2019)
DFOE-189
Señores
Presidentes
Asociaciones/Fundaciones/Cooperativas
y otros
Organismos Privados
Estimados
señores:
Asunto: Circular con
regulaciones aplicables a los sujetos privados que reciben partidas específicas
y transferencias del Presupuesto Nacional así como transferencias por
beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, de entidades
u órganos públicos; o que por disposición de ley, deben presentar su
presupuesto para la aprobación de la Contraloría General de la República.
Con base en lo
dispuesto en los artículos 5, 6, 7 y 25 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, N°7428 del 7 de setiembre de 1994, el artículo 7,
incisos 32, 33 y 34 de la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la
República para el ejercicio económico del 2001, N°8050 del 28 de diciembre del
2000, el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, N°5338 del 28 de agosto de 1973,
el artículo 26 de la Ley de Asociaciones, N°218 del 8 de agosto de 1939, el
artículo 34 de la Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad, N°3859 del 7 de
abril de 1967, y otras leyes que establecen la obligación que tienen algunos
sujetos privados de presentar presupuestos a la Contraloría General de la
República, se emiten las siguientes regulaciones aplicables a sujetos privados:
I. Ámbito
de aplicación.
1. Las
regulaciones contenidas en este documento se aplicarán al sujeto privado que se
encuentre al menos en una de las siguientes condiciones:
a.Que por disposición legal o
decreto ejecutivo tenga la obligación expresa de presentar su presupuesto a la
Contraloría General de la República, independientemente del monto de las fondos
de origen público que se le asignen o giren.
b. Que
para un determinado año cuente con ingresos de origen público, por un monto
expresado en Unidades de Desarrollo que sea superior a 150,733 UD (a)
(a) El valor
de la unidad de desarrollo se encuentra disponible en la siguiente dirección
electrónica: http://www.sugeval.fi.cr/esp/utilidades/novunidades.html.
Para
determinar si el presupuesto ordinario del año siguiente debe ser aprobado por
la Contraloría General de la República, el monto de los ingresos de origen
público para ese año deberá dividirse entre el valor de la Unidad de Desarrollo
del primer día hábil del mes de agosto del año anterior, y si ese monto de
ingresos expresado en Unidades de Desarrollo supera el límite establecido
(150,733 UD), el presupuesto deberá enviarse a la Contraloría General para su
correspondiente aprobación.
También
para el caso del presupuesto del año siguiente, si en fecha posterior al primer
día hábil del mes de agosto del año anterior el monto –expresado en Unidades de
desarrollo- de los recursos de origen público asignados al sujeto privado para
el respectivo periodo llegara a superar el límite establecido (150,733 UD(b)),
deberá remitirse a la Contraloría General el correspondiente presupuesto para
su aprobación, únicamente con los recursos que a la fecha no se hayan
ejecutado.
(b) Se tomará como
referencia el valor de la unidad de desarrollo a la fecha en que se realice el
respectivo incremento de los ingresos.
(Así reformado mediante resolución R-CO-21 del 14 de mayo de 2007)
El
monto antes citado se entenderá como la suma de los siguientes conceptos:
i.
Partidas específicas y transferencias incluidas en el Presupuesto de la
República del año anterior, que se espera recibir, en el período vigente.
i.
Partidas específicas y transferencias incluidas en el Presupuesto de la
República del año vigente.
ii.
Transferencias incluidas en el Presupuesto del año anterior de cualquier
entidad u órgano público, que se espera recibir, en el período vigente.
iii.
Transferencias por beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación
alguna, incluidas en el Presupuesto del año vigente, de cualquier entidad u
órgano público.
iv.
Partidas específicas y transferencias del Presupuesto de la República y
transferencias por beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación
alguna, otorgados por cualquier entidad u órgano público, recibidos en el año
anterior o en años anteriores, que todavía no se han utilizado, total o
parcialmente.
v.
Intereses ganados por la inversión transitoria de los ingresos por los
conceptos citados en los incisos i. a v. inmediatos anteriores.
vii.
El reintegro de retenciones o recaudación de fondos para sujetos privados,
realizadas por entidades u órganos públicos.
(Así adicionado el subinciso vii)
por resolución de la Contraloría General de la República, de 22 de octubre del
2002)
Para
determinar el monto antes citado no se consideran las transferencias por
concepto de membresías ni las cuotas patronales por concepto de cargas sociales
o deducciones a favor de para organizaciones de trabajadores. Tampoco se
incluirán los aportes por concepto de contraprestación de servicios, aunque
aparezcan en las partidas de transferencias de los presupuestos de los órganos
y entidades públicos.
(Así reformado por resolución de la Contraloría General de
la República, de 22 de octubre del 2002)
c)
Que para un determinado año tenga fondos públicos asignados por cualquier monto
y que en el año anterior reciba una suma expresada en Unidades de Desarrollo
superior a 150,733 UD 8 (c)
(c) Se tomará como referencia el valor promedio
anual del periodo anterior de la unidad de desarrollo.
(Así reformado el
inciso anterior mediante resolución R-CO-21 del 14 de mayo de 2007)
II. Sobre
asuntos presupuestarios.
1. Se entenderá
como presupuesto ordinario el instrumento que expresa en términos financieros
un plan de trabajo anual de una entidad o el instrumento que detalla los
ingresos y egresos de un programa o proyecto.
2. Los
presupuestos para la Contraloría General de la República deberán ser
preparados, en lo que concierna, con apego a los principios presupuestarios
indicados en el Artículo 5 de la Ley de la Administración Financiera y
Presupuestos Públicos, N° 8131 del 18 de setiembre del 2001.
El presupuesto
que los sujetos privados remitan a la Contraloría, comprenderá exclusivamente:
a) Los
ingresos provenientes de los presupuestos públicos.
b) Los gastos
que se financiarán con tales ingresos.
Los ingresos
de origen privado que administre el sujeto privado, y los gastos que con éstos
se realicen, no se reflejarán en el presupuesto que se presente a la
Contraloría General, salvo disposición legal expresa que así lo establezca.
3. El
presupuesto ordinario debe presentarse a esta Contraloría a más tardar el 30 de
setiembre. No obstante, el presupuesto ordinario que incorpore recursos
ocasionales de origen público, para financiar total o parcialmente un programa
o proyecto, podrá ser presentado en cualquier momento.
4. El
presupuesto ordinario deberá remitirse con la siguiente documentación y
requisitos:
a) Carta de
presentación dirigida a la Contraloría General, firmada por la autoridad
superior; en la que se deben especificar los documentos que se están aportando,
y la siguiente información:
i. Dirección
con las referencias claras para su fácil localización.
ii. Números
del teléfono, apartado postal y facsímil, y correo electrónico, según se
disponga de estos medios.
iii. Número
telefónico de las personas encargadas de la administración.
iv. Indicación
del número y fecha de la sesión en que la Junta Directiva u órgano colegiado
que haga sus veces, aprobó el plan de trabajo y el presupuesto.
b) Original y
una copia del plan de trabajo con la información que se indica en el documento
que se presenta como anexo Nº 1.
c) Original y
una copia del presupuesto, con la información que se indica en el formato que
se presenta como anexo Nº 2.
d) Fotocopia
de ambos lados de la cédula jurídica y certificación actualizada de la
personería jurídica vigente.
e) Copia de los
contratos y convenios suscritos con entidades u órganos públicos.
f) Visto bueno
de la Dirección Ejecutora de Proyectos del Ministerio de Planificación Nacional
y Política Económica, cuando los recursos provienen del convenio de préstamo
PL-480.
5. Los
recursos de origen público no incluidos en el presupuesto ordinario (ingresos
adicionales, o recursos del superávit), así como la disminución de ingresos, se
incorporarán en un presupuesto extraordinario. Estos presupuestos requieren de
la aprobación de esta Contraloría y pueden ser remitidos en cualquier fecha,
con los mismos requisitos indicados para presupuestos ordinarios, en el numeral
4 inmediato anterior.
6. Cualquier
variación en el monto (aumento o disminución) entre partidas de egresos del
presupuesto, que no aumente ni disminuya el total del presupuesto, se
incorporará en una modificación presupuestaria.
Estas
modificaciones no requieren aprobación de esta Contraloría.
7*. El cambio
de destino de los fondos públicos, la incorporación de transferencias a favor
de otros sujetos privados, así como los rebajos de la partida Asignaciones
Globales, se harán mediante modificación presupuestaria.
En los dos
primeros casos las variaciones solamente se podrán realizar si existe ley que
lo autorice, o un acuerdo de la Junta Directiva u órgano superior de la entidad
concedente si se cuenta con el fundamento legal respectivo.
Estas
modificaciones requieren de la aprobación de esta Contraloría, y pueden ser
remitidas en cualquier fecha, con los mismos requisitos indicados en el numeral
4 anterior.
(Así
reformados los párrafos 1 y 2 por resolución de la Contraloría General de la
República, de 22 de octubre del 2002)
*(Ver
Resolución Nº CO-67-2000 del 25 de agosto del 2006, artículo 21, punto
3º,en la cual Contraloría General de la República establece lo siguiente:
" Se modifica en lo pertinente el punto 7 del apartado II de la Circular
con regulaciones aplicables y transferencias del Presupuesto Nacional así como
transferencias por beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación
alguna, de entidades u órganos públicos; o que por disposición de ley, deben
presentar su presupuesto para la aprobación de la Contraloría General de la
República, Nº 14300 del 18 de diciembre de 2001.")
8. La
presentación incompleta de los requisitos anteriores para los presupuestos
ordinarios y extraordinarios, y para las modificaciones citadas en el punto 7
inmediato anterior, podrá ser causa de devolución o de aprobación parcial.
9. Los sujetos
privados no podrán ejecutar los egresos incluidos en los presupuestos
ordinarios y extraordinarios y en las modificaciones citadas en el punto 7
anterior, hasta que cuenten con aprobación de esta Contraloría.
III. Sobre
el manejo y destino de los fondos.
1. Toda
transferencia de una entidad u órgano público en favor de un sujeto privado,
está sujeta al cumplimiento del fin público previsto en la ley. Ello quiere
decir que en materia de gestión de fondos públicos, no se puede incurrir en
liberalidades, lo que hace necesario establecer mecanismos de control interno
que permitan verificar su correcta administración.
Por
tanto, el sujeto privado deberá observar lo siguiente:
- Administrar dichos recursos en una cuenta corriente
separada, en un banco estatal, y llevar registros de su empleo
independientes de los que correspondan a otros fondos de su propiedad o
administración.
- Cumplir con reglas elementales de lógica, justicia y
conveniencia en el uso y destino de los fondos recibidos.
- Utilizar los fondos exclusivamente para la finalidad
indicada en la ley.
- Cumplir con los principios de la contratación
administrativa, indicados en el Capítulo I, Sección Segunda, de la Ley
de Contratación Administrativa, y sus reformas y en el Capítulo II del
Reglamento General de la Contratación Administrativa (Decreto N°25038-H,
publicado en La Gaceta N°62 del 28 de marzo de 1996) y demás principios
indicados por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, en
el voto N°998-98, cuando utilice parcial o totalmente recursos públicos
para la adquisición de bienes y servicios.
- Agregar al principal, para la misma finalidad
indicada en la ley, los intereses sobre eventual inversión de fondos
ociosos, de origen público. Dichas inversiones solamente pueden hacerse
en títulos valores emitidos por bancos estatales y otras entidades
públicas.
- Mantener ordenada, bajo custodia y responsabilidad
del Presidente del sujeto privado o del funcionario de mayor jerarquía,
toda la documentación relacionada con el manejo de fondos de origen
público.
2. El sujeto
privado que reciba beneficios patrimoniales de una entidad u órgano público
está sujeto a lo que dispone el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, que se transcribe seguidamente en la parte que
interesa:
"Artículo
7. Responsabilidad y sanciones a sujetos privados/ Aparte de las otras
sanciones que pueda establecer el ordenamiento jurídico, la desviación del
beneficio o de la liberación de obligaciones otorgadas por los componentes de
la Hacienda Pública, hacia fines diversos del asignado, aunque éstos sean
también de interés público, facultará a la entidad concedente para suspender o
revocar la concesión, según la gravedad de la violación cometida. También
facultará a la Contraloría General de la República para ordenar que se imponga
la sanción./ Cuando la desviación se realice en beneficio de intereses
privados, del sujeto agente o de terceros, la concesión deberá ser revocada y
el beneficiario quedará obligado a la restitución del valor del beneficio
desviado, con los daños y perjuicios respectivos. En este caso, la recuperación
del monto del beneficio desviado podrá lograrse, además, en la vía ejecutiva,
con base en la resolución certificada de la Contraloría General de la
República, a que se refiere el artículo 76 de esta Ley./ ..."
IV Sobre la
presentación de informes.
1. El sujeto
privado deberá brindar a la Contraloría cualquier información, documentos,
aclaraciones y explicaciones que ésta requiera sobre el manejo de fondos de
origen público.
2. El sujeto
privado deberá remitir a esta Contraloría un informe de ejecución
presupuestaria, una liquidación presupuestaria y un informe sobre el
cumplimiento del plan de trabajo.
Si los fondos
liquidados provienen en su totalidad del Presupuesto de la República, la
liquidación deberá ser presentada a más tardar el 31 de enero.
Si los fondos
liquidados provienen del Presupuesto de la República o de otros presupuestos
públicos, o solamente de otros presupuestos públicos, la liquidación deberá ser
presentada a más tardar el 16 de febrero.
Estos informes
se deberán presentar en el formato del anexo 3, con los siguientes requisitos:
- Nota
de remisión firmada por el funcionario administrativo de mayor rango.
- Fotocopia
del libro de actas o transcripción del acuerdo de la Junta Directiva u
órgano colegiado que haga sus veces, en que conste que conoció y aprobó
los informes citados.
- Certificación
del Tesorero o funcionario que haga sus veces, que detalle la existencia
de recursos en efectivo o títulos valores que respaldan el monto reportado
como Superávit presupuestario.
- Copia
de las modificaciones presupuestarias tramitadas que no fueron sometidas a
aprobación de la Contraloría, según lo indicado en el numeral 6 del punto
II de esta circular.
- Detalle
de los gastos en publicidad e información.
El
incumplimiento de la presentación oportuna y completa de los informes antes
citados, impedirá la aprobación presupuestaria.
V.
Disposiciones finales.
1. Las
regulaciones anteriores se emiten, sin perjuicio de otras disposiciones y
requisitos exigidos por la ley o por la entidad u órgano público concedente del
beneficio patrimonial.
2. Los sujetos
privados también estarán sometidos a lo que establecen las circulares Nos.
14298 y 14299, de esta misma fecha, de las cuales se les remite un ejemplar.
3. Esta
circular deroga la circular Nº 4700 del 25 de mayo de 2001, emitida por esta
Contraloría General, y rige a partir de la fecha de este documento.
Atentamente,
Lic. Walter
Ramírez Ramírez
Gerente de
División
MRA/EBP/GACH
ci Ministros de
Gobierno
Directores
Financiero
Contador
Municipal
Auditor Interno
Tesorería
Nacional
Dirección
General del Presupuesto Nacional
Contralor
General de la República
Subcontralor General de la República
Gerencias de
División
Gerencias de
Área
CENREL
Secretaría
Técnica
Archivo Central