Artículo 2º-Objeto. El presente reglamento tiene por objeto establecer los requisitos previos que deben cumplir los sujetos públicos y/o privados que solicitan una subvención al ICODER, así como también sobre el giro, fiscalización y liquidación de los recursos otorgados. El ICODER pondrá a disposición de los sujetos públicos y/o privados los instructivos y formularios que garanticen el sistema de información de los planes de trabajo, presupuesto, fiscalización y rendición de cuentas los cuales serán debidamente publicados en el Diario Oficial La Gaceta.

Artículo 3º-Requisitos Previos. Los sujetos públicos y/o privados que pretendan recursos para financiar sus Planes Anuales de Trabajo del año siguiente, deben dirigir su solicitud a la Autoridad Competente, dentro del plazo que ésta indique. Para el financiamiento de Proyectos Específicos, deben dirigir la solicitud a la misma instancia, lo cual estará sujeto a la disponibilidad presupuestaria. Para ambos casos se deberá presentar  los siguientes documentos, los cuales formarán parte del expediente de la subvención:

A. Solicitud formal dirigida a la Autoridad Competente, donde se indique el Plan de Trabajo o Proyecto y Presupuesto, ambos aprobados por acuerdo de la Junta Directiva del sujeto público y/o privado, firmada por el Representante Legal y Secretario del sujeto público y/o privado.  (Formulario N° 1).

B. Datos Generales de Identificación del sujeto público y/o privado. (Formulario N° 2).

C. Certificación de la cuenta cliente y cuenta corriente específica donde se transferirán los recursos. Debe ser de un Banco Estatal y saldo a la fecha.

D. Fotocopia de cédula de identidad del representante legal por ambos lados.

E. Plan de Trabajo (Formulario N° 3).

F. Presupuesto de ingresos y egresos de la Subvención (Formulario N° 4).

G. Estados Financieros (Estado de resultados y Balance General), firmados por el tesorero del sujeto privado, y certificados por un Contador Público Autorizado (CPA); correspondiente al último periodo fiscal.

H. Certificación de la Personería Jurídica del sujeto público y/o privado, emisión menor a tres meses.

I. Declaración Jurada del Representante Legal de que cuentan con la estructura administrativa para la administración de los recursos a otorgar y de que no existe compromiso previo sobre los mismos. De igual manera cumplir con la fecha de liquidación. (Formulario N° 5).

J. No podrá girarse subvención alguna si el sujeto público y/o privado tiene liquidaciones pendientes de aprobación ante el ICODER, o registra morosidad ante la CCSS y/o de FODESAF, verificación que realizará la Autoridad Competente vía internet.

K. En el caso de obra pública, adiciones y mejoras a instalaciones deportivas y recreativas o locales para el desarrollo de programas, además, se deberá aportar el estudio registral del  Registro Nacional donde se haga constar que la propiedad está inscrita a nombre del Estado.

Artículo 4º-La aprobación de las subvenciones. Corresponderá al Consejo Nacional definir la política financiera para las subvenciones a los diferentes sujetos públicos y/o privados según sea su naturaleza y la aprobación, reprobación o modificación final de los recursos para cada una de ellas.

Le corresponderá a la Autoridad Competente, según sea el caso, y una vez analizados los planes anuales de trabajo o los proyectos específicos de acuerdo a los parámetros previamente establecidos, y demás requisitos, presentar la propuesta de distribución de las subvenciones ante la Dirección Nacional para que en cumplimiento del artículo 90 de la Ley 7800, traslade al Consejo Nacional del Deporte y la Recreación para la aprobación, improbación o modificación de la asignación presupuestaria para cada sujeto público y/o privado.

Una vez aprobado el monto de la subvención así como las actividades del Plan de Trabajo o Proyecto Específico, le corresponderá a la Autoridad Competente comunicar lo correspondiente al sujeto público y/o privado solicitante, además de  conformar y custodiar el expediente  respectivo para  ejercer la fiscalización.

Una vez cumplidos los requisitos previos por parte del sujeto público y/o privado, y confirmado el Plan de Trabajo o Proyecto a subvencionar, la Autoridad Competente trasladará el expediente debidamente foliado al Departamento Financiero, quien una vez revisado emitirá el criterio correspondiente y se trasladará a la Asesoría Legal para la elaboración del convenio y trámite de firmas que respaldan la transferencia.

Una vez firmado el convenio respectivo, la Asesoría Legal  trasladará el expediente original  al Departamento Financiero, para que éste proceda con la transferencia de los recursos. Una vez que el Departamento Financiero realice la transferencia de los recursos, deberá trasladar el expediente original con una copia de la transferencia a la Autoridad Competente, para su custodia y posterior fiscalización.

Los sujetos públicos y/o privados que no hayan presentado los proyectos de planes de trabajo y presupuesto según las fechas de convocatoria no podrán formar parte de la asignación ORDINARIA. Sin embargo, la Dirección Nacional podrá valorar la recepción de planes de trabajo y presupuestos no presentados en la convocatoria en el tanto exista disponibilidad de fondos, se encuentren dentro de la directrices dictadas por el Consejo y con aplicación de las demás disposiciones contenidas en el presente reglamento.

Artículo 5º-Del superávit y gastos no autorizados. El superávit reflejado en la Liquidación de la subvención girada al sujeto público y/o privado, deberá ser reintegrado junto con los intereses generados al ICODER dentro de un plazo de siete (7) días posteriores al comunicado vía correo electrónico, del resultado de la revisión de la liquidación  por la Autoridad Competente.  Por la vía excepcional, la Dirección Nacional podrá aprobar de previo la ejecución de un superávit por las siguientes causas:

1. Traslado de calendario de una competición deportiva, actividad o proyecto contemplado en el Plan de Trabajo Anual o Proyecto Específico.

2. Cuando por la  naturaleza de la actividad o Proyecto a ejecutar emigre de un periodo presupuestario a otro.

3. Fuerza mayor o caso fortuito debida y satisfactoriamente comprobada por la Autoridad Competente.

Los gastos no aprobados de previo por la Autoridad Competente deberán ser reintegrados al ICODER dentro de siete (7) días hábiles posterior al comunicado del resultado de la revisión de la liquidación  por estas Instancias.

Mientras no se devuelva el superávit cuyo uso no esté autorizado por el ICODER, esta institución no podrá girar subvención alguna posterior de conformidad con el artículo 77 del Reglamento a la Ley N° 7800.

Artículo 6º-Sanciones por incumplimiento. El incumplimiento del artículo anterior facultará al ICODER para obtener el dinero y una vez agotada la vía administrativa y de no recuperarse el superávit con sus intereses, se procederá a recurrir a la vía judicial. Este artículo aplicará también para aquellos recursos que no cumplieran con las disposiciones de este reglamento o que se hayan desviado de los fines.

Artículo 7º-De las modificaciones presupuestarias. Los sujetos públicos y/o privados podrán solicitar modificaciones presupuestarias por subvención, siempre y cuando éstas se enmarquen dentro del plan de trabajo y presupuestos aprobados.  Para ello deberán presentar ante la Autoridad Competente la solicitud aportando amplia justificación, plan de trabajo, presupuesto y la aprobación de la Junta Directiva del sujeto público y/o privado, posteriormente, la Autoridad Competente emitirá recomendación y la presentará ante la Dirección Nacional quien será la encargada de autorizar las modificaciones. El sujeto público y/o privado podrá proceder con la modificación solicitada una vez que la misma sea autorizada y comunicada.

Artículo 8º-De las aprobaciones por parte de la Contraloría. Corresponderá a la Contraloría General de la República resolver los presupuestos que requerirán de su aprobación según resoluciones que esta dictamine. Así como aquellos que por Ley Especial se establezcan. El Comité Olímpico Nacional deberá presupuestar y liquidar ante la Contraloría General de conformidad con la Ley N° 7800.

Artículo 9º-Presupuestos que requerirán aprobación de la Contraloría General de la República. Los sujetos públicos y/o privados que deban enviar según artículo anterior sus presupuestos a la Contraloría General de la República deberán preparar los documentos con apego a los principios presupuestarios indicados en el artículo 5 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Nº 8131 del 18 de setiembre del 2001 y cumplirán además con las circulares que en ese sentido emite la Contraloría General de la República. Una vez aprobado el Plan de Trabajo y Presupuesto por parte de la Contraloría.

Artículo 10.-Fiscalización y verificación de los programas. El ICODER verificará el cumplimiento de los acuerdos asumidos en la aprobación del plan de trabajo y presupuesto que dieron origen a la transferencia. Esto por medio de la fiscalización de los objetivos, resultados y de la rendición de cuentas.

Artículo 11.-Fechas para la presentación de informes de liquidación y rendición de cuentas. La fecha para la presentación de los informes de liquidación y rendición de cuentas será a más tardar el 31 de enero, sin detrimento de que en cualquier momento se puedan solicitar informes que garanticen oportunamente el uso correcto de los fondos girados al sujeto público y/o privado o de establecerse una fecha de liquidación anterior a ésta en el convenio.

En caso de que el sujeto público y/o privado no cumpliera con la presentación del informe de liquidación y rendición de cuentas en la fecha establecida, no podrá ser tomado en cuenta para el siguiente periodo presupuestario.

Artículo 12.-Sobre la Liquidación de la Subvención. Indistintamente de la cantidad de subvenciones que reciba el sujeto público y/o privado, éste deberá presentar una única liquidación en el plazo que establece el artículo 11, siempre y cuando las fechas de las liquidaciones sean las mismas.

El sujeto público y/o privado remitirá el informe dividido en dos secciones: a) La fiscalización de los programas financiados por el ICODER cumpliendo para ello con los indicadores propuestos por el ICODER claramente identificados con los objetivos de éstos y comunicados por la Autoridad Competente de previo al giro de los recursos (Manual para Presentar el Informe de Liquidación de Subvenciones del ICODER). b) Un informe sobre la ejecución presupuestaria aportando la lista de las facturas que se derivaron de dicha ejecución, este informe deberá estar en expediente separado y debidamente ordenado por orden cronológico conjuntamente con las conciliaciones mensuales de la cuenta bancaria en la cual el ICODER depositó los fondos. El informe deberá ser debidamente aprobado por la Junta Directiva y aportando  los formularios correspondientes. (Formulario N° 6 Carta de Presentación, formulario N° 7 Informe de Ejecución, formulario N° 8 Informe Técnico de Competencias Internacionales, formulario N° 9 Resumen Liquidación Presupuestaria, formulario N° 10 Detalle de comprobantes y formulario N° 11 Boleta de Adjudicación).

Artículo 13.-Sobre los plazos para la  liquidación de las Subvenciones. Los sujetos públicos y/o privados, deberán  de presentar la liquidación dentro del plazo otorgado ante la Autoridad Competente según sea el caso, la cual contará con un plazo máximo de treinta (30) días hábiles para revisarla y dictaminarla. Si el resultado señala observaciones o correcciones deberán ser atendidas, por una única vez, dentro de un plazo no mayor a diez días hábiles contados a partir del recibo del comunicado vía correo electrónico. Si no fuera atendido ese resultado dentro del plazo indicado, se deberá reintegrar el monto correspondiente a los defectos o inconsistencias señaladas en un plazo no mayor a siete (7) días hábiles.

Si el sujeto público y/o privado no cumple con cualquiera de los plazos indicados, será sujeto a un proceso judicial y a la suspensión de Subvenciones posteriores, hasta tanto no se corrija la situación.

Artículo 14.-Deber de custodia de expedientes. Una vez aprobada la liquidación de los recursos por parte de la Autoridad Competente, ésta devolverá el expediente original al sujeto público y/o privado quien  mantendrá en sus archivos dicho expediente original, separados por ejercicio económico, el cual debe contener tanto el Plan de Trabajo así como la liquidación de los recursos otorgados, con los comprobantes o facturas originales que respalden la ejecución del presupuesto y demás documentos que son parte de esa liquidación.

El ICODER de conformidad con sus obligaciones de fiscalización según así lo autoriza la Ley N° 7800 y la Ley de Control Interno, podrá en cualquier momento solicitar  la totalidad del expediente o aquellos comprobantes que considere convenientes analizar según se desprendan de la lista aportada en la liquidación final. De igual manera, la Autoridad Competente, una vez aprobada la liquidación, deberá mantener en custodia copia de ese expediente.

Artículo 15.-Cumplimiento de la Contratación Administrativa y Tributación Directa.  El ICODER se reserva el derecho de exigir toda aquella documentación que demuestre el cumplimiento de los Principios citados en la a Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 y el Capítulo II del Reglamento respectivo, así como del cumplimiento a las disposiciones establecidas por la Dirección General de Tributación Directa.

Artículo 16.-Suspensión o revocatoria de acuerdos de subvenciones. El Consejo Nacional suspenderá o revocará las subvenciones  cuando compruebe  que el  sujeto público y/o privado se ha apartado de los fines previstos o bien pretendan dar un uso inadecuado de la subvención otorgada, así como no presentar la liquidación en los plazos otorgados por  la Autoridad Competente, se aplicarán las sanciones establecidas en esta normativa.

Artículo 17.-Participación de la Auditoria.  La Auditoría Interna tendrá la facultad de fiscalizar los recursos otorgados a los sujetos públicos y/o privados  de acuerdo con su Plan de Trabajo y recomendará a la Dirección Nacional lo correspondiente.

Artículo 18.-Otras fiscalizaciones. El resultado del estudio del ICODER se dictará sin perjuicio de la fiscalización, posterior por parte de la Contraloría General de la República y de la Auditoria Interna del ICODER.

Artículo 19.-Derogatorias. Léase Artículo N° 19 Derogatorias Deróguese el Reglamento aprobado en la sesión ordinaria N° 557-2007 acuerdo N° 1 del CND. Publicado en La Gaceta N° 242 del lunes 17 de setiembre del 2007.

Aprobado mediante Acuerdo N° 16 de la sesión ordinaria 912-2014 del Consejo Nacional del Deporte y la Recreación  celebrada a los diecinueve días  del mes de junio del año dos mil catorce, en la sala de sesiones del Estadio Nacional.