Texto Completo acta: EB23
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ARTICULO 1.- Díctase la siguiente Ley del Sistema Nacional de Archivos:
CAPITULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1.- Creáse el Sistema Nacional de Archivos, que estará compuesto por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica, y por
los privados y particulares que se integren a él.
Ficha articulo
Artículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el
funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los
archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás
entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho
público y privado, así como de los archivos privados y particulares que
deseen someterse a estas regulaciones.
Ficha articulo
Artículo 3.- Todos los documentos con valor científico- cultural son
bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa
Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento
corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos.
Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos
textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por
máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el
desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos,
cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles,
fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los
demás que se señalen en el reglamento de esta ley.
Ficha articulo
Artículo 4.- Los documentos que se consideren de valor
científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos
administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de
remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 5.- Los documentos de valor científico-cultural son de
interés público y no podrán salir del territorio nacional sin la previa
publicación de un decreto que lo autorice.
Quienes infrinjan la presente ley mediante exportación ilegal de
estos documentos, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil
colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor.
Lo recaudado por concepto de estas multas pasará a engrosar los
fondos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 6.- El Ministerio de Hacienda concederá exoneración de
impuestos para la introducción en el país de documentos con valor
científico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos en que se declaren con ese valor.
Ficha articulo
Artículo 7.- Los actos jurídicos de transferencia de documentos que
pasen a ser propiedad del Estado, estarán exentos del pago de impuestos,
tasas, timbres o cualquier tipo de gravamen.
Ficha articulo
Artículo 8.- Los documentos producidos en las instituciones a las
que se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su
gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas,
"diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y
su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto
en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.
Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la
Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 9.- Si algún funcionario público, o cualquier particular,
transgrediere las disposiciones del artículo anterior, será sancionado de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código Penal. En
cualquier caso, además, se le obligará a devolver los documentos.
Ficha articulo
Artículo 10.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos
que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el
artículo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto
de Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de
treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para
investigaciones de carácter científico-cultural, debidamente comprobadas,
siempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales.
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CAPITULO II
De la Junta Administrativa del Archivo Nacional
Artículo 11.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada
por ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad
del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho
sistema, y tendrá como objetivos principales dotar de un edificio
funcional a la Dirección General del Archivo Nacional, lo mismo que
mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos
del sistema. Su domicilio estará en la ciudad de San José, y será el
mismo que tenga la Dirección General del Archivo Nacional. Además,
tendrá las siguientes funciones:
a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado.
b) Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el
material necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección General
del Archivo Nacional, previa recomendación del departamento respectivo y
del director general de la institución.
c) Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar
licitaciones públicas y privadas, así como las contrataciones directas.
Todo ello con sujeción a lo dispuesto en la Ley de la Administración
Financiera de la República, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus
reformas.
ch) Promover y colaborar económicamente en la realización de
actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección
General del Archivo Nacional.
d) Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que
la Dirección General del Archivo Nacional necesite.
e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar
estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la
gestión de documentos.
g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de
Costa Rica.
h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de
documentos producidos por medios automáticos.
i) Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de
estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se imparten en
las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.
j) Coordinar con los centros de educación superior la formación
profesional en el campo de la archivística.
k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades
similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales
y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
l) Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o
reglamentos.
Ficha articulo
Artículo 12.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional Nacional
estará integrada por los siguientes miembros:
- El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.
- El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su
representante.
En caso de que se hagan representar, cada ministro deberá escoger a
una persona de reconocida experiencia y preparación relacionadas con la
archivística, la historia o la administración pública, para el caso.
- Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia
de Costa Rica, escogido por ésta.
- Un profesional en archivística y un profesional en historia.
Ambos representarán a las escuelas de esas ciencias existentes en los
centros de educación superior estatal, y serán nombrados por el Consejo
Nacional de Rectores.
- Un archivista representante de los archivos de las instituciones
a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, que será designado
por el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se
escogerá en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa
del Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna
será miembro de la Asociación Costarricense de Archivistas, y los tres
deberán ser graduados en archivística, en un centro de educación
superior.
- Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a
las funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional,
escogida por la Junta Administrativa de ésta, de una terna enviada por el
Director General. Los últimos cinco miembros, fungirán por un período de
dos años y podrán ser reelegidos.
Ficha articulo
Artículo 13.- Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional devengarán una dieta por cada sesión a la que asistan, cuyo
monto será fijado en el reglamento de esta ley. No podrán celebrarse más
de seis sesiones al mes. No obstante, los miembros podrán prestar sus
servicios en forma ad honórem, si así lo desean.
En el mes de junio de cada año, deberán presentar un informe de su
labor ante la persona o entidad a la que representan, con copia para la
Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 14.- Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo
Nacional integrará su directorio y acordará el día, la hora y el lugar
para sesionar. El Directorio estará compuesto por: un presidente, que
será el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un
vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y un vocal. La
elección se hará por mayoría absoluta en votación de los directores.
La ausencia del presidente será suplida por el vicepresidente y, en
su defecto, por los otros directores, de preferencia por el vocal. El
quórum para todas las sesiones será de cuatro directores; las
resoluciones serán tomadas por mayoría absoluta de los votos presentes, y
en caso de empate decidirá quien preside.
Ficha articulo
Artículo 15.- El presidente de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional ejercerá su representación judicial y extrajudicial.
Ficha articulo
Artículo 16.- Para el cumplimiento de los fines de la Junta
Administrativa y de la Dirección General del Archivo Nacional, aquella
nombrará al personal administrativo, técnico y profesional necesario, que
dependerá directamente del director general del Archivo Nacional. El
salario de este personal será fijado de acuerdo con la Ley General de
Salarios de la Administración Pública.
Ficha articulo
Artículo 17.- El director general del Archivo Nacional deberá asistir a las sesiones, en las que tendrá voz pero no voto, y ejecutar
todos los acuerdos.
Ficha articulo
Artículo 18.- Se autoriza a las instituciones y corporaciones
descentralizadas y municipalidades, para que le concedan empréstitos a la
Junta Administrativa del Archivo Nacional. También se autoriza a estas
entidades y a los Poderes del Estado para que le hagan donaciones a la
Junta.
Ficha articulo
Artículo 19.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional someterá a la aprobación de la Contraloría General de la República, que
fiscalizará sus operaciones, los presupuestos ordinarios y
extraordinarios, así como sus modificaciones.
Ficha articulo
Artículo 20.- Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo
Nacional para que abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las
cuentas corrientes que considere oportunas. También buscará nuevas
fuentes de financiamiento. Asimismo, se le autoriza para que venda, sin
fines de lucro, los servicios y las publicaciones de carácter cultural y
educativo que patrocina.
Ficha articulo
Artículo 21.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional se
financiará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Creación de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional, No. 5574 del 6 de setiembre de 1974,
y en otras leyes vigentes sobre la materia.
Ficha articulo
CAPITULO III
De la Dirección General del Archivo Nacional.
Artículo 22.- La Dirección General del Archivo Nacional será una
entidad de servicio público que funcionará como un órgano desconcentrado
del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Para efectos de la
organización y el cumplimiento de sus funciones, estará constituida por:
la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la
Subdirección, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, y los departamentos, secciones y unidades necesarios para el
cumplimiento de sus fines.
Ficha articulo
Artículo
23.-
La
Dirección General tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
a)
Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema
Nacional de Archivos.
b)
Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles
por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el
patrimonio documental nacional, así como la documentación privada
y particular que le fuere entregada para su custodia.
c)
Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos
y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de
sus fondos.
ch)
Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras
publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.
d)
Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros
archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-
cultural.
e)
Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copia o
reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del
Archivo Nacional.
f)
Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos
documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso
restringido.
g)
Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los
protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo
Nacional.
h)
Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y
eliminación de documentos.
i)
Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el
documento sea de acceso restringido.
j)
Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos
públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo
soliciten.
k)
Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.
l)
Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los
archivos.
ll)
Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información
acerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin
de llevar inventarios, índices, registros, censos o
micropelículas de esos documentos.
m)
Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.
n) Llevar un registro nacional de voluntades anticipadas que sea de
fácil acceso para los centros de salud públicos y privados, de
conformidad con la Ley 8968, Protección de la Persona frente al
Tratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011 la Ley de Voluntades
Anticipadas y su reglamento.
(Así
adicionado el inciso anterior por el artículo 23 de la Ley de voluntades anticipadas, N° 10231
del 5 de mayo del 2022)
Ficha articulo
Artículo 24.- La Dirección General del Archivo Nacional actuará según las disposiciones contenidas en la legislación notarial
concernientes a la institución.
Ficha articulo
Artículo 25.- La Dirección General del Archivo Nacional tendrá una
biblioteca especializada en el campo archivístico y en las ciencias
afines, al servicio de los usuarios.
Ficha articulo
Artículo 26.- Los investigadores que utilicen los fondos
documentales de la Dirección General del Archivo Nacional, entregarán a
la biblioteca de ésta dos ejemplares del resultado de su estudio.
Ficha articulo
Artículo 27.- La Dirección General del Archivo Nacional tendrá un
jefe con la denominación de director general. En ausencia de éste, lo
suplirá el subdirector, con sus mismas atribuciones.
Ficha articulo
Artículo 28.- El director general del Archivo Nacional será responsable de la buena marcha de la Dirección General del Archivo
Nacional y, sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de
su cargo, tendrá las siguientes atribuciones:
a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la
gestión institucional de la entidad a su cargo.
b) Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección
General del Archivo Nacional.
c) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.
ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública,
de aquellos documentos que a juicio de la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos tuvieren valor científico- cultural.
d) Ejercer la función ejecutiva de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional.
e) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección
General del Archivo Nacional, dentro del país, para cualquier efecto.
Ficha articulo
Artículo 29.- Para acatar lo dispuesto en el artículo 28, inciso
ch), de la presente ley, el Director General del Archivo Nacional
solicitará la publicación del respectivo decreto, en el que se enumerarán
los efectos de la declaratoria.
Ficha articulo
Artículo 30.- La Dirección General del Archivo Nacional es un
archivo final. Asumirá, además, las funciones de un archivo intermedio,
para lo cual contará con los servicios administrativos necesarios.
Ficha articulo
CAPITULO IV
De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Artículo 31.- Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo
Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de
documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver
las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a
los que se refiere el artículo 2 de la presente ley.
Ficha articulo
Artículo 32.- La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos estará integrada por los siguientes cinco miembros: el
presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su
representante, quien la presidirá; el jefe del Departamento Documental de
la Dirección General del Archivo Nacional; un técnico de ese departamento
nombrado por el Director General del Archivo Nacional; el jefe o
encargado del archivo de la entidad productora de la documentación; y un
reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional.
El director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo
de la institución, quien asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.
Ficha articulo
Artículo 33.- Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2
de la presente ley integrará un comité institucional de selección y
eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el
superior administrativo de la entidad productora de la documentación.
El comité tendrá las siguientes funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus
documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su
trámite administrativo.
Ficha articulo
Artículo 34.- La resolución sobre la consulta para eliminar
documentos que carezcan de valor científico- cultural se tomará por
mayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el
presidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados
serán transformados en material no legible.
Ficha articulo
Artículo 35.- Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2
de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional,
estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar
algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que
al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por
medio del director general del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 36.- Será penado con seis meses a tres años de prisión, el
funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con
transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho
configure un delito sancionado con una pena mayor.
Ficha articulo
Artículo 37.- Los miembros de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos trabajarán en forma ad honórem. Se reunirán
cada vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del
director general del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 38.- La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos dictaminará, en los casos en que se intente llevarlos fuera
del país, los documentos a que se refiere el artículo 5 de la presente
ley.
Ficha articulo
CAPITULO V
De los archivos administrativos públicos
Artículo 39.- Son archivos administrativos públicos, los archivos de
gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las
divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se
refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su
prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los
archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones
antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán
la documentación de todo el ente.
Ficha articulo
Artículo 40.- La prearchivalía consistirá en la documentación que se
encuentre en gestión, en las diferentes unidades o secretarías de las
instituciones productoras, y se organizará de acuerdo con los principios
de procedencia y orden original y otros lineamientos que dicte la Junta
Administrativa del Archivo Nacional o la Dirección General del Archivo
Nacional. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos
cinco años. La archivalía es aquella documentación que ha finalizado su
trámite administrativo, y es conservada, organizada y facilitada en los
archivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. A
éstos llega por transferencia de los archivos de gestión y de los
archivos centrales, respectivamente, y por lo general comprende
documentación con menos de treinta años de haberse originado.
Ficha articulo
Artículo 41.- Todas las instituciones deberán contar con un archivo
central y con los archivos de gestión necesarios para la debida
conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo
normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su
reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional,
de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la
Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 42.- Los archivos centrales tendrán, entre otras, las
siguientes funciones:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y
oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de
documentos.
b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la
ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar el acervo documental de la institución.
Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los
cumentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios
para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar
técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de
gestión.
e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen
funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la
entidad.
f) Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir
a la asamblea general de archivistas, cada año.
g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del
Archivo Nacional, cuando sea necesario.
h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente
ley.
i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte
de la Comisión, de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.
j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo
Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta
Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del
Archivo Nacional.
k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo
establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción,
en los que esté registrada toda la documentación.
l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 43.- Cada archivo central tendrá dentro de su personal,
cuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos
necesarios de la misma especialidad.
Ficha articulo
Artículo 44.- Todos los archivos públicos elaborarán, de acuerdo con
el reglamento de esta ley, los instrumentos de descripción y los
auxiliares necesarios, para hacer los documentos fácilmente accesibles al
usuario.
Ficha articulo
Artículo 45.- Para microfilmar los documentos de los archivos, o
parte de ellos, deberá consultarse a la Dirección General del Archivo
Nacional sobre la planificación y la realización del proceso.
Ficha articulo
Artículo 46.- Cada institución pública transferirá a la Dirección
General del Archivo Nacional, la archivalía existente en su archivo
central, de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de
la presente ley, y según las disposiciones de la Dirección General del
Archivo Nacional. El plazo de envío no será mayor de veinte años,
contados a partir de la fecha en que se originó el documento.
Ficha articulo
Artículo 47.- La institución no podrá transferir archivalía a la
Dirección General del Archivo Nacional sin la previa autorización de
ésta.
Ficha articulo
Artículo
48.- (Anulado
mediante
resolución de la Sala
Constitucional N° 13579 del 19
de setiembre de 2007).
Ficha articulo
Artículo 49.- La institución que se haga cargo de la documentación
de otra institución pública o privada, deberá mantener estos documentos
con respeto del principio de procedencia.
Ficha articulo
Artículo 50.- Si una entidad desapareciera, entregará sus documentos
y los respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Dirección
General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 51.- La Dirección General del Archivo Nacional designará a
funcionarios que periódicamente inspeccionarán la situación archivística
de cada una de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la
presente ley, quienes rendirán un informe a la Junta Administrativa del
Archivo Nacional por medio del director general.
Ficha articulo
Artículo 52.- Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de
la presente ley, están obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y
descritas, las fotografías, los negativos, las películas, las grabaciones
y cualquier otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias
públicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos
de interés científico-cultural. Estos documentos finalmente serán
custodiados por la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 53.- La Presidencia de la República y los ministrosde
Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del
Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su
trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de
Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la
semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán
en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán
directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo
Nacional.
Ficha articulo
Artículo 54.- Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de
esta ley, podrán solicitar a la Dirección General del Archivo Nacional el
préstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por
esta Dirección, de acuerdo con los plazos que se estipulen en el
reglamento de la presente ley.
Ficha articulo
CAPITULO VI
De los archivos privados y particulares
Artículo 55.- Son archivos privados los que custodian documentos
producidos por organizaciones de carácter privado. Los archivos
particulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos
por una persona o familia.
En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien los
conserva.
Ficha articulo
Artículo 56.- Las instituciones privadas y los particulares podrán
organizar sus archivos con el asesoramiento de la Dirección General del
Archivo Nacional y, si lo desean, esos archivos formarán parte del
Sistema Nacional de Archivos.
Ficha articulo
Artículo 57.- Si un archivo privado o particular formara parte del
Sistema Nacional de Archivos, tendrá derechos y deberes similares a los
de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente
ley.
Ficha articulo
Artículo 58.- Las instituciones privadas y particulares podrán
transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que
tengan en su poder, para que formen parte del patrimonio documental del
Estado que custodia esta entidad.
Ficha articulo
Artículo 59.- Los documentos donados a la Dirección General del
Archivo Nacional serán conservados con indicación del donante o de quien
él indicare, salvo manifestación contraria del propietario.
Ficha articulo
Artículo 60.- Las instituciones privadas y los particulares, formen
parte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrán pedir asesoría en
materia archivística a la Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 61.- Los particulares y las instituciones privadas deberán
informar a la Dirección General del Archivo Nacional, de la existencia de
documentos de reconocido valor científico-cultural en su poder.
Ficha articulo
Artículo 62.- Quienes se propusieren ceder o comerciar con los
documentos a que se refiere el artículo anterior, y los que participaren
en las respectivas transacciones, notificarán a la Dirección General del
Archivo Nacional el nombre y el domicilio del futuro tenedor o
propietario, y dentro de los treinta días siguientes de efectuado el
contrato, si es que se realiza, lo harán de conocimiento de la misma
Dirección General del Archivo Nacional.
Ficha articulo
Artículo 63.- Las instituciones privadas y los particulares podrán
entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, copia de los
documentos y de los instrumentos descriptivos de su fondo, o bien
facilitarlos para su reproducción.
Ficha articulo
Fecha de generación: 18/11/2024 13:39:47
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