Artículo 4. El Departamento de Asociaciones del Registro de Personas Jurídicas confeccionará, en forma sucinta, el aviso a que se refieren los artículos 1 9 y 20 de la ley.

La publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta, la emisión del edicto correspondiente se realizará mediante un proceso automático en formato digital, el procedimiento será determinado por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, debiendo el interesado cubrir los costos establecidos por la publicación.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

CAPÍTULO III

Requisitos de inscripción

Artículo 13. Además de los requisitos que establece el artículo 7 de la ley, el estatuto de la asociación deberá contener:

a) Domicilio exacto de la asociación.

b) Forma de elegir e integrar el órgano directivo, período exacto de nombramiento (fecha inicio y vencimiento).

c) Causales y el procedimiento de desafiliación o expulsión a efecto de garantizar al asociado un debido proceso.

d) Indicar mes y quincena en que se celebra la asamblea anual ordinaria.

e) Tipo de garantía que debe rendir el tesorero para el cumplimiento de sus funciones y órgano que fija el monto de esa garantía.

f) El procedimiento para nombrar liquidadores, en caso de disolución voluntaria.

g) El procedimiento para agotar la vía interna, el cual deberá indicar ante que órgano u órganos de la Asociación se deberá interponer y el tiempo que posee dicho órgano para contestar. El escrito tendiente a agotar la vía interna se deberá enmarcar únicamente en los supuestos del artículo 43 del presente Reglamento.

Cuando el acta constitutiva es autenticada por un abogado, el órgano directivo deberá dejar constancia de que a la asamblea constitutiva concurrió un mínimo de 10 personas que reúnen los requisitos, conforme con lo dispuesto por la Ley de Asociaciones.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 14.-Todo documento que se presente al Departamento de Asociaciones suscrito por el presidente y el secretario deberá hacerse en papel tamaño oficio y deberá adherírsele la boleta de seguridad del notario autenticante. En caso de protocolización de actas, deberá confeccionarse el testimonio en papel de seguridad del notario autorizante y cumplir con lo estipulado con respecto a la boleta de seguridad. Además de lo indicado, las actas deberán cumplir con los requisitos que establece el Reglamento del Registro Público. Asimismo deberá adjuntarse una copia en papel común o fotocopia del documento original.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 15. Los documentos relativos a la inscripción de actas se deben sujetar, en lo que proceda, a las disposiciones contenidas en la normativa registral aplicable.

En caso de documentos protocolizados, el notario deberá dar fe de los requisitos mencionados con vista de los respectivos libros.

En caso de documentos relativos a reforma de estatutos o cambio del órgano directivo que no sean protocolizados, el presidente y el secretario podrán transcribir en lo conducente el acta y dejar constancia al pie de la misma de los siguientes aspectos:

a) Que los acuerdos transcritos están firmes y que el acta donde constan está debidamente firmada.

b) Que el acta transcrita es copia fiel y exacta o en lo conducente según corresponda, y consta en el respectivo libro de actas de asambleas.

c) Que el libro de actas está autorizado, fecha de autorización y oficina que lo autorizó.

d) Que la convocatoria se hizo de conformidad con el estatuto, que a la sesión del órgano correspondiente concurrió el quórum requerido y que los acuerdos fueron tomados por los votos exigidos por el estatuto:'

Si la Asociación se encuentra en causal de extinción del artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones, y se solicite el nombramiento del órgano directivo es procedente su inscripción, siempre y cuando se presenten al Registro las actas de nombramiento de periodos pendientes en orden cronológico, en caso contrario se cancelará el asiento de presentación.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

CAPÍTULO IV

De los recursos y la oposición

Artículo 17.- En cuanto a la calificación de. los documentos por parte del Registro, se aplicará lo establecido por el Título IIl y IV Capítulo 1 del presente Reglamento del Registro de Personas Jurídicas y la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público Nº 3883.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 19.- La persona con interés legítimo en interponer una oposición, deberá hacerlo por escrito ante la Dirección de Personas Jurídicas dentro del plazo establecido para ello en el artículo 19 de la ley, caso contrario se rechazará adportas la gestión. De admitirse la oposición se aplicará por analogía el procedimiento de la Gestión Administrativa establecido en el Título VI Capítulo IV del presente Reglamento del Registro de Personas Jurídicas.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

CAPÍTULO V

Legalización de los libros

Artículo 20. Todas las asociaciones deberán llevar debidamente legalizados los siguientes libros:

a) Actas de Asamblea General.

b) Actas del Órgano Directivo.

c) Registro de asociados.

d) Diario.

e) Mayor.

f) Inventarios y Balances.

Dichos libros serán legalizados por el Registro de Personas Jurídicas. Solamente los acuerdos constantes en los libros de actas referidos, con fecha posterior a la legalización, podrán inscribirse en el Registro, a excepción del acta constitutiva y el estatuto de la asociación. Los acuerdos asentados en los libros respectivos deben estar en orden cronológico y cumplir con los requisitos establecidos en los estatutos de la asociación.

La solicitud de legalización de los libros de las Asociaciones que se constituyan a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, se dará con la presentación al Registro del documento de constitución de dichas Asociaciones con el pago de la tasa que corresponda a la legalización, indicándose el nombre de cada uno de los libros y el número de tomo a legalizar.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 21. El Registro de Personas Jurídicas podrá implementar la emisión y legalización de libros de Asociaciones mediante el procedimiento que determine, pudiendo emitirse y legalizarse los libros de la Asociación en formato papel o mediante un soporte digital acorde a los avances tecnológicos. El procedimiento de emisión y legalización será determinado por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, en tanto que el costo será determinado por acuerdo de la Junta Administrativa del Registro Nacional, acorde con su competencia.

Los libros serán de hojas sueltas y estarán sujetos a las siguientes prescripciones:

a) Serán libros de 200 hojas como máximo.

b) Las hojas sueltas llevarán al frente impreso el nombre de la asociación, su número de cédula jurídica, el libro al que pertenece y el número de tomo. Asimismo, deberán numerarse en forma consecutiva.

c) Las hojas sueltas podrán ser impresas o manuscritas siempre que se garantice la permanencia indeleble del texto.

Las hojas sueltas deberán usarse por ambos lados en forma consecutiva, sin dejar espacio alguno, salvo la primera página en la que se consignarán la apertura y la legalización de los mismos.

Las hojas sueltas para la emisión de los libros serán aportados por la Asociación. no obstante el Registro de Personas Jurídicas podrá aportar tales hojas cuando así se determine.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 22. La solicitud de legalización por primera vez debe darse simultáneamente con el acto de la solicitud de constitución de la Asociación.

Una vez inscrita la Asociación se consignará un aviso en el asiento que publicite la pendencia de completar el procedimiento para la legalización de libros, que indicará "pendiente completar legalización de libros" el que se levantará en el acto de entrega de los libros debidamente legalizados.

Las hojas sueltas que conformarán los diferentes libros, una vez inscrita la Asociación serán presentados al Subproceso de Normalización Técnica, de la siguiente manera:

a) Presentarse el representante o apoderado de la Asociación a la Ventanilla del Subproceso dicho, con el documento de identificación y manifestando por declaración jurada ante el funcionario un correo electrónico para efectos de notificación. conforme al Decreto Ejecutivo 44428 MJP.

b) Las hojas sueltas levarán al frente impreso el nombre de la asociación, su número de cédula jurídica, el libro al que pertenece y el número de tomo. Asimismo, deberán numerarse en forma consecutiva.

Los libros por primera vez, conclusión, extravío o deterioro serán legalizados y devueltos en un plazo máximo de ocho días naturales, y deben ser retirados por el secretario o su apoderado especial en caso de los libros legales, y por el tesorero o su apoderado especial en caso de los libros contables, de conformidad con los artículos 22 de la Ley de Asociaciones Nº 218 y 1256 del Código Civil.

Tanto la solicitud como el aviso referido no están sujetos a caducidad, con el fin de completar el trámite de legalización de los libros.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 23. Los libros que no hayan sido legalizados dentro del plazo de un año a partir de su presentación por encontrarse la solicitud defectuosa y que se encuentren en resguardo de la Institución, o los que estando debidamente legalizados, no hayan sido retirados dentro del término de 90 días naturales a partir de su autorización, se procederá con su destrucción, sin que por ello exista responsabilidad para el Registro Nacional.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 24. La solicitud de autorización de libros nuevos por conclusión o por deterioro deberá ser firmada por el representante o apoderado de la Asociación indicándose las calidades completas, o en caso de ausencia de éste. por dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos, sus firmas deberán ser autenticadas por un abogado o por notario, cumpliendo los siguientes requisitos:

a) Indicarse el nombre de la Asociación y número de cédula jurídica. el tipo y número del libro que concluyó y el número del que solicita.

b) Debe aportarse el libro en uso, dejando la última plana en blanco para su cierre por parte del Registro Nacional. En el trámite de legalización. no es competencia del Registro la revisión del contenido de las actas asentadas, lo cual es de control interno de cada asociación.

c) Las hojas sueltas para conformar el libro nuevo para autorizar, ajustándose a los requisitos del inciso b) del artículo 21.

d) El pago de tributos correspondientes.

e) Cuando se trate de los libros contables. aportar certificación de contador público autorizado, declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del Presidente y Tesorero de la Asociación indicando los motivos por los cuales los registros contables no están al día o lo que corresponda en su caso.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 25. Las asociaciones inscritas que no tengan libros legalizados. que hubieren sido extraviados, sustraídos, concluidos. o que se encuentren deteriorados, y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar la legalización dentro del año siguiente aún y cuando se encuentren dentro del supuesto establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley. En este caso, la solicitud deberá contener:

a) Deberán indicar dicha situación y la suscribirán el presidente, el secretario y el fiscal de la asociación, o al menos dos de ellos, cuyo nombramiento conste inscrito en el Registro y sus firmas serán autenticadas por un abogado.

b) Aportar el pago de tributos correspondientes. según lo dispuesto para la primera autorización de legalización.

c) En caso de que el Registro no cuente con la emisión de los libros, estos deberán ser aportados por el interesado.

Se autorizará en primer término el libro de actas de asamblea general a efecto de que con fecha posterior a la de autorización. celebren la asamblea general y elijan el nuevo órgano directivo de acuerdo con el estatuto. Los demás libros se autorizarán una vez que se cumpla con la inscripción de su órgano directivo.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 26. En caso de extravío o sustracción de los libros, los requisitos para presentar la solicitud de reposición son:

a) Indicar las calidades completas y firma del representante legal de la asociación indicando el nombre y número de cédula jurídica, o en caso de ausencia. de otros dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro y se encuentre vigente, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos sus firmas serán autenticadas por un abogado o notario.

b) Aportar la publicación de aviso por una vez en el Diario Oficial o en un diario de circulación nacional impreso o digital, a fin de recibir objeciones ante el Registro de Personas Jurídicas, por medio de Gestión Administrativa. El edicto debe contener al menos el nombre y cédula jurídica de la Asociación, tipo y número de libro extraviado. El costo de su publicación correrá por cuenta del interesado.

c) En caso de reposición de libros contables, deberá aportarse certificación de contador público autorizado declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del presidente y tesorero de la asociación indicando los motivos por los cuales los registros contables no están al día.

d) Aportar el pago de tributos correspondientes, según lo dispuesto para la primera autorización de legalización.

e) En caso de que el Registro no cuente con la emisión de los libros, estos deberán ser aportados por el interesado.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 32.- Las asociaciones que sean declaradas de utilidad pública gozarán de los beneficios y franquicias que el Poder Ejecutivo otorga de acuerdo con la ley. Deberán presentar a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Justicia y Paz un informe anual de su gestión, referido al aprovechamiento a favor de la comunidad del beneficio que les fue otorgado, sin necesidad de requerimiento expreso. El plazo para la presentación del informe anual es durante los meses de enero, febrero y hasta el último día hábil del mes de marzo inclusive.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

Artículo 32 bis. - El contenido mínimo del informe anual de gestión deberá ser el siguiente:

a) Debe ser presentado y suscrito por el representante legal, en caso de que la junta directiva aún no se encuentre inscrita, debe aportarse copia certificada del documento en proceso de inscripción, dirigido al Ministerio de Justicia y Paz.

b) Informe detallado de los proyectos realizados y su incidencia, ya sea a nivel nacional, comunal o sector al que dirigen sus labores, así como su respectiva justificación.

c) Informe detallado de los proyectos en vías de ejecución.

d) Mínimo tres nombres de personas, fisicas o jurídicas que se vean directamente beneficiadas por parte de la asociación con su respectivo número de identificación y medio para contactarles.

e) Informe del presidente o representante legal de la asociación en el que se indique el monto presupuestado y el ejecutado en el cumplimiento de los programas y proyectos realizados, debidamente confrontado con el informe contable.

f) Informe del monto del presupuesto proyectado aprobado en la última asamblea para el período actual.

g) En caso de que existan modificaciones a los estatutos señalar los cambios y aportar copia certificada en lo conducente por notario público o certificación del Registro Nacional del documento de inscripción de la misma.

h) Consignar los números telefónicos y señalar medio para atender notificaciones. Es responsabilidad de la asociación mantener actualizados los datos, en el entendido de que futuras comunicaciones se harán válidamente al medio indicado en el expediente, aunque estos no se encuentren actualizados.

i) Informe contable debidamente firmado por el representante legal y contador público autorizado, con los sellos y timbres de ley, en el cual se detallen los ingresos, egresos e inversiones de los meses de enero a diciembre.

j) Copia de la declaración de impuestos sobre la renta del período de presentación del informe y el acuse de recibido del Ministerio de Hacienda.

k) Informe de la fiscalía debidamente firmado, dirigido al Ministerio de Justicia y Paz, indicando: el cumplimiento o incumplimiento de los proyectos detallados por el representante legal, si se realizó una sana administración de los recursos obtenidos a raíz de la declaratoria de utilidad pública y demás observaciones que considere pertinente.

El informe completo debe estar en formato digital inserto en un dispositivo de almacenamiento, el cual, debe entregarse dentro de un sobre cerrado, rotulado con el nombre de la asociación y año de presentación, acompañado de un documento físico para otorgar el recibido de la entrega de los mismos.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

Artículo 33 bis. - La declaratoria de utilidad pública será revocable en cualquier momento, no obstante, en caso de la no presentación o presentación incompleta del informe de labores, se prevendrá a la asociación, una única vez, por el plazo de diez días hábiles.

Asimismo, la derogatoria de la utilidad pública se realizará mediante resolución razonada resultante del procedimiento de derogatoria del beneficio de utilidad pública el cual, se regirá por lo establecido en la Ley General de Administración Pública; son causales para derogar el beneficio de utilidad pública, las siguientes:

a) Se determine que la actividad y desarrollo de la asociación ya no son particularmente útiles para los intereses del Estado o no llenen una necesidad social.

b) Cuando hayan desaparecido los motivos por los cuales fue concedida la declaratoria.

e) No exista aprovechamiento, a favor de la comunidad, del beneficio que les fue otorgado.

d) Se compruebe que las actividades de la asociación son lucrativas.

e) No se presente el informe anual.

f) Cuando se haya realizado la prevención del párrafo primero de este artículo, por haber omitido los requisitos establecidos en el artículo 32 bis del presente reglamento y, habiendo transcurrido el plazo señalado, no se haya cumplido.

g) Por cualquier otra circunstancia que se considere contraria a los propósitos que persigue la declaratoria de utilidad pública.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

Artículo 33 ter. - En caso de que alguna asociación renuncie a la declaratoria de utilidad pública, deberá presentar la documentación correspondiente ante la Asesoría Jurídica del Ministerio de Justicia y Paz quien, sin más trámite, procederá a realizar la derogatoria.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

CAPÍTULO IX

Fiscalización de las asociaciones

Artículo 43. Compete al Ministerio de Justicia y Paz, por intermedio de la Dirección o Subdirección del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional. la fiscalización de las entidades inscritas conforme lo dispuesto en la Ley de Asociaciones, en los siguientes supuestos:

a) Cuando se tenga conocimiento de una incorrecta administración de las asociaciones.

b) Cuando exista inconformidad con la celebración de asambleas, en virtud de violaciones a la Ley de Asociaciones, su Reglamento o los estatutos internos.

c) Cuando se viole el debido proceso en cuanto a afiliación, desafiliación o expulsión de asociados. irrespetando la Ley, su Reglamento o los estatutos del ente.

d) Todo otro asunto que se relacione directamente con la administración de las asociaciones, quedando excluido el aspecto contable el cual será competencia de la autoridad correspondiente.

Para cumplir su cometido, el órgano encargado podrá proceder a investigar una vez que el gestionante, asociado o tercero con interés legítimo, haya demostrado que agotó, previamente a la presentación de la solicitud, la vía interna ante el órgano competente de la asociación.

Para la investigación, se estudiarán los documentos aportados, libros que se presenten una vez solicitados y todo otro tipo de documento que justifique la gestión y resolverá en forma considerada lo que corresponda.

El agotamiento de la vía interna comprende la presentación de la solicitud ante el órgano competente de la asociación y la respuesta de dicho órgano al gestionante, o bien, el transcurso del plazo establecido en el estatuto sin que se cuente con respuesta alguna.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 47. El procedimiento a seguir en las fiscalizaciones en cuanto a sus formalidades, lo es por analogía el de la gestión administrativa, contemplado en el Título VI Capítulo IV del presente Reglamento del Registro de Personas Jurídicas.

Lo resuelto tendrá alzada ante el superior correspondiente.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Artículo 49. Tanto la Dirección como la Subdirección del Registro de Personas Jurídicas podrán ordenar, al órgano o personas que estime pertinente, realizar la convocatoria a asamblea. Si la asamblea no se realiza dentro de los dos meses siguientes al recibo de la notificación de la resolución que así lo ordena, podrán interponer causa por desobediencia a la Autoridad, actuando en ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo estipulado en el artículo 314 del Código Penal.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)