Artículo 8°—Responsabilidades:

a) Del investigador: elaborar y redactar todos los documentos que conforman el expediente de experimento y entregárselos oportunamente al jefe o coordinador técnico inmediato, para lo que corresponda.

b) Del jefe o coordinador respectivo: revisar, plantear modificaciones y aprobar en primera instancia los documentos que conforman el expediente, de acuerdo a la definición que al respecto tenga la DIA.

- Velar porque el investigador principal esté entregando periódicamente, como lo defina la DÍA, los documentos que conforman el expediente.          

- Entregar oportunamente y aprobados los documentos que conforman el expediente al encargado del Archivo Técnico respectivo.

- Verificar a nivel de campo que la información que entrega el investigador en sus informes sea veraz.

- Asumir como recargo las funciones del responsable del Archivo Técnico en caso de que no se haya nombrado.

c) Del responsable Regional del Archivo Técnico: recibir del jefe o coordinador respectivo los documentos que conforman el expediente y constatar que estén completos y con visto bueno.

-Canalizar los proyectos de experimentos y los informes finales para ser aprobados por el Comité Técnico.

-Participar como miembro activo del Comité Técnico que aprueba los proyectos y los informes finales de investigaciones, por lo que deberá ser profesional, con grado mínimo de Licenciado.

-Registrar el ingreso del expediente en el archivo técnico en un libro con paginación continua (libro de actas o cuaderno) indicando: código de experimento, título de experimento, nombre completo del responsable, fecha de ingreso y firma del que entrega el expediente.

-Registrar los documentos que ingresan al expediente.

-Enviar periódicamente a la DÍA cuando se le indique toda la información que se solicite para mantener al día la base de datos de investigación: así como los proyectos informes finales y los resúmenes de investigaciones terminadas para editar el Compendio de Investigaciones del MAG . También enviar el expediente completo una vez terminada su vigencia administrativa al Coordinador Nacional de Archivos Técnicos que a la vez lo entregará al Archivo Central del MAG .

-Velar por la integridad del Archivo Técnico, para eso deberá definir un reglamento de préstamo, con los siguientes lineamientos:

- Los investigadores que pertenecen administrativamente a la DIA Dirección Regional o Estación Experimental donde se encuentre el expediente podrán hacer uso del mismo, con solo registrar el código de experimento del expediente a consultar, el nombre, el número de cédula y la firma del que lo pide y la fecha de consulta en un libro con paginación consecutiva (libro de actas, cuaderno, libreta, etc.).

- Las personas que no sean funcionarios del MAG, podrán hacer uso de los expedientes, con la autorización de un superior indicando el objetivo de la consulta. El préstamo se registrará igual a como se indica en el párrafo anterior.

- En ningún caso se deberá prestar el expediente para usarlo fuera de la oficina, salvo con autorización especial y por escrito del Jefe del Departamento o Director.

- Cuando la persona devuelva el expediente se verificará si está completo y se indicará en el libro de registro su devolución.

d) Del Director de la DIA, Directores Regionales y coordinadores de Estaciones Experimentales: velar porque se cumpla este Reglamento y dar el apoyo logístico necesario para establecer y mantener activos los Archivos Técnicos como parte del Patrimonio Científico Cultural de Costa Rica, como lo establece el artículo 3 de la ley N° 7202.

e) Del coordinador de Archivos Técnicos de la DIA: Coordinar la implementación de los Archivos Técnicos de Investigación y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo a los reglamentos establecidos en las instancias correspondientes del MAG .

-Solicitar a las Direcciones Regionales y Estaciones Experimentales, por medio del responsable regional de Archivos Técnicos; la información necesaria para mantener al día la base de datos de investigación y para confeccionar el Compendio de Investigaciones del MAG .

-Mantener una estrecha comunicación y coordinación con el Coordinador Nacional de Archivos Técnicos del SUNII.

-Participar como miembro activo del Comité Técnico de la DIA. Por lo cual deberá ser un profesional con grado mínimo de licenciado.

-Enviar periódicamente al SUNII, la información pertinente para mantener actualizada la base de datos de investigación, como parte del sistema de información tecnológica del MAG .

-Asesorar a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo referente al cumplimiento e interpretación del Reglamento.

-Efectuar periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento del Reglamento y hacer informes y recomendaciones a los directores de los centros de investigación respectiva.

f) Del Coordinador Nacional de Archivos Técnicos coordinar la implementación de los Archivos Técnicos y velar porque la información se esté almacenando de acuerdo al Reglamento, en todas las instancias del MAG .

-Asesorar a los responsables de los Archivos Técnicos y a los Comités Técnicos en lo referente al cumplimiento e interpretación de los reglamentos.

-Efectuar periódicamente, al azar, auditorías para comprobar el cumplimiento de los reglamentos de Archivos Técnicos y hacer informes y recomendaciones a los directores de los centros respectivos.

-Asumir las funciones del coordinador de Archivos Técnicos de la DIA en caso de que éste no sea nombrado.

-Del SUNII: Supervisar el trabajo de los coordinadores de Archivos Técnicos de Investigación de la DIA y de las Direcciones Regionales y de Estaciones Experimentales, dentro del marco del Sistema de Información del MAG .

-Poner a disposición del público la información contenida en los proyectos, informes finales y resúmenes de experimentos, así como la base de datos de investigación: y atender los compromisos de envío de la misma a los sistemas de información nacionales e internacionales.

-Administrar en el Archivo Central del MAG los expedientes cuya vigencia administrativa esté concluida.