Artículo 2°- Definiciones. Para los efectos de este Reglamento, se entenderá por:

1. Autenticación de firma: Actuación realizada por el notario público para dar fe que la firma puesta sobre un documento es la que corresponde a la persona que se encuentra frente a él.
2. Declaración jurada: Manifestación escrita cuya veracidad es asegurada mediante un juramento ante el Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, funcionario consular o notario público. Esto hace que el contenido de la declaración sea tomado como cierto, hasta que se demuestre lo contrario. Los notarios deben actuar de manera imparcial y objetiva en relación con todas las personas que intervengan en los actos o contratos otorgados en su presencia, no podrán rendir declaración jurada o autenticación de firma para sí mismo, ni para familiar hasta primer grado por consanguinidad y afinidad.

Cuando el funcionario público solicitante se encuentre en el Exterior, y ejerza labores consulares y sea el único que pueda realizar dichas actuaciones, la declaración jurada deberá rendirse en documento privado.

Para efectos del presente Reglamento, toda declaración jurada será rendida ante notario público o ante un funcionario consular, cuando el solicitante se encuentre en el exterior.

3. Departamento de Pasaportes: Dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto encargada de otorgar, confeccionar, renovar, visar, destruir, registrar, custodiar y entregar los Pasaportes Diplomáticos y los Pasaportes de Servicio.
4. Diputados de la Asamblea Legislativa. Los que se encuentren ejerciendo dicho cargo de mandato popular a la fecha de otorgarse o renovarse el pasaporte que corresponda.
5. Ex Presidentes de la República: todas aquellas personas que hayan ocupado el cargo de Presidente de la República, exceptuando a las personas que fueron vicepresidentes y que asumieron el cargo de Presidente de la República en forma interina.
6. Familiares de los beneficiarios. Se entenderá por familiares de los beneficiarios del derecho a portar pasaporte diplomático y pasaporte de servicio en las circunstancias dichas, exclusivamente a:

f.1. El o la cónyuge.

F.2. El o la conviviente en unión de hecho, cuando esta relación sea pública, notoria, única y estable por más de tres años.

f.3. Los hijos e hijas con discapacidad temporal o permanente. Si la condición de discapacidad es permanente el otorgamiento del pasaporte será sin límite de edad y demostrada una única vez, sin embargo, el derecho de portar pasaporte diplomático o pasaporte de servicio está condicionado a la permanencia del beneficiario en el cargo.

f.4. Los hijos e hijas del funcionario menores de edad, los menores de edad bajo su custodia legal, los mayores de dieciocho años y menores de veinticinco años que se encuentren estudiando o en situación de dependencia del funcionario. Dentro del concepto de grupo familiar del funcionario, también deberán contemplarse los hijos e hijas solteros y dependientes no comunes de cada uno de los cónyuges o convivientes de hecho, cuando sean menores de edad, menores de edad bajo su custodia legal, o mayores de dieciocho años y menores de veinticinco años que se encuentren estudiando o en situación de dependencia del cónyuge o conviviente de hecho del funcionario.

En el caso de los hijos no comunes de cada uno de los cónyuges o convivientes de hecho, se comprobará mediante declaración jurada, señalando que forman parte del núcleo familiar de estos, por encontrarse vinculados por unión matrimonial o unión de hecho estable, por convivir bajo el mismo techo e integrar una unidad social primaria y en relación de dependencia, de conformidad con el principio del interés superior del menor, cuando resulte aplicable.

f.5. Los progenitores: el padre o la madre del funcionario diplomático, o de su cónyuge o conviviente en unión de hecho, que residan con el titular durante el período de su misión en el exterior.

f.6.Los adultos mayores dependientes del funcionario o de su cónyuge o conviviente en unión de hecho, que residan con el titular durante el período de su misión en el exterior. La dependencia podrá ser física, económica, de cuido o de otra índole que genere responsabilidad del funcionario respecto al bienestar del adulto mayor.

f.7. Las salidas del país de las personas menores de edad, deberán ser autorizadas por quienes ejerzan la representación legal, en ejercicio de la autoridad parental; según sea el caso, por patria potestad, por resolución judicial o administrativa, para lo cual deberán apersonarse ante el Departamento de Pasaportes, funcionario consular o notario público, a rendir declaración jurada, en la que se manifieste expresamente el consentimiento.

En caso de conflicto entre quienes ejerzan la representación legal del menor, sobre el otorgamiento del permiso de salida del país, solamente el juez competente en materia de familia podrá dictar tal autorización, tal y como lo establece el artículo 16 del Código de la Niñez y la Adolescencia.

Únicamente en casos de urgencia o calificados, como la ausencia de uno de los padres o imposibilidad material y objetiva de consentir, el Patronato Nacional de la Infancia podrá emitir los permisos de salida de los menores de edad, de conformidad con el citado artículo 16 del Código de la Niñez y la Adolescencia.

7. Funcionarios con rango de Ministro: Aquellos nombrados por el Poder Ejecutivo conforme a los artículos 141 y 146 de la Constitución Política.

h. Funcionario del Servicio Exterior: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1, inciso 13, de la Ley N° 7411, se entenderá por funcionarios remunerados del servicio diplomático costarricense en el exterior a:

h.1. Los funcionarios de la carrera del Servicio Exterior, que se encuentren en ejercicio de sus funciones fuera de Costa Rica, sin discriminación de si se desempeñan en el Servicio Diplomático o Consular, o bien, aquellos que ejerzan sus funciones en el Servicio Interno de la Cancillería, cuando viajen en funciones propias de su cargo. Así mismo, dentro de este grupo se encontrarán los aspirantes a su ingreso cuando desempeñen sus funciones fuera de Costa Rica.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42871 del 22 de febrero del 2021)

h.2. Los funcionarios designados por el Poder Ejecutivo, con rango diplomático, conforme a la Ley N° 7411, Ley de Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y de Servicio."

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42871 del 22 de febrero del 2021)

h.3. Los funcionarios designados por el Poder Ejecutivo, con rango diplomático, conforme a la Ley N° 7411, Ley de Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y de Servicio.

i. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia y del Tribunal Supremo de Elecciones: Únicamente a los propietarios en ejercicio de su función.

j. Misión especial: Toda aquella misión temporal conformada por una o varias personas, con carácter representativo del Estado, enviada por este ante otro Estado u organismos internacionales, con el consentimiento y acreditación del Estado Receptor, para tratar con él asuntos concretos o realizar ante él un cometido determinado, conforme con la definición consuetudinaria que recoge la Convención de Nueva York sobre las Misiones Especiales del 8 de diciembre de 1969.

k. Misión oficial: Aquella misión conformada por una o varias personas y que bajo designación del Poder Ejecutivo o del jerarca de la Institución, previa autorización del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, viajan en ejercicio de sus funciones o de su cargo, representando al país en forma temporal y con una tarea predeterminada, sin que se requiera el reconocimiento del Estado receptor y sin la representatividad diplomática propiamente dicha, sino la oficiosa.

l. Obispos y Arzobispos de la Iglesia Católica: Los servidores religiosos que ostenten dicho rango dentro de la jerarquía de la Iglesia Católica, ya sea de forma regular o emérita.

m. Pasaporte de Servicio: Documento migratorio, que indica que su poseedor es un funcionario de la Administración Pública o Municipal que viaja en razón de su cargo en una misión oficial. Su finalidad es facilitar el tránsito y las relaciones con las autoridades migratorias internacionales; así como, obtener de los gobiernos de otros Estados el trato correspondiente. También se otorga este pasaporte al personal del servicio doméstico de los funcionarios diplomáticos y consulares en el exterior.

m. Pasaporte digital: Documento de viaje emitido mediante mecanismos automatizados que permiten la lectura mecánica a través del sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

o. Pasaporte diplomático: Documento migratorio que el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, otorga a sus representantes diplomáticos, consulares y a los sujetos legitimados; con el propósito de procurarle facilidad en el tránsito y la relación con las autoridades migratorias, identificándolo como un sujeto con representación especial de la nación, durante el plazo de la misión o del cargo oficial en el que ha sido nombrado. Portar dicho pasaporte no le otorga a la persona que lo porta los beneficios de la función diplomática por sí solo.

Dentro del territorio nacional el pasaporte diplomático y pasaporte de servicio no pueden ser usados para ningún tipo de privilegio, salvo la facilidad migratoria.

p. Pasaporte electrónico: Documento de viaje que integra un chip de radiofrecuencia y una antena, donde se guardan los datos personales y biométricos de su portador autorizado.

q. Presidente Ejecutivo de las Instituciones Descentralizadas del Estado: Aquellos que ocupen dicho cargo en las instituciones de naturaleza descentralizada. En las descentralizadas que no exista el cargo de Presidente Ejecutivo, debe entenderse que será beneficiario quien ostente el más alto rango jerárquico. Si se tratare de un Órgano Colegiado, solo el presidente del mismo tendrá derecho al pasaporte diplomático.

Artículo 3°- Autoridades involucradas en su aplicación. El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto -Departamento de Pasaportes- tiene la potestad legal de emitir los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio conforme a la Ley N° 7411, el presente Reglamento y los criterios legales aplicables y vigentes.

Las autoridades migratorias están imperiosamente compelidas a colaborar con el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto en el control del uso de los mismos pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio, no permitiendo que en las fronteras y puestos de migración se utilicen indebidamente, debiendo acatar las directrices que al efecto emanen del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y de la Dirección General de Migración y Extranjería (DGME).

Artículo 4°- Atribuciones legales. Corresponde al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (MREC), el trámite para otorgar, renovar, custodiar, visar, anular y destruir los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio, así como la regulación y aplicación de los procedimientos y otros aspectos e instrumentos necesarios para esos fines.

El uso del pasaporte y de la información contenida en él, queda condicionada a la emisión del acuerdo respectivo, al cumplimiento de la totalidad de los requisitos que establece este reglamento y al otorgamiento o validación del mismo.

Artículo 5°- Información. La Dirección General de Servicio Exterior (DGSE) deberá remitir un informe trimestral al Departamento de Pasaportes con el detalle de los nombramientos, ceses o traslados de las personas nombradas en el exterior. Asimismo, el Departamento de Pasaportes deberá remitir la información que requiera la DGSE para los trámites internos de las personas nombradas en el exterior.

Artículo 6°- Otros reportes. El Departamento de Pasaportes deberá informar mensualmente a la Dirección General de Migración y Extranjería el detalle de los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio otorgados, anulados, vencidos y reportados como extraviados, hurtados o robados.

Están obligadas todas las oficinas de Recursos Humanos de las instituciones que mantengan información sobre los ceses o cambios de nombramientos de los sujetos legitimados de acuerdo con la Ley N° 7411, a informar al Departamento de Pasaportes en el plazo máximo de 15 días hábiles de dicho movimiento.

CAPITULO II

Requisitos para el otorgamiento, uso y control de pasaportes diplomáticos y

pasaportes de servicio

Artículo 7°- Solicitud de pasaporte diplomático. Requisitos. Para solicitar un pasaporte diplomático la persona interesada deberá presentar ante el Departamento de Pasaportes los siguientes requisitos:

7.1 Requisitos generales:

a. Original del formulario de solicitud, disponible en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, debidamente lleno.

b. Cédula de identidad o, para el caso de extranjeros, documento de identificación válido en territorio costarricense vigente y en buen estado. Si el trámite lo presenta una tercera persona ante el Departamento de Pasaportes, se debe aportar copia nítida y legible de la cédula de identidad o, para el caso de extranjeros, documento de identificación válido en territorio costarricense del interesado.

c. Copia del acuerdo de viaje o nombramiento firmado por el jerarca de la institución o en ausencia de este, por quien lo sustituya. No se aceptará el sello de "original firmado por" ni el uso de fax.

d. Pago por concepto de timbres fiscales, según el artículo 273, inciso 15 de! Código Fiscal.

7.2 Requisitos específicos:

a. Copia de todos los folios del pasaporte vigente del país de origen, nítida y legible, esto en caso de personas extranjeras que requieran pasaporte y el documento original para su confrontación.

b. Original del certificado de matrimonio emitido por el Registro Civil costarricense.

c. En caso de parejas en convivencia o unión de hecho, los convivientes deberán aportar declaración jurada, en la cual se establezca de que se trata de una relación estable, bajo un mismo techo, pública y notoria, exclusiva, y al momento de gozar el beneficio, libertad de estado de ambos o una constancia de encontrarse incluido en el Registro de Parejas en Convivencia de la Caja, conforme la disposición transitoria aprobado por la Junta Directiva en el artículo 36° de la sesión N° 8744, celebrada el 9 de octubre del 2014.

Adicionalmente aportar los siguientes documentos:

c.1. Certificación original de estado civil del funcionario y de su compañera (o) para acreditar la libertad de estado.

d. Certificado de nacimiento emitido por el Registro Civil costarricense, esto en caso de hijos e hijas de las personas mencionadas en los artículos 1 y 2 inciso 1 de la Ley N° 7411, según sea el caso.

e. Certificado del estado civil emitido por el Registro Civil costarricense, dicho documento lo deben presentar los hijos e hijas mayores de edad de las personas mencionadas en los artículos 1 y 2 inciso 1 de la Ley N° 7411.

f. Escrito de autorización para expedir el pasaporte a la persona menor de edad, suscrito por quien ejerza la representación legal, patria potestad o quien haya sido designado por medio de una resolución judicial o administrativa

En caso de que el representante legal del menor sea un tutor, su nombramiento deberá encontrarse vigente y declarado judicialmente, para lo cual deberá aportarse una copia certificada de la resolución judicial extendida por el Despacho respectivo.

g. Declaración jurada mediante la cual se manifieste la dependencia, de conformidad con el artículo 2, inciso f., subincisos 0, f.4, f.5, y f.6 del presente reglamento, documento que lo deberán presentar: a) los hijos e hijas mayores de edad, siempre que no sean mayores de 25 años cumplidos; b) los hijos e hijas mayores de edad que presenten alguna discapacidad que les impida atender sus propios intereses; c) el padre o la madre del titular diplomático, que los acompañen o residan con el titular durante el período de su misión en el exterior; y d) los adultos mayores dependientes del funcionario, de su cónyuge o conviviente en unión de hecho que residan con el beneficiario durante el período de su misión en el exterior.

h. Aportar certificado de discapacidad extendido mediante el Servicio de Certificación de la Discapacidad (SECDIS), del Consejo Nacional de las Personas con Discapacidad (CONAPDIS) y con máximo 30 días naturales de expedido, esto aplica en el caso de los dependientes por discapacidad (padres, madres, hijos e hijas mayores de edad y personas adultas mayores). En caso de discapacidad permanente, su demostración se acreditará una sola vez.

i. Devolución del pasaporte agotado o vencido, cuando corresponda, al Departamento de Pasaportes, para la expedición de uno nuevo y su respectiva custodia.

Sin embargo, por razones excepcionales el Viceministro Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto podrá dispensar temporalmente de este requisito, mediante justificación por escrito.

j. Para funcionarios de Organismos Internacionales con domicilio laboral en el exterior, aportar copia del Convenio Internacional y copia del contrato de servicios o una certificación de la Oficina de Recursos Humanos del Organismo Internacional, donde deberá constar la vigencia y rige de la relación laboral.

k. (Eliminado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 42871 del 22 de febrero del 2021)

l. En caso de extravío, robo o hurto del pasaporte, deberá aportarse copia simple de la denuncia ante el Ministerio Público, en la cual se indique el número de pasaporte, el nombre y número de cédula de la persona titular.

m. Manifestación expresa mediante declaración jurada en la que indique no ser deudor alimentario.

n. El escrito de autorización mencionado en el inciso "f' y las declaraciones juradas mencionadas en los incisos "g" y "m", podrán realizarse concurriendo al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, funcionario consular, o notario público.

El titular debe presentar la totalidad de requisitos con un tiempo mínimo de diez días hábiles y un máximo de treinta días hábiles, antes de realizar el viaje. No obstante, el Departamento de Pasaportes del MREC debe resolver las solicitudes en diez días hábiles.

Artículo 8°- Solicitud de pasaporte de servicio. Requisitos. Para solicitar un pasaporte  e servicio, el interesado debe presentar ante el Departamento de Pasaportes lo siguiente:

8.1 Requisitos generales:

a. Aportar los requisitos establecidos en el punto 7 .1 del artículo anterior, sub incisos "a", "b", "c" y "d", del presente Reglamento.

b. Nota de solicitud se requerirá sólo en el caso de los servidores domésticos contemplados en el artículo 2 de la Ley No. 7411.

8.2 Requisitos específicos:

a. Aportar los requisitos establecidos en el punto 7.2 del artículo anterior, subincisos "a", "b", "c", "c. l ", .. d .. , "e ", "f' , "g ", "h", "i" , "j", "l" , "m" y " n " del presente Reglamento.

b. Para funcionarios de la Administración Central, original de la autorización otorgada por parte del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN). Para obtener dicha autorización, los interesados deberán aportar, debidamente lleno, el formulario que para tales efectos proporciona MIDEPLAN de forma impresa o digital.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42594 del 19 de agosto del 2020)

c. Copia del contrato de trabajo, cuando se trate de servidores domésticos, que no posean parentesco por consanguinidad o afinidad de primer grado con el beneficiario o funcionario empleador, junto con los comprobantes, a la fecha de solicitud del pasaporte, mediante los cuales se demuestre que el empleador ha incluido al Servidor Doméstico en el régimen de la Caja Costarricense de Seguro Social y que el patrono se encuentra al día con sus obligaciones obrero-patronales. Esto en el caso de los servidores domésticos contemplados en el artículo 2 de la Ley Nº 7 411.

Las declaraciones juradas se podrán realizar según lo dispuesto en el artículo 2, inciso b, del presente Reglamento.

El titular debe presentar la totalidad de requisitos con un tiempo mínimo de diez días hábiles y un máximo de treinta días hábiles, antes de realizar el viaje. No obstante, el Departamento de Pasaportes del MREC debe resolver las solicitudes en diez días hábiles.

Artículo 9°- Solicitud de permiso de salida del país en un pasaporte diplomático.

Requisitos.

Para solicitar un permiso de salida del país en un pasaporte diplomático, el interesado debe presentar ante el Departamento de Pasaportes lo siguiente:

9.1 Requisitos generales:

a. Aportar los requisitos establecidos en el artículo 7, apartado 7 .1, específicamente en los incisos "b", "c" y "d", del presente Reglamento.

La nota de solicitud se requerirá sólo para los beneficiarios que se encuentren laborando en el exterior, para sus dependientes y servidores domésticos.

9.2 Requisitos específicos:

a. Aportar los requisitos establecidos en el punto 7 .2, incisos "b", "c", "c.l ", "e" y "g" del presente Reglamento. La declaración jurada mencionada en el inciso "g", podrá realizarse concurriendo al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

El titular debe presentar la totalidad de requisitos con un tiempo mínimo de diez días hábiles y un máximo de treinta días hábiles, antes de realizar el viaje. No obstante, el Departamento de Pasaportes del MREC debe resolver las solicitudes en diez días hábiles.

Artículo 10°- Solicitud de permiso de salida del país en un pasaporte de servicio.

Requisitos.

Para solicitar un permiso de salida del país en pasaporte de servicio, el interesado debe presentar ante el Departamento de Pasaportes lo siguiente:

10.1 Requisitos generales:

a. Aportar el requisito establecido en el punto 7.1 del artículo 7, inciso "c", del presente Reglamento.

10.2 Requisitos específicos:

a. Aportar los requisitos establecidos en el punto 7.2 del artículo 7, incisos "b", "c", 44c.151, "e" y "g", del presente Reglamento. La declaración jurada mencionada en el inciso "g", podrá realizarse concurriendo al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

b. Los funcionarios de la Administración Central, autorización original por parte del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN). Para obtener dicha autorización, los interesados deberán aportar, debidamente lleno, el formulario que para tales efectos proporciona MIDEPLAN de forma impresa o digital.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42594 del 19 de agosto del 2020)

El titular debe presentar la totalidad de requisitos con un tiempo mínimo de tres días hábiles y un máximo de treinta días hábiles, antes de realizar el viaje. El Departamento de Pasaportes del MREC debe resolver las solicitudes en un máximo de diez días hábiles.

Artículo 11°- Visas de tránsito o ingreso o permanencia a otros Estados. El Departamento de Pasaportes podrá interceder ante un determinado Estado, a fin de que se otorgue visa de tránsito, ingreso o permanencia a las personas que porten un pasaporte diplomático o pasaporte de servicio; no obstante, el interesado deberá presentar una nota de solicitud motivada, en original y firmada por el jerarca de la institución a la cual representará en el exterior. Dicho documento debe indicar lo siguiente:

a.     El nombre completo y número de cédula, o para el caso de extranjeros, documento de identificación válido en territorio costarricense, de la persona que realizará el viaje.

b.    El nombre del país, ciudad e institución que se visitará.

c.     El nombre de la actividad a la cual se va a asistir.

d.    El periodo que va a permanecer en el exterior, detallando la fecha de ingreso y salida del país.

e.     El nombre del organismo u organización que organiza la actividad

Artículo 12°- Uso de la información, presentación y contenido de los documentos.

a.     En todos los casos, la documentación de respaldo de la solicitud debe estar completa, ordenada y en buen estado de conservación y limpieza, de manera que permita corroborar la identidad y condiciones necesarias para la asignación del pasaporte diplomático, pasaporte de servicio o permiso de salida de! país. De igual manera se debe señalar un correo electrónico para recibir notificaciones por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto; en caso contrario, se procederá a su rechazo. No obstante, el interesado podrá presentar nuevamente la solicitud, siempre y cuando lo haga de forma íntegra e incluya la totalidad de la información requerida.

b.    Las solicitudes de pasaportes y de permisos de salida, deben ser presentadas directamente ante el Departamento de Pasaportes, ya sea por la persona interesada o por una persona de su confianza. No debiendo ser la presentación de documentos una gestión estrictamente personal.

c.     Todo documento dirigido al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Departamento de Pasaportes, debe presentarse en original.

d.    Toda certificación, constancia, dictamen médico, declaración jurada y denuncia judicial, se debe presentar en original

e.     Las declaraciones juradas deberán ser ante Notario Público, funcionario consular o bien rendidas ante el Departamento de Pasaportes de! Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

f.      Se debe presentar el monto exacto en timbres fiscales y en perfecto estado. En el caso de aportar un comprobante bancario, debe ser el original.

g.    Las notas de solicitud deben ser suscritas por la máxima autoridad administrativa de la institución e incluir el nombre completo y número de cedula o pasaporte de la persona que viaja, según corresponda. Adicionalmente, deberá incluirse vigencia del cargo o fecha del viaje y el número de acuerdo.

h.    No se aceptará el sello de "original firmado por".

i.      Los documentos expedidos por el Registro Civil costarricense, únicamente la certificación de estado civil de la persona debe tener como máximo 30 días naturales de emisión. Se solicitarán en aquellos casos que no sea posible acceder al sistema del Registro Civil.

j.      Recibida conforme la solicitud de pasaporte, el Departamento de Pasaportes incorporará los datos necesarios en el Sistema de Información respectivo, aprobará formalmente la solicitud y posteriormente coordinará una cita para la comparecencia personal del requirente, con el fin de registrar sus datos biométricos, que corresponden a fotografía tipo pasaporte, firma y huella dactilar, en presencia de la autoridad expedidora.

Si el interesado se encuentra en el exterior, deberá realizar lo indicado anteriormente en presencia de un funcionario consular, quien a su vez remitirá formalmente los datos recopilados al Departamento de Pasaportes. No obstante, si los datos biométricos no cumplen con las características necesarias, el Departamento de Pasaportes solicitará las correcciones necesarias, en el plazo de l0 días hábiles y en caso de no ser atendido el requerimiento de corrección, denegará la solicitud.

k.     Una vez recibida la denuncia interpuesta ante el Ministerio Público, con respecto a la

pérdida, robo o hurto de un pasaporte, el Departamento de Pasaportes deberá notificarlo a la autoridad competente a fin de procurar la activación de alarmas internacionales que impidan el uso inadecuado del pasaporte.

l.      De ser necesario y para gestiones propias del interesado, los documentos entregados por el solicitante podrán ser utilizados por cualquier dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto; sin embargo, la información recolectada tendrá carácter confidencia!, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales.

Artículo 13°- Legitimación para plantear la solicitud de pasaportes. Los pasaportes diplomáticos serán expedidos a petición del máximo jerarca, o a quien este delegue, en cuyo caso deberá informarlo al Departamento de Pasaportes, o bien podrá requerirlo directamente el interesado cuando le corresponda el otorgamiento en forma vitalicia. Los pasaportes de servicio serán expedidos a petición del Ministro, Viceministro o Presidente Ejecutivo de la institución correspondiente. Cuando se trate de la Administración centralizada, la solicitud deberá acompañarse con una autorización para el viaje, expedida por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, la cual podrá ser extendida de forma impresa o digital. Para obtener dicha autorización, los interesados deberán aportar, debidamente lleno, el formulario que para tales efectos proporciona MIDEPLAN de forma impresa o digital.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42594 del 19 de agosto del 2020)

Artículo 14°- Autoridad competente. Todo trámite de expedición de pasaporte diplomático y pasaporte de servicio deberá efectuarse en el Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con el artículo 3 de la Ley N°7411.

Los pasaportes serán firmados por la Jefatura del Departamento de Pasaportes o quien lo sustituya durante su ausencia; o bien por el máximo jerarca del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto o por el funcionario que él autorice mediante documento escrito dirigido al Departamento de Pasaportes, previo a la firma del documento de viaje.

Artículo 15°- Procedimiento en caso de misión especial. El procedimiento para la emisión del pasaporte diplomático para la figura de misión especial consiste en:

a.     Solicitud formal y motivada dirigida al Ministro de Relaciones Exteriores y Culto, por parte del Ministro del ramo respectivo o la máxima autoridad del ente estatal interesado, solicitando de manera expresa el reconocimiento de "Misión Especial" al o los funcionarios, de conformidad con este Reglamento, lo cual deberá quedar consignado en los considerandos del acuerdo respectivo.

b.    Recibida la solicitud, el Ministro de Relaciones Exteriores y Culto autorizará, mediante el respectivo acuerdo, a los funcionarios que conformarán la Misión Especial, que viajarán en calidad de "Embajadores en Misión Especial" y se les otorgará pasaporte diplomático.

Artículo 16°- Comunicación del Poder Ejecutivo. El Poder Ejecutivo deberá comunicar a las autoridades migratorias y al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, los cambios de titular de los puestos a que se refiere la Ley N° 7411, a fin de controlar el uso de los citados documentos.

Artículo 17°- Privacidad de la información. Toda la información que sea brindada y que contenga datos sensibles, estará resguardada bajo el deber de confidencialidad señalado en el artículo 3° de la Ley Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley N° 8968.

La divulgación de estos datos sensibles podrá acarrear responsabilidad disciplinaria, civil o penal, según corresponda, para aquellas personas funcionarias públicas que resguarden dicha información, sea su tratamiento automatizado o manual. Igualmente, cuando corresponda, podrá darse traslado al Ministerio Público en caso de que dicha actuación pueda configurar delito.

CAPITULO III

Titulares del derecho a pasaporte diplomático y pasaporte de servicio

Artículo 18°- Otorgamiento de pasaportes diplomáticos y pasaporte de servicio. El Departamento de Pasaportes Diplomáticos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, otorgará pasaporte diplomático y pasaportes de servicio, conforme a la Ley Reguladora del Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y/o de Servicio, N° 7411 del 25 de mayo de 1994 y el presente reglamento.

A los funcionarios adscritos a la Embajada con rango diplomático, les corresponderá los privilegios del rango diplomático que ostente, conforme lo establecido en la Ley, por lo que un funcionario remunerado del Servicio Diplomático Costarricense en el exterior, le corresponde "pasaporte diplomático".

Artículo 19°- Uso de los pasaportes diplomáticos y pasaportes de servicio. Los pasaportes diplomáticos y pasaportes de servicio, serán utilizados por los usuarios en razón de su cargo o de su vínculo familiar con el beneficiario, y será estrictamente para facilitar los movimientos migratorios derivados del cargo, condición o misión o según corresponda, sin que puedan ser utilizados para fines comerciales o de cualquier otra naturaleza ajena al uso oficial o que lo desvirtúen.

El uso del pasaporte diplomático debe siempre apegarse a la finalidad para la que fue expedido, independientemente de si el viaje es en misión oficial o especial, por lo que cualquier desviación de esta finalidad se reputará como uso indebido del pasaporte diplomático y deberá iniciarse el procedimiento administrativo ordinario respectivo con el fin de determinar la verdad real de los hechos y establecer las responsabilidades que pudieran surgir.

Artículo 20°- Calidad de titular. El funcionario solicitante, deberá acreditar la calidad de beneficiario del pasaporte diplomático y pasaporte de servicio ante el Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto en los términos de la Ley N° 7411, el presente reglamento y las disposiciones administrativas que al efecto se dicten.

Artículo 21°- Tipo de pasaporte según el cargo. Previo cumplimiento de los requisitos estipulados en la Ley N° 7411, y el presente reglamento, se otorgarán los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio, conforme lo siguiente:

21.1. Corresponderán los pasaportes diplomáticos:

a. A los funcionarios de carrera en el Servicio Exterior y demás señalados en el artículo 2, inciso h), acápite h.1) de este reglamento, se les confeccionará el pasaporte en su calidad de "Diplomático", consignándose el cargo como "Funcionario Diplomático", independientemente que se desempeñen en el Servicio Diplomático o en el Servicio Consular. A los Embajadores y a los funcionarios del Servicio Consular se les confeccionará el cargo como "Embajador", "Cónsul General", "Cónsul" o "Vicecónsul", según corresponda.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42871 del 22 de febrero del 2021)

b. A los funcionarios nombrados de conformidad con el artículo 147, inciso 3), de la Constitución Política en calidad de representantes diplomáticos, sean o no de Carrera, se les confeccionará el pasaporte en calidad de "Diplomático", y se les consignará el cargo según corresponda.

c. A los funcionarios diplomáticos de carrera en el Servicio Interno que viajen en Misión Oficial se les confeccionará el pasaporte en calidad de "Diplomático", consignándose en el cargo como "Funcionario Diplomático".

d. A los funcionarios nombrados de conformidad con el artículo 52 al 55 del Estatuto de Servicio Exterior de la República, Ley N° 3530 del 5 de agosto de 1965 como funcionarios del Servicio Exterior, se les confeccionará el pasaporte en calidad de "Funcionario de Oficina Diplomática o Consular", según corresponda.

e. A los funcionarios nombrados al amparo del Convenio de Cooperación Interinstitucional vigente entre el MREC y la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER), se les otorgará Pasaporte Diplomático y se les consignará el cargo como Dip1omático".

f. Se otorgará pasaporte diplomático a los costarricenses que desempeñen cargos en el exterior, de manera temporal o permanente y en razón del convenio internacional que les aplica, siempre que conste en la solicitud copia del convenio y la fecha y número de la Gaceta en que fue publicada la ratificación del convenio invocado.

21.2. Corresponderán los pasaportes de servicio:

a. A los alcaldes, sus suplentes, regidores del Concejo Municipal y sus suplentes, cuando realicen viajes en funciones propias de su cargo.

b. Se otorgará pasaporte de servicio a los funcionarios que se encuentren en periodo de prueba para ingresar a la Carrera Diplomática, así como los nombrados en Comisión, en ambos supuestos, procederá el otorgamiento de este documento de viaje cuando ejerzan sus funciones en el Servicio Interno.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42871 del 22 de febrero del 2021)

c. A los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, nombrados en el Régimen de Servicio Civil, se les confeccionará el pasaporte de servicio en calidad de "Funcionarios del MREC".

No se otorgará pasaporte diplomático ni pasaporte de servicio a los funcionarios de las sociedades anónimas del Estado, síndicos o cualquier persona no incluida en la lista taxativa de los artículos 1 y 2 de la Ley N° 7411.

Artículo 22°- Pasaportes digitales o electrónicos. Los pasaportes serán confeccionados por el Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, con las medidas de seguridad necesarias, la nitidez que amerita el documento y con la siguiente leyenda obligatoria: "( ... ) Este pasaporte no le concede a su titular ningún privilegio discriminatorio de carácter fiscal al ingresar al país ( ... ) ".

La leyenda de "no recoger" que se usa en los pasaportes la utilizará la Jefatura del Departamento de Pasaportes o quien lo sustituya en ausencia de la misma, de conformidad con los preceptos que la Ley N° 7411 y este reglamento le imponen y bajo su responsabilidad.

Artículo 23°- Características del pasaporte y la visa. Los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio y los permisos de salida del país (visa), tendrán las características que se indiquen en el documento denominado "caracterizaciones del producto" elaborado por el Departamento de Pasaportes para cada uno de ellos, el cual estará disponible en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Artículo 24°- Nota verbal. Si el funcionario o servidor público de los contemplados en los artículos 1 y 2 de la Ley N° 7411, requiera de una nota verbal para que se interceda ante otro Estado, deberá presentar solicitud escrita y motivada ante el Departamento de Pasaportes, instancia que valorará su procedencia, verificando si existe nombramiento en el exterior, acuerdo de viaje al país al cual se dirige la nota verbal, o si se encontrará de tránsito por este; a partir del acuerdo de viaje y durante la vigencia de este. En caso de que no reúna alguno de estos requisitos, se rechazará la solicitud.

Artículo 25°- Entrega del pasaporte. La entrega del pasaporte diplomático y pasaporte de servicio, por parte del Departamento de Pasaportes, se hará al titular, quien podrá autorizar a un tercero en documento original para su retiro. El autorizado deberá identificarse con su cédula de identidad en el caso de los costarricenses y con cédula de residencia o pasaporte vigente de su país de origen en tratándose de extranjeros, firmando la razón de recibido, lo cual se hará constar en el expediente respectivo.

En el caso de personas menores de edad o personas mayores de edad que presenten alguna condición especial física, mental o sensorial, será retirado por alguna de las personas que ejerzan la representación legal o por la persona a quien ellos autoricen.

Si el pasaporte, visa o nota verbal no fuere retirada por el interesado en un plazo superior a 15 días hábiles posteriores a la fecha de entrega del pasaporte, se informará a la autoridad solicitante de la gestión, a fin de que se establezcan las responsabilidades correspondientes de acuerdo con el régimen disciplinario de la institución.

Artículo 26°- Retención y devolución de pasaportes.

Los pasaportes de servicio contemplados en el artículo 2, incisos 2, 3 y 4 de la Ley N º 7411 serán retirados por las autoridades migratorias costarricenses al ingreso al país.

Los Pasaportes Diplomáticos no serán retirados por las autoridades migratorias costarricenses al ingreso al país, no obstante, deben ser devueltos al Departamento de Pasaportes una vez terminado el cargo o realizado el viaje en el exterior, con el fin de mantener los expedientes actualizados y realizar las validaciones en tiempo y forma.

CAPITULO IV

Devolución, cancelación y anulación de los pasaportes

Artículo 27°- Obligación de devolución. Cuando un funcionario o servidor público de los contemplados en los artículos 1 y 2 de la Ley Nº 7 411 deje el cargo, temporal o definitivamente, deberá devolver el pasaporte junto con los de sus familiares, al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, a más tardar treinta días hábiles después del cese efectivo de su función o misión en el exterior.

En caso de permiso sin goce de salario, deberá hacer la devolución del pasaporte en forma inmediata al Departamento de Pasaportes.

Si el funcionario se encuentra en el exterior durante la vigencia del permiso, deberá entregarlo en forma inmediata a la máxima autoridad de la representación diplomática en la que se encuentre destacado, debiendo comunicar mediante correo electrónico el recibido al Departamento de Pasaportes. Si el funcionario se mantiene en el exterior durante la vigencia del permiso, la máxima autoridad de la representación diplomática deberá custodiar el pasaporte hasta que el Departamento de Pasaportes autorice nuevamente su uso. En caso de que el funcionario regrese a Costa Rica, la máxima autoridad de la representación diplomática deberá devolverlo al Departamento de Pasaportes, instancia que estará a cargo de su custodia.

Con ocasión de cambio de Gobierno, el Departamento de Pasaportes solicitará la devolución del pasaporte diplomático a los funcionarios y sus dependientes, en caso de que corresponda, dentro del plazo establecido en el presente reglamento para ello.

Artículo 28°- Procedimiento en caso de incumplimiento. En caso de incumplimiento por el funcionario o dependiente de éste con su consentimiento, de los plazos anteriores o cualquier otra obligación que le imponga el presente reglamento, constituirá una falta de servicio, cuya gravedad se valorará en el procedimiento correspondiente.

Artículo 29°- Cancelación del pasaporte. El Departamento de Pasaportes procederá a cancelar el pasaporte diplomático y pasaporte de servicio a aquellas personas a las que se les haya dictado sentencia condenatoria por causa penal. Se exigirá la devolución cuando sus titulares hicieren uso indebido de los mismos; procediendo, según sea el caso, a la cancelación de tales documentos.

Los pasaportes diplomáticos y pasaportes de servicio no deben ser objeto de modificaciones de ningún tipo, excepto por la autoridad que los otorga. En caso de incumplimiento de esta disposición, el pasaporte quedará nulo.

Artículo 30°- Deterioro del pasaporte. A fin de solicitar la reposición por deterioro del documento, se deberá sin excepción, entregar el mismo al Departamento de Pasaportes para su anulación y expedición de uno nuevo.

Artículo 31°- Pasaporte agotado o vencido. Al completarse las hojas del, pasaporte activo o al vencerse el pasaporte, el funcionario podrá optar por la confección de uno nuevo, si así corresponde, entregando sin excepción el pasaporte a sustituir para su anulación y custodia.

La jefatura del Departamento de Pasaportes o quien lo sustituya en su ausencia, no podrá confeccionar el pasaporte nuevo si no se ha cumplido con la entrega y anulación del pasaporte agotado. Sin embargo, mediante solicitud escrita y motivada del interesado se le podrá devolver, el pasaporte anulado, debiendo indicar al Departamento de Pasaportes la fecha de devolución definitiva.

En caso de que el funcionario o servidor público no cuente con acuerdo de viaje, haya sido cesado o se encuentre con un permiso sin goce de salario, no podrá solicitar la devolución del pasaporte para hacer uso del visado que conste en el mismo, puesto que éste es otorgado únicamente en razón de sus funciones.

CAPITULO Y

De la pérdida y reposición de los pasaportes

Artículo 32°- Comunicación a la autoridad policial correspondiente. El titular de un pasaporte diplomático o pasaporte de servicio o sus representantes en caso de menores y otros dependientes, deberá acudir ante el Ministerio Público, para reportar el extravío, robo o hurto del pasaporte, cuyo reporte deberá adjuntar a su solicitud de reposición.

Artículo 33°- Deber del titular del pasaporte diplomático y pasaporte de servicio en caso de pérdida. En caso de pérdida por extravío, robo, hurto o destrucción de un pasaporte diplomático y pasaporte de servicio, el titular deberá comunicarlo por cualquier medio escrito al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto durante los primero ocho días hábiles, con el objeto de que se registre en el sistema de información la razón de su desaparición. Esta comunicación será requisito, junto con los demás requerimientos, para expedir al funcionario la reposición respectiva.

El Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto deberá comunicar a la Organización Internacional de Policía Criminal (iNTERPOL), a la Dirección de Migración y Extranjería y cualquier otra que estime pertinente, el extravío, robo o hurto de un pasaporte.

CAPITULO VI

De la vigencia del pasaporte y las visas

Artículo 34°- Vigencia. El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto -Departamento de Pasaportes- otorgará los pasaportes por el periodo de nombramiento de los beneficiarios y por un máximo de diez años, con las excepciones contempladas en la Ley N° 7411 y el presente reglamento.

Artículo 35°- Criterios para otorgar la vigencia. La vigencia del pasaporte se emitirá según los siguientes criterios:

1. El pasaporte, tendrá la vigencia del periodo de duración del cargo o la misión para la que fue otorgado, atendiendo lo establecido en el artículo anterior, no obstante cuando la culminación del nombramiento en el cargo que ostente el beneficiario al momento de otorgársele el pasaporte, no se encuentre definida en el acuerdo respectivo o en la norma aplicable, la vigencia máxima del pasaporte será de 5 años.
2. El pasaporte extendido a los ex presidentes de la República, las ex primeras damas, tienen carácter vitalicio, conforme a la ley que se reglamenta, se expedirá con una vigencia máxima de diez años, a cuyo término solicitará su reposición.

Igual regla se aplicará para la vigencia de los pasaportes acreditados a los Obispos y Arzobispos de la Iglesia Católica. El Departamento de Pasaportes solicitará cada dos años a la Conferencia Episcopal un comunicado formal con la lista de los titulares de los cargos eclesiásticos citados.

3. La vigencia del pasaporte diplomático para los funcionarios incorporados en la Carrera Diplomática estará sujeta a la permanencia del funcionario dentro de la carrera, sin embargo se les asignará la vigencia máxima de 10 años.
4. El pasaporte diplomático, tendrá una validez de seis meses adicionales a la fecha de culminación o cese efectivo de funciones, siempre y cuando no exceda el límite máximo de los 10 años; no obstante, se prohíbe el uso de dichos documentos de viaje una vez se dé el cese efectivo de funciones o haya culminado la misión en el exterior, en cuyo caso el titular debe hacer devolución inmediata del pasaporte al Departamento de Pasaportes del MREC.

La Administración Pública deberá llevar un control interno a fin de dar seguimiento a los nombramientos en el exterior con rige abierto, con el fin de que, al quedar sin efecto, esa circunstancia sea informada al Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, a efectos de que se realice el depósito de los pasaportes correspondientes. Cuando se requiera confeccionar un pasaporte nuevo, la jefatura del Departamento de Pasaportes o quien lo sustituya en su ausencia, deberá previamente anular el anterior, si fuere del caso.

Artículo 36°- Vigencia de los pasaportes emitidos en razón de una misión especial. La vigencia de los pasaportes diplomáticos para funcionarios que viajen en misión especial, podrá ser hasta de cinco años y deberán ser devueltos para su custodia, a! Departamento de Pasaportes al término de la misión. Se les otorgará una visa de salida por cada misión para la que se nombre, previa presentación de los requisitos señalados en este mismo cuerpo normativo.

Artículo 37°- Control de las visas. El control del otorgamiento de las visas en los pasaportes diplomáticos y pasaportes de servicio, en cuanto a sus plazos y vigencia, será responsabilidad del funcionario encargado del Departamento de Pasaportes, lo cual estará regulado en el procedimiento que emita el Departamento de Pasaportes.

CAPITULO VII

De la destrucción de los pasaportes diplomáticos y los pasaportes de servicio

Artículo 38°- Oficina encargada. El Departamento de Pasaportes se encargará del procedimiento de destrucción de los pasaportes que hayan sido anulados por vencimiento, deterioro, agotamiento, cese del titular o cualquier otra razón que inutilice el documento migratorio.

Artículo 39°- Procedimiento de destrucción de pasaportes. La destrucción deberá  levarse a cabo en presencia de la Jefatura del Departamento de Pasaportes o quien la sustituya en su ausencia, un representante de! Archivo Central y un funcionario de la Dirección Jurídica, todos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, haciéndose constar en el acta que se levantará al efecto y en el libro de actas habilitado por la Auditoría Interna, el número de pasaporte, su titular, la razón, el lugar, hora y fecha en que se efectúa la destrucción, lo cual estará regulado en el procedimiento que emita el Departamento de Pasaportes.

CAPITULO VIII

Del Departamento de Pasaportes

Artículo 40°- Deberes y atribuciones del Departamento de Pasaportes. El Departamento de Pasaportes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, será la dependencia encargada del trámite de confección, renovación, visado, destrucción, registro, custodia y entrega de los Pasaportes Diplomáticos y los Pasaportes de Servicio; y los preparará para la firma del máximo jerarca o el funcionario por él designado, cumpliendo las disposiciones legales pertinentes. Además, comunicará a su superior las observaciones que en el ejercicio de su función considere oportunas para el mejoramiento de la calidad y seguridad de la prestación de este servicio. Será el depositario de los mismos con las responsabilidades que la custodia y el cumplimiento de la ley exige.

En consecuencia, deberá llevar un registro digital de:

a.    Las libretas en blanco.

b.    Los pasaportes otorgados y entregados al titular, que se mantengan vigentes.

c.    Los pasaportes destruidos.

d.    Los pasaportes anulados.

e.    Los pasaportes vencidos.

f.     Los pasaportes devueltos por el titular al Departamento de Pasaportes.

g.    Los pasaportes agotados, anulados y devueltos al titular.

h.    Las notas verbales emitidas para interceder por los visados de tránsito, ingreso o permanencia a determinados países.

Artículo 41°- Deber de custodia. El Departamento de Pasaportes custodiará los expedientes conformados por los documentos presentados para el otorgamiento de pasaportes; así como, cualquier otro documento relacionado con su emisión, los cuales en caso de expediente impreso deberán encontrarse debidamente ordenados por tipo de documento y cronológicamente, debidamente foliados, sellados y rubricados. En ese mismo sentido deberán hallarse los sellos, libros y archivos del departamento.

Los pasaportes se deberán resguardar en cajas de seguridad y archivos con llave, asimismo se deberá contar con un espacio físico que garantice su custodia.

El Departamento de Pasaportes procurará la digitalización de sus expedientes, los cuales deberán contener los mecanismos de seguridad para su debida custodia. Se le brindará al Departamento de Pasaportes los medios necesarios para cumplir dicho fin.

La jefatura del Departamento de Pasaportes o quien lo sustituya en su ausencia, reportará a su superior jerárquico, cualquier deterioro de los mismos o irregularidad que pueda acarrear responsabilidad por pérdida o deterioro de los documentos.

Responderá por los faltantes de documentación en los expedientes que le sean imputables por negligencia y hará cumplir el rigor de la Ley N° 7411, sin excepción alguna.

Artículo 42°- Deber de cuidado. El Departamento de Pasaportes preparará los citados documentos para su firma con la nitidez del caso, cerciorándose de que el expediente cuente con la documentación requerida, previo a la expedición del documento migratorio correspondiente.

Artículo 43°- Base de datos. Todos los procedimientos de confección de pasaportes y permisos de salida del país, quedarán debidamente registrados en la base de datos correspondiente.

Artículo 44°- Control de trámites de los pasaportes digitales o electrónicos. Los trámites de solicitud, emisión, descripción de cargos, permisos de salida del país y anulación de pasaportes quedarán debidamente registrados en la base de datos bajo el número de cédula u otro documento de identidad del interesado, el cual se archivará digitalmente.

Asimismo, el sistema generará un reporte de cada trámite el cual se mostrará al interesado o una persona debidamente autorizada, quien manifestará su conformidad. Los documentos que se presenten impresos se archivarán digitalmente sin excepción en cada expediente personal, conformando un legajo con los documentos impresos entregados.

CAPITULO IX

Disposiciones finales

Artículo 45°- Otras disposiciones supletorias. En caso de vacíos normativos sobre las regulaciones aplicables en relación con los familiares, se seguirán las disposiciones de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas y normativa conexa. La interpretación del presente reglamento se hará promoviendo condiciones inclusivas, progresivas y apropiadas en relación con las parejas homoafectivas.

Artículo 46°- Modificación. Modifíquese el artículo 119 del Reglamento al Estatuto del Servicio Exterior, Decreto ejecutivo Nº 29428 del 30 de marzo del 2001, para que en lo sucesivo se lea así:

"(. . .) Artículo 119. -De los gastos por nombramiento, rotación, traslado o retiro. Corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto pagar los gastos que ocasione el nombramiento, rotación, traslado o retiro del funcionario, sus padres adultos mayores de 65 años o más o dependientes, su cónyuge, parejas en convivencia o unión de hecho, sus hijos menores de edad o con discapacidad, así como de sus hijos e hijas mayores dependientes y estudiantes, en ambos casos hasta la edad de 25 años cumplidos. Estos gastos incluyen pasajes, flete para el transporte de su menaje de casa y equipaje, de acuerdo con lo que establezca el Reglamento dictado por la Contraloría General de la República al efecto. Lo anterior siempre que el nombramiento implique cambio de ciudad de residencia, de conformidad con el artículo 27 del Estatuto. No corresponderá el pago de los gastos mencionados en este artículo si el funcionario no regresa a Costa Rica en los seis meses posteriores a su cese o renuncia.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto pagará además los pasajes de hasta dos miembros del servicio doméstico cuando sirvan al diplomático que tenga el rango de Embajador y a un miembro del servicio doméstico para los demás diplomáticos. El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto otorgará un monto por gasto de traslado o rotación a los funcionarios que sean trasladados o rotados en el Servicio Exterior de la República. Este monto será equivalente a un mes del sueldo que recibirá en el nuevo destino. Se exceptúa de esta disposición a los funcionarios que son rotados al Servicio Interno en la sede central del Ministerio. En caso de que e/funcionario resida en el Estado receptor en el momento del nombramiento no se le otorgará la suma mencionada en este artículo. "

Artículo 47°- Derogatoria del Decreto Ejecutivo Nº 26951-RE y del Decreto Ejecutivo Nº 35086-RE. El presente Reglamento deroga el Decreto Ejecutivo Nº 26951-RE, "Reglamento para el otorgamiento, uso y control de pasaportes diplomáticos y de servicio", del 06 de marzo de 1998 y el Decreto Ejecutivo Nº 35086-RE, "Reforma Reglamento para el otorgamiento, uso y control de pasaportes diplomáticos y de servicio".

Artículo 48°- Vigencia. Este Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación, en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República. San José, a las diez horas del dieciocho de diciembre de dos mil diecinueve.