N° 23181-MP

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA,

En uso de las facultades que les confieren los incisos 3° y 18° del artículo 140 de la Constitución Política.

Considerando:

1°- Que para lograr una mayor congruencia entre los servicios que presta, las necesidades de sus usuarios y características de su entorno, la Dirección General de Servicio Civil está obligada a realizar estudios exhaustivos y permanentes del diseño de su estructura orgánica-funcional y de sus métodos, procedimientos y técnicas de trabajo.

2°- Que desde el mes de abril de 1993 la citada Dirección General inicio¢ un proceso de desconcentración administrativa que pretende impulsar un mayor desarrollo de los recursos humanos de las instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, mediante la cogestión de sus actividades técnico-operativos con las Oficinas de Recursos Humanos de dichas instituciones.

3°- Que para la realización efectiva de tal propósito es indispensable ir modificando las normas de carácter legal vinculantes para el Régimen de Servicio Civil a efecto de adecuarlas a la nueva situación.

4°- Que el artículo 13, inciso c) y d) del Estatuto de Servicio Civil, confieren facultades a la Dirección General de Servicio Civil para que actúe conforme con lo indicado.

5°- Que ejerciendo tal facultad y en concordancia con el propósito señalado, dicha Dependencia considera conveniente la modificación de algunos artículos del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, para adecuarlos al concepto de administración dinámica, eficiente y oportuna, dentro de la cual se desea enmarcar el quehacer de esa Dirección General y de las instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil.

6°- Que por tales razones la Dirección General de Servicio Civil solicita variar la redacción de los artículos 25, 33 y 45 del referido Reglamento. Por tanto,

Decretan:

Artículo 1° Modificar los artículos 25, 33 y 45 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, para que se lean de la manera siguiente:

"Artículo 25.- Todo movimiento de personal, así como todo acto, disposición o resolución que afecte la situación legal de ocupación de los puestos cubiertos por el Estatuto y que deban figurar en el expediente personal de los servidores, se debe tramitar mediante el formulario denominado "Acción de Personal". Se exceptúan aquellos movimientos que afecten a un grupo numeroso de servidores, los cuales podrán tramitarse por "planillas colectivas" u otros medios que garanticen su apego a la normativa vigente y siempre que estos no sean de los que requieren la aprobación anticipada de la Dirección General, en cuyos casos se deberán anexar las acciones de personal debidamente firmadas y selladas.

Los originales de las acciones de personal y de cualquier otro medio que se use para tramitar movimientos de personal una vez aprobados permanecerán bajo custodia de las Oficinas de Recursos Humanos, quienes dispondrán la mejor forma de incluir los correspondientes documentos o datos en los expedientes personales de los servidores.

Los movimientos de personal originados en ingresos, reingresos, traslados y ascensos en propiedad y permutas y las correspondientes modificaciones, o anulaciones que procedan, así como los nombramientos interinos por más de un mes, sus prorrogas o modificaciones, requieren de la aprobación previa de la Dirección General. Los demás movimientos de esta naturaleza producto de la gestión de recursos humanos del Régimen de Servicio Civil, quedarán a juicio de la citada Dependencia sujetarlos, o no, a ese mismo procedimiento, decisión que debe comunicar a los usuarios vía resolución.

Cada vez que la Dirección General modifique tal decisión, junto a la resolución respectiva, deberá especificar las normas, los procedimientos y los instrumentos básicos bajo los cuales en adelante se regulará lo correspondiente a tales trámites, a fin de garantizar la legalidad, oportunidad y eficiencia con que estos sean llevados a cabo por las Oficinas de Recursos Humanos de las instituciones usuarias de sus servicios.

Quedan bajo responsabilidad de dichas Oficinas aquellos movimientos de personal no sujetos a la aprobación anticipada de la Dirección General, por lo cual, cuando estas tengan duda al respecto, deberán recurrir oportunamente a la asesoría de la Dirección General para decidir lo pertinente.

La Dirección General supervisará en cualquier tiempo y circunstancia la correcta aplicación de las disposiciones que regulan estos trámites.

En tal sentido, sus recomendaciones serán de acatamiento obligatorio dentro de los términos y plazos establecidos por esta.

La Tesorería Nacional no autorizará el pago de salarios a servidores, cuando se hayan omitido las disposiciones de este artículo.

Artículo 33.- Podrán disfrutar de licencia ocasional de excepción, de conformidad con los requisitos y formalidades que en cada dependencia establezca el Reglamento Autónomo de Servicio, y sujetos a los siguientes procedimientos y condiciones:

a) Los jefes podrán conceder licencia hasta por una semana con goce de sueldo en los casos de matrimonio del servidor, el fallecimiento de cualquiera de sus padres, hijos, hermanos o cónyuge. También podrán conceder este derecho a aquellos servidores padres de hijos nacidos dentro o fuera del matrimonio.

En este último caso solo cuando sean hijos reconocidos y, en ambos, siempre que comprueben el ejercicio amplio de su función paternal.

b) Todos los demás permisos con goce de sueldo, que de acuerdo con las disposiciones reglamentarias internas procedan, deberán ser deducidos del periodo de vacaciones, sin que el número de días de la licencia exceda el número de días de vacaciones que correspondan al servidor al momento de otorgarse el permiso.

Salvo el caso de los dirigentes y miembros de sindicatos que soliciten licencia para asistir a cursos de capacitación en el campo sindical o de estudios generales en el país o fuera de él, a quienes el jerarca podrá conceder licencia con goce de sueldo no deducible de su periodo de vacaciones, hasta por tres meses, cuando las necesidades de la oficina donde presta sus servicios así lo permitan. Para estos efectos, el Ministro de Trabajo y Seguridad Social enviará al jerarca que corresponda, un informe detallado sobre la importancia del curso o seminario, indicando además el cargo o función sindical que desempeña el servidor interesado.

La servidora que adopte un menor de edad tendrá derecho a una licencia especial de tres meses para que ambos tengan un periodo de adaptación. En tal caso, la licencia se iniciará a partir del día inmediato siguiente a aquel en que se le haga entrega del menor.

Para esto la funcionaria interesada deberá presentar certificación del Patronato Nacional de la Infancia o del Juzgado de Familia correspondiente, en el que se haga constar los trámites de adopción; y

c) Las licencias sin goce de salario mayores de un mes podrán concederse mediante resolución interna firmada por el Ministro, Viceministro, o el máximo jerarca de la institución respectiva, con apego estricto a las disposiciones siguientes:

1) Seis meses para asuntos personales del servidor. Esta licencia podrá ser prorrogada hasta por seis meses más en casos muy especiales a juicio del Ministro o máximo jerarca de la Institución.

2) Un año para: i) asuntos graves de familia, tales como enfermedad, convalecencia, tratamiento médico cuando así lo requiera la salud del servidor, ii) la realización de estudios académicos a nivel superior de pregrado, grado o postgrado o a nivel técnico que requieran de la dedicación completa durante la jornada de trabajo del servidor y, iii) que el servidor se desligue de la institución en la que labora con la finalidad de participar en la ejecución de proyectos experimentales dentro de un programa de traspaso de actividades del sector público hacia el sector privado, que haya sido aprobado previamente por la autoridad superior de su institución.

 Dicho plazo podrá prorrogarse hasta por un año más, a juicio del Ministro o máximo jerarca de la institución, cuando se trate de la realización de estudios a nivel superior de postgrado, o bien estudios a nivel superior o técnico, previa demostración favorable del aprovechamiento y rendimiento académico del año anterior. En los casos específicos de tratamiento médico, igualmente, se podrá prorrogar hasta por un año más la licencia, previa demostración y comprobación del respectivo tratamiento médico.

3) Dos años -prorrogables por periodos iguales- cuando se trate de funcionarios nombrados en cargos de elección en sindicatos debidamente reconocidos y que, además, requieran dedicación exclusiva durante el tiempo de la jornada laboral; todo   ello previa la demostración y comprobación respectivas.

4) Dos años a instancia de un gobierno extranjero o de un organismo internacional o regional debidamente acreditado en el país, o de fundaciones cuyos fines beneficien directamente al Estado, o cuando se trate del cónyuge de un becario que deba acompañarlo en su viaje al exterior. A juicio del máximo jerarca respectivo, esta licencia podrá prorrogarse hasta por un periodo igual siempre y cuando prevalezcan las condiciones que la originaron.

5) Cuatro años cuando se trate de funcionarios nombrados en cargos de confianza en cualquier institución del Estado o cuando se trate del cónyuge de un funcionario nombrado en el Servicio Exterior. El plazo podrá ampliarse hasta por un periodo igual cuando subsistan las causas que motivaron la licencia original.

6) No podrán concederse licencias continúas argumentando motivos diferentes, hasta después de haber transcurrido por lo menos seis meses del reintegro del servidor al trabajo, excepto en los casos contemplados en numerales 4 y 5, de este inciso en los cuales medie interés del Estado.

Toda solicitud de licencia sin goce de salario (o prórroga) deberá presentarse con los documentos en que se fundamentan y la respaldan y su tramitación deberá hacerse con la antelación que la fecha de rige requiera. En el caso de que el servidor se ausentare del trabajo sin la debida aprobación de su licencia o prórroga, se considerará el hecho como abandono de trabajo y, por lo tanto, podrá despedirse de conformidad con el artículo 43 del Estatuto de Servicio Civil.

Quedan a salvo las circunstancias comprobadas de extrema limitación de tiempo para estos trámites en que, por tal razón el servidor se vea obligado a ausentarse antes de completar debidamente el trámite; en cuyo caso el servidor quedará sujeto a las soluciones administrativas que más convengan a la Administración a fin de que esta pueda resarcirse de los gastos y pagos salariales en que haya incurrido por esta causa.

Los Expedientes Personales

Artículo 45.- Los Ministerios o Instituciones reguladas por el Estatuto de Servicio Civil deberán llevar un expediente personal de cada uno de sus servidores, en el cual se guardarán los documentos relativos a su empleo y constancia de aquellos datos que sirven para mantener un historial de sus servicios lo más exacto posible. Debe entenderse que es a la respectiva institución, al actuar como patrono, a la que le compete la emisión de constancias o certificaciones de tipo laboral que requieran sus empleados.

Llevarán también un prontuario por cada servidor, en el cual se anotarán las calificaciones de servicios, correcciones disciplinarias y los datos más importantes de las respectivas acciones de personal, en orden cronológico.

La Dirección General diseñara las fórmulas básicas e indicar los requisitos mínimos bajo los cuales se confeccionarán y mantendrán los expedientes personales y los prontuarios. El máximo jerarca de la institución dispondrá la forma y procedimiento para cumplir con esta obligación, y cada vez que el servidor se traslade a un puesto de otra dependencia, ordenará pasar a la respectiva Oficina de Recursos Humanos el expediente personal y su prontuario.

Es responsabilidad exclusiva del servidor apartar los documentos y atestados que permitan la actualización del expediente personal que lleva la respectiva oficina de Recursos Humanos, el cual será la base para los distintos trámites.