Texto Completo acta: D7832
Nº 36356-MAG
LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE AGRICULTURA Y GANADERÍA
Con
fundamento en las atribuciones y facultades conferidas en los artículos 140,
incisos 3), 18) y 20) y 146 de la Constitución Política; artículos 25, 27;
párrafo primero; 28, párrafo 2, inciso b) y 103, párrafo primero de la Ley Nº
6227 del 2 de mayo de 1978, Ley General de la Administración Pública; artículo
22, siguientes y concordantes de la Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002, Ley
General de Control Interno; artículo 62 de la Ley Nº 7428 del 7 de setiembre de
1994, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; el Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitido
por la Contraloría General de la República y publicado en el Diario Oficial La
Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004 (con vigencia hasta el 9 de
febrero de 2011); Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en el
Diario Oficial La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010; la Ley Nº
7664 del 8 de abril de 1997, Ley de Protección Fitosanitaria; Decreto Ejecutivo
Nº 32994-MAG, Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio
Fitosanitario del Estado, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 67
del 4 de abril del 2006.
Considerando:
I.-Que
el Servicio Fitosanitario del Estado cuenta con una Auditoría Interna, de
conformidad con el artículo 20 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 del
31 de julio del 2002 y los artículos 6º y 7º del Reglamento de la Estructura
Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, Decreto Ejecutivo Nº
32994-MAG del 4 de abril del 2006.
II.-Que el artículo 7º del Reglamento de la Estructura
Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo Nº
32994-MAG) establece las funciones de la Auditoría Interna, señalándole, entre
ellas, su deber de: "h) Mantener debidamente actualizado el reglamento de
organización y funcionamiento de la auditoría interna".
III.-Que el inciso h) del artículo 22 de la Ley Nº 8292,
Ley General de Control Interno, establece como parte de las competencias de la
Auditoría Interna el "Mantener debidamente actualizado el reglamento de
organización y funcionamiento de la auditoría interna".
IV.-Que el artículo 21 de la Ley Nº 8292, Ley General de
Control Interno, señala que la auditoría interna es la actividad independiente,
objetiva y asesora, que proporciona seguridad a las entidades y órganos sujetos
a esta Ley, creada para validar y mejorar sus operaciones y contribuir a que se
alcancen los objetivos institucionales. Lo anterior mediante la práctica de un
enfoque sistémico y profesional que permita evaluar y mejorar la efectividad de
la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección;
proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del
jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal
y técnico y a las prácticas sanas.
V.-Que el artículo 23 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control
Interno, establece que la auditoría interna se organizará y funcionará conforme
lo disponga el Auditor Interno de conformidad con las disposiciones, normas,
políticas y directrices que emita el órgano contralor y que cada auditoría
dispondrá de un reglamento de organización y funcionamiento, el cual deberá ser
aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario
Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.
VI.-Que el artículo 24 de la Ley Nº 8292, Ley General de
Control Interno, establece que el Auditor y el Subauditor internos de los entes
y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien
los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les
serán aplicables a dichos funcionarios y que los demás funcionarios de la
Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas
aplicables al resto del personal; así como que esas regulaciones no deberán
afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia
funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor internos y su personal. En
caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo
correspondiente.
VII.-Que la Auditoría Interna es parte fundamental del
Sistema de Control Interno institucional y del Sistema de Control y
Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora
requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su
gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga
de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la
normativa que rige su actividad.
VIII.-Que con respecto al presente Reglamento de
Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio
Fitosanitario del Estado del Ministerio de Agricultura y Ganadería, se cumplió
en debida forma con lo dispuesto en la Norma 1.1.2 de las Normas para el
Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la
Contraloría General de la República y publicadas en el Diario Oficial La
Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010 y lo establecido en las Directrices
Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las
Auditorías Internas del Sector Público (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ), emitidas por la
Contraloría General de la República mediante Resolución R-CO-93-2006 de fecha 8
de diciembre del 2006 (vigente a la fecha según lo dispuesto en el Transitorio
Primero de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público anteriormente señaladas).
IX.-Que la Contraloría General de la República, mediante
oficio Nº 7636 (DFOE-PGAA-498) de fecha 10 del mes de agosto de 2010 dio su
aprobación al presente Reglamento. Por tanto,
Decretan:
Reglamento de Organización y
Funcionamiento
de la Auditoría Interna del Servicio
Fitosanitario
del Estado (SFE) del Ministerio
de Agricultura y Ganadería
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo
1º-Objetivo del Reglamento. El presente Reglamento tiene como finalidad
establecer los lineamientos de organización y funcionamiento de la Auditoría
Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), de conformidad con los
manuales, disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la
Contraloría General de la República (CGR) en al ámbito de su competencia de
fiscalización de las Auditorías Internas, tal y como lo establece el artículo
23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292.
Ficha articulo
Artículo 2º-Ámbito de aplicación. El presente
Reglamento es de carácter obligatorio para los funcionarios de la Auditoría
Interna y para los servidores de la administración activa del SFE en lo que les resulte
aplicable.
Ficha articulo
Artículo 3º-Responsabilidad sobre la elaboración del Reglamento.
Corresponde al Auditor Interno la elaboración del presente Reglamento, quien
podrá solicitar apoyo a las diferentes dependencias del SFE en caso de que se requiera.
Ficha articulo
Artículo 4º-Emisión y modificaciones del presente Reglamento. La
formulación, aprobación, promulgación y modificación del presente Reglamento,
se realizará conforme a lo dispuesto en la normativa técnica emitida por la CGR
la cual será de acatamiento obligatorio.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 5º-Definiciones y siglas. Para efectos del presente
Reglamento se entiende por:
Administración
Activa: Uno de los dos componentes orgánicos del control
interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,
resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de
vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que
deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca, como última instancia.
Advertencia: Observación que hace la Auditoría Interna a
los órganos pasivos que fiscaliza (incluyendo al jerarca), con el fin de
prevenir sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o
decisiones, cuando sean de su conocimiento.
Asesoría: Criterio, opinión u observación que comunica
el Auditor Interno al jerarca u otro nivel de la Administración, para coadyuvar
a la toma de decisiones o fortalecer el sistema de control interno
institucional; lo anterior, en materia de su competencia y sin manifestar
inclinación por una posición determinada, ni hacer sugerencia o recomendación.
Las asesorías brindadas no son vinculantes para la administración activa, pero
las actuaciones de este componente orgánico deben estar ajustadas al
ordenamiento jurídico.
Auditor Interno: Funcionario que ostenta el cargo de Jefatura
de la Auditoría Interna del SFE.
Auditoría Interna: Componente orgánico del sistema de control interno que integra el
Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública; según lo dispuesto en
la LGCI.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Auditoría Remota: Es el proceso sistemático, independiente, documentado y controlado que
permite desarrollar parcial o totalmente, de forma remota, los servicios de
auditoría, servicios preventivos e investigaciones, a través de medios
tecnológicos, (nube, E-mail, video-conferencia, video llamadas u otros)
obteniendo razonablemente evidencia objetiva y confiable, con el fin de
evaluarla y determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
CGR: Contraloría General de la República.
Ciclo de
auditoría: Tiempo que requiere la Auditoría Interna para
cubrir todos los elementos del universo auditable, dada su dotación de
recursos, así como otras características particulares de la propia Auditoría
Interna y de la Institución.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Conferencia final: Medio verbal de efectuar
la comunicación de resultados que se realiza antes de remitir oficialmente la
comunicación escrita relativa a los servicios de auditoría.
Director: El Director del Servicio Fitosanitario del
Estado.
Directrices Generales: (Derogado por el por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Demás funcionarios
de la Auditoría Interna: funcionarios que se
desempeñan en la Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes de los de
Auditor Interno y Subauditor Interno, ya sea que
pertenezcan a esa unidad o que se desempeñen en ella de manera temporal en
razón de un préstamo o convenio.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Hechos
presuntamente irregulares: Conductas entendidas
como acciones u omisiones, atribuibles a los sujetos cubiertos por el ámbito de
competencia de la Auditoría Interna, que podrían infringir el ordenamiento
jurídico, provocar daños o causar perjuicios a la institución pública y que
puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del infractor.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Informe de auditoría: Documento impreso o electrónico mediante el cual, la Auditoría Interna
comunica formalmente a la Administración Activa los resultados de un estudio de
auditoría efectuado, el cual, responde a una estructura definida y aprobada por
el Auditor Interno.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Independencia de
criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna
debe estar libre de injerencias del Jerarca y de los demás sujetos de su
competencia institucional, en la ejecución de sus labores.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Independencia
funcional: Atributo dado por la posición de la Auditoría
Interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel
dependiente del Jerarca.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Investigación: Procedimiento sistemático
y objetivo orientado a determinar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual apertura
de un procedimiento administrativo
o judicial. Como parte de él, se deben
considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas, gremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a una actividad de las Auditorías Internas, distinta de otros procedimientos de auditoría definidos, como las auditorías financieras, las auditorías operativas y las auditorías de carácter especial.
(Así
adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N°
40986 del 23 de febrero de 2018)
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Jerarca: Superior jerárquico del
SFE que debe cumplir con lo dispuesto en la LGCI; quien ejerce la máxima
autoridad dentro de la organización. También entendiéndose Director.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
LCCEI: Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004, Ley
Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
(incluye sus modificaciones y reformas).
LGCI: Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002, Ley
General de Control Interno (incluye sus modificaciones y reformas).
Lineamientos Generales:
Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoria
Interna presentadas ante la
CGR (R-DC-83-2018).
(Así
adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N°
40986 del 23 de febrero de 2018)
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Manual Institucional de Cargos: Manual
Institucional de Cargos para los Puestos excluidos del Régimen del Servicio
Civil del MAG y sus Órganos adscritos (incluye sus modificaciones y reformas).
MNEAI: (Derogado
por el por el artículo 3° del
decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ministerio o MAG: El Ministerio de
Agricultura y Ganadería.
Ministro:Jerarca del MAG;
quien tiene la competencia de valorar la atención de los Informes de Relaciones
de Hechos mediante los cuales se recomienda el análisis de eventuales
responsabilidades administrativas, bajo los supuestos del debido proceso.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
MNGA: (Derogado
por el por el artículo 3° del
decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
NCISP: Normas de Control Interno para el Sector
Público (N-2-2009-CO-DFOE) emitidas por la CGR, y publicadas en la Gaceta Nº 26
del 6 de febrero de 2009 (incluye sus modificaciones y reformas).
NEAI: Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público Resolución (R-DC-119-2009) emitidas por la CGR y
publicadas en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero del 2010 (incluye sus
modificaciones y reformas).
NGA: Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público (R-DC-064- 2014) emitido por la CGR y publicado en La Gaceta Nº 184 del
25 de setiembre del 2014 (incluye sus modificaciones y reformas).
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Plan Anual de Labores: Cronograma de las
actividades que realizarán los funcionarios de Auditoría Interna durante el año
o en determinado período de tiempo, el cual deberá estar basado en criterios
razonables y fundamentados (especialmente en una valoración de riesgos), para
determinar las prioridades de la actividad de la Auditoría Interna.
Reglamento: Reglamento de Organización y Funcionamiento
de la Auditoría Interna del SFE (incluye sus modificaciones y reformas).
Recargo de
funciones: Situación laboral en la que un trabajador
asume parcial o total y por tiempo definido, las funciones de un puesto de
mayor categoría, adicionales a las labores propias del puesto que ostenta. Lo
anterior, implica que el trabajador desempeña simultáneamente las funciones de
ambos cargos.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Regulaciones Administrativas: Son regulaciones
administrativas aquellas que norman de manera general, la naturaleza de la
relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva
administrativa. Las que se refieran al Auditor Interno, al Subauditor Interno y
demás personal de la Auditoría Interna, no deberán afectar el ejercicio de las
funciones legalmente asignadas a la actividad de auditoría interna. Se excluyen
las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de
la Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión
sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre
auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna,
como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la
Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio,
competen exclusivamente al titular de esa unidad.
(Así adicionada la definición anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Relación de
Hechos: Informe que compila una serie de hechos
presuntamente irregulares, acciones u omisiones, que se encuentran ligados por
un nexo de causalidad a una falta y a un presunto responsable. La Relación de
Hechos se pone en conocimiento del Jerarca o titular subordinado
correspondiente, o de una autoridad competente para que valore la procedencia
de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que
considere pertinente.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Servicio o SFE: Servicio Fitosanitario del Estado, órgano de
desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Servicios Administrativos: abarca entre otros la
administración del personal, ejecución y control del presupuesto,
administración del archivo de gestión, control de activos y la promoción de
actividades de mejora.
Servicios de Auditoría: Están referidos a los distintos tipos de auditorías (auditorías
financieras, operativas y de estudios especiales).
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Servicios de Seguimiento: Corresponde al
seguimiento de recomendaciones, de disposiciones y de las observaciones
vinculadas con los servicios preventivos.
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Servicios Preventivos: Incluyen las asesorías, advertencias
y autorización de libros (razón de apertura y cierre de libros).
Servicios Técnicos: Abarca los servicios de
auditoría, los servicios preventivos y los servicios de seguimiento.
Sustitución o
suplencia: Reemplazo temporal de un funcionario titular
por otro funcionario.
(Así adicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Titular subordinado: Funcionario de la administración
activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar
decisiones.
Universo de
auditoría: Conjunto de elementos susceptibles de la
prestación de los servicios de la Auditoría Interna dentro de su ámbito de
competencia institucional. Generalmente, el universo auditoría contempla un
detalle de unidades auditables que pueden agruparse de diferentes formas (por
función, actividad, unidad organizacional, proyecto y proceso).
(Así reformada la definición anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Organización de la Auditoría Interna
SECCIÓN A
Concepto de auditoría interna
Artículo 6º-Del
objetivo. La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y
asesora, que proporciona seguridad al SFE, puesto que se crea para validar y
mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos
institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional
para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del
control y de los procesos de dirección. La Auditoría Interna es un componente
orgánico fundamental del sistema de control interno que proporciona a la
ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del
resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a
las prácticas sanas. Lo anterior de conformidad con lo que establece el artículo
21 de la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 7.- Marco
normativo. La Auditoría Interna del SFE, en el ejercicio de sus funciones,
se regirá fundamentalmente por lo que establece la siguiente normativa, sus modificaciones
y reformas:
a) Ley General de
la Administración Pública Nº 6227, del 2 de mayo de 1978.
b) Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República Nº 7428, del 7 de setiembre de 1994.
c) Ley General de
Control Interno Nº 8292, del 31 de julio de 2002.
d) Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, del 6 de
octubre de 2004.
e) Ley de
Protección Fitosanitaria Nº 7664, del 8 de abril de 1997.
f) Ley para
regular el Teletrabajo Nº 9738, del 18 de setiembre de 2019.
g) Reglamento a la
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública,
Decreto Ejecutivo Nº 32333-MP-J, del 12 de abril del 2005.
h) Reglamento de
la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, Decreto
Ejecutivo Nº 36801-MAG del 20 de setiembre del 2011. i) Reglamento Orgánico de
la Contraloría General de la República, (Resolución Nº R-CO-34-2009 del 22 de
mayo de 2009.
j) Reglamento de
Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio
Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería,
Decreto Ejecutivo N° 36356-MAG del 9 de febrero de 2011.
k) Reglamento para
regular el teletrabajo, Decreto Ejecutivo N°42083 del 20 de diciembre de 2019.
l) Normas de
Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), del 6 de febrero del
2009.
m) Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014) del 25 de
setiembre del 2014.
n) Normas para el
Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Resolución
(R-DC-119-2009) publicada en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero de 2010.
o) Manual de
referencia para auditorías internas (MARPAI) versión 1.0 (DFOE-0143 Oficio N°
12959 del 12 de setiembre de 2018)
p) Directrices
para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las
auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE), publicada en La
Gaceta Nº 147 del 31 de julio de 2008.
q) Lineamientos
generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas
por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría
(R-DC-144-2015 del 13 de noviembre de 2015).
r) Lineamientos
sobre gestiones que involucran a la Auditoria Interna presentadas ante la CGR
(R-DC-83-2018) publicados en La Gaceta N° 143 del 13 de agosto de 2018.
s) Lineamientos
generales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares (R-DC-102-2019)
publicados en La Gaceta N° 209 del 04 de noviembre de 2019.
t) Directrices generales
sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas,
titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República,
auditorías internas y servidores públicos en general, (D-2-2004-CO), publicadas
en La Gaceta Nº 228 del 22 de noviembre de 2004.
u) Plan
estratégico, plan anual de labores, políticas, procedimientos, directrices y
demás instrucciones que apruebe y emita el Auditor Interno para orientar la
gestión de la Auditoría Interna.
v) Otras
disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la CGR.
w) Otras normas
legales, reglamentarias y técnicas que le sean aplicables a la Auditoría
Interna.
x) Código de Ética
y Conducta del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 8º-Planeamiento
estratégico. El Auditor Interno será el responsable de definir y dirigir el
proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, de conformidad
con la normativa legal y técnica aplicable; así como de la elaboración de su
Plan Anual de Labores, el cual debe ser coherente con la planificación
estratégica a fin de asegurar una óptima calidad en el desarrollo de los
procesos. Como parte de dicho proceso, es su obligación establecer y mantener
actualizada la visión, misión y principales políticas y procedimientos que
regirán el accionar de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 9º-Enunciados éticos. El Auditor Interno y demás personal
de la Auditoría Interna, deberán mantener y demostrar integridad y valores
éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, entre ellos:
independencia, objetividad, integridad, transparencia, imparcialidad, probidad,
honestidad, lealtad, respeto, equidad, oportunidad y servicio. Tales valores
deberán manifestarse en las actuaciones internas y externas y prevenir
cualquier posibilidad de duda en la gestión.
Ficha articulo
SECCIÓN B
Independencia y objetividad
Artículo
10.-Independencia funcional y de criterio. La actividad de auditoría
interna deberá ser ejercida por los funcionarios de la Auditoría Interna con
total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los
demás órganos de la administración activa.
Ficha articulo
Artículo 11°.-Objetividad individual. Es obligación de los
funcionarios de la Auditoría Interna mantener una actitud imparcial, neutral y
evitar conflictos de intereses, para lo cual, en el desempeño de sus funciones
deberán observar y cumplir las regulaciones sobre incompatibilidades y
prohibiciones contempladas en los artículos 32 y 34 de la LGCI, así como las
relativas a esta materia contenidas en el NEAI, y el NGA, las Directrices
generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los
jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la CGR, auditorías internas y
servidores públicos en general, el presente Reglamento, al Código de ética y conducta
del MAG, así como regulaciones y normas conexas aplicables.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 12.-Libre de impedimentos. El Auditor Interno y demás
funcionarios de la Auditoría Interna en el desarrollo de sus competencias,
deben estar libres de impedimentos (personales o externos), para proceder con
objetividad e imparcialidad; y tienen la responsabilidad de estar alerta sobre
cualquier circunstancia, situación o hecho, que pueda menoscabar o poner en
duda su independencia. El jerarca debe respetar, tener en cuenta y velar por la
independencia y objetividad de la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 13.-Manifestación de salvaguarda. Es obligación de los
funcionarios de la Auditoría Interna poner en conocimiento del Auditor Interno
en forma escrita los detalles del impedimento, cuando su independencia de
criterio y objetividad se vean comprometidas de hecho o en apariencia. Asimismo,
es obligación de éste actuar de igual forma ante el jerarca, de darse esa
situación.
Ficha articulo
Artículo 14.-Regulaciones en situaciones de impedimento. El Auditor
Interno establecerá por escrito las medidas formales para controlar y
administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o
actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad e independencia de
criterio de la Auditoría Interna.
Si la independencia u objetividad del Auditor Interno o demás funcionarios
de la Auditoría Interna se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los
detalles del impedimento deberán darse a conocer a las partes correspondientes.
Ficha articulo
Artículo 15.-Medidas de resguardo. El personal de la Auditoría
Interna, en resguardo de su independencia de criterio y objetividad no deberá:
a) Participar de
manera permanente en las reuniones de trabajo del jerarca. Cuando se requiera
de la participación del Auditor Interno en dichas sesiones o reuniones, ha de
ser conforme a su función asesora.
b) Ser parte de
grupos de trabajo, comisiones o similares que ejerzan función propia de la
administración activa. Cuando su participación sea solicitada por el jerarca al
Auditor Interno, ésta será exclusivamente en su función asesora, en asuntos de
su competencia y no podrá ser con carácter permanente.
c) Auditar,
asesorar o brindar cualesquiera de los servicios de auditoría interna respecto
de operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables en
condición de funcionarios de la administración activa, o hayan tenido algún
tipo de relación en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su
ingreso a la Auditoría Interna; así como respecto de proveedores u otras
relaciones en que exista algún conflicto de intereses que afecte la independencia
u objetividad. Corresponde al Auditor Interno establecer las medidas para
controlar y administrar lo regulado en el presente artículo.
Ficha articulo
SECCIÓN C
Dependencia, ubicación y estructura organizativa
Artículo
16.-Dependencia y ubicación orgánica. La Auditoría Interna es un órgano
asesor de alto nivel del SFE con dependencia orgánica del Jerarca.
Ficha articulo
Artículo 17.-Jerarquía. El Auditor Interno es el superior jerárquico
de la Auditoría Interna y como tal tendrá a su cargo la dirección superior y
administración de ésta. En sus ausencias temporales le sustituirá el
funcionario de la Auditoría Interna que se designe, con apego al ordenamiento
legal y técnico vigente aplicable.
Ficha articulo
Artículo 18°.-Estructura organizativa y funcional. Corresponderá
al Auditor Interno proponer la estructura organizativa y funcional para la
efectividad del cumplimiento de las obligaciones legales y técnicas de la
Auditoría Interna, en concordancia con la razón de ser y la normativa que
regula al SFE. Para lo anterior, el Auditor Interno podrá oficializar las
Unidades funcionales necesarias para el cumplimiento de las obligaciones
establecidas en el ordenamiento jurídico y técnico aplicable; cada Unidad
funcional estará a cargo de un funcionario idóneo de la Auditoría Interna, que
asumirá la coordinación y ejecución de los estudios de auditoría que le sean asignados
de forma individual o bien, podrá ejercer supervisión sobre el equipo de
trabajo que se conforme para estos efectos.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo
N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 19°.-Organización por procesos. La Auditoría Interna
estará organizada bajo un enfoque de administración por procesos a cargo del
Auditor Interno, con apoyo de las Unidades funcionales, con el propósito de
garantizar la efectividad en el cumplimiento de las obligaciones legales y
técnicas.
Dichos procesos son los Servicios Técnicos (Servicios de Auditoría,
Servicios Preventivos y Servicios de Seguimiento) así como Servicios
Administrativos, los cuales se gestionarán en atención a las regulaciones
internas establecidas por la Auditoría Interna (políticas, lineamientos,
directrices, procedimientos y circulares).
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
SECCIÓN D
Del Auditor Interno y el personal a su cargo
Artículo 20.- Del nombramiento ante ausencia permanente,
suspensión y remoción del Auditor Interno.
El nombramiento
interino ante ausencia permanente y el nombramiento por tiempo indefinido en el
cargo de Auditor Interno lo realizará el Jerarca con estricto apego a lo
dispuesto en el artículo 31 de la LGCI, lo establecido por la CGR en los
"Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoria Interna
presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018) y demás normativa que emita el órgano
contralor para las unidades de Auditoría Interna del Sector Público, así como
los requisitos que el Manual Institucional de Cargos establezca para este cargo
y clase de puesto en el MAG.
Para el
nombramiento interino ante ausencia permanente (puesto vacante) se requiere
previamente de la autorización de la CGR.
El Auditor Interno
será inamovible y la conclusión o suspensión de la relación de servicio solo
podrá ser por justa causa, previo dictamen favorable de la Contraloría, según
los términos del artículo 15 de la Ley Orgánica del ente contralor.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 20 bis.- Del Recargo
de funciones, sustitución o suplencia y nombramiento interino del puesto de
Auditor Interno ante ausencia temporal del titular.
Ante ausencia temporal del Auditor
Interno, el Jerarca podrá disponer que un funcionario idóneo de la Auditoría
Interna asuma el puesto por recargo de funciones, sustitución o suplencia o
nombramiento interino según lo siguiente:
El recargo de funciones y la
sustitución o suplencia operarán ante las ausencias que no superen los 30 días
calendario, posterior a este plazo, el Jerarca deberá gestionar ante el
Despacho Ministerial el nombramiento interino del funcionario respectivo, en el
puesto de Auditor Interno; lo anterior para no afectar negativamente la
actividad de la Auditoría Interna.
El recargo de funciones,
sustitución o suplencia y nombramiento interino, ante ausencia temporal del
titular, no requieren de la aprobación de la CGR, no obstante, el Jerarca debe
informar oportunamente al Órgano Contralor los datos del funcionario designado.
En caso de no contar dentro de la
Auditoría Interna con un funcionario idóneo que asuma por recargo o sustitución
el puesto de Auditor Interno, el Jerarca podrá designar a otro funcionario de
la institución que cumpla con los requisitos mínimos establecidos en el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
(Así adicionado por el artículo 2° del
decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 21.-Jornada de trabajo. La jornada laboral del Auditor
Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna será de tiempo completo.
Ficha articulo
Artículo 22°.-De las regulaciones administrativas aplicables. El
Auditor Interno dependerá del Jerarca, quien le establecerá las regulaciones de
tipo administrativo que le serán aplicables. En caso de ausencia o insuficiencia
de norma, se observará en lo aplicable, lo que establece el Reglamento Autónomo
de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos adscritos
de Desconcentración Máxima y Mínima - Decreto Ejecutivo N° 36765-MAG (como los
vinculados con la asistencia, evaluación, permisos y vacaciones).
Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos al
citado Reglamento Autónomo de Servicio, exceptuando los movimientos de personal
(nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias) que
deberán contar previamente con la autorización del Auditor Interno; ante
ausencia o insuficiencia de norma estarán sujetos a las regulaciones
administrativas que establezca la institución para los funcionarios de la
auditoría interna.
Las regulaciones
de tipo administrativo mencionadas, no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del
Auditor Interno y su
personal, según lo dispuesto
en el artículo 24 de la
LGCI y los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoria Interna
presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018).En caso de duda,
la CGR dispondrá lo correspondiente.
(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo
N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
(Así reformado por el artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 23.-De las relaciones internas y externas. El Auditor
Interno debe poseer cualidades que le permitan relacionarse de manera adecuada
dentro y fuera de la organización cuando ello sea necesario, a fin de que tales
interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas,
agreguen valor a los procesos institucionales y contribuyan a satisfacer las
necesidades que en materia de su competencia se presenten.
Ficha articulo
Artículo 24.-Funciones del Auditor Interno. Sin perjuicio de lo
establecido en la LGCI, el Manual Institucional de Cargos, el Reglamento de la
Estructura Organizativa del SFE, el presente Reglamento y lo dispuesto en materia
de auditoría interna por parte de la CGR, al Auditor Interno le corresponderán
entre otras funciones las siguientes:
a) Planear, organizar, dirigir,
coordinar, supervisar, evaluar y controlar los procesos relativos a la
actividad de la Auditoría Interna, así como disponer la organización y
funcionamiento de la Unidad, de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes.
b) Desarrollar
los procesos de planificación estratégica y operativa de la Auditoría Interna,
basados en la valoración del riesgo y en concordancia con la normativa legal y
técnica aplicable.
c) Actualizar
periódicamente la visión, misión y políticas de la Auditoría Interna; así como
el universo auditable.
d) Adquirir y
aplicar conocimientos, técnicas, valores y actitudes que fortalezcan la
eficacia de la actividad de la auditoría interna.
e) Definir, establecer y mantener
actualizadas las políticas, métodos, procedimientos y prácticas para el
ejercicio de los deberes, las competencias y las atribuciones en la prestación
de los servicios de auditoría y los servicios preventivos conforme la normativa
legal y técnica.
Lo anterior, mediante el establecimiento de normativa interna
(políticas, directrices, lineamientos, procedimientos, circulares) que regule
la actividad técnica y administrativa de la Auditoría Interna, la cual será
actualizada de manera permanente, conforme las necesidades de fiscalización,
cambios tecnológicos, cambios en la legislación y la normativa técnica vigente
y aplicable.
(Así reformado el
párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 4096 del 23 de
febrero de 2018)
f) Definir, establecer y mantener
actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas para la administración,
acceso, revisión y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en
especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que
estipulan los artículos 6 de la LGCI y el 8 de la LCCEI y sus reglamentos.
g) Determinar los recursos humanos,
materiales, tecnológicos, de transporte y financieros indispensables para el
cumplimiento de las funciones, competencias y atribuciones de la Auditoría
Interna, y efectuar la debida solicitud al jerarca y demás autoridades
administrativas del SFE, comunicando el impacto que sobre la fiscalización y el
control correspondientes produce la limitación de recursos. Lo anterior, de
conformidad con lo estipulado en el artículo 27 de la LGCI.
h) Formular, presentar, ejecutar y
evaluar el plan anual operativo, el plan anual de labores y el presupuesto
correspondiente para el adecuado desempeño de la gestión de la Auditoría
Interna, de conformidad con la normativa legal y técnica aplicable.
i) Administrar,
de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros asignados a la Auditoría Interna.
j) Establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de los procesos de
auditoría para garantizar su efectivo funcionamiento, de manera que se asegure
la calidad de los servicios y el logro de los objetivos fijados.
k) Implantar y mantener actualizado
un sistema de seguimiento sobre el estado de los servicios de auditoría (de las
recomendaciones y observaciones resultantes de su gestión), de los servicios
preventivos (asesorías, advertencias y autorización de libros), así como de las
disposiciones emitidas por la Contraloría y otros órganos de control y
fiscalización externos, cuando sean de su conocimiento, e informar al jerarca
(anualmente o cuando las circunstancias lo ameriten) sobre los resultados de
dicho seguimiento.
l) Delegar funciones en el personal a su cargo, cuando amerite, utilizando criterios de idoneidad y conforme las formalidades que establece la Ley N° 6227, Ley General de Administración Pública. En caso de ausencia
temporal del Auditor Interno, el Jerarca
deberá resolver este aspecto de conformidad con lo dispuesto en los
"Lineamientos sobre gestiones que involucran a la
Auditoria Interna presentadas
ante la CGR (R-DC-83-2018).
(Así reformado el inciso anterior por el
artículo 1° del decreto
ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
m) Mantener actualizado el Reglamento de Organización
y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE; así como velar por su
respectivo cumplimiento.
(Así reformado el
inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 4096 del 23 de
febrero de 2018)
n) Presentar al
final de su gestión un informe, de acuerdo con las directrices emitidas por la
CGR.
o) Las demás
competencias contempladas en la normativa legal, reglamentaria y técnica
aplicable a la función de auditoría interna.
Ficha articulo
Artículo 25.-Rendición
de cuentas. El Auditor Interno responderá por su gestión ante el jerarca y
ante éste presentará, al menos, el informe de labores previsto en el artículo
22, inciso g) de la LGCI y otras disposiciones que dicte al respecto la CGR; sin perjuicio de que se
elaboren otros informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo
ameriten.
Ficha articulo
Artículo 26°.-Pericia y debido cuidado profesional. Los
funcionarios de la Auditoría Interna deberán reunir los conocimientos, las
aptitudes, la experiencia y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades
individuales, observando en la ejecución del trabajo, el debido cuidado
profesional, conforme lo dispuesto en el NEAI.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 27°.-Programa de
aseguramiento de la calidad. El Auditor Interno debe desarrollar,
aplicar, mantener y perfeccionar un programa de aseguramiento de la calidad que cubra todos los
aspectos de la actividad de
Auditoría Interna, según lo dispuesto en las NEAI y el NGA.
(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero
de 2018)
El programa debe incluir evaluaciones periódicas de calidad (externas e
internas) y supervisión interna continua. Cada parte del programa
debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar la gestión institucional, así como a proporcionar una seguridad razonable
de que la actividad de auditoría
interna cumple con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico y la normativa ética aplicable.
Las revisiones continuas del desempeño y revisiones periódicas se harán
mediante la autoevaluación anual, de acuerdo con las Directrices para la
autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas
del Sector Público, emitidas por la Contraloría (D-2-2008-CO-DFOE). Los resultados de la revisión
de la calidad deberán constar en un informe
con sus respectivos planes
de mejora cuando así se requiera, lo cual será comunicado
al jerarca, cuando corresponda o se considere conveniente.
Ficha articulo
Artículo 28.-Del personal de la Auditoría Interna. Es potestad del
Auditor Interno respecto al personal de la Auditoría Interna:
a) Autorizar movimientos de personal
en la Auditoría Interna, de conformidad con lo
que establecen los artículos 24 y 28 de la LGCI y demás
normas aplicables.
(Así reformado
el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero
de 2018)
b) Gestionar oportunamente ante las instancias correspondientes lo
relativo a las plazas vacantes de la Unidad a su cargo.
Las plazas vacantes de la Auditoría Interna deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado
a partir del momento en que la plaza adquiera la condición de vacante. El plazo podrá prorrogarse
por otros tres meses por
razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione
para tal efecto. La disminución de plazas, de cualquier
índole, deberá ser previamente autorizada por el Auditor Interno, conforme lo dispone la
LGCI en su artículo 28. En los casos que la disminución de plazas afecte el
Plan Anual de Labores de la
Auditoría Interna, deberá informarse a la CGR.
c) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para
que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio
de sus competencias, con la
normativa jurídica y técnica
pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas institucionales y
de la Auditoría Interna que
les sean aplicables.
d) Gestionar ante el jerarca u otros miembros de la administración activa que corresponda, la capacitación para
el desarrollo profesional
de sus funcionarios y las instalaciones físicas adecuadas para el debido cumplimiento de sus objetivos.
Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus funciones, competencias y atribuciones conforme al presente Reglamento, según lo dispuesto en la LGCI, la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República N° 7428, las NCISP, el NGA, y
el NEAI, así como otras disposiciones, normas, políticas, lineamientos y directrices dictadas por la CGR; y en forma complementaria por las normas adoptadas por el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica y el Colegio de Contadores
Públicos de Costa Rica, así
como demás normativa internacional aplicable.
(Así reformado
el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero
de 2018)
Ficha articulo
SECCIÓN E
Ámbito de Acción
Artículo 29.-Ámbito
de acción. La Auditoría Interna ejercerá sus competencias en todas las
dependencias del SFE, sus procesos, fondos públicos sujetos a competencia del
SFE (incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar) y
fondos o actividades privadas cuando estos se originen en transferencias
efectuadas con recursos del SFE; todo ello de conformidad con el artículo 22,
inciso a) de la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 30.-Actualización de su ámbito de acción. Al Auditor
Interno le corresponde mantener actualizado y detallado el ámbito de acción por
dependencias y procesos del SFE, incluyendo fideicomisos y fondos especiales; para lo cual tomará en
cuenta, entre otros elementos, el marco jurídico y técnico, el planeamiento
estratégico y operativo, la organización administrativa, la evaluación de
resultados de la planificación de períodos anteriores (de conformidad con los
indicadores de gestión vigentes), los resultados obtenidos con el sistema
específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI), la autoevaluación
del sistema de control interno, la información presupuestaria y financiera de
la entidad (incluyendo fideicomisos, donaciones y cualquier otro recurso sobre
el cual SFE tenga derechos, obligaciones o potestades de control), su propia
valoración de riesgos y cualquier otra información que resulte relevante.
Ficha articulo
Artículo 31.-Archivo permanente. La Auditoría Interna dispondrá de
la información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten su
ámbito de acción y su actividad como tal, mediante los sistemas de información
y archivos impresos, digitales, electrónicos y de cualquier otra naturaleza que
sobre el particular mantiene el SFE.
Ficha articulo
SECCIÓN F
Relaciones y coordinación
Artículo 32.-Relaciones y coordinación.
Al Auditor Interno le corresponderá regular y administrar el manejo de las
relaciones y coordinaciones de la Auditoría Interna conforme la normativa
aplicable. Estas relaciones se enfocan principalmente al jerarca, los titulares
subordinados, la CGR y otras instancias internas o externas:
a) Relaciones internas. El Auditor Interno deberá
establecer y regular a lo interno de la Auditoría, las pautas principales sobre
las relaciones y coordinación de sus funcionarios con los auditados.
b) Relaciones externas. Es facultad del Auditor
Interno, solicitar, proveer, intercambiar información y coordinar actividades
con la CGR, con los contadores públicos que se contraten en la entidad, con
otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales,
para minimizar la duplicación de esfuerzos. Lo anterior, sin perjuicio de la
coordinación interna que al respecto deba darse y en tanto no se contravenga lo
dispuesto en el artículo 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI.
c) Relaciones y comunicación efectiva. Con el fin
de mejorar el desempeño de la Auditoría Interna y propiciar un mayor
conocimiento acerca de la función que realiza, el Auditor Interno y su personal
deben mantener relaciones cordiales y una efectiva comunicación en el ámbito de
su competencia con el jerarca, el personal del SFE, las diferentes dependencias
sujetas a su fiscalización, la CGR y las demás instituciones que correspondan.
d) Formulación y ejecución del presupuesto. La
Auditoría Interna formulará su proyecto anual de presupuesto en forma
independiente, de acuerdo con su plan de trabajo y de conformidad con el
ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Cualquier divergencia de criterio
respecto a la dotación de recursos presupuestarios entre la unidad responsable
de la formulación del proyecto de presupuesto institucional y la Auditoría
Interna, será resuelta por el jerarca.
e) Modificaciones al presupuesto de la Auditoría
Interna. No podrán hacerse modificaciones al presupuesto anual del SFE que
afecten los recursos asignados al desarrollo de las actividades de la Auditoría
Interna, sin contar con la previa autorización del Auditor Interno.
f) Certificación sobre los recursos asignados a la
Auditoría Interna. Cada año el Auditor Interno debe emitir, para la
aprobación del presupuesto ordinario del SFE, una certificación correspondiente
a los recursos asignados a la Auditoría Interna; la cual debe contener su
criterio respecto a si las sumas asignadas son suficientes para atender
adecuadamente las funciones de ese año.
g) Registro presupuestario. El Auditor Interno
debe establecer mecanismos de coordinación para que el área administrativa
financiera del SFE lleve un registro separado del monto presupuestario asignado
y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto; de manera
que se controlen, tanto la ejecución como las modificaciones de los recursos
presupuestados para esa Unidad.
h) Asesoría legal. Es obligación de la Asesoría
Legal del SFE brindar a la Auditoría Interna un oportuno y efectivo servicio de
asesoría legal, cuando lo requiera para atender sus necesidades de orden
jurídico; conforme lo estipula el artículo 33, inciso c) de la LGCI.
i) Apoyo técnico. La Auditoría Interna podrá
solicitar, cuando lo estime necesario, la asesoría o la incorporación de
profesionales y técnicos en las diferentes disciplinas (funcionarios o no del
SFE); para que realicen labores de su especialidad en apoyo a su actividad. La
solicitud será efectuada al jerarca por el Auditor Interno, o en su lugar a las
jefaturas de las Direcciones, Departamentos o Programas, cuando exista anuencia
previa de dichos titulares subordinados con competencia y autoridad para
ordenar la atención del requerimiento.
Ficha articulo
CAPÍTULO III
Funcionamiento de la Auditoría Interna
SECCIÓN A
Competencias, prohibiciones, deberes y potestades
Artículo 33.-Competencias.
Compete a la Auditoría Interna (artículo 22 de la LGCI), primordialmente lo
siguiente:
a) Realizar
auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos
públicos sujetos a su competencia institucional (incluye fideicomisos, fondos
especiales y otros de naturaleza similar). Asimismo, de acuerdo con los
artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República,
efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades
privadas, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por
componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el
cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su
competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas
que sean pertinentes.
c) Verificar que
la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la
LGCI, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación
de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la
operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas
o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en
materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los
órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas
conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar,
mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban
llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a
criterio del Auditor Interno, sean necesarios para el fortalecimiento del
sistema de control interno.
f) Preparar los
planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que
establece la CGR.
g) Elaborar un
informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las
recomendaciones de la Auditoría Interna, de la CGR y de los despachos de
contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento,
sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las
circunstancias lo ameriten.
h) Mantener
debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la
Auditoría Interna.
i) Las demás
competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica de
obligada observancia, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la
LGCI.
Ficha articulo
Artículo 34.-Prohibiciones.
El Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán
observar las prohibiciones establecidas en el artículo 34 de la LGCI, LCCEI y
otras regulaciones conexas.
Ficha articulo
Artículo 35.-Deberes. El Auditor Interno y demás funcionarios de la
Auditoría Interna deberán cumplir con las obligaciones establecidas en el
artículo 32 de la LGCI, así como aquellas que determine la normativa emitida
por la CGR y regulaciones conexas; conforme el marco legal y técnico.
Ficha articulo
Artículo 36.-Potestades. El Auditor Interno y los demás funcionarios
de la Auditoría Interna tendrán las siguientes potestades (artículo 33 de la
LGCI):
a) Libre acceso,
en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las
cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia
institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto
administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de
información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder,
para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que
consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que
realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la
administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a
cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos
públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma,
las condiciones y el plazo razonable, los informes, datos y documentos para el
cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la
solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos
públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a
funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y
las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera
otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo
con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Ficha articulo
Artículo 37.-Señalamiento
de plazos. La Auditoría Interna señalará (en cada caso) el plazo en el cual
deberá suministrarse lo que ha solicitado. Este plazo será establecido
considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y
urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Tal plazo
empezará a contar a partir del día siguiente del recibo de la solicitud por la
unidad correspondiente.
Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el
responsable deberá comunicarlo para su resolución a la Auditoría Interna dentro
de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición.
Ficha articulo
SECCIÓN B
De los servicios de la Auditoría Interna
Artículo 38.- De
los servicios.
La Auditoría
Interna del SFE con el fin de validar y mejorar las operaciones, contribuir al
logro de los objetivos institucionales, evaluar y mejorar la efectividad de la
administración del riesgo, del control y los procesos de dirección, así como,
proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del
Jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal
y técnico y a las prácticas sanas, brindará los siguientes servicios:
a) Servicios de
auditoría
b) Servicios
preventivos
c) Investigación
de presuntos hechos irregulares
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 38 bis.- Modalidades
para la prestación de los servicios La Auditoría Interna podrá brindar sus
servicios de manera presencial, mediante Auditoría remota o una combinación de
ambas. La modalidad para la prestación de los servicios se definirá
considerando lo siguiente:
a) A criterio del Auditor Interno
por un asunto de conveniencia y oportunidad en la prestación del servicio.
b) A criterio del Auditor
Interno, para el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y capacidad
instalada de la Auditoría Interna.
c) Por motivo de caso fortuito y
fuerza mayor como puede ser la declaratoria de emergencia nacional, emergencia
sanitaria, desastres naturales y alertas emitidas por la Comisión Nacional de
Emergencias (CNE).
d) Por cualquier otra situación
que pueda afectar la continuidad del servicio o poner en riesgo la integridad de
los funcionarios de la Auditoría Interna.
(Así adicionado por el artículo 2° del
decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 39.- Servicios de auditoría.
Son aquellos
referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa y auditoría de carácter especial.
(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
43174 del 4 de agosto del 2021)
Los servicios de auditoría proporcionarán exámenes objetivos de evidencia en relación
con la administración del riesgo,
del control y proceso de dirección,
así como sobre asuntos específicos
de la institución; con el fin de proveer
evaluaciones independientes,
orientadas a impulsar mejoras en la gestión,
mejorar la responsabilidad pública y facilitar la toma de decisiones. Son parte de esos servicios, las actividades de seguimiento dirigidas a verificar el cumplimiento por parte de la administración activa, de las recomendaciones dirigidas y que fueron de aceptación.
(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
43174 del 4 de agosto del 2021)
a) Auditoría Financiera: se enfoca en determinar si
la información financiera
de la entidad se presenta
de conformidad con el marco
de referencia de emisión de
información financiera y regulatorio aplicable. Esto se logra obteniendo
evidencia de auditoría suficiente y apropiada que le permita al auditor expresar una opinión acerca
de la razonabilidad de la información
financiera. Otros objetivos de la auditoría financiera, pueden incluir la revisión de informes especiales para elementos, cuentas o partidas específicas de un estado financiero y la revisión de información financiera intermedia.
(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
43174 del 4 de agosto del 2021)
b) Auditoría Operativa: Evalúa la eficacia,
eficiencia y economía (o al menos uno de estos aspectos) con que la entidad,
programa, proyecto, unidad, proceso o actividad del sujeto fiscalizado, utiliza
los recursos públicos, para el desempeño de sus cometidos; esto con el
propósito de mejorar la gestión del sujeto fiscalizado. El desempeño se examina
contra los criterios que lo rigen; por ende, conlleva el análisis de las causas
de las desviaciones de estos criterios u otros problemas.
La Auditoría Interna debe seleccionar los temas de auditoría operativa
por medio de su proceso de planificación estratégica, táctica y operativa,
mediante el análisis de temas potenciales y la identificación de riesgos y/o
problemas.
(Así reformado el
inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
c) (Derogado por el por el
artículo 3° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
d) Auditoría de carácter especial: Se enfoca en determinar si
un asunto en particular cumple con las regulaciones o mandatos identificados como criterios, contenidos en leyes,
reglamentos u otras normativas que las regulan, tales
como resoluciones, u otros criterios considerados como apropiados por el auditor. Las auditorías de carácter especial
se llevan a cabo para evaluar si las actividades, operaciones financieras e información, cumplen en todos
los aspectos relevantes, con las regulaciones
o mandatos que rigen a la entidad auditada. Estas auditorías de carácter especial pueden abarcar una extensa
gama de temas, tales como aspectos de orden contablefinanciero, presupuestario, administrativo, económico, jurídico, control interno y otras temáticas relacionadas con la fiscalización pública.
Si durante la realización de un servicio de
auditoría, se llega a tener conocimiento de indicios de presuntos hechos
irregulares, se documentarán esos incidentes e informará al Auditor Interno
para que los mismos sean analizados de forma independiente a través de la respectiva
investigación.
(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N°
43174 del 4 de agosto del 2021)
(*)e) Investigaciones de hechos irregulares: Comprenden las investigaciones de hechos irregulares que podrían
generar algún tipo de responsabilidad (administrativa, civil y/o penal).
Sobre este particular, hasta tanto la CGR no emita lineamientos
específicos para el desarrollo de este tipo de investigaciones, las mismas se
realizarán utilizando en lo aplicable, la metodología de la auditoría de
estudios especiales; así como considerando los siguientes criterios:
. Si durante la ejecución de una auditoría
operativa o financiera se detectan posibles hechos irregulares o actos
ilícitos, la organización de auditoría deberá incorporar dichos insumos a su
proceso de planificación, a efecto de iniciar una auditoría de carácter
especial.
. La auditoría de carácter especial también
podrá iniciarse por la presentación de denuncias.
. En los casos en que se vislumbre que el
producto sea una denuncia penal o se trate de asuntos que conlleven al
establecimiento de responsabilidades en materia administrativa o civil, el
auditor no deberá comunicar los criterios de auditoría a la Administración.
(*) (Así adicionado
el inciso e) anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23
de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 39 bis.- Investigación
de presuntos hechos irregulares:
En estas investigaciones se
analizan las conductas, entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los
sujetos cubiertos por el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que
podrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios
a la institución pública y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a
cargo del infractor (administrativa o judicial).
Para lo anterior, se debe
observar lo dispuesto en los "Lineamientos Generales para el análisis de
presuntos hechos irregulares" (R-DC-102-2019).
(Así adicionado por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 40.-Servicios
preventivos. Corresponden a las competencias establecidas para las
auditorías internas en los incisos d) y e) del artículo 22 de la LGCI, que se
refieren a los servicios de asesoría, advertencia y de autorización de libros.
Los servicios de asesoría y de advertencia deberán versar sobre asuntos que
sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y no deberán
comprometer su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus
actividades.
a. Servicio de
Advertencia: Es el servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la
administración activa, por medio del cual realizan observaciones en forma
escrita para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde
sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas (cuando
sean de su conocimiento); a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de
su proceder o riesgos en la gestión.
b. Servicio de
Asesoría: Es el servicio preventivo (verbal o escrito) que brinda
oportunamente el Auditor Interno al jerarca, por medio del cual emite su
criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia,
sin que sean vinculantes para quien los recibe, sin que menoscabe o comprometa
la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás
competencias y sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni
sugerir o recomendar. Queda a criterio del Auditor Interno brindar los
servicios de asesoría en materia de su competencia a otros niveles de la
organización.
c. Servicio de
Autorización de libros: Es el servicio preventivo que consiste en la
fiscalización periódica de la efectividad del manejo, autorización y control de
libros o registros relevantes y necesarios para el fortalecimiento del sistema
de control interno. Incluye autorizar mediante razón de apertura y cierre de
libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del
SFE, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios
para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de
autorización se realiza de conformidad con las normas técnicas emitidas por la
CGR específicas para ese servicio y con los procedimientos definidos al
respecto por la Auditoría Interna.
Ficha articulo
Artículo 41°.-Del procesamiento y acceso de la información. La
obtención, registro, acceso, procesamiento, análisis y custodia de la
información requerida como evidencia para sustentar la gestión y supervisión de
los servicios de auditoría y servicios preventivos, se realizará de
conformidad con lo dispuesto en las
normas 207 "Evidencia de auditoría" y 208 "Documentación de la auditoría"
contenidas en las NGA y los procedimientos establecidos por la Auditoría
Interna.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N°40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
SECCIÓN
C
De los informes
de auditoría
Artículo 42.-Comunicación
de resultados. La Auditoría
Interna, una vez finalizado el trabajo de campo, cuenta con un plazo máximo de un mes calendario para la emisión del informe final correspondiente a los estudio de auditoría. En casos justificados,
el plazo antes citado podrá ser suspendido
y/o ampliado, situación que
deberá quedar debidamente fundamentada y aprobada por el Auditor Interno; así como
documentada en el legajo de documentos respectivo. Lo anterior, sin detrimento
de la comunicación de informes
parciales que se realicen durante la ejecución de estudios de auditoría, en apego a principio de oportunidad.
La Auditoría Interna comunicará los resultados de sus auditorías
mediante informes escritos, a efecto de que la administración activa tome en
forma oportuna las acciones necesarias que posibiliten la implementación de sus
recomendaciones.
La Auditoría Interna dirigirá sus informes y consecuentes
recomendaciones al funcionario de la administración activa, que posea la
competencia y autoridad para ordenar la implantación de tales recomendaciones.
La comunicación de resultados de las auditorías, se efectuará de
conformidad con lo dispuesto en la Sección IV del Capítulo IV de la LGCI y en
dichas comunicaciones se incluirá la transcripción de los artículos
correspondientes relativos a trámites y plazos. Además, tanto
la comunicación de resultados
de las auditorías como la conferencia final se regularán por lo indicado en la Norma 205 "Comunicación de Resultados de las NGA y la Norma 2.10 "Comunicación
de los Resultados" de las
NEAI, así como por otras disposiciones
que dicte al respecto el órgano contralor.
(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero
de 2018)
En cuanto a los servicios de asesoría y advertencia, el Auditor Interno
definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de
comunicación sobre los resultados de este tipo de servicios preventivos,
conforme a la naturaleza de los estudios y normativa emitida por la CGR.
Ficha articulo
Artículo 43°.-Declaración de cumplimiento e incumplimiento con las
normas. En el capítulo de Introducción del informe se indicará "realizado
de acuerdo con las normas" únicamente, si los resultados del programa de
mejoramiento de la calidad demuestran que la actividad de auditoría interna
cumple con las normas descritas en las NEAI. No obstante, todo estudio debe
realizarse usando de referencia estas normas, como herramienta de control
de calidad del trabajo realizado.
(Así reformado el
párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
Cuando el incumplimiento de algunas normas de las NEAI afecte una tarea
específica, la comunicación de los resultados debe exponer:
(Así reformado el
párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
Ø Las normas con las cuales no se cumplió totalmente,
Ø Las razones del incumplimiento, y
Ø El impacto del incumplimiento en la tarea.
Ficha articulo
Artículo 44.-Informe parcial y final. La Auditoría Interna, de acuerdo con su criterio, podrá emitir informes parciales durante la etapa de examen de sus auditorías. Toda auditoría siempre dará lugar a un informe final.
El contenido y la estructura de los informes se definirán
detalladamente en las regulaciones internas (políticas, lineamientos,
directrices, procedimientos y circulares) establecidas por la Auditoría Interna
para gestionar sus procesos técnicos y administrativos; lo anterior, de
conformidad con lo señalado en el párrafo segundo del inciso e) del artículo 24
de este Reglamento.
(Así reformado el
párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 45.-Conferencia final. Los resultados, conclusiones y
recomendaciones de los servicios de auditoría, se comentarán (con anterioridad
a su comunicación oficial), con el funcionario a quien se dirigen las
recomendaciones, poseedor de la competencia y autoridad para ordenar su
implantación; a fin de promover el intercambio y retroalimentación con respecto
a éstos.
Las observaciones escritas que al respecto ese funcionario proporcione en
la conferencia final, se contemplarán en el respectivo informe de auditoría y
sobre ellas se manifestará la Auditoría Interna, si lo estima necesario.
La Auditoría Interna sólo deberá variar su criterio y si es del caso,
modificar el contenido de su informe, cuando así se le demuestre con razones
fundadas y a su entera satisfacción.
Se exceptuarán de esa conferencia final los asuntos relacionados con el
establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales.
Ficha articulo
Artículo 46.-Audiencia para la conferencia final. La Auditoría
Interna solicitará por escrito audiencia para efectuar la conferencia final al
funcionario responsable de ordenar la implantación de las recomendaciones,
quien deberá dársela dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de
la solicitud de audiencia; salvo situación de manifiesta excepción, la cual
deberá ser puesta por escrito en conocimiento de la Auditoría Interna dentro de
los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de esa solicitud, para la
concesión de una prórroga por una única vez.
Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial
de auditoría se suministrarán conjuntamente con la solicitud de audiencia para
la realización de la conferencia final, con la finalidad de propiciar una mayor
comprensión y análisis de su contenido y brindar un debido soporte a los
comentarios a realizar por el funcionario a quien se dirigen las
recomendaciones.
Ficha articulo
Artículo 47.-Confección de acta de discusión del borrador del informe.
El Auditor Interno o el funcionario de la Auditoría Interna que realizó el
estudio, debe confeccionar un acta de la discusión del borrador de informe o
conferencia final, la cual resumirá los asuntos más relevantes ocurridos en
ella y fijará los compromisos asumidos. El acta deberá respetar el formato
establecido para este efecto y será firmada por todos los asistentes a dicha
conferencia. Una vez concluida la reunión de discusión se sellará el acta con
el sello de Auditoría Interna y será firmada por los participantes, a los
cuales se les entregará una copia de la misma. El documento original quedará
adjunto al informe discutido en el archivo dispuesto para este efecto.
Ficha articulo
Artículo 48.-Recibido de los informes oficiales. La Auditoría
Interna debe revisar que en una copia de la nota de remisión del informe,
conste la fecha de recibido y el nombre y firma del responsable de la recepción
por parte de la Administración Activa u otras instancias de control.
Ficha articulo
Artículo 49.-Errores y omisiones. Si una comunicación final contiene
un error u omisión significativa que desvirtúe su contenido, el Auditor Interno
debe comunicar, a la mayor brevedad, la información corregida a todas las
partes que recibieron la comunicación original.
Ficha articulo
Artículo 50.-Respuesta a los
informes de auditoría. El funcionario al cual la Auditoría Interna dirige
sus recomendaciones deberá, en los plazos improrrogables que establecen los
artículos 36 y 37 de la LGCI, según se trate del titular subordinado o jerarca,
ordenar la implantación de las recomendaciones o manifestarse, si discrepa de
ellas, conforme lo dictan esos artículos; lo cual deberá comunicar a la
Auditoría Interna dentro de tales plazos.
Vencidos esos plazos sin producirse las manifestaciones de ley por el
funcionario en cuestión y sin perjuicio de las responsabilidades que tal
actuación genere, el informe de auditoría deviene en válido, eficaz y firme y
por consiguiente es obligatorio a efectos de que se implanten sus
recomendaciones, bajo pena de incurrir en responsabilidad administrativa y
civil en caso de incumplimiento injustificado, de conformidad con el artículo
39 de la LGCI.
Los informes generados de una investigación de hechos irregulares
(Informes de Relación de Hechos) que podrían generar responsabilidades de tipo
administrativo, civil y/o penal, no están sujetos a la aplicación de lo
dispuesto en los artículos 37 y 38 de la LGCI. No obstante, el Jerarca debe
analizar oportunamente este tipo de informes, teniendo presente para cada caso
en particular, la materia de prescripción, a efecto de adoptar, documentar y
fundamentar su decisión con respecto a la atención de los mismos.
(Así adicionado el párrafo anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 51.-Inconformidad con las recomendaciones. Firme la resolución
del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la
Auditoría Interna, esa dependencia tendrá un plazo de quince días hábiles, contados
a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su
inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe
remitirse a la CGR, dentro de los ocho días hábiles siguientes; salvo que el
jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
Lo anterior, de conformidad con el artículo 38 de la LGCI, el cual
además establece que la CGR dirimirá el conflicto en última instancia, a
solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de
treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al
efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el
órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el
capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº
7428, del 7 de setiembre de 1994.
En caso de que el Jerarca no acepte las recomendaciones contenidas en
los informes generados de una investigación de hechos irregulares (Informes de
Relación de Hechos) deberá motivar su decisión mediante un análisis fáctico
jurídico, el cual consiste en desestimar los hechos generadores de eventual
responsabilidad señalados por la Auditoría Interna, mediante fundamento
respectivo.
(Así adicionado el
párrafo anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 52°.-Acceso a informes. Los informes de auditoría que
no hacen referencia a eventuales responsabilidades (característica que los
diferencia de las relaciones de hechos y denuncias al Ministerio Público), una
vez puestos en conocimiento de la administración activa, son de libre acceso
por parte de cualquier persona pública o privada. Para lo cual, en virtud del
principio de transparencia, estarán a disposición de la ciudadanía en el sitio
web del Servicio Fitosanitario del Estado, a más tardar en el mes posterior a
su comunicación oficial a la administración activa.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
SECCIÓN
D
De las Relaciones de Hechos
Artículo 53.- Naturaleza de las Relaciones
de Hechos(*). El informe de auditoría que se denomine Relación de Hechos sólo tratará sobre
asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas, civiles o penales y deberá contener los elementos
necesarios para la identificación
de los presuntos responsables contra los cuales se deben enderezar las acciones que se recomiendan y precisar los hechos anómalos
o irregulares que se les atribuyen.
(*) (Así reformado el título anterior por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 54°.-Informe de Relación de Hechos. El informe de
Relación de Hechos u otro informe elaborado por la Auditoría Interna, debe ser
considerado por el Órgano Director (conformado e integrado por el Órgano
Decisor) de un procedimiento administrativo como un insumo fundamental de apoyo
en la investigación de hechos que pudieran ser contrarios al ordenamiento
jurídico, para que éste recomiende las respectivas sanciones a los funcionarios
que se presuman responsables. Esto, sin que el Órgano Director renuncie a sus
potestades legales de establecer por sus propios medios, la verdad real de los
hechos, bajo los supuestos del debido proceso.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 55.-Comparecencia ante el Órgano Director. Los funcionarios
de la Auditoría Interna responsables de la investigación y confección del
Informe de Relación de Hechos u otro informe, podrán comparecer en las audiencias
del Órgano Director en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente
serán cuestionados sobre las dudas que del informe puedan surgir en el curso
del procedimiento administrativo, en el ámbito de la materia en investigación.
Ficha articulo
Artículo 56.-Confidencialidad en las Relaciones de Hechos. Las
Relaciones de Hechos y toda la información y documentación de sustento producto
de la investigación realizada por la Auditoría Interna y en poder de ésta, son
de acceso restringido durante la investigación, la elaboración de la relación
de hechos y de su expediente y el traslado al jerarca u órgano competente, y
aún posterior a ello hasta que la instancia competente dicte el acto final.
Cuando la relación de hechos se genere por una investigación cuyo origen es
una denuncia, la Auditoría Interna deberá tomar las medidas necesarias para que
se guarde la confidencialidad sobre la identidad del denunciante en todo
momento y sin sujeción a límite de tiempo.
Todo lo anterior de conformidad con el artículo 6º de la LGCI y 8º de la
LCCEI.
Ficha articulo
Artículo 57.-Comunicación de los Informes de Relación de hechos. Los
Informes de Relación de Hechos se dirigirán al Jerarca y les será aplicable lo
establecido en el artículo 42 del presente Reglamento en cuanto a su
comunicación. En vista de que tales informes pueden generar posibles
responsabilidades administrativas, civiles o penales, no les será aplicable lo
estipulado en los artículos 45, 46 y 47 del presente Reglamento, relativos a la
conferencia final. Los Informes de Relación de Hechos se acompañarán del
respectivo expediente, el cual debe enviarse en estricto orden cronológico y
debidamente foliado, con un índice de la documentación de prueba que lo
conforma.
La identidad del denunciante y la denuncia por él suscrita no deben ser
consideradas como parte del expediente en cuestión. La Auditoría Interna no
tiene la obligación de dar audiencia a los presuntos responsables que se
señalen con motivo de la investigación.
Ficha articulo
Artículo 58.-Solicitudes de la Asamblea Legislativa. Las solicitudes
de la Asamblea Legislativa referidas a las Relaciones de Hechos, documentación
y pruebas que obren en poder de la Auditoría Interna serán satisfechas en el
tanto se trate de solicitudes que formule una Comisión Legislativa debidamente
acreditada, de conformidad con el inciso 23) del artículo 121 de la
Constitución Política; siempre y cuando lo solicitado no forme parte de una
denuncia trasladada al Ministerio Público.
Ficha articulo
SECCIÓN E
De las denuncias
Artículo
59.-Recepción y trámite de denuncias. La Auditoría Interna dará trámite
únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o
ilegales en relación con el uso y manejo de los recursos administrados por el SFE y su presentación podrá
hacerse en forma escrita, verbal, por la vía telefónica o por cualquier otro
medio. La Auditoría Interna deberá valorar los hechos denunciados con el
propósito de determinar si procede atender la denuncia, trasladarla o
desestimarla, observando lo dispuesto en la LGCI, la LCCEI y lo que disponga al
respecto la CGR.
Ficha articulo
Artículo 60°.-Criterios de admisibilidad de denuncias. Para la
admisión de las denuncias por parte de la Auditoría Interna se establecen los
siguientes criterios:
a) La denuncia debe corresponder al ámbito de competencia de la
institución.
b) La denuncia no
debe referirse a intereses particulares exclusivos del denunciante. No se
admitirán denuncias sobre hechos presuntamente irregulares que se refieran a
problemas de índole estrictamente laboral entre funcionarios de la institución
y la Administración Activa o a desavenencias de tipo personal entre
funcionarios, salvo que de los hechos se desprenda la existencia de aspectos
relevantes que ameriten ser valorados por la Auditoría Interna en razón de sus
competencias.
(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo
N° 43174 del 4 de agosto del 2021)
c) La denuncia no será gestionada si su atención le corresponde
investigarla a otras sedes (como las judiciales).
d) El costo de la investigación no debe ser superior al beneficio que
se pretender recibir (costo/beneficio).
e) La denuncia no esté siendo atendida por otra instancia competente.
f) El hecho no deberá ser una reiteración o reproducción de otras
denuncias.
g) Se deberá exponer en forma clara, precisa y circunstanciada los
hechos aparentemente irregulares.
h) Se deberá indicar el momento y lugar en que ocurrieron los hechos.
i) Se deberá indicar el o los sujetos que figuran como presuntos
responsables.
j) El denunciante debe indicar cuál es su pretensión en relación al
hecho denunciado.
k) De contar con la información, se deberá indicar:
1- La estimación del perjuicio económico a los fondos públicos o al
patrimonio.
2- Aporte o sugerencia del suministro de otras pruebas.
3- Se debe indicar los probables testigos e información para
contactarlos.
Una vez aplicados estos criterios, la Auditoría Interna concluirá si la
denuncia es admisible o bien si se rechaza, lo cual debe documentarse.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 61.-Información
adicional de la denuncia. El denunciante también deberá brindar información
complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los
fondos públicos en caso de conocerlo y, de ser posible, deberá hacer la
indicación de los probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como
la aportación o sugerencia de otras pruebas.
Ficha articulo
Artículo 62.- Solicitud
de aclaración de hechos denunciados. Cuando la Auditoría Interna determine
que existe imprecisión de los hechos, se otorgará a la parte un plazo no menor
de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información; de lo
contrario, se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea
presentada posteriormente con mayores elementos, como una nueva gestión.
La Auditoría
Interna para mejor resolver, podrá solicitar a la Administración Activa u otro
sujeto de su ámbito de competencia, la información adicional que estime
pertinente.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 63.-De las denuncias anónimas. Las
denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción
suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que
permitan iniciar la investigación; de lo contrario, se archivará la denuncia.
Ficha articulo
Artículo 64.- Desestimación
y archivo de denuncias. La Auditoría Interna desestimará y archivará la
denuncia cuando se declare falta de mérito o fundamento, por las siguientes
razones:
a) Producto de la aplicación
de los criterios de admisibilidad establecidos en el artículo 60 de este
Reglamento.
b) Incumplimiento de las
condiciones establecidas en los artículos 62 y 63 de este Reglamento.
c) Conforme al resultado
de la investigación preliminar realizada.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 65.-Fundamentación
del acto de desestimación y archivo de una denuncia. La desestimación y
archivo de una denuncia se realizará mediante un acto debidamente motivado
donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión; todo lo
cual deberá quedar debidamente especificado en los papeles de trabajo de la
investigación y en la razón de archivo.
Ficha articulo
Artículo 66.- Comunicación
al denunciante. Siempre que en los registros de la Auditoría Interna conste
algún medio para comunicarse con el denunciante, deberá informarle de las
siguientes acciones:
a) La decisión de
desestimar y archivar la denuncia
b) Sobre la
decisión de traslado de la denuncia a otras dependencias de la institución,
cuando se trate de casos que le corresponda atender en primera instancia a la
Administración Activa y ésta no haya sido enterada de la situación, o se
encuentre realizando una investigación por los mismos hechos, o existan
causales de abstención o conflictos de interés que puedan afectar al Auditor
Interno o a algún funcionario de la Auditoría Interna. c) La decisión de
remitir el asunto a las autoridades externas a la institución, según
corresponda, sean administrativas o judiciales, por especialidad de la materia
o porque en otra instancia exista una investigación avanzada sobre los mismos
hechos.
d) La decisión de
incluir los hechos denunciados como parte del alcance de un estudio de
auditoría que se encuentra en ejecución o en la programación de un nuevo
servicio de auditoría; con el propósito de analizar aspectos relacionados con
el control interno.
e) El resultado
final de la investigación que se realizó con motivo de la atención de la
denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de un
procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se le
comunicará sobre la realización del estudio y sobre la remisión del informe
correspondiente a la autoridad competente, sin aportar información,
documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.
(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43174 del 4 de
agosto del 2021)
Ficha articulo
Artículo 67.-Confidencialidad en el trámite de denuncias. La
custodia, acceso de la información y comunicación de resultados, así como la
documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán
confidenciales, de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la LGCI
y 8º de la LCCEI.
Ficha articulo
Artículo 68.-Resguardo de la identidad del denunciante. Todo papel
de trabajo, razón de archivo o comunicaciones a terceros generadas por la
Auditoría Interna, resultado de la denuncia que recibiera, no deben consignar
la identidad del denunciante.
Ficha articulo
Artículo 69.-Denuncias ante la Auditoría Interna sobre asuntos
disciplinarios o con motivo de la prestación de servicios de funcionarios del SFE. Serán trasladadas para el
trámite que corresponda a la respectiva dependencia del SFE, con indicación expresa de
los artículos 6º de la LGCI y 8º de la LCCEI, la cual comunicará al denunciante
lo que corresponda. Al respecto, la Auditoría Interna comunicará al denunciante
sobre el traslado de la denuncia.
Ficha articulo
SECCIÓN F
Del seguimiento de recomendaciones
Artículo 70.-Sistema
de seguimiento de recomendaciones. La Auditoría Interna deberá establecer y
mantener un sistema de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y
demás resultantes de su gestión y de las recomendaciones producto de los
estudios realizados por auditores externos contratados y de las giradas por las
demás instituciones de control y fiscalización que correspondan (cuando sean de
su conocimiento); con el propósito de asegurarse la oportuna, adecuada y eficaz
atención por parte de la Administración Activa, sin menoscabo de la responsabilidad
que a esta última le compete en la debida atención de las mismas conforme lo
establece la LGCI.
Ficha articulo
Artículo 71°.-Planificación
de las actividades de seguimiento(*). La
Auditoría Interna contemplará en su plan anual de labores, la actividad
correspondiente al seguimiento de sus recomendaciones ya aceptadas por la administración
activa o de auditores externos cuando sean de su conocimiento, para asegurarse
de su oportuna, adecuada y eficaz implementación.
(*) (Así reformado el
título anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero
de 2018)
En cuanto al seguimiento de recomendaciones y disposiciones contenidas
en informes emitidos por la CGR, la Auditoría Interna ajustará su gestión a lo
dispuesto en los "Lineamientos generales para el cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la
República en sus informes de auditoría" (R-DC-144-2015 del 13 de noviembre de
2015).
(Así adicionado el párrafo anterior por el
artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 72°.-Priorización y alcance de las actividades de
seguimiento. La naturaleza, oportunidad y dimensión de las actividades de
seguimiento serán determinadas, por la importancia de los hallazgos reportados,
la complejidad de la acción correctiva, los riesgos a los que se enfrenta el
SFE de no corregirse las situaciones detectadas y la disponibilidad de recursos
de la Auditoría Interna.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 73.-Solicitudes de información. La Auditoría Interna,
cuando estime conveniente, podrá solicitar al funcionario que ordenó la
implantación de las recomendaciones, o a quien corresponda, referirse por
escrito a los períodos estimados para su cumplimiento, o bien, al progreso
alcanzado en relación con su implementación. Lo anterior, sin perjuicio de los
análisis y verificaciones que ejecutará la Auditoría Interna sobre la
información suministrada y cualesquiera otra relacionada.
Ficha articulo
Artículo 74.-Seguimiento a cargo de la administración activa. El funcionario responsable
de ordenar la implantación
de las recomendaciones deberá
ejercer el control para asegurarse
la adopción de todas las medidas y acciones para su oportuna, adecuada
y eficaz implantación y adoptar, de ser preciso, las acciones disciplinarias y legales procedentes en caso de que los funcionarios respectivos incumplan en forma injustificada sus órdenes, instrucciones, lineamientos, directrices u otros dados para ese propósito.
Es responsabilidad del funcionario señalado en el artículo anterior
proporcionar las fechas estimadas de finalización para la implantación de cada
una de las recomendaciones a él dirigidas, dentro de los plazos establecidos en
los artículos 36 y 37 de la LGCI.
(Así reformado el
párrafo anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de
febrero de 2018)
Ficha articulo
Artículo 75.-Incumplimiento injustificado de recomendaciones aceptadas
por la administración activa. De comprobar la Auditoría Interna un
incumplimiento injustificado, respecto a la implantación de las recomendaciones
aceptadas por el funcionario de la administración activa responsable de su
atención, lo pondrá en conocimiento del jerarca para lo que proceda, de
conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Control Interno.
Ficha articulo
SECCIÓN G
Del seguimiento de disposiciones
Artículo 76°.-Seguimiento de disposiciones. Conforme al Plan
Anual de Labores de la Auditoría Interna, se llevará a cabo el seguimiento a
disposiciones emitidas por la CGR, a efecto de asegurarse de su oportuna,
adecuada y eficaz implementación, en cumplimiento a lo dispuesto sobre esta
materia en la LGCI y en los "Lineamientos generales para el cumplimiento de las
disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la
República en sus informes de auditoría (R-DC-144-2015) y otra normativa técnica
emitida por el órgano contralor.
(Así reformado por
el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 40986 del 23 de febrero de 2018)
Ficha articulo
SECCIÓN H
Del seguimiento de servicios preventivos
Artículo 77.-Seguimiento a servicios preventivos. La Auditoría
Interna dará seguimiento a los servicios preventivos de la siguiente manera:
a) Servicios
de Asesoría: Verificar si lo actuado por el jerarca o titulares
subordinados está acorde con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio,
según corresponda, a emitir como resultado del seguimiento informes de control
interno o de relaciones de hechos. Debe tenerse en cuenta que las asesorías
brindadas no son vinculantes, pero las actuaciones de la Administración Activa
deben estar ajustadas al ordenamiento jurídico.
b) Servicios
de Advertencia: Verificar lo actuado por la Administración Activa respecto
a las advertencias que se hayan formulado, sin perjuicio de que como resultado
del seguimiento se emitan informes de control interno o relaciones de hechos.
c) Servicios
de Autorización de Libros: Se dará un seguimiento regular respecto a la
administración y el control de los libros legales que haya autorizado.
Ficha articulo
CAPÍTULO IV
Disposiciones finales
Artículo 78.-Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la Presidencia
de la República.-San José, a los veintidós días del mes de octubre del dos mil
diez.
Ficha articulo
Fecha de generación: 21/12/2024 09:55:00
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